行政助理岗位分析报告

内容摘要

随着市场竞争的加剧，企业管理面临着不断改进内部管理和服务的压力，而行政助理在企业中作为行政部经理的助理工作人员承担着公司内部行政管理的工作，行政助理代表了企业的内部形象，工作业绩和服务标准的好坏将直接影响到企业的内部管理。本文通过作者的实习经历，来分析行政助理这个岗位。首先介绍了行政助理的工作内容，其次分析此岗位中容易出现的问题，最后为避免这些问题，提出解决问题的方法。

关键词：行政助理；内部管理；服务标准；岗位分析

目录

一、公司介绍 (5)

（一）康宏金融集团简介 (5)

（二）康宏规模 (5)

（三）主营业务 (5)

二、行政部介绍 (6)

（一）行政部介绍 (7)

（二）行政助理人员应该具备的素质 (7)

1、仔细的工作态度...................................................... 错误！未定义书签。

2、良好的服务心态...................................................... 错误！未定义书签。

（三）行政助理岗位的工作内容 (7)

三、工作中容易出现的问题 (7)

（一）不熟悉整个工作流程 (7)

（二）与公司其他工作人员的沟通问题........................... 错误！未定义书签。

（三）行政助理的工作协调能力....................................... 错误！未定义书签。

四、处理问题的主要对策 (10)

（一）公司对新同事要做好培训 (10)

（二）学会沟通 (10)

（三）明确自身的服务角色............................................................... 错误！未定义书签。

（四）确定“服从性＋主动性”的工作态度 (10)

五、行政助理岗位工作体会 (10)

（一）要细心，谨慎 (11)

（二）一份收获，三份耕耘 (11)

参考文献...................................................................................... 错误！未定义书签。致谢.............................................................................................. 错误！未定义书签。

作者：

一、公司介绍

（一）康宏简介

康宏金融集团（"集团"）于1993年成立，是香港的全方位金融导航专家。自成立以来，集团以稳健的管理和专业的水准，致力为企业机构性及个人客户提供多元化而全面的一站式金融服务。

集团旗下主要成员包括康宏理财服务有限公司，康宏资产管理有限公司。以及康宏证券投资服务有限公司透过这个庞大平台，我们为客户提供理财策划，强制性公积金，保险服务，资产管理，证券及期货交易，风险管理，投资移民咨询及按揭转介等全方位金融服务康宏理财控股有限公司并已于二零一零年七月于香港联合交易所主板上市。

同时，集团积极拓展亚太区业务，于大中华地区设立附属公司及合营企业，包括康宏财富投资顾问（北京）有限公司及深圳康宏保险经纪有限公司，全面提供人寿及一般保险经纪服务，风险管理咨询服务，再保险经纪服务，以及机构层面上的保险及投资策划咨询服务等等。其中深圳康宏保险经纪有限公司已持有全国性经营保险经纪牌照。

（二）康宏规模

公司在快速发展，相应员工队伍也不断地壮大，目前已拥有170多位员工，目前已扩大到将近2000平方米。公司约有10个部门，每个部门都发挥各自独特的作用。

（三）主营业务

1、投资相连保险计划。投资相连保险计划让客户分享投资回报兼具人寿保障。于单一的投资平台上，提供灵活认购及一系列优质基金选择，让客户轻松掌握个人投资组合。

2、投资基金。透过康宏的Kerberos的代名账户服务，我们能为客户提供由著名基金管理公司提供的多元化投资基金。此外，我们已委任一间持牌银行为公司的基金销售支援服务供应商，托管人及现金管理银行，确保提名的Kerberos 客户享有世界级服务及保障。

3、全权委托投资组合管理服务。选用全权委托投资组合管理服务的客户，不仅获得值得信赖及专业的投资队伍妥善管理其投资组合，更可选择多元化及创新的投资方程式。在全权委托的服务框架下，我们可迅速回应市场出现的风险和捕捉最佳投资时机。

4、传统寿险 - 定期寿险，储蓄寿险，终身寿险，年金等。定期寿险于指定期限提供保障而且保费商宜。终身寿险则随保单年期提供累积现金价值，以备日后重要开支之用。储蓄寿险则配合客户于人生不同阶段之财务目标并能在不幸身故时予客户至亲提供援助。所有寿险于保单期满时或受保人于目标储蓄期间不幸身故时均可获发投保额。年金则是一项能为客户提供稳定收入的保障计划。

