档案分类规范资料
档案分类规范
第一条为适应公司档案信息化发展需要，进一步规范公司档案的分类与编号, 根据中国石油化工集团公司现行《企业档案分类规则》，结合公司实际情况，制定本规范。
第二条公司档案分类以立档单位的全部档案为对象，依据本单位管理职能，结合档案内容、形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。
第三条一级类目的设置：
（一）公司档案设置一级类目15 个，即党群管理类、行政管理类（包括经营管理类、生产技术管理类）、产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部员工档案类、教育工作类、礼品类、声像类、荣誉类、印章类、照片类、光盘类；
第四条二级及二级以下类目，按照公司部门（车间）专业管理职能和档案形成特点设置（见附件1）。设置方法如下：（一）党群管理、行政管理、教育工作类的二级类目，按保管期限设置。
（二）产品、科研、设备仪器类的二级类目，按专业性质设置。三级类目分别按产品类型、科研课题、设备仪器类型设置。
（三）基本建设类的二级类目，按工程项目（或装置）设置。三级类目按阶段设置。
（四）会计档案类的二级类目，按文件材料形式（名称）设
置。三级类目按所属单项内容设置。
（五）干部员工档案类的二级类目，按员工身份设置。
（六）礼品类的二级类目，按制成材质设置。
（七）声像类下设录像带、录音带、数字磁带（盘）二级类目，三级类目按内容设置。
（八）荣誉类的二级类目，按奖品种类设置。
（九）印章、照片类下设党群工作、行政工作二级类目。
（十）光盘类的二级类目，按数据类型设置。
第五条全部档案应按一、二级类目分类。三级类目一般只作分类排架的依据，是否采用由各部门根据本单位档案数量、内容构成和形成特点确定。
第六条类目标识的构成：
（一）一级类目采用阿拉伯数字01、02、03、04……依次
标识；
（二）二级及二级以下类目采用阿拉伯数字01—99 标识；
（三）各级类目号之间、全宗号与类目号、类目号与年度号之间均使用间隔号“·”隔开。案卷号（或件号）与其它代号之间，一律使用连接号“—”相连。
第七条档号的结构：
（一）档号一般包括全宗号、分类号、案卷号。全宗号按公司各车间、部门的编号标识（见附件三），一些类别档案还将年度号放入档号中。各类别档案的档号具体结构执行第八条规定。
（二）分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，有扩展到三级类目的，还应包括三级类目代号。
第八条各类档案的档号标识方法与标识示例如下：
（一）党群管理类、行政管理类、教育工作类档案的档号结构与标识为：
XXX · XX · XX · XXXX —XXX
件号
年度
保管期限
一级类目
全宗号
例：
106 · 01 · 01 · 2015 — 013
第13 件
2015年
永久
党群管理类
公司办公室
（二）产品类档案的档号结构与标识为：
案卷号
二级类目
一级类目
全宗号
例：
107（04）· 04 · 02 — 012
第12 卷
石油化工产品
产品类
监察部（分析化验）
（三）科研类档案的档号结构与标识为：
案卷号
二级类目
一级类目
全宗号
例：
201（01）· 05 · 03 — 002
第2 卷
石油化工
科研类
生产车间（天然气制氢）
（四）基本建设类档案的档号结构与标识为：
XXX · 06 · XX · XX — XXX
案卷号
阶段代号
项目代号
基本建设类
全宗号
例：
202（02）· 06 · 26 · 43 — 006
第6 卷
竣工图
消防水池
基本建设类
动力车间（公用工程）
1.小型工程、公用工程、民用建筑等档案的档号，可采用以下结构：XXX · 06 · XX —XXX
案卷号
项目代号
基本建设类
全宗号
例：
第7 卷
变配电所
基本建设类
机电仪车间（电气）
2.技改、技措项目档案的档号，可采用以下结构：
XXX · 06 · XX ·XX — XXX
案卷号
技改技措次数
原项目代号
基本建设类
全宗号
例：
第6卷
第一次技改技措
液化气球罐
基本建设类
动力车间（油品）
3.公用工程、民用建筑等有子项（分项）的项目，其子项编号由各单位档案部门确定。
（五）设备仪器类档案的档号结构与标识为：
XXX · 07 ·XX — XXX
案卷号
二级类目
设备仪器类
全宗号
例：
201（01）· 07 · 01 — 005
第5 卷
炉
设备仪器类
生产车间（天然气制氢装置）
（六）会计档案类档案的档号结构与标识为：
案卷号
年度
财务部门代号
二级类目
会计类
全宗号
其中“财务部门代号”由公司档案部门根据实际情况确定。
例：
104 · 08 · 01 · 01 · 2015 — 016
第16 卷
2015 年
财务部办公室
凭证
会计档案类
公司财务部
（七）干部员工档案类的档号结构与标识为：XX · XX · XX — XXX
案卷号
二级类目
一级类目
全宗号
例：
106 · 09 · 01 — 015
第15 卷
干部档案
干部员工档案类
公司办公室
（八）礼品类档案的档号结构与标识为：
XXX · XX · XX · XXXX — XXX
件号
年度
二级类目
一级类目
全宗号
例:
106 · 13 · 01 · 2015 — 013
第13 件
2015 年
金属
礼品类
公司办公室
（九）声像类档案的档号结构与标识为：
XXX · XX · XX · XX · XXXX — XXX
盘号
年度
三级类目
二级类目
一级类目
全宗号
例：
106 · 14 · 01 · 01 · 2015 — 013
第13 盘
2015年
新闻录像带
录像带
声像类
公司办公室
（十）荣誉类档案的档号结构与标识为：XXX · XX · XX · XXXX — XXX
件号
年度
二级类目
一级类目
全宗号
例：
106 · 15 · 01 · 2015 — 009
第9 件
2015 年
奖杯
荣誉类
公司办公室
（十一）印章类档案的档号结构与标识为：
枚号
年度
二级类目
一级类目
全宗号
例：
106 · 16 · 01 · 2015 — 010
第10 枚
2015 年
党群工作
印章类
公司办公室
（十二）照片类档案的档号结构与标识为：
XXX · XX · XX · XXXX — XXX
序号
年度
二级类目
一级类目
全宗号
例：
106 · 17 · 01 · 2015 — 002
第2 张
2015 年
党群工作
照片类
公司办公室
（十三）光盘类档案的档号结构与标识为：
盘号
年度
二级类目
一级类目
全宗号
例：
第6 盘
2015 年
图像光盘
光盘类
公司办公室
第九条件号、案卷号的编制：
（一）件号，是指文件的排列顺序号。党群管理类、行政管
理类和教育工作类档案的“件号”，是结合二级类目和年度进行编制的，即同一大类同一保管期限和年度下的文件，按文件归档的先后顺序从“001”开始标注文件号。
（二）案卷号，是指案卷的排列顺序号。产品、科研、设备、基本建设等类档案的“案卷号”，是对档案号中最小一级类目下的所有案卷依次进行排列。如：产品类档案号中最小一级类目是二级类目，则其下面的所有案卷从“001”开始排列案卷号；会计档案类档案的“案卷号”，是在二级类目下，对同一财务部门的所有案卷跨年度地从“001”开始排列；干部员工档案类的“案卷号”，是在二级类目下从“001”开始排列。
（三）印章、声像、光盘、荣誉、礼品、照片等类档案的枚号（或盘号、件号和序号），按二级类目对其下面的所有档案跨年度地从“001”开始排列。
第十条案卷的排架：
（一）档案按大类分别排架，大类之间不得交叉混排。
