入伙交接与运作需要注意哪些规范

一、业主入伙前的准备工作

当物业管理公司的验收与接管工作完成以后，即物业具备了入伙条件，物业管理公司就应按程序进入物业的业主人伙手续的办理阶段。物业管理公司应根据该物业的《物业管理方案》作如下入伙前的准备工作。

1、筹建管理处

根据《物业管理方案》筹建管理处。落实管理处办公地点、管理用房的装修方案，按开办计划拟定购置物料计划，采购办公设备和用品，落实入伙期间的后勤保障等。

2、人员准备

根据《物业管理方案》中拟定的管理处人员配备情况设置工作岗位，拟定岗位职责。根据岗位需要组织招聘管理处的管理人员和作业人员。

3、文件准备

根据物业的实际情况及管理要达到的标准，制定各种规范、制度，文件、表格等入伙手续文件，在入伙时及时交到业主手中，以便他们认真阅读和消化，利于物业管理的各主体之间的相互了解、相互支持与融洽，从而为进一步管理打好基础。

(1)入伙手续文件

①入伙通知书(附件一);

②入伙通知书回执(附件二);

③入伙手续书(附件四);

④房屋验收单(附件五);

⑤房屋质量整改通知书(附件六);

⑥住宅使用公约(附件八)。

(2)入伙发放文件

①业主手册;

②入伙须知(附件三);

③装修管理办法(附件十二);

④委托服务项目表。

(3)入伙记录

①业主登记表;

②验房签收记录;

③入伙资料登记记录;

④领取钥匙签收记录;

⑤委托服务登记表(附件十一);

⑥入伙收费记录。

4、交接准备

(1)熟悉了解该物业的具体情况，拟定需要改进的意见和整改措施。

(2)加强保安与服务力量，提供足够的服务，保安人员保证入伙时发生纠纷能及时疏导。

(3)具体安排业主入伙接待人员、接待位置和入伙手续导向等。

(4)做好与发展商、供电局、自来水公司、煤气公司、环卫部门等相关单位间的联系与沟通，使业主一旦入伙后各项工作都能正常开展，避免发生矛盾。

二、业主入伙的工作流程

1、业主入伙流程

(1)业主向售房单位/发展商办理售房手续后，签订售房合同并开出入伙通知书。

(2)凭售房合同与入伙通知书到物业管理公司办理入伙手续。

(3)物业管理公司在审核资料无误后，向业主介绍物业管理服务情况、收费情况;代发展商与业主签订《使用公约》。

(4)业主签收“入伙资料签收表”(附件七)后，物业管理公司按入伙收费项目开具正规票据并收费。

(5)由物业管理公司业主服务人员和设备人员陪同业主验房，抄录水、电表底数并共同确认，交付钥匙，办理签收手续。若业主委托保管钥匙，应请业主填写书面“保管钥匙委托书”(附件九)，管理处作出“保管钥匙承诺书”(附件十)。

(6)若业主验房发现并提出质量问题，经确认，填写返修表送交发展商，管理处应协助发展商对房屋进行整改后，请业主再次验房。

(7)如需二次装修的，需到物业管理公司办理装修手续。

(8)业主入伙流程图。

2、租赁住主入住流程

(1)签订《租赁意向书》，并交付定金。如一次看中房子的可直接签署租赁合同。

(2)签订《租赁合同书》。合同应附有《管理公约》等有关附件。

(3)由物业管理公司工作人员带业主到现场验收房屋，如发现有房屋质量问题的，由物业管理公司通知工程队整改。

(4)整改后或验收房屋没问题，业主就同物业管理公司签验收单，并从物业管理公司领取房屋钥匙。

(5)交付押金和首期租金。

(6)如需二次装修的，需到物业管理公司办理装修手续。

三、入伙交接运作规范

1、入伙作业标准

(1)入伙接待工作应做到耐心、细心、百问不厌。

(2)入伙各项资料齐全，记录规范完整，按主建立业主档案。

(3)入伙各项收费正确，做到日结月清、账表相符。

(4)特约服务手续齐全，收费合理，守时守约，保证质量。

(5)内部手册登记及时，即时完成注记。

(6)入伙按户汇总，次月5日前全部归档。

2、入伙作业规程

(1)由房产发展商或物业管理部门向业主发出入伙通知书。

(2)业主携带购房合同书、入伙通知书、入伙手续书前往指定地点办理手续。

(3)业主到管理处签收入伙资料，付清物业管理费用。

(4)由指定的业主服务人员和维修技术人员陪同业主验房，抄录水电表底数并共同确认。

(5)业主验房后若提出质量问题，填质量返修表，管理处加签意见后，由管理处协助发展商进行工程质量问题的返修工作。

(6)如发展商或施工单位将工程质量问题委托物业管理公司返修时，双方须签字确认。

(7)业主验房确认后领取钥匙，办理签收手续。

3、入伙作业检查

为了保证入伙工作正常有序，管理处经理负责对入伙工作的各个环节进行检查以保证工作规范和服务质量。

(1)集中入伙时管理处经理每天巡视各个接待环节，发现问题，分析原因予以解决。每月4次抽查入伙资料、记录，发现不符合作业要求，用书面通知相关人员整改，对确属运作上的不完善处，经分析后开具纠正/预防措施通知单加以落实完善。

(2)正常情况入伙阶段，管理处经理每月一次抽查人伙工作资料、收费情况、记录情况及归档情况，发现问题应以不合格项发书面通知并整改。