(时间管理)对时间的分析(2)

对时间的分析

【本讲重点】

分析时间的重要性

时间分析方法

【忠告】

我们都有相同的时间，时间稍纵即逝，失去的时间是永远无法追回的。真正的价值在于我们利用它做什幺事。

我们只有176个小时来完成每个月的目标，只有2112个小时来完成每年的目标，只要时间一流逝，我们就一无所获。

让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱，你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来。

时间是最有价值的资源，而且是最难以有效利用、最经不起浪费的资源。

分析时间的重要性

多数职业经理都很忙，经常加班加点，没有周末，没有休息时间，简直就是“忙碌”二字的化身。

由于职业经理的多维角色，他们在工作中表现出来的忙乱与普通员工有很大的差异。

有没有方法提高时间的利用率，有尽可能多的时间去陪陪家人？下面就来分析职业经理之所以忙乱的原因。

无计划或计划不周

由于职业经理经常碰到突发情况，所以，很多职业经理觉得计划对于他们没有作用。总认为计划不如变化快，所以干脆不定计划。计划是时间管理的前提，没有计划，也就谈不上有效的时间管理。

工作无主次

工作总有主要与次要的差别，作为职业经理，由于他的很多工作会影响到其它人，因而在工作中，必须分清楚哪些事情是必须做的，哪些事情可以慢一点处理，哪些事情不必亲力亲为。对于必须做的事情，不但要优先处理，还要规定一个时限。不要让不重要的事情影响到整个部门、团队的工作。

有很多人按照先后顺序来安排工作，这种方法的本身就没有主次之分，弊病是在次要工作上浪费很多时间，因为时间是有限的，必然用在重要工作上的时间就要相对减少。这是优秀职业经理要避免的。

不对下属授权

职业经理的主要角色是管理者，管理就要向下属进行有效的授权，通过下属去实现目标。不向下属授权，很多工作都得由自己去完成。总认为这个工作下属做不了，那个工作下属做不了，所有的工作都由自己做，而下属无事可做。这种情况实际上是你在替下属工作，而作为职业经理需要做的很多工作反而没有时间去完成，原因就在于把时间用错了地方，用在根本不需要亲自去做的事情上。自己忙得不可开交，结果不但家人报怨，上司和下属也不觉得你好。上司认为你的工作效率低，员工认为你不认可他的工作能力。总之，不向下授权往往会吃力不讨好。

沟通不善

前面说过，企业70%的问题是沟通障碍引起的。关于沟通障碍引起的时间浪费主要体现在两个方面：

1.时间用于处理沟通不善带来的恶果

例如，某员工对公司有一些看法，正确的做法是他向你或有关部门提出意见，但是，这位员工却私下议论，或者透露给客户，一传十，十传百，员工的个人看法在众多员工和客户中传开，给公司形象带来消极影响。作为上司，必须花时间去处理由此带来的负面效应。如果员工能够与你进行有效沟通，就不需要花费时间去处理私下议论带来的负面影响了。

2.无效沟通

花了很多时间，却没有达成有效沟通，也就是用于沟通的时间没有效率。

很多职业经理也认为花了大量的时间与下属进行沟通。问题不是有没有沟通，而是沟通的效果如何。沟通只是第一步，目的是为了获得高效的沟通。沟通没有了效果，我们称之为“沟而不通”。

不良习惯

有的人把大量时间浪费在不良习惯上。例如，喜欢在电话里聊天；在桌面上堆放一大堆材料，用的时候就得花时间去找；有些人属心血来潮型的，想到哪里，做到哪里；有些人对办公环境特别敏感，必须在一定的环境中才能静心工作；有些人在某些时段的工作效率不高。对于不良习惯，可能自己没有意识到，但实际上浪费了很多时间。

