集团有限公司公文处理办法格式

集团有限公司公文处理办法（试行）

（讨论稿）

第一章总则

第一条为使公司公文处理工作规范化、制度化，根据国家有关公文处理办法的规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条公司公文是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理是指公文办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理工作应坚持实事求是、精简高效和符合公文处理规定的原则，做到规范、准确、及时、安全。

第五条集团公司行政部是公司公文处理工作的职能机构，主管本公司的公文处理工作及指导子公司的公文处理工作。

第六条集团公司行政部配备专职文秘人员负责承担公文处理工作。公文处理工作人员应当具有较高的政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守。

第二章公文文种

第七条公司的公文文种主要有决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

（一）决定：适用于对重要事项作出决策和安排，就重要事项奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级公司或部门不适当的决定事项。

（二）决议：适用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（三）通告：适用于公布有关方面应当遵守或者周知的事项。

（四）通知：适用于发布公司规章制度，传达要求下级公司或部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项，批转下级公司或部门的公文，转发上级机关的公文，传达上级机关的指示精神，任免干部等。

（五）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况。

（六）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。

（七）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复：适用于答复下级公司或部门的请示事项。

（九）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法；适用于对下级公司或部门布置工作，提出开展工作的原则和要求。

（十）函：适用于不相隶属公司或部门之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准和答复审批事项。

（十一）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第八条公文一般由发文序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成。

第九条公文中各组成要素标识规则，参照执行《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》所规定的相关标准。

第十条公司发文机关标识依次是：瑞田集团有限公司文件、瑞田集团有限公司

（函）、瑞田集团有限公司会议纪要，瑞田集团有限公司行政部（通知）、瑞田集团有限公司行政部（函），中共瑞田集团有限公司委员会文件（中共瑞田集团有限公司支委会文件），共青团瑞田集团有限公司委员会文件，瑞田集团有限公司工会委员会文件等。

第十一条公司发文字号包括公司代字、年份、序号。公司文件代字是“瑞集发”，公司发函代字是“瑞集函”，公司会议纪要代字是“瑞集股纪”（股东会会议纪要）、“瑞集董纪”（董事会会议纪要）和“瑞集经纪”（经营工作会议纪要）；公司行政部代字是“瑞集行”和“瑞集行函”；公司党委代字是“瑞集党委”（“瑞集支部”）；公司团委代字是“瑞集团委”；公司工会代字是“瑞集工会”。例如，“瑞集发〔××××〕×号”。

第十二条上行文应注明签发人或会签人姓名。其中，请示应在附注处注明联系人的姓名和电话等信息。

第十三条公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），双面打印，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章发文办理

第十四条发文办理是指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、归档等程序。

第十五条发文办理工作应遵循的基本流程是：拟稿人拟定文件初稿以及拟文笺→行政部主要负责人审核并签署送签意见→有关领导审阅会签→主要领导或分管领导签发→复核、打印、校对、装订、盖章、发放、归档。

第十六条拟制公文应做到：

（一）符合党的路线方针政策、国家法规及上级机关的政策指示等精神，完整、准确地体现公司的意图，提出的政策、措施切实可行。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，精练直述，表达规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系等确定。应使用正确文种及其格式。

（四）结构层次序数：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（五）公文中人名、地名、时间、数字、引文等应准确规范，汉字、标点、计量单位和数字等用法应符合国家发布的标准或规定。

（六）公文如使用非规范化简称，应先用全称并在全称后的括号内注明简称。

（七）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

第十七条拟制公文应统一使用《瑞田集团有限公司拟文笺》。

第十八条公司一般性文件由行政部文秘人员拟稿，经行政部主管审阅签署意见后，递交公司有关领导签发；专业性较强的文件以及合同、协议书等应由有关经办部门拟稿，并实行部门审核会签后送交公司领导签发。

第十九条起草重要公文应由有关领导亲自动手或亲自主持、指导，并在起草过程中进行调查研究和充分论证，充分征求有关部门的意见。

第二十条公文送交领导签发之前，应由行政部分管负责人进行审核，其审核重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。

第二十一条以公司名义制发的上行文，由公司主要领导或者主持工作的领导签发；以公司名义制发的下行文或平行文，由公司主要领导或者由主要领导授权的其他领导签发。

第二十二条公文正式印制前，行政部门文秘人员应进行复核，其复核重点是：审批、签发手续是否完备，格式是否规范，附件材料是否齐全等。经复核如需要对文稿进行实质性修改的，修改后应按程序复审。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审复签。