（二）党群管理类、行政管理类、教育工作类档案，分别按大类、保管期限、年度排架，即把同一大类的案卷按永久、30 年、10 年分排，再将同一保管期限的案卷按年度排列。
（三）产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类档案，分别按大类、项目（一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器）排架。其中基本建设类的图纸案卷，按专业顺序排列（见附件2）。
（四）会计档案类档案，按会计凭证、会计帐簿、会计报表和工资奖金表分别排架。
（五）干部员工档案类、礼品类、声像类、荣誉类、印章类、照片类、光盘类档案，分别按大类、二级类目排架。
（六）底图对应其蓝图整理顺序，单独平放排列。
第十一条本规范适用于临沂沂河石化有限公司、沂河集团分公司。
第十二条本办法由公司办公室、财务部负责解释。
第十四条本办法自下文之日起施行。
附件1：
公司档案分类表
一、二、三级类目代号一、二、三级类目名称
01 党群管理类
01.01 永久
01.02 30 年
01.03 10 年
02 行政管理类
02.01 永久
02.02 30 年
02.03 10 年
04 产品类
04.01 石油产品
04.01.01 燃料
04.01.02 溶剂与化工原料04.01.03 润滑剂
04.01.04 沥青
04.01.05 焦
04.01.06 其它
04.02 石油化工产品
04.02.01 基本有机化工
04.02.02 合成树脂与塑料04.02.03 合成橡胶与合成胶乳04.02.04 氮肥
04.02.05 其它
04.03 精细石化产品
04.03.01 催化剂
04.03.02 石油添加剂
04.03.03 合成材料助剂
04.03.04 表面活性剂
04.03.05 水处理剂
04.03.06 其它
04.04 石油化工机械产品
04.05 其它
05 科研类
05.01 基本理论
05.02 石油炼制
05.03 石油化工
05.04 精细石油化工
05.05 分析测试
05.06 仪表自动化
05.07 高分子材料
05.08 环境保护
05.09 树脂加工应用
05.10 其它
06 基本建设类
06.项目代号二级类目项目代号由公司综合管理部统一排定。
06.项目代号.阶段号三级类目阶段号及内容如下:
阶段号阶段内容
1 前期准备阶段
11 工程前期文件
12 工程管理文件
13 工程设计基础资料
14 其它
2 涉外部分
21 合同谈判
22 设计审查
23 设备检验
24 外籍人员现场服务
25 其它
3 设计阶段
31 总体设计
32 初步设计
33 最终设计、技术设计、设计专利
34 施工图设计、最终版施工图
35 设计标准、规范
36 其它
4 竣工验收
41 竣工验收材料
42 交工文件
43 竣工图纸
44 监理文件
45 声像材料
46 其它
5 生产技术准备
51 生产技术准备
52 试车阶段
53 其它
6 技改技措
07 设备仪器类
07.01 炉
07.01.01 加热炉
07.01.02 转化炉
07.01.03 燃烧炉（硫磺）07.01.04 重沸炉
07.01.05 热载体炉
07.01.06 其它
07.02 塔
07.02.01 板式塔
07.02.02 填料塔
07.02.03 焦炭塔
07.02.04 干燥塔
07.02.05 冷却塔
07.02.06 吸附塔
07.02.07 其它
07.03 反应设备
07.04 贮罐
07.04.01 金属贮罐
07.04.02 非金属贮罐07.04.03 球形罐
07.04.04 气柜
07.05 换热设备
07.05.01 管壳式换热器
07.05.02 套管式换热器
07.05.03 水浸式换热器
07.05.04 喷淋式换热器
07.05.05 回转（蛇管）式换热器07.05.06 板式换热器
07.05.07 板翅式换热器
07.05.08 管翅式换热器
07.05.09 废热锅炉
07.05.10 其它
07.06 石油化工机械
07.07 橡胶与塑料机械
07.08 化纤机械
07.09 通用机械
07.09.01 泵
07.09.02 压缩机
07.09.03 鼓风机
07.09.04 冰机
07.09.05 阀门
07.09.06 减变速器
07.10 动力设备
07.10.01 工业锅炉
07.10.02 汽轮机
07.10.03 蒸汽机
07.10.04 内燃机
07.10.05 电动机（100千瓦及以上）07.10.06 交直流发电机
07.10.07 变压器（100 千伏安及以上）07.10.08 开关柜
07.10.09 其它
07.11 仪器、仪表
07.11.01 测量仪表
07.11.02 控制仪表
07.11.03 检测仪表
07.11.04 计算机
07.11.05 其它
07.12 机修设备
07.13 起重运输与施工机械
07.14 其它
08 会计档案类
08.01 会计凭证
08.01.01 原始凭证、记帐凭证、汇总凭证08.01.02 公积金凭证
08.01.03 企业补充保险
08.01.04 增值税抵扣税款凭证
08.01.05 涉外凭证
08.01.06 其它
08.02 会计帐薄
08.02.01 总帐
08.02.02 日记帐
08.02.03 银行对帐单
08.02.04 明细帐
08.02.05 固定资产卡片
08.02.06 辅助帐薄
08.02.07 涉外会计帐薄
08.02.08 其它
08.03 会计报表
08.03.01 年度会计报表（决算）
08.03.02 月、季会计报表
08.03.03 财务快报
08.03.04 其它
08.04 工资奖金表
08.04.01 工资表
08.04.02 奖金表
08.04.03 独生子女表
08.04.04 保健表
08.04.05 其它
08.05 其它
08.05.01 会计档案移交清册08.05.02 会计档案清册
08.05.03 会计档案销毁清册
09 干部员工档案类
09.01 干部档案
09.02 工人档案
09.03 健康档案
10 教育工作类
10.1 基础教育(中小学) 10.2 中等教育
10.03 高等教育
10.03.01 综合事务
10.03.02 教学管理
10.03.03 学藉管理
10.03.04 学生毕业与分配10.03.05 公司干部职工培训10.03.06 教职工进修与培训
10.03.07 教学科研10.03.08 教学设备仪器
10.03.09 其它
11 医疗卫生类
12 商业服务类
13 礼品类
13.01 金属
13.02 玉质
13.03 瓷质
13.04 木质
13.05 其它
14 声像类
14.01 录像带
14.01.01 新闻录像带14.01.02 专题录像带14.02 录音带
14.02.01 党群工作14.02.02 行政工作14.03 数字磁带(盘) 14.03.01 数字磁带
14.03.02 数字磁盘
15 荣誉类
15.01 奖杯
15.02 奖牌
15.03 奖旗
15.04 奖状
15.05 题词
15.06 证书
15.07 其它
16 印章类
16.01 党群工作
16.02 行政工作
17 照片类
17.01 党群工作
17.02 行政工作
18 光盘类
18.01 图像光盘18.02 数据光盘18.03 工程光盘
附件2：
基建档案专业代号专业代号专业名称
01 土建
02 工艺
公司档案管理办法
公司档案管理办法 Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】
