电子邮件中的商务沟通礼仪

电子邮件中的商务沟通礼仪

师建胜随写于八月十六

近日收到一封来自实习生候选人的邮件。从电子邮件和商务沟通礼仪的角度看，这封邮件具有一定的代表性。其实，在过去这些年，无论是来自外部同学还是内部同事，这样的邮件已经见过很多次了。虽然见一次、说一次，还是屡见不鲜、屡禁不绝。

今天，以下面的邮件为例，就事论事，不特意针对任何具体的个人，阐述一下本人理解的电子邮件注意事项和商务沟通礼仪。恰好被点到的同学，也不用不好意思，因为其他人也可能会这样；其他潜在具有此类情况的同学，也请看一下。如果您觉得我说的有道理，请在以后的商务沟通中稍加注意；或者，如果您愿意，也可以转发给您的同学。如果您觉得我是小题大做、哗众取宠，您可以快速翻过此页，去浏览您感兴趣的其他内容。

邮件示例：

案例分析：

上述几个红圈的地方，是我认为有待改善的。

1，注册一个“对公邮箱”

通常有以下几种邮箱。“私人邮箱”，是指个人注册的免费或收费邮箱，邮箱用户名或常规、或个性，只用于家人、朋友之间的私密沟通。“工作邮箱”或“公司邮箱”，通常是公司提供的邮箱，只做公务上的沟通。当然，有很多自由职业者，可能混用上述两类邮箱，私人邮箱可能同时也是工作邮箱。

我建议同学们单独注册1-2个“个人对公邮箱”，用于社会实践、将来就业时，与单位沟通。这个邮箱的用户名，通常就是 https://www.360docs.net/doc/9d3017740.html,stname@，中文拼音或英文名均可。尽量不带数字。对于企业招聘人员来讲，一个非常有个性的邮箱名，无论褒义、贬义或搞笑，除了增加他人的谈资，并不会为你的应聘加分。而一个商务范儿十足的用户名，着实会增加面试官的好感。

可选的邮箱服务商很多，现在几乎都免费了，空间也够大。可优先选择支持IMAP协议的，这样在不同客户端上收发、整理和同步邮件会很方便。

如果与国外沟通，可选Gmail或https://www.360docs.net/doc/9d3017740.html,，毕竟是两家业界比较知名的公司。国内的服务商，个人觉得126还不错。

QQ和QQ邮箱，容易有争议。有的公司支持，有的公司禁止。因此，建议选择一家比较中性的服务商。

2，设置显示名

本例中，显示名为“大梁”。商务沟通中，通常建议显示名就是你的 Firstname Lastname。如果预期会和老外沟通，则务必避免中文。如果只和中国人沟通，也可以使用姓名的中文全名。

3，邮件标题

企业的工作人员通常每天处理大量邮件。规范的显示名、简洁明确的标题，能帮助工作人员快速浏览、分类和处理该邮件。

本例中，显示名是“大梁”，邮件标题是“实习生”，极有可能被当作垃圾邮件或不重要的邮件处理。

如果稍微改动一下，例如改成“应聘实习生岗位_北航MTI_某某某”，看起来会清楚很多。

4，邮件正文

电子邮件，仍然属于信件的范畴。书信的基本礼仪和要求，还是要遵守的。

例如，没有称呼和落款的邮件，特别是第一次沟通，是非常不妥的。我本人看到这种邮件，如果是自己的员工，会立即退回要求重发；如果是外部资源，会降低我对他的好感。

大家很熟悉了之后，在一些非常简短的回复中，有时可以没有称呼，但必须有落款。只有关系非常密切的人，可以在简短的回复（通常只有一行或几个字）中省略称呼和落款；而邮件稍微长点，都会再加上。

5，你是谁、如何联系你？

如果你希望别人容易找到并记住你，请在邮件标题和正文的开篇介绍中写出你的名字。

如果你希望别人联系你，请在邮件落款处留下你的联系方式。

大家都很忙，Outlook的搜索功能或第三方插件，首先是检索邮件文本，其次才是附件。没有人会为了找到你而从成千上万的邮件中去翻查附件。

6，锦上添花

电子邮件只是工具。请永远记住，坐在另一台电脑面前读你邮件的，是一个活生生的、有血有肉有感情的人。他虽然看不到你的音容笑貌，但能从字里行间感受到你。

例如，本邮件发出的时间是9月19日，也就是农历的中秋节。在邮件中添加几句寒暄和祝福的话，不仅是人之常情，有时候甚至是不可或缺的。

小结：

上述各条建议，只是个人在工作和与人沟通时的注意事项，这么多年一直要求自己小心遵守。不一定是最佳实践，但至少没什么坏处。