如果是普通员工，不良习惯只会影响一个人。作为职业经理，要和下属进行交流，不良习惯就会影响到很多人，甚至影响部门的工作。

【事例】

人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动：

8: 30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。

10:00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟。

10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:00。

11:00处理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。

吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，就急忙赶到办公室。

14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。

16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。

4：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到5:00。

已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上又得加班了。

仔细分析一下，任经理的时间为什幺不够用？

电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。

会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。

上司不定期召见使时间具有很大的随意性。

喜欢下属事事请示汇报的官僚作风，浪费了许多时间。

对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。

事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间。

工作没有目标和程序，就没有主动性。

没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。

不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。

乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。

【忠告】

浪费时间的根本原因还在于自己！

【自检】

分析一下自己的工作时间，你是如何处理职责和事务的？看看你对时间是如何控制的？

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

时间分析方法

时间价值的计算

你的时间（单位可以是小时，也可以是天）值多少钱？进行时间价值的计算，可以帮助你理解时间意味着什幺？

1.计算方法

（1）成本价值法。即年薪（或年度人工成本总额）与工作时间之比。每周工作五天，每年就是242个工作日，合1694小时。

（2

2.时间价值计算法的启示

（1）每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值

时间就是金钱，浪费时间，就意味着增加了成本，减少利润。浪费的时间，无论如何也弥补不了。

（2）钱是一分一分挣来的

钱是通过每一分钟、每一小时、每一天的努力工作挣来的。一天浪费（不管什幺原因）1—2小时，意味着在其它时间中挣钱的效率要提高10—30%，显然，这是十分困难的。

（3）浪费时间等于浪费金钱

用上面的两种方法计算一下时间价值，并牢牢记住：浪费了多少时间时，就是浪费了多少钱。

（4）时间需要规划

规划时间，以便使宝贵的、有限的时间用在可以产生最大收益的活动上。

时间支配能力分析

请回答下列问题，测试一下你对时间的支配能力。

请问答“是”或“否”。

（1）你是否一到公司便列出当日工作安排？

（2）你是否在固定的时间里处理往来函件，如上午或下午？

（3）你是否将无用的文件处理掉，而不是机械地归档？

（4）你是否能避免各种浪费时间与精力的“琐事”？

（5）你能使每项工作都善始善终，避免头绪多而乱吗？

（6）你能注意缩短用餐、饮茶时间吗？

（7）你只欢迎那些实在的、对公司有益的推销员或顾问吗？

（8）你除非万不得已才召开会议吗？

（9）你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗？

（10）你收到函件后是否阅后立即处理？

（11）你阻止别人给你寄发各种无用资料吗？

（12）你阅读报刊杂志时是否浏览大意后，再细读重点章节？

（13）你肯放手让部下独立工作吗？能不频繁检查或干扰他们吗？

（14）你鼓励部下遇到问题时开动脑筋，提出独立见解吗？

（15）你手边有重要工作处理时，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒绝吗？

（16）你能充分利用电话提高效率，不在工作时间煲“电话粥”吗？

（17）你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计划？

（18）你能充分利用电脑、复印机提高效率吗？

（19）当你遇到非得靠专门知识与经验才能解决的问题时，你是否请教专家协助，而不是单枪匹马地蛮干？

（20）你在召开重要会议时是否吩咐秘书不转电话，不会见未约来访者？

回答“是”，得5分；回答“否”，得0分。

如果得80-100分，表明你能最充分地利用自己的时间，不必因不能完成任务而加班或将工作带回家。

如果得60-80分，表明你基本上能够有效支配时间，只在某些方面仍须改进，可参考测试结果对照检查。

如果得30-60分，表明由于做事计划性差、效率低，增加了很多工作压力，你的问题集中在三个方面：主次不分；不能充分相信下属，不放权；精力分散，易受不速之客干扰。只要下决心改正以上不足，你一定能在有限的时间里取得更高的效益。

如果得30分以下，那表明你面临严重的问题或将被解职，除非你立即全力以赴提高效益。

工作紧急性分析

1.目的

分析每天（每周、每月）的工作紧急程度，根据紧急程度安排工作的先后顺序。

2.工具

运用《工作紧急性分析表》。

表5-3 工作紧急性分析表

姓名：

3.程序

（1）将工作事项的紧急性分为四档：非常紧急，马上要做；紧急，短时间内要做（一般是当天要做的）；不很紧急，可从长计议（可以纳入计划中做）；不紧急。

（2）统计“频次”。即不同紧急程度的工作事项各占多少（每天或每周或每月）。

（3）统计“时间”。即完成不同紧急程度的工作事项所占用的时间。

4.工作紧急性分析法的启示

(1)统计你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作？

(2)非常紧急的工作事项，如果频繁发生，即应考虑授权式管理。制度、营销策略、产品品质等重大问题，与时间无关。

(3)“紧急事项”越多，时间管理问题越大。

(4)“紧急”和“非常紧急”和“不紧急”事项，时间比重越大，时间管理问题越大。

(5)除“非常紧急”之外，要分析所谓“紧急”事项是否真的那幺急。

工作重要性分析

1.目标

分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根据重要程度安排工作的用时。

2.方法

运用《工作重要性分析表》。

表5-4 工作重要性分析表

姓名：

（1）将工作事项的重要性分四档：非常重要，绝对要做（即其它事情都可以不做，也要做的事项）；重要，应该做（不做就要出问题）；不很重要，可做可不做（做比不做好一点）；不重要，可不做（做也不见得好）。