公司档案管理办法一、总则 （一）为规范公司的档案管理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，特制订本办法。 （二）本办法是依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《企业档案管理规定》（档发〔2002〕5号）和《国有企业文件材料归档办法》（档发〔2004〕4号）有关规定，并结合公司实际工作制定。（三）办法所称档案指我公司成立以来在项目建设、项目管理、物资采购、人事劳资、财务审计、培训教育及工会、党政团工作等活动中形成的对公司有保存价值的文字材料、图表、图片、声像资料等不同形式的历史记录。 （四）公司档案的形成、积累、整理和归档工作要列入各类经营管理程序中，列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制中。对于公司其他管理制度中有对某类档案规定执行细则的，遵照细则办理。 （五）公司档案工作实行分级负责、分类管理的原则。各部门配备专职的档案管理工作人员，明确岗位责任，实行岗位责任制，并保持档案管理人员的相对稳定。档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备相应的专业知识和业务能力。 二、档案分类 （一）归档文件材料的来源 1、公司及公司各下属机构或职能部门形成的文件材料； 2、外来的（包括上级、下级和同级）对本单位有一定保存价值的文件；
3、以公司资质中标项目的竣工验收资料； 4、参与的合作项目中合作单位应提供的文件材料。 （二）公司档案分类 公司档案按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等；按照记述内容的不同可划分为六类，分别是：企业管理档案、党群工作档案、行政办公档案、人力资源档案、财务会计档案和项目管理档案。 1、企业管理档案： （1）公司章程及企业批准设立文件等； （2）公司营业执照、税务登记、资质证书、代码证等； （3）公司董事（股东）会会议文件、指示、通知、决定等； （4）国家相关单位或上级单位发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等；（5）公司合同及其他法律事务资料； （6）公司发展规划、工作计划、统计报表，年度总结等； （7）公司安全管理资料； （8）公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等； （9）公司简介、大事记、宣传册、内部刊物、照片、录音、录像等； （10）图书、杂志、报纸、情报资料等。 2、党群工作档案： （1）国家相关单位或上级党委、纪检监察部门、团委、工会发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等； （2）公司党支部、团支部、工会的会议文件、指示、通知、决定等；
档案整理及分类标准
For personal use only in study and research; not for mercial use 我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型: 1 公司设立、变更得申请、审批、登记等方面得文件材料; 2 公司股东会、董事会、监事会形成得文件材料; 3 财务、会计及其管理方面得文件材料; 4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面得文件材料; 5 经营管理方面得文件材料; 6 仪器、设备方面得文件材料; 7 基本建设、工程设计、施工方面得文件材料; 8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供得,以声像形式记录下来得各种资料。 9 本企业对外得正式发文与相关机构来往得批复。 10电子文件:指在数字设备及环境中生成,以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输得文件。 11其它具有利用与保存价值得文件材料。 (一)整理单位: 件:即归档文件得整理单位。一般以每份文为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文各为一件。 对“件”与“为一件”得确定,原则上,整理单位应为“自然件”,即单份文件,一般以每人文件为一件。 但根据实际情况,还有以下一些原则: 1、会议文件得确定:按内容(问题)分别确定为件。 2、会议记录:以会议种类各为一件,如党组会议记录、行政会议记录等等。 3、调查处理事项:一文一件 4、信息简报:每期为一件 5、请示与批复各为一件(四川省规定) 6、文件正本与不同稿本:正本与定稿为一件,但定稿过厚不易装订得,也可单独作为一件;重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿得,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。 7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。 8、正文与与文件处理单:应与文件作为一件。 9、原件与复制件:复制件与原件作为一件。 10、转发文与被转发文:应作为一件。 11、报表、名册、图册等:按其本来得装订方式。一册(本)作为一件。 12、来文与复文:分别为一件。 (二)文件修整(略) 1、修裱破损文件 2、复制字迹模糊或易退变得文件 3、超大纸张折叠 4、去除易锈蚀得金属物 (三)文件装订 装订顺序:
档案资料管理办法
档案资料管理办法 为规范深圳分公司各监理部的管理，确保监理数据管理有序，提高监理质量，对监理过程中形成的监理资料按本办法收集、整理。 项目监理部成立后，为了便于日常管理、检索，监理人员应将监理资料进行分类管理，分类管理方法可根据需要自行规定或按如下规定执行。 1、合同类 施工合同；委托监理合同；分包单位资格报审表及分包相关资料；与工程建设有关的其它合同文件。 2、监理工作日志类 监理日志簿；监理文件；监理规划；监理实施细则；监理公司营业执照、资质等级证书（副本复印件）；监理工程师上岗证等；总监授权书；见证单位及见证人员授权书；关于更换监理工程师的通知；监理公司其它文件。 3、监理通知及月（季、年）报类 监理工程师通知单；监理工程师通知回复单；监理工作联系单。监理月（季、年）报。 4、进度控制
施工组织设计（方案）报审表及施工组织设计（方案）。工程进度计划（含周、月计划）；工程监理延期申请表；工程最终延期申请表；工程暂令；工程开工/复工报审。 5、质量控制 （1）质量控制（验收资料） A 检验批报验资料； B 分项工程报验资料； C 分部工程报验资料； D 单位元工程有关资料。 （2）质量控制（隐蔽工程验收资料）； A 隐蔽工程报验申请表及建筑物测理定位放线（复核）记录。 B 基槽（坑）开挖验槽记录。 C 隐蔽工程报验申请表及检验批、分项工程质量验收记录、技术复核单。 D 职工工资工程报验申请及其它隐蔽工程质量验收记录。 E 旁站监理记录表。 （3）质量控制（材料报验）； A 工程材料/构配件/设备报审表质量证明文件。 （4）质量控制（见证取样及试验检验报告）； A 见证取样单。 B 施工单位试验资质、试验设备计量检定证明、试验人员资格证书。
工程档案分类编号要求规范