5、一般保险。其他保险产品，包括旅游保险，家居保险及意外保一般保险，提供保障以切合不同之需要。每一产品均就未可预知之情况提供保障。

6、强制性公积金计划。强制性公积金是客户退休储备之根本，客户应多加留意强制性公积金之表现以加强退休保障。定期检讨及调配乃长线投资致胜之道。因此，一位长线理财伙伴担任举足轻重的角色，助客户达至理想之退休生活。

7、按揭转介服务。市场上有很多不同类型的按揭计划，要清楚每个计划必须花上很多时间。但经过康宏便可同时网罗多达30家银行及金融机构的按揭产品，并会为你分析不同计划之优劣，让你拣选真正适合自己的计划。

8、投资顾问服务。康宏证的服务范围包括协助客户申请"资本投资者入境计划"，提供一站式专业服务。由申请资产评投资移民估，办理申请，投资安排，周年汇报等，直至客户领取香港居民身份证，让客户轻松获取香港居民资格，专享"一国两制"下的优厚待遇。

二、行政部介绍

（一）行政部介绍

公司行政部属于公司总经理直管，行政部现有经理一名，行政助理三名，勤务人员4人。行政部主要负责服务、协调总经理办公室工作，检查落实总经理室安排的各项工作。并及时反馈总经理室，保证总经理办公室各项工作的正常运作。负责安排公司的年度工作会议、月度及每周工作例行等会议。负责公司相关文件的起草、印制和分发，上级和外部来文的签收、登记和领导批示后的传阅、催办、回复。做好公司行政类文件的审核、编号、立卷、存档工作。根据公司物料采购的品种、规格和批量，负责进行市场调查，选择合格的供方并定期进行市场调查及供方资质评审。负责各类物品的采购工作，确保按时完成各项采购任务，并保证所采购的物料质量符合要求。完善公司行政管理制度，管理公司资产，做好物品的管理工作及各项后勤保障工作。负责建立员工制服管理制度，并不定期对员工着装情况进行检查，对不符合着装要求的按相关制度进行处理。拟制公司组织架构及人员编制，根据公司不同时期的发展状况，对公司的组织架构及人员编制做出调整，报公司领导审批。负责制定公司绩效考核办法，组织各部门对公司员工的任职情况进行考核，并在此基础上提出任免、奖罚建议，供公司领导决策时参考。负责每年底制定下一年员工业余活动方案，报公司审批后，组织开展各类员工业余活动，丰富员工业余文化生活。

（二）行政助理人员应该具备的素质

1、良好的服务心态

2、严谨仔细的工作态度

（三）行政助理岗位的工作内容

一般而言，公司行政助理主要负责协助行政部经理处理日常的行政管理工作：

1、文件、档案、资料的整理、分类、归档、记录；

2、电话记录、打印文件、复印资料；

3、日常报表的收集、整理、汇总、传递、上报；

4、遇突发事件，紧急联系相关负责人，协助解决；

5、收发邮件、信件，及时转交相关人员；

6、上情下达，下情上传；

7、保密工作（包括：公司内部信息、资料、文件、人事、档案、会议内容、计算机信息、财务等）

8、处理各部门人员的报帐事宜，审核、汇总、传递工作；

9、协调各部门人事关系，使之工作能顺利、高效完成；

10、完成上级管理层交付的临时工作；

11、保持工作环境整洁、干净等。

三、工作中容易出现的问题

（一）不熟悉整个工作流程

新员工刚开始，不清楚自己的工作职责，内容及流程，虽然工作中每个部分都大致学会了，但是要自己独立跟客户，仍然无法走整个流程。

（二）与公司其他工作人员的沟通问题。

行政助理工作的中心主要是负责行政经理做好公司内部的日常管理工作，因此和公司其他部门的沟通就成为行政助理最重要的工作，行政助理工作要给公司的其他部门提供服务，是要让其他部门的工作人员满意，以服务为中心，为企业管理赢得效率。平时管理过程中，有什么不清楚的地方或需要其他工作人员配合的时候，都需要行政助理去沟通协调，因此沟通结果的好与坏，直接关系到公司内部管理的成败。

（三）行政助理的工作协调能力。

行政工作是一项很复杂的工作，主要体现工作人员的应变、协调和语言表达能力等方面，其中最重要的就是工作协调能力，行政人员需要多动脑、勤跑腿、嘴巴甜，不光要完成自己的本质工作，还要能够准确领会到领导意图。