第二十三条公司公文由办公室公章保管专人用印。未经领导审签的文件，不准盖公章和发布。

第二十四条公司所发公文应填写《瑞田集团有限公司发文登记表》，并留有电子版本，分门别类归档保存。

第二十五条各子公司印发的重要公文，应同时抄送集团公司。

第二十六条凡标注秘级的公文，发文时应按公文序号逐一做好签收登记。

第五章收文办理

第二十七条应按照程序要求认真做好收文办理工作。收文办理是指对收到公文的办理过程，包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。

第二十八条收文处理工作的基本流程是：填写收文登记表，填写张贴公文处理笺→行政部主要负责人审签公文送阅或拟办理意见→送递领导审阅，领导签署办理意见→送递有关人员和有关部门传阅、办理→检查承办情况，定期催办→经办人签署办理结果情况或提交办理报告→公文归档。

第二十九条公司的所有来文以及来信、来电，除指定由公司领导直接收悉的之外，均由行政部专职经办人员负责收取。所有来文都应贴上《瑞田集团有限公司公文处理笺》，并填写《瑞田集团有限公司收文登记表》，进行登记和编号，并按发文机关、文件类别、密级分门别类归档。

第三十条收到上级下发或交办的公文，行政部门应视公文内容、性质和紧急程度，先由行政部负责人提出拟办意见或拟定公文送递审阅的领导，然后根据领导的批示或者授权，及时送递其他有关领导或有关部门阅示或办理。公文传阅过程应随时掌握公文去向，避免漏传、误传、延误和失落。

第三十一条收到下级公司上报的需要办理的公文，行政部门应进行审核，其审核重点是：是否应由本公司办理，是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定，涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签，文种使用、公文格式是否规范等。经审核，对符合规定的公文，行政部门应及时提出拟办意见并送递领导批示或者交有关部门办理；对不符合规定的公文，经行政部主要负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第三十二条审批公文时，对于有具体请示事项或需要办理事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人则签署姓名和审批日期，视为同意；对于没有请示事项或需要办理事项的，审批人签署姓名和日期，表示已阅知。

第三十三条承办部门收到交办的公文后，应按照公文内容和领导批示的要求予以及时认真办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应及时退回行政部门并说明理由。

第三十四条公文办理中，凡涉及其他部门职权或业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理。如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如经协调仍不能达成一致的，可以报请领导协调或裁定；凡须报请上级机关审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级机关审批。

第三十五条送递领导批示或者递交有关部门办理的公文，行政部门应对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节，应做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，并随时或者定期向领导反馈办理情况。紧急公文应提出办理时限。公文办结之后，承办部门应在《瑞田集团有限公司公文处理笺》上注明办理情况或办理结果。

第六章公文归档

第三十六条公文办理完毕后，行政部门应根据档案法规和其他有关规定，将公文及时整理、立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十七条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，要保证归档公文齐全、完整，能准确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十八条通过会议等途径发放的公文，发文者应做好签收登记，收文者回单位后应及时交行政部登记、办理和归档。

第三十九条两个以上部门联合制发的公文，原件由主办部门立卷归档，相关部门保存复制件。领导人兼任其他部门职务的，在履行其所兼职务过程中形成的公文，由其兼职的部门立卷归档。

第四十条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张等应符合存档要求。

第四十一条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第七章公文管理

第四十二条公司公文由行政部门专职管理人员统一收发、审核、用印、送审、交办、归档和销毁。

第四十三条公文办结后，行政部应根据公文立卷归档的有关规定，及时将公文收集、整理和归档；没有存档和存查价值的公文，经过鉴别和经行政部负责人批准，并报主管领导同意，可定期销毁。

第四十四条公文被撤销、废止，视作自始不产生效力。

第四十五条销毁秘密公文，应进行登记，并派专人监督，保证不丢失、不漏销、不误销。凡泄露或出卖公司秘密公文的，依照有关法规及制度的规定进行处理。

第四十六条上级公司（机关）的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级公司（部门）经领导或者行政部主管批准，可以翻印。翻印时，应注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第四十七条公文复印件作为正式公文使用时，应在复印件上注明“此复印件与原件符合”，并加盖复印机关证明章。

第四十八条公司合并时，全部公文应随之合并管理。公司撤销时，需要归档的公文整理立卷后按有关规定移交上级公司或档案部门。

第四十九条公司领导和员工如调离工作岗位，应将本人暂存、借用的公文（包括

电子文档）按照有关规定移交、清退。

第八章附则

第五十条有关公文管理未尽事宜，参照执行《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》等有关要求。

第五十一条集团各子公司的公文处理参照执行本办法。

第五十二条本办法经总裁办公会议批准后，于发布之日起实施。

附件：1.国家行政机关公文格式

2.瑞田集团有限公司拟文笺

3.瑞田集团有限公司发文登记表

4.瑞田集团有限公司收文登记表

5.瑞田集团有限公司公文处理笺

二○一一年三月日