工程档案分类编号规范 为适应公司档案工作发展的需要，实现公司档案分类、排架、检索的标准化和规范化，进一步加强和促进公司档案的科学管理，结合公司实际情况对档案的分类编号作出以下规定。 一、档案编号的原则 档案编号的原则以项目各个单体为编号单位，由总到分，按照不同的文件类别，分类编号。 二、档案编号的方法 档案编号的一般方法：文件的编号由分公司名称、项目单体名称、文件名称、分部工程代码、序号五个部分组成，采用统一的编号格式，具体格式与各类目的对应的关系和说明如下： XX — XX — XX — XX — XX 一级类目—二级类目—三级类目—四级类目—顺序代号 分公司名称—项目单体名称—文件名称—分部工程—顺序代号 1、一级类目 一级类目对应各分公司名称，分公司名称编号采用字母与数字代码（2位）相结合的方式进行编制，字母为该城市名称的拼音首字母缩写形式，数字代码则表示为该城市的第几个项目。 2、二级类目 二级类目为项目单体名称，项目单体名称的编号同样采用单体名称拼音首字母缩写形式来编写。 3、三级类目 三级类目为文件名称，归档文件主要分为A、B、C、D四类文件以及综合类文件。 A类文件为建设单位文件资料，包括：立项文件（A1）、建设规划用地文件（A2）、勘察设计文件（A3）、招投标、合同文件（A4）、工程开工文件（A5）、商务文件（A6）、工程竣工验收及备案文件（A7）、其他文件（A8）。 B类文件为监理单位文件资料，包括：监理管理资料（B1）、监理质量控制资料（B2）、监理进度控制资料（B3）、监理造价控制资料（B4）。 C类文件为施工单位文件资料，包括：施工管理资料（C1）、施工技术资料（C2）、施工物资资料（C3）、施工测量记录（C4）、施工记录（C5）、隐检验收记录（C6）、施工检测资料（C7）、施工质量验收记录（C8）、单位(子单位)工程施工质量竣工验收资料（C9）。 D类文件为建筑安装工程竣工图，包括：综合竣工图（D1）、室外专业竣工图（D2）、专业竣工图（D3）。 综合类文件主要为不包含在ABCD四类文件中的一些特殊文件资料，作为一个应急的文件类别，当各部门存在某些特殊文件无法在资料清单中找到对应的编号时，则可统一归档在综合类文件中。 各类文件的具体分类细目及编号详见附表1《资料清单及编号表》。 4、四级类目 四级类目为分部工程名称，分部工程名称的编号采用统一数字代码编制，详见附表2《分
业务档案归档管理办法
业务档案归档管理 办法
业务档案归档及分类管理办法 第一条为了维护会计师事务所及其委托单位的利益和合法权益,规范会计师事务所的业务档案管理，根据《中国注册会计师审计准则第1131号—审计工作底稿》、《北京市会计师事务所、资产评估机构业务档案暂行办法》和本所的《业务质量控制制度》,特制定本办法。 第二条本事务所业务档案实行集中统一管理，由办公室负责收集保管。 第三条业务档案管理的基本内容包括：按照业务档案管理规范化、科学化、制度化的要求，对业务报告，工作底稿等业务文件材料进行收集、分类、整理、立卷、归档、保管。 第四条业务档案归档范围： 1、为规划、控制和总结整个审计工作，发表审计意见所形成的业务底稿，如业务约定书、客户的法律结构和组织结构的有关资料；审计计划与总结，未审和审定会计报表，各种差异调节表，审计报告，管理建议书以及取得的客户声明书，陈述等。 2、执行审计程序所形成的底稿，如各种明细表、汇总表、抽查表、测试表、分析表、审定表、询证函等。 3、备查参考底稿，如客户的营业执照、合营协议、批准文件、企业章程、董事会会议记录,重要经济合同、协议、验资报
告、企业内控制度、会计制度等。 第五条业务档案归档时间： 审计业务结束后,应将在审计过程中形成的文件和工作底稿按规定及时归档,任何人不得拒绝归档和据为已有。按有关要求并结合我所实际，归档时间定为自报告签发之日起60个工作日内办理归档手续。 第六条业务档案归档要求： 1、归档的审计工作底稿应符合《中国注册会计师审计准则第1131号—审计工作底稿》的有关规定，做到内容完整，格式规范，记录清晰，结论明确，标识一致。 2、按照文号为单位进行规档。归档前认真检查应收集的业务约定书、审计报告、会计报表及附注、管理建议书、委托单位声明书、未审会计报表、审计差异调理表及试算平衡表、重要法律文件、合同、协议与委托单位设立有关的法律性文件的复制件、审计计划与结论、具体审计程序的记录和资料是否齐全，不齐全的应予补充并对不需归档的材料进行剃除。 3、归档前应对上述资料中的盖章、签字是否符合有关规定做逐一检查，并予以完善。 4、工作底稿中的传真材料应重新复印后再归档。 5、各项目负责经理对业务档案归档前的完整性、合规性以及
最新公司档案资料管理办法
公司档案资料管理办法 （试行） 一、目的 为加强公司档案管理工作，规公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规要求，根据《中华人民国档案法》及局机关有关档案管理工作的要求，特制定本办法。 二、适用围 本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料等的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造、财务管理、销售供应等涉及企业经营各方面的，反映本公司经营管理活动和历史面貌具有具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。 三、机构设置及职责 健全档案工作管理体系。公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司综合部，负责建立健全档案管理各项制度，对全公司各类档案进行收集、整理、归档和综合的管理工作。 健全档案人员网络管理体系。各部门负责人是本单位档案收集、编制、移交工作的第一责任人，同时要明确一名专（兼）职档案人员，具体负责对本部门归档文件资料进行初级管理。专（兼）职档案员一旦工作岗位调整，则需要重新制定专（兼）人员并报办公室备案，以保持档案工作的完整性和延续性。 1、各项日常生产、管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务围，指定专门的部门及专人负责文件材料收集、整理后归档，然后交给 公司档案管理人员统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或负责人收集、整理；会议文件由综合部收集。 4、强化业务学习，各专职及兼职档案人员要认真学习档案业务知识，熟悉掌握档案管理的相关制度和收集、整理、归档的围和标准。 四、档案归档 (一）．归档要求
档案实体分类编号规范
附件三 档案实体分类编号办法 1 总则 1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号办法》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。 1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,?便于科学管理和开发利用。 2 档案类别的设置 2.1 档案的类别共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。 2.2 根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。 2.3 录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。 2.4 各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。 3 分类标识方法 3.1企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大
