航次租船流程(新)
航次租船流程(新)
航次租船流程
一、航次租船应注意并围绕以下几点来进行：
1、效率“时间就是效益”、所以一切工作要以此为核心、
2、提前量安排每项工作前必须留出充足的时间,因为越到最后作为船东压力越大、所以必须预留出充足的时间、
3、细心因为我们的工作环环相扣,如果一个环节疏忽,严重影响最终结果、所以每个环节务必严谨仔细、每一项工作一定要牢记以下流程:CHECK----DO---RECHECK-----OK、
4、积累我们的工作就是一个”厚积薄发”的过程、所以每完成一个航次一定要总结积累、
二、谈货订货阶段
1、发布船舶动态：将船舶规范、所空港口与日期以电子邮件的形式向市场报出，对重点客户再通过MSN、电话等方式联系沟通。
2、航次预算：对接到的货盘进行筛选，对于可以考虑的通过‘航次预算表’或航运软件进行初步核算日租金，保留每票货的预算记录，以便总结参考。
3、港口情况查询：向装卸两港代理仔细咨询港口情况，包括：1）港口基本情况（地理位置，港口简介，几个泊位可供本
类货物靠泊等）2）是否压港3）是否有吃水限制4）装卸效率5）近期节假日安排6）天气情况，如是否为雨季等。
注意在日租金等其他条件基本相同的情况下，作业泊位多、作业能力强的大型港口为定货首选。
4、还盘：针对不同的市场环境，对条款进行适当把握，原则性条款要坚持，对于比较容易引起争议的条款应给予足够重视，如：滞期费/延滞损失的支付时间等，尽量不签支付时间，以便我司把握主动。
5、查询租家背景及定船记录。对不熟悉的租家尽量要求其提供营业执照，完税证明等，如果是某些知名大公司的下属公司，务必找到证据，如其公司网站上可以查到的公司间的关联。跟以前定过其货的船东查此租家的信誉度、运费滞期费的支付情况等。再通过关系网，多跟其他人询问此租家的各种信息。对于信誉好的租家，有时哪怕日租金比其他货稍微低一些，也要争取与其合作，防范滞期费纠纷带来更大的损失。同时，平时要对租家信息整理归类，做出评价，以供日后参考。
6、签定租船合同。签合同之前主管互看过条款之后，在对方的合同上签字，再转财务盖章。一般应盖注册船东公司的章。如果注册船东不是我司的，对境外租家用“泛洋国际海运”章，对境内租家用“立信通商”章。主管将定货详情通报总经理。
7、操作阶段
（一）加油1）随时关注船上的存油（IFO，MGO）是否足够到达下一可加油港口，每次安排加油的数量原则上以加完油后足够30天使用即可，根据每条船的不同情况灵活安排。
2）把握原油价格的波动趋势，把握加油时机与加油量。
3）向至少3家以上加油商咨询价格。
4）争取尽量长时间的付款期限，保持与加油商的良好关系。
5）向加油港口代理询港口使费及港口情况，并指定代理。可以在外锚地加油的尽量在外锚地加，以免产生不必要的港口使费6）给加油港口代理传所需文件及信息。
7）将加油港口代理联系方式及港口指南通过北京C站发给船长指示。
8）给加油港口代理发5/4/3/2/1ETA NOTICE。
9）对于在国内加IFO/120CST, 船到可加中燃油的港口尽量加满，若不得已要加内贸油时，提醒加油商注意油的质量，控制加油量不要太多，付款方式一定要后付。
10）定油前向加油商索要油的质量检测报告，给机务部预先评价油的质量。
（二）装港
1、航次指示：将合同主要条款、装卸港代理联系方式及装卸港港口指南通过北京C站发给船长或在前一个卸港以传真的形式发给代理，让代理转交给船长，无论何种货物，航次指示上都要提醒船长在大副收据上务必添加批注，以保护我司利益。如为
包装货物，要求船长充分注意货物质量，拒绝包装不好的、货物潮湿结块等有明显质量问题的货物，如为散货，要求船长必须监督水尺检验的准确性。
2、指定装港代理：将船舶规范与合同主要条款发给几家代理公司，咨询预计港口使费与港口一般情况（港口概况、是否压港、是否有吃水限制、近期节假日安排、装货效率、天气情况等）。在得到港使费报价后，参考报价、公司实力、可信任度等因素指定一家作为装港代理。如果是租家指定的代理，则也要同时另询几家代理的报价，并参考几家报价将租家指定代理的报价谈到合理的水平。定代理前，港口使费要通过主管同意。