（2）统计“频次”。即不同重要程度的工作事项各占多少（单位：日、周、月）。

（3）统计“时间”。即完成不同重要程度的工作事项所占用的时间。

3.工作重要性分析法的启示

（1）你每日、每周、每月最重要的是哪三项工作？

（2）非常重要的工作，如果很紧急，则与时间管理无关。

（3）重要的工作事项所占时间越多，时间管理就越合理。

（4）一定要消除“不重要”的工作事项，通过授权压缩“不很重要”的工作事项。

（5）特别注意对“重要”的工作事项进行分析。

会议分析

1.目的

分析会议的必要性及其浪费、拖延的原因，寻求相应的解决办法。

2.方法

运用《会议分析表》。

（1）分析会前准备情况

表5-5 会议分析表

姓名：

时间和地点是否恰当？

参加人是否适当和必须？

（2）分析会议过程

是否准时开会？为什幺？

是否跑题？

是否按计划进行？

秩序是否正常？

是否有人中途出去？

是否按时结束？

（3）会后分析：

会议纪要有没有？发给与会者没有？

会议决议的执行情况。

会议必要性评估。

以上三步分析，主要用于对浪费时间严重的“马拉松”会议或严重无效会议的详细分析。

3.会议分析法的启示

（1）根据统计，职业经理用于会议的时间约占工作时间的20%，如何利用好这20%的时间，是时间管理的重要环节。

（2）职业经理自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务总结会”、“专题讨论会”等。对于自己可以决定是否召开的会议，一定要事先评估开会的必要性。

（3）事先准确通知参会人员，即使是部门里只有几个人或十几个人。最好养成以简明的书面形式的通知大家会议计划，而不要简单一句“下午开会”就把大家召集起来。

（4）严格会议纪律。

（5）参加别人召集的会议，可请求召集人确认会议规则，以免浪费时间。

干扰因素分析

1.目的

分析哪些因素干扰了正常的时间安排，以便寻求治理的措施。

2.方法

运用《干扰因素分析表》。

表5-6 干扰因素分析表

姓名：日期：年月日

（1

干扰因素可以分为两大类：一类是实发性干扰，一类是拖延性干扰。

（2）对干扰因素排序

通过对干扰因素的排序，每次找出排在前三位的干扰因素加以克服。甚至可以找出排在第一位的干扰因素加以克服。每次不要多，但求找出干扰最大的因素，坚决克服掉。

（3）对突发性干扰的分析

突发性事件是职业经理工作时间的最大干扰因素。由于职业经理角色的特殊性，会遇到上、下、左、右全方位的干扰。研究表明，干扰者顺序为：

（4）罗列出干扰所带来的后果

（5）寻求对策

寻求前三位干扰因素的对策，其它则可以缓一步。

3.干扰因素分析法的启示

（1）通过对干扰性因素排序，找出最需要克服的因素。

（2）在拖延性干扰中，最需要而且最能够克服并且容易产生良好结果的是克服“缺乏自律”。因为在拖延性干扰中，许多因素你可能无法把握，但是，你应当可以把握你自己。

（3）在突发性干扰中，最需要克服的是“突然约见”。

（4）都是谁干扰了你的时间安排，偷走了你的时间？不同的人、不同的行业、不同的企业，可能会有不同的顺序。你一定要清楚，谁对你的干扰最大？下属、上司、同事、客户、朋友，还是你自己？

【自检】

选择你认为最适合的分析方法，对你的时间利用方式进行分析。

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

【本讲总结】

本讲主要介绍时间分析的方法。感到特别忙乱的时候，运用不同的时间分析方法对时间进行分析，以帮助职业经理获得利用时间的合理模式。这是职业经理进行时间管理的重要方法。

【心得体会】

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________