类 )；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。 3.2 档案实体排架和编号要反映十个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。 3.2.1党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征(?但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1”另行编号, 并用案卷目录号加以区别。 档案编号( 档号 )由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识 )。 档案编号( 档号 )标识举例示意: A1. A12. 010 ┃┃┃┃ ┃┃┃┃ ┃┃┃┗━━━━案卷顺序号 ┃┃┃ ┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目( 属类代号 ) ┃┗━━━━━━━━━分类一级类目( 大类代号) ┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录） 3.2.2 产品类（E）、科研类（F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架
档案分类规范
档案分类规范 第一条为适应公司档案信息化发展需要，进一步规范公司档案的分类与编号, 根据中国石油化工集团公司现行《企业档案分类规则》，结合公司实际情况，制定本规范。 第二条公司档案分类以立档单位的全部档案为对象，依据本单位管理职能，结合档案内容、形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。 第三条一级类目的设置： （一）公司档案设置一级类目15 个，即党群管理类、行政管理类（包括经营管理类、生产技术管理类）、产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部员工档案类、教育工作类、礼品类、声像类、荣誉类、印章类、照片类、光盘类；第四条二级及二级以下类目，按照公司部门（车间）专业管理职能和档案形成特点设置（见附件1）。设置方法如下：（一）党群管理、行政管理、教育工作类的二级类目，按保管期限设置。 （二）产品、科研、设备仪器类的二级类目，按专业性质设置。三级类目分别按产品类型、科研课题、设备仪器类型设置。 （三）基本建设类的二级类目，按工程项目（或装置）设置。三级类目按阶段设置。 （四）会计档案类的二级类目，按文件材料形式（名称）设 置。三级类目按所属单项内容设置 （五）干部员工档案类的二级类目，按员工身份设置。 （六）礼品类的二级类目，按制成材质设置。
（七）声像类下设录像带、录音带、数字磁带（盘）二级类目，三级类目按内容设置。 （八）荣誉类的二级类目，按奖品种类设置。 （九）印章、照片类下设党群工作、行政工作二级类目。（十）光盘类的二级类目，按数据类型设置。 第五条全部档案应按一、二级类目分类。三级类目一般只作分类排架的依据，是否采用由各部门根据本单位档案数量、内容构成和形成特点确定。 第六条类目标识的构成： （一）一级类目采用阿拉伯数字01、02、03、04……依次标识； （二）二级及二级以下类目采用阿拉伯数字01—99 标识； （三）各级类目号之间、全宗号与类目号、类目号与年度号 之间均使用间隔号“ ?”隔开。案卷号（或件号）与其它代号 之间，一律使用连接号“—”相连。 第七条档号的结构：（一）档号一般包括全宗号、分类号、案卷号。全宗号按公司各车间、部门的编号标识（见附件三），一些类别档案还将年度号放入档号中。各类别档案的档号具体结构执行第八条规定。
公司档案管理办法及实施细则
公司档案管理办法及实施细则
档案管理办法及实施细则 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 一、总则 第一条根据企业管理和改进档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规 定。 第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。 其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东 名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政 类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算 书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工 资、各类合同和其它工作等方面档案。 第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、文件材料的形成与归档 第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计 划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项 工作和文书处理的程序。
第六条公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有 关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工 作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归 档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办 部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等 各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 第八条公司必须编制文件材料的归档范围。 企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面： 1、经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文 件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户 服务工作中形成的文件材料等。 2、财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件 等。 3、工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸
公司档案分类管理办法
公司档案分类管理办法 1总则 1.1制定依据 本办法依据《工业企业档案分类试行规则》（国档发[1992]20号），结合 各类别档案的管理办法，以公司全部档案实体为对象，依据主营业务 和管理职能的特点，科学划分类别，优化管理流程，细化归档范围， 建立有序完善的档案分类管理体系，便于科学管理与开发利用。 1.2分类管理原则 分类原则：分类清晰、层次适度、体系稳定、具扩展性。 管理原则：体系健全、流程完整、范围明确、期限准确。 1.3适用范围 本办法适用于股份公司总部、事业部、子企业、驻外机构。 2分类规则 2.1全宗号设置 2.1.1全宗：是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机 整体。 2.1.2全宗号：是立档单位的唯一编号，通常由档案馆或上级档案机构给定， 股份办公厅负责给定所属机构的全宗号。通常全宗号长期固定不变。 2.1.3全宗号结构：由4位数字标识，全宗号定至股份三级子企业。全宗号 前两位为二级子企业顺序号，后两位为三级子企业顺序号。专业公司 由托管工程局按照三级子企业顺序给定全宗号。驻外机构由海外事业 部根据全宗号规则给定全宗号并报股份办公厅备案。各级非法人分支 机构不单设全宗号，只给定机构代码号。所属子企业全宗号及分支机 构代码号见附件1。 2.2类目设置 2.2.1一级类目共设9个，即企业管理类、工程项目类、科研开发类、房地 产（基本建设）项目类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、产 品生产类、其他类。一般情况应保持稳定，不得改变。