同时，对代理公司进行整理归纳，并做出评价，争取每个港口有至少2家稳定可靠的代理为我们服务。
3、查备货情况：合同定好后，第一时间向租家索要发货人的联络方式，让装港代理直接联络发货人，查询货物备妥时间及地点，以及货物是否还存在信用证或出口许可等其他方面的麻烦，拿到盖有海关放行章的SHIPPING ORDER后基本可以确定该货为实货。对于货物未备妥或货物手续未办好而产生延滞损失的，应在发生半天后就制作发票给租家，并每天做一份当天延滞损失的发票，若96小时内未支付，我司有权取消该货并索赔损失。
(注意:此过程也许可以得知真正租家)
4、查港口情况：每天跟代理要LINE-UP, 即使港口没有提供，也要逼代理自己做一份，船到装港前几天尤其要关注港口作
业船舶和靠离船舶的准确情况，到港前几天向代理催要靠泊计划。对于港口压港严重，明显会产生高额滞期费的情况，要及时跟租家沟通，让其做港口工作。滞期费已经产生半天后立即制作发票给租家，其他操作同上。
5、证书的提供：指定代理后，及时咨询代理所需的船舶证书，并尽早将证书传给代理以供其在船舶到达装港前及时报关。
6、通报船舶动态：将装港代理联络方式及时告知租家，并每天向租家和代理通报船舶动态。
7、监督和督促督促工作：船舶到达装港锚地后，关注靠泊、开始装货、结束装货、开航情况。如果装率定的是CQD的合同，要格外督促代理和发货人尽快装货。并在装货过程中跟船长保持密切畅通的联络，随时了解具体情况。
8、审核装船单据：船从装港开出后，向代理要相关装货单据（提单、大副收据、舱单、积载图、NOR、事实记录、理货报告等），并仔细地审核这些单据。如果与实际有出入或不符时尽快通知代理进行更正。
9、运费回收：根据大副收据上的货物数量与航次租船合同制作INVOICE，并传给租家索要运费。INVOICE由主管签字后到财务处盖章。
10、签放提单：根据租约（很讲信用的租家）或收到租家运费汇款或真实银行的水单之后，才可考虑让代理签放提单。如果提单与大副收据不符或者大副收据上有批注，或者需要换单等
情况，都需要租家或发货人的保函才可签发清洁提单或换单（根据实际情况考虑是要发货人的保函还是租家保函）。无极特殊情况不可签发倒签提单，预借提单更要完全杜绝。
正本保函要求代理及时寄回我司。
课题：对于明显会因清洁提单产生纠纷或者收货人信誉很差（如越南收货人）的货物，在不影响船舶在卸港靠泊的情况下，是否可以考虑将清洁提单的签发拖延，最好在船到卸港前不签出清洁提单，而在卸港直接无单放货。同时，将合作过的有劣迹的收货人名单整理归纳。
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1、按排港使费：尽量争取见实际单据再付款，除非代理坚持预付并会因此影响船舶离港的情况。仔细审核港使费单据上的每一项，包括费率及计算是否有错。包干港使费跟实际港使费单据一样，也必须要求代理出具正本港使费发票寄到我司。注意，每一项费用，必须有代理当时的书面报价为依据，口头报价不被认可。
（三）卸港
1、指定卸港代理：将船舶规范与合同主要条款发给几家代理公司，咨询预计港口使费与港口一般情况（港口位置、是否压港、是否有吃水限制、近期节假日安排、装货效率、天气情况等）。在得到港使费报价后，参考报价、公司实力、可信任度等因素指定一家作为装港代理。如果是租家指定的代理，则也要同
时另询几家代理的报价，并参考几家报价将租家指定代理的报价谈到合理的水平。定代理前，港口使费要通过主管同意。
2、航次指示：有特殊原因卸港及卸港代理没有能在上一航次卸港给船长的情况下，通过北京C站发给船长或在装港以传真的形式发给装港代理，让代理转交给船长。
3、单据的提供：指定代理后，及时咨询代理所需的文件，并尽早将其传给代理以供其在船舶到达卸港前及时办理船舶通关手续。
4、通报船舶动态：将卸港代理联络方式及承运船舶动态及时告知租家，并每天向租家和代理通报船舶动态。
5、查收货人：将卸港代理的联系方式给租家，让收货人联系卸港代理或直接向租家索要收货人的联络方式，通知给卸港代理让其联络收货人，查收货人的货物进口通关手续是否及时办好。