四、处理问题的主要对策

（一）公司对新同事要做好培训

新同事由于刚来公司，对整个工作流程不太熟悉，不明确自己的工作内容及职责，这样不利于新同事尽快进入角色。很多人会做好自己被安排的事情，却不明白自己为什么要这么做。公司若能抓好培训这一块，能够让新同事更快上手，提高工作效率。

（二）学会沟通

沟通不仅是与人交流，更重要的是为了解决问题。良性沟通是走向成功的必要条件，行政助理在工作中一定要掌握一些人际沟通的技巧，也有助于建立更好的人际关系。并且针对现代人沟通存在多种障碍，比如心理结构、习惯差异造成的文化障碍，外语、方言造成的语言障碍，上下级关系造成的组织障碍，性格、情感、疾病造成的心理障碍，以及时间、环境、利益等造成的其他障碍。找出相对应的解决措施，并且通过勤学苦练，通过自身努力做到无障碍沟通。

（三）明确自身的服务角色

行政助理要对自身的工作定位弄清楚，因为助理工作本身就是协助主管人员和其他部门人员做好相互之间的沟通和协调，这是一个服务性的角色，目标做好公司的内部管理工作，为员工提供无后顾之忧的工作环境。

（四）确定“服从性＋主动性”的工作态度

行政助理既要服从领导，要完成领导交办各项任务。同时还要担当领导的左右手，善于发现问题，主动解决问题。同时具备较强的学习能力，凡事要站在公司的立场，为公司着想。

五、行政助理岗位工作体会

来公司实习已经有3个月了，自己从3个月前什么都不懂，经常会做错事，到3个月后的现在，开始独立开展工作，我觉得自己在一点点积累，一点点成长，

一点点走向成熟。这次实习，发现自己见识了很多，也学到了很多，感触很深。无论是生活还是工作都觉得自己收获不少。总结如下

（一）要细心，谨慎

第一：以后尽量把事情逐步完成，不留空。做完一定要像第一次做一样，检查几遍，或者有可能请别人帮忙检查一次。

第二：养成事前演练的习惯。查清楚需要的资料，想象可能出现的问题，把它们记在记事本上，多拿出来看看。

第三：集中注意力，少些杂念。

记事本还是随身带的好。一个人忙起来真的无法记得太多东西。实战

真的不像考试这么简单。没给我们这么多时间去学习，做熟，演练，

也没有人会提醒你错哪了。经验就是这样积累起来的。

（二）一份收获，三份耕耘

第一：要熟悉自己行业职位的专业知识，要让客户感受我们很专业。

第二：保持积极向上的心态

第三：要多听，前辈的忠告，即使是非常难听的话

要多看，每个人发生的事情不一样的处理方法也不一样，但是可以多

个参照。要多做，别人不肯做不想做不愿意做的，你要去做，错了不

要怕别人笑。

（三）良好的心态，面对每一天的工作

一个人心情开朗则对什么事情都充满了热情，做事情的时候都积极上进，自然就会事事顺利，心情也就会越来越好；但是相反，一个人心情抑郁，整天愁眉苦脸地面对生活，不管做什么事情都不积极，甚至错误百出，那么自己的价值就会得到怀疑，别人和自我的肯定越来越少，这样也就使心情更加的消极抑郁，成了一个恶性循环。

刚来到公司，面对的事情那么多，客户的事情又那么麻烦，我甚至心里还抱怨过，但我发现那样下去，我会什么都学不到，天天在这样的心情下消沉下去。后来，与师傅聊过，她也教我很多东西，她让我知道只有保持一颗积极向上的心态，才能把事情做好，并且自己心情也会好。

之后，我每天都会为自己加油，并且时时刻刻保持好心情，把每次接待客户都当作是展

现自己的机会。就这样，我发现自己做事更加得心应手了，而且与同事的关系更加密切。所以，工作中，要先处理心情，再处理事情。

当存高远，事应求卓越。前途是光明的，道路是曲折的。借用胡娟的话，“既然选择好了自己的事业，就应该无条件地倾注所有的努力，纵然遇到再多的困难，也会坚持下去，无论做什么，只要坚持就有成功的机会，可是如果没有坚持那一定不会成功。”我相信，一切成功都离不开坚持。唯有坚持，才能在实践