2.2.2二级类目根据一级类目所限定的基本范围和具体内容，采取不同的分 类方法而确定。已经设定的二级类目一般不予变动，如需增设二级类 目需报上级档案部门确认后方可修改。 2.2.3各单位可根据有关规定和实际情况自行设置三级类目，一般不宜超过 三级类目。 2.2.4类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位，可只分到一 级类目或二级类目，没有档案的类目可空号不用。 2.3分类方法 2.3.1企业管理类不设二级类目。 2.3.2工程项目类的二级类目按工程程序设置。 2.3.3科研开发类不统一设置二级类目，可按科研项目自行细分。 2.3.4房地产（基本建设）项目类二级类目按建设开发阶段设置。 2.3.5设备仪器类不统一设置二级类目，可按设备种类或单机自行细分。 2.3.6会计档案类二级类目按文件形式（名称）设置。 2.3.7人事档案类二级类目按在职人员、离退休人员、死亡人员、人档分离 人员设置。 2.3.8产品生产类不统一设置二级类目，可按产品型号或生产项目自行细分。 2.3.9其他类二级类目细分为信用档案（印章纳入信用档案类）、声像档案、 电子档案及企业根据需求设置的其它档案类别。 2.4标识、编号及排列方法 2.4.1标识符号：档案分类中的类目标识符号一律采用英文字母与阿拉伯数 字标识。 2.4.2一级类目的类目号采用大写英文字母标识。 企业管理类--------------------------A 工程项目类--------------------------E 科研开发类--------------------------F 房地产（基本建设）项目类------G 设备仪器类--------------------------H 会计档案类--------------------------I
档案资料编制要求及管理办法
档案资料编制要求及管理办法为了加强项目档案资料管理工作，规范项目资料、文件保管程序，保证各类档案资料的完整性，避免后期竣工资料的返工，结合《贵阳市城市轨道交通工程竣工档案验收移交细则》及《贵阳市城市轨道交通有限公司声像档案管理细则》的相关规定，特制定资料编制要求及管理办法。 一、纸质文件归档要求 （一）归档文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘测、设计、监理、施工等方面技术标准的规定。 （二）归档文件应为原件，应真实、准确、完整，与轨道交通工程实际相符合。 （三）归档文件字迹清楚，图样清晰，图表整洁，盖章规范，图章完整清晰，负有责任的各方签署手续完备（签名、盖章）。 1.签字人：技术负责人、质检员签字一栏必须是投标技术负责人及持证质检员签字，若有人员变更，则以变更通知下发之日起的相关文件由变更确认的人员签字。 2.盖章：必须是中标单位公章。 （四）归档文件中文字书写应符合国家用字规范，采用国家颁布实施的简化汉字，图表的绘制应符合国家制图标准的规定。 （五）归档文件中文字材料幅面尺寸宜为A4 幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。 （六）竣工文件材料使用的纸张、照片、光盘等记录材料和载体
材料必须质量优良，耐久性强。 （七）归档的竣工图必须为新蓝图。 （八）对破损的文件、图纸应进行托裱，使用无粮浆糊，不得使用胶纸带粘贴。 （九）工程文件应采用能够长期保存耐久性强的书写材料，如碳素中性笔,不得使用易褪色的书写材料,如圆珠笔、铅笔、复写纸等。 二、归档文件字体与页边距要求 （一）归档文件字体、字号要求 （二）表格页边距要求 纵向左边距、横向上边距必须保证2.5cm 的装订线，其它三边尽量满足要求。（表格页边距已经调整好） （三）签名 必须由本人签名，签名字迹必须工整、清晰，不可艺术话。 三、工程变更依据性文件质量要求 （一）施工单位施工过程中发现设计文件和图纸有差错的应当及时提出意见和建议，所有设计变更文件必须经勘测(设计)单位、监理类别 土建工程用表 建筑与系统工程用表 标题 宋体加黑小二 宋体加黑三号 表头 宋体小四 宋体小四 内容 宋体小四（注：可根 据填写内容多少做适 当调整） 宋体小四
员工档案管理办法
员工档案管理办法 (2009-07-13 19:34:51) 转载 分类：工作感想 标签： 杂谈 1.总则 1.1 制定目的 为保证公司员工档案科学、完整管理，为公司人力资源管理提供真实、有效的依据，特建立此制度。 1.2 适用范围 公司所有在职员工的档案 1.3 权责单位 （1）办公室负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 （2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。 2.员工档案管理办法内容 2.1 公司为每位员工建立公司员工档案，记录员工在应聘及入职后的个人基本情况及考核、奖惩、职位、薪资变动情况，以下资料纳入公司人事档案范围内： （1）个人简历 （2）《应聘人员登记表》或《员工登记表》 （3）身份证复印件 （4）学历证书复印件 （5）驾驶证复印件 （6）劳动合同（详见附件一）或用工协议（详见附件二） （7）《员工转正考核表》 （8）《申请薪资调整表》 （9）《调令单》 （10）奖惩记录 （11）与公司签订的其它合同、协议，如保密协议（详见附件三）、廉政协议（详见附件四）（12）《离职申请单》 （13）《离职人员结算单》 （14）其它有必要纳入档案的资料 注意：培训档案单独管理，不纳入员工档案范围内。 2.2 档案建立、维护及销毁 （1）人事专员负责员工档案的建立及维护工作，自员工入职第一天起为员工建立档案，员工入职后转正、岗位变动、薪酬调整等资料在调整后的一周内放入员工档案； （2）员工档案管理人员负责将员工档案按工号统一管理，以便查询； （3）辞职、辞退员工的档案从在职人员档案中提出，单独保管2年后销毁。 2.3 档案查询权限 员工档案涉及员工个人及家庭信息等资料，档案管理人员应严格做好保密工作，不得随意翻阅、泄露员工档案内容，办公室主任因工作需要可以查阅员工档案，本部门经理因工作需要可以查询本部门员工档案，其他人因工作需要经办公室主任同意后方可查询员工档案。 3.本管理办法所指的员工档案指员工进入本公司后的档案，不含员工进公司前的人事档案。 4.附件
资料档案管理办法