6、细查港口情况：每天跟代理要LINE-UP, 即使港口没有提供，也要逼代理自己做一份，船到卸港前几天尤其要关注港口作业船舶和靠离船舶的准确情况，到港前几天向代理催要靠泊计划。对于港口压港严重，明显会产生高额滞期费的情况，要及时跟租家沟通，让其做港口工作。滞期费已经产生半天后立即制作发票给租家，其他操作同装港。
7、监督和督促卸货工作：船舶到达卸港锚地后，关注靠泊、开始卸货、结束卸货、开航情况。如果卸率定的是CQD的合
同，要格外督促代理和收货人尽快卸货。并在卸货过程中跟船长保持密切畅通的联络，随时了解具体情况。
8、卸货单据：船从卸港开出后，向代理要相关卸货单据（NOR, 事实记录）。
正本提单要求代理及时寄回我司。
9、放货安排：我司收到全款运费后，若收货人持有正本提单，且我司与租家无滞期费等纠纷，可以确认代理放提货单
（D/O）给收货人。若收货人没有正本提单，需收货人提供银行保函，特殊情况如贸易为现金交易的，最好要到收发货人和租家的三方保函。若与租家有滞期费纠纷且数额较大的,可以暂时扣货不放,作为我司的保障。如果无法保证能扣住货物，则可以考虑不开舱卸货，通过法律途径解决：对于货物手续未办好而产生延滞损失的，应在发生半天后就制作发票给租家，并每天做一份当天延滞损失的发票，若96小时内未支付，我司有权滞留货物，对于卸完货之前已产生了较大数额滞期费的，也应及时制作发票，必要时停卸，留置船上剩余货物。
10、滞期费计算：除了之前提到的在装卸港的特殊解决方法之外，对于信誉好的租家，可以根据合同中规定的时间将滞期费/速谴费/延滞损失在合同规定的时间内计算完毕，并将计算文件与装卸事实记录和NOR提供给租家，以供租家计算，达成共识，并及时催要租家对滞期费的支付。
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1、按排港使费：尽量争取见实际单据再付款，除非代理坚持预付并会因此影响船舶离港的情况。仔细审核港使费单据上的每一项，包括费率及计算是否有错。包干港使费跟实际港使费单据一样，也必须要求代理出具正本港使费发票寄到我司。注意，每一项费用，必须有代理当时的书面报价为依据，口头报价不被认可。
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2、租家及相关客户回访、对合作过的租家、发货人、收货人保持密切联系，以维持长久合作关系。
四、航次总结：
1、航次结束后，将本航次相关的所有往来文件打印留底，将所有应收回的正本单据收回后，装订成册。重要文件在服务器备份。操作在‘航次文件流程表’上填写并签字，并交主管签字，一并留存。
2、航次结束后一周内，操作将航次结算表或航运软件结算交给主管，主管审核后交给财务部，并应尽量在上交结算表后一个月内收集齐全相关正本单据，将本航次封闭。
3、本航次结束后，尽快将关于船员工资的航次信息表提供给船员部，每月16日前将上月开关舱、扫洗舱费信息表提供给船员部。
4、每月5日前注意财务部发来的上个月固定费用表格及船长收条，及时审核做账。
5、航次结算表中所做的本航次总结：1）实际日租金跟预计不同的原因、2）港口情况、3）代理工作及配合情况、4）租家或BROKER信誉及控制货源的详细情况、5）本航次发生关于货物的纠纷等意外情况6）本航次非计划停泊情况及原因7）自己的想法及感受、
五、下一航次的货：在做本航次的同时,算出预计空出的时间,寻找下一航次的货物。市场好的时候，不急于定货，可以在手中多谈一些货，在最后时刻选择最理想的货物，市场差的时候，以早定货为原则，遇到日租金跟标准差距不大的货物应尽早定下来。
六、每周例会制度：每周一召开本部门工作会议，流程为：
1、各人上周工作完成情况。
2、各人本周工作计划，主管可补充。
3、在工作中遇到的问题，共同讨论。
4、每周一个人提出一个学习方向。
5、将本周工作计划、工作中的问题及探讨的结论做好会议记录并放到服务器留存。
七、学习制度：
1、目的：提升自身业务水平，提高工作效率。
2、内容：航运基本业务，航运法规、惯例，案例等。
3、方式：每人轮流在每周例会中提出一个学习方向，各人在一周时间内自行查找相关资料学习。
4、考核：每月末由主管出一套本月学习相关内容的试题，考核全部门职员。
5、奖惩：月考核成绩与绩效考核挂钩。