行政执法文书使用及档案管理制度

《卫生行政执法文书》使用及档案管理制度

为加强卫生行政执法文书（以下简称“文书”）的管理，根据卫生部发布的《卫生行政执法文书规范》（卫生部令第34号），结合我所实际，特制定本制度。

第一条法制稽查科负责对文书进行统一管理。

第二条各监督科室应指定专人负责文书的管理工作，管理的内容包括文书的领发、指导本科室人员进行文书文号编号的编排等。

第三条凡设定“文号”或“编号”的文书都必须加

盖卫生局的公章。

文号的形式为“地区简称+卫+执法类别+执法性质+[年份]+序号”。其中各业务科室的执法类别分别是：食品卫生监督为“食”，公共场所卫生为“公”，饮用水卫生为“水”，化妆品卫生监督为“妆”，学校卫生为“学”，医疗与妇幼卫生监督为“医”，传染病防治监督为“传”，消毒产品监督为“消”，职业卫生监督为“职”，放射卫生监督为“放”等。文号由各业务科室按顺序自行编写。

编号的形式为“年份+序号”。全所采用流水号，编号顺序由法制稽查科统一掌握。

文书类别和执法性质类别见附表。

第四条每年年终，各业务科室应将本年度的文书制作目录及设有存根的文书交回卫生监督法制稽查科存档；因使用不当而作废的文书，也应随文书制作目录交回。

第五条为保证行政许可文书记载的完整性、规范性、详实性、安全性，规范履行行政许可程序过程中形成的各类文书档案，根据《中华人民共和国行政许可法》和有关规定，结合我所实际，制定本办法。

第六条许可审办科负责对全所行政许可形成的文书

档案进行收集、整理和归档。要求文件完整、齐全，按时完成。综合科负责对行政许可档案归档工作进行监督和指导。

第七条各监督科室应建立企业分户档案，负责对本科室行政许可过程中的申办材料进行归档，并将日常性卫生监督文书及时整理归档。

第八条行政许可档案的文书归档材料应齐全、完整、准确，字迹应工整、清晰。每个许可事项集中立卷，实行一户一卷、一卷一号。

第九条文书归档材料由许可承办人员在许可结束后1个月内归档，并于次年3月前整理立卷，移交所档案室。

第十条行政许可档案的卷内文件排列应当按照文件

材料的重要程度和行政许可的办理程序顺序排列，体现受理、审查、决定以及送达的全过程。行政许可档案的内容为：（一）申请人提交的申请材料原件；

（二）行政机关进行一次性告知的文字记载；

（三）受理行政许可后，办理过程中形成的各类文书原件；

（四）听证材料；

（五）延期办理的批复文书；

（六）向申请行政许可决定的文书；

（七）监督检查情况及处理结果；

（八）其它应归档的文件材料。

上述（一）、（二）、（三）、（六）、（七）项为必备材料，（四）、（五）、（八）项为不同情况准备的特殊材料。

第十一条案卷内的文书材料应统一使用A4型纸；纸型大于A4型纸的，应折叠成A4幅面；纸型小于A4型纸的，应用A4型纸托裱。

第十二条文书材料应使用钢笔、签字笔书写，计算机打印文书材料要采用耐久材料。字迹要工整、清晰，已破损、褪色或者容易破损、褪色的文书材料要托裱、修补或复制，复制件要与原件一并组卷。

第十三条卷内文书材料应按顺序编写页号，页号一律用铅笔使用阿拉伯数字编写在材料右上角和背页的左上角，案卷封面、封底、卷内目录以及没有文字的材料页面不编写页号。每个卷宗均须填写卷内目录和备考表，要求规范准确。

卷宗标题应完整揭示卷内文件内容，简明确切，标注当事人。

第十四条行政许可档案保管期限，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定及许可事项的重要程度、许可事项的期限确定。

第十五条有关科室及档案管理员应按照国家档案管

理的有关规定做好行政许可档案的保管、保密、移交等工作。已归档的案卷，任何人不得擅自抽取、涂改、增删、污损卷内的文书材料。

第十六条对有违反档案管理规定行为的科室或人员，依照有关规定追究相应责任。

第十七条本制度自发布之日起执行。