运营部资料、信息档案管理办法 为了加强档案资料工作的科学管理，逐步实现档案工作规范化，不断提高档案科学管理水平，更好地为本部门各项工作服务，根据工作的具体要求，结合本部门工作实际，制定本管理办法。 本管理办法共七部分： 一、资料、信息档案管理归档范围 二、归档文件的整理原则及质量要求 三、归档文件的整理方法 四、立卷程序 五、归档案卷的整理程序 六、资料档案管理的档案利用 七、资料档案管理的档案员（内勤人员）职责 《运营部资料、信息档案管理办法》 一、资料、信息档案管理归档范围 凡是反映本部门经营管理活动的和具有查考利用价值的公文、簿册、图表、书信、会议材料、表单存根、照片、底片、录音带等均属归档范围；涉及到保密的资料和信息档案，归档范围依照《内部保密管理制度》第二条保密范围实施。 二、归档文件的整理原则及质量要求 1、归档文件的整理应遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 2、归档文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。 3、己破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 4、归档的文件材料应完整、系统、准确，必须是原件。 5、保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、编目编号。
6、档案目录应确切反映文件内容，并区分保管期限。 7、文件材料的归档必须办理移交手续。 8、归档时间 8.1各归档小组于任务完成验收后三天内向内勤移交相关资料和信息档案。 8.2内部人员因工作需要使用已存档的资料，应先办理档案借阅手续，使用完毕，及时归还。 8.3内勤人员需每月26日之前按《归档文件的整理原则及质量要求》整理本月存档的资料。 9、各类文件材料一般归档一式一份，重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。 三、归档文件的整理方法 为确保部门内部资料档案的完整性、严密性、信息更替及时性,应注意以下几点： 1、严格登记: 来往行文、会议材料、内部文件以及外出办事、参加会议、检查工作等带回的文件均应逐件登记保存。 2、及时收集: 对办理完毕，属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。各小组完成任务后按工作任务跟踪单上的内容，必须向内勤人员交纳全部的文件资料。 3、随办随归：“办”是指办理完毕，“归”是指文件经若干整理环节后归入档案盒内。 4、妥善处理: 对办理完毕后已整理的和未办理完毕不需整理的文件资料等，进行分门别类，登记在册，做到有目可查，运转有序，保管安全。 四、立卷程序 1、立卷的原则 1.1、遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 1.2、卷内文件材料必须准确反映我部门经营管理活动的真实内
档案分类编号方法
档案分类编号方法 为加强本行机关档案工作规范化、标准化建设，中国人民银行档案管理规定》（银办发[2004]259号），《机关档案工作业务建设》、《归档文件整理规则》等规定，结合本行档案工作实际情况，对本行形成的文书档案、会计档案、基建档案、声像档案、设备档案、实物档案分别制定了分类与编号方案： 一、? 文书档案 1、? 2001年前的文书档案，按保管期限——年度的方法进行分类，即： 永久????? 1997???? 1998 (2001) 长期????? 1997???? 1998 (2001) 短期????? 1997???? 1998 (2001) 排列与编号：排列在同一保管期限，同一年度内，按机构排列顺序进行，同一机构按事由结合时间排列，编号在同一保管期限内采用年度大流水编号。 2、2002年（含2002年）以后的文书档案采用《归档文件整理规则》的方法，对归档文件以件 为保管单位进行整理，采用年度——保管期限的方法进行分类，即： 2002年度???? ???????永久????????? 2002年度??????????? 长期 2002年度??????????? 短期 2003年度???? ???????永久 2003年度??????????? 长期 2003年度??????????? 短期 排列与编号：件与件的排列次序按事由结合时间的方法排列。归档文件在相同保管期限内采用年度小流水的方法进行编号。 二、会计档案 会计档案分类方法按年度——类型进行分类。 会计档案按类型分为会计凭证、会计账簿、会计报表、其他会计资料，设置分类号KJ，即：。 会计凭证——KJ-PZ 会计账簿——KJ-ZB 会计报表——KJ-BB 其他会计资料——KJ-QT 会计档案保管期限分永久和定期两种 排列与编号：会计凭证按会计科目结合时间顺序依次排列，编号采用年度小流水编号；会计账簿、会计报表、其他会计资料按类型——保管期限依照时间顺序依次排列，采用年度小流水混合编号，一个年度编制一个流水号。 三、? 基建档案 基建档案按工程项目进行分类，设置分类号JJ，即：
档案整理及分类标准
我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型： 1 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料； 2 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料； 3 财务、会计及其管理方面的文件材料； 4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面的文件材料； 5 经营管理方面的文件材料； 6 仪器、设备方面的文件材料； 7 基本建设、工程设计、施工方面的文件材料； 8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。 9 本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。 10电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 11其它具有利用和保存价值的文件材料。 （一）整理单位： 件：即归档文件的整理单位。一般以每份文为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文各为一件。 对“件”和“为一件”的确定，原则上，整理单位应为“自然件”，即单份文件，一般以每人文件为一件。 但根据实际情况，还有以下一些原则： 1、会议文件的确定：按内容（问题）分别确定为件。 2、会议记录：以会议种类各为一件，如党组会议记录、行政会议记录等等。 3、调查处理事项：一文一件 4、信息简报：每期为一件 5、请示与批复各为一件（四川省规定） 6、文件正本与不同稿本：正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。 7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。 8、正文与与文件处理单：应与文件作为一件。
最新公司档案资料管理办法
最新公司档案资料管理办法
公司档案资料管理办法 （试行） 一、目的 为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及局机关有关档案管理工作的要求，特制定本办法。 二、适用范围 本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料等的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造、财务管理、销售供应等涉及企业经营各方面的，反映本公司经营管理活动和历史面貌具有具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。 三、机构设置及职责 健全档案工作管理体系。公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司综合部，负责建立健全档案管理各项制度，对全公司各类档案进行收集、整理、归档和综合的管理工作。 健全档案人员网络管理体系。各部门负责人是本单位档案收集、编制、移交工作的第一责任人，同时要明确一名专（兼）职档案人员，具体负责对本部门归档文件资料进行初级管理。专（兼）职档案员一旦工作岗位调整，则需要重新制定专（兼）人员并报办公室备案，以保持档案工作的完整性和延续性。 1、各项日常生产、管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定专门的部门及专人负责文件材料收集、整理后归档，然后交给公司档案管理人员统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或负责人收集、整理；会议文件由综合部收集。 4、强化业务学习，各专职及兼职档案人员要认真学习档案业务知识，熟悉掌握档案管理的相关制度和收集、整理、归档的范围和标准。 四、档案归档 (一）．归档要求
档案分类整理制度
档案分类整理制度 一、整理分类的定义及方法 整理分类是建立物业类档案基础的重要工作，是由物业管理公司或下属管理处将收集的资料按四类常见档案的类型区分、归类整理，组成物业管理公司内部所需保存的档案。同时根据所售或租物业的特点，按一户一档的办法，为每幢物业的业主或租户建立相应的档案。每售出或租出一套物业，预立卷工作同步进行，总卷与一户一档的整理归类工作也要同步开展。 二、收集归类，整理成卷 这里所说的收集的档案资料，是物业管理公司需要总体掌握的资料，然后按部门、内存、年度顺序整理成为物业管理公司所需的若干大类总卷宗。 1.业户档案资料。 （1）购房合同及身份证的复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主公约、验房单等。 （2）业主详细资料登记表。 （3）家庭人员登记表。 （4）业主房屋维修档案。 （5）缴费情况一览等。 2.工程技术档案资料（含产权）。 （1）规划图纸、项目批文、用地批文。 （2）建筑许可证、投资许可证、开工许可证。 （3）拆迁安置资料。
（4）竣工总平面图。 （5）地质勘查报告、开（竣）工报告、图纸会审报告。 （6）工程合同、工程预决算。 （7）工程设计变更通知。 （8）竣工图：单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等；工程及地下管网竣工图。 （9）房屋、消防、燃气竣工验收证明书。 （10）主要材料质量保证书，新材料、购配件的签订合同、证书。 （11）水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料。 （12）砂浆、混泥土块试压报告。 （13）绿化工程竣工图。 （14）各类房屋清单。 （15）出售房屋的产权范围或成本核算清单。 （16）公用设施设备及公共场地清单。 （17）未完工房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期。 （18）产权方面的资料。 （19）其他工程技术资料。 3.服务档案资料。 服务档案，一般又可细分为业户服务档案、装修档案、维修档案、治安交通管理档案、设备设施管理档案、绿化清洁管理档案、社区文化档案等资料。 （1）业户服务档案：业户意见调查、统计结果；业户接待记录；业户投诉及处理记录；回访记录等。
设备档案资料管理制度
设备档案资料管理制度 撰写人：___________ 日期：___________
设备档案资料管理制度 1.目的作用 设备档案资料是设备制造、使用、管理、维修的重要依据，为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能，特制定本制度。 2.管理职责 2.1设备档案资料对公司的资产管理起着至关重要的作用，对其管理的主要负责部门是公司设备动力科，主要应做好的工作是：资料来源的组织工作；归集记录工作；资料加工分析工作；归档审定工作以及资料使用过程的管理工作。 2.2设备的档案资料应统一存放于公司档案室。除了设备动力科可保留部分常用设备资料（主要应为复制件），凡是需用资料的部门均应到档案室借用。公司档案室管理员应严格按公司制定的《档案管理条例》，加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等。 3.主题释意与说明 3.1有关设备资料是指从设备规划、设计、制造（购置）、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料，设备管理部门负责将全公司生产设备逐台建立设备资料袋及设备资料的管理工作。 第 2 页共 19 页
3.2设备档案资料应包括如下内容： 3.2.1制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单。 3.2.2设备安装验收移交书。 3.2.3设备附件及工具清单。 3.2.4设备大、中修理施工记录，竣工验收单，修理检测记录。 3.2.5精度校验及检验记录。 3.2.6设备改装、更新技术。 3.2.7设备缺陷记录及事故报告单（原因分析处理结果）。 3.2.8设备技术状况鉴定表。 3.2.9安装基础图及土建图。 东莞德信诚经济咨询有限公司 中国3000万经理人首选培训网站 3.2.10设备结构及易损件、主要配件图纸。 3.2.11设备操作规程（包括。岗位职责、主要技术条件、操作程序、维护保养项目等）。 3.2.12设备检修规程（包括。检修周期、工期、项目、质量标准及验收规范等）。 3.2.13其他资料。 第 3 页共 19 页
文件档案分类标准
第三节业务标准规范 档案分类标准 1 范围 本标准规定了档案实体分类原则、分类方法、类目设置、标识符号、案卷编号等。 本标准适用于佳瑞煤业有限公司全部档案的分类整理、组织案卷和排架管理。 2 引用标准、法规性文件 国档发（1991）120号工业企业档案分类试行规则 国档发（1987）7号国营企业档案管理暂行规定 煤办字（1994）110号煤炭工业企业档案分类规则（试行） 3 定义 3.1 类目亦称类名，是表示具有共同性的一类档案的概念。 3.2 类号是类目的标识符号，用以表示类目在档案分类体系中的集团和排列顺序。 4 分类原则 企业档案实体分类是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案及其形成特点，保持档案材料之间的有机联系，便于科学管理和开发利用。 5 类目设置 5.1 一级类目的设置设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、地质勘测类、基本建设类、科
学技术研究类、设备仪器类、会计类、特殊载体类。 5.2 二级类目的设置按企业管理职能和特点设置，类目的级位表示上下位的隶属关系。 5.2.1 文书档案（党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理）的二级类目按组织机构设置（见附表）。 5.2.2 地质勘测类的二级类目按专业设置（见附表）。 5.2.3 基本建设类的二级类目按工程项目性质设置（见附表）。 5.2.4 科学技术研究类的二级类目按专业及研究课题性质和专业设置（见附表）。 5.2.5 设备仪器类的二级类目按专业用途设置（见附表）。 5.2.6 会计类的二级类目按种类（名称）设置（见附表）。 5.2.7 特殊载体的二级类目按载体形式设置（见附表）。 5.3 三级类目的设置：十个一级类目中经营管理中的招标办、基本建设类、地质勘探类和特殊载体中的实物档案设置三级类目（见附表）。 5.4 类目设置的说明 5.4.1 以上类目设置适用于司马煤业有限公司全部档案。 6 类目标识符号 6.1 档案类目标识符号统一用阿拉伯数字。 6.2 上下级位的类号之间用间隔号“·”分开。