合同会签单格式(模版)(整理).pptx

合同档案管理制度模板

编号：_______________本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载合同档案管理制度模板甲方：___________________ 乙方：___________________ 日期：___________________

为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料（活单见附表2）等。二、合同档案管理原则 1 、合同档案实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。 3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。三、合同文档的移交 1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组。 2 、合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料（交接活单参见附表3）向合同管理组移交。 3、合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成册，经分公司业务经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交。 4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 5、合同文档移交时，必须编制档案移交活册并当面活点。以双方签字认可后方为完成交接手续。四、合同文档的管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每半年活理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计活单。 4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。 8 、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

档案整理服务合同(范本)【模板】

档案整理服务合同（范本）合同号：甲方(采购人): 签订地点: 乙方(成交供应商): 签订日期: 年月日甲方XX省档案局对项目进行竞争性谈判采购(谈判编号： )的成交结果，乙方为成交供应商，现依照谈判文件、响应文件及相关文件的内容，双方达成如下协议： 1、合同标的和合同价格 2、服务方式和服务地点 2.1服务方式： 2.2服务地点： 3、项目清单 4、付款方式与条件：按谈判文件要求。 5、质量要求和技术标准（应按成交供应商响应文件为依据。） 6、技术服务、人员培训及技术资料 7、验收 (项目验收标准和方法应按谈判文件要求填列。)验收结果经双方确认后，双方代表必须按规定的验收交接单上的项目对照本合同填好验收结果并签名盖章。 8、质量保证

9、知识产权乙方须保障甲方在使用该产品或其任何一部分时不受到第三方关于侵犯专利权、商标权或工业设计权等知识产权的指控。如果任何第三方提出侵权指控与甲方无关，乙方须与第三方交涉并承担可能发生的责任与一切费用。如甲方因此而遭致损失的，乙方应赔偿该损失。 10、违约责任 10.1未按期交货的违约责任 10.1.1如果乙方未能按合同规定的时间按时足额完工的（不可抗力除外），在乙方书面同意支付延期交货违约金的条件下，甲方有权选择同意延长服务期还是不予延长服务期，甲方同意延长服务期的，延期完工的时间由双方另行确定。延期完工违约金的支付甲方有权从未付的合同货款中扣除。延期完工违约金比率为每迟交1 天，按迟交项目金额的％。但是，延期完工违约金的支付总额不得超过迟交项目部分合同金额的％。 10.1.2如果乙方未能按合同规定的时间或双方另行确定的延期服务期按时足额完工的（不可抗力除外），每逾期1天，乙方应按迟交项目金额的％向甲方支付逾期完工的违约金。逾期完工违约金的支付甲方有权从未付的合同货款中予以扣除。若乙方逾期完工达30天（含30天）以上的，甲方有权单方面解除本合同，乙方仍应按上述约定支付延期完工违约金。若因此给甲方造成损失的，还应赔偿甲方所受的损失。 10.2若乙方不能完工的（逾期15个工作日视为不能完工，因不可抗拒的因素除外）或完工不合格从而影响甲方正常使用的，乙方应向甲方偿付不能完工部分货款的％的违约金。违约金不足以补偿损失的，甲方有权要求乙方赔偿损失。 10.3如果乙方未能按照合同约定的时间提供服务的，每逾期天的，乙方应向甲方支付元违约金，若因此给甲方造成损失的，乙方还应赔偿甲方所受的损失。 10.4甲方逾期付款的（有正当拒付理由的除外）应按照逾期金额的每日％支付逾期付款违约金。 11、违约终止合同 11.1在补救违约而采取的任何其他措施未能实现的情况下，即在甲方发出的违约通知后30天内(或经甲方书面确认的更长时间内)仍未纠正其下述任何一种违约行为，甲方有权向乙方发出书面违约通知，甲方终止本合同。 11.1.1如果乙方未能在合同规定的期限内或双方另行确定的延期完工时间内交付合同约定的项目。 11.1.2乙方未能履行合同项下的任何其他义务。 12、不可抗力因不可抗力造成违约的，遭受不可抗力一方应及时向对方通报不能履行或不能完全履行的理由，并在随后取得有关主管机关证明后的15日内向另一方提供不可抗力发生以及持续

合同档案怎样归档[工作范文]

合同档案怎样归档篇一：公司合同归档办法南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法一、公司合同按内容共分为三类 1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同 2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同 3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等二、合同接收程序合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并签字，注明：合同名称、存档日期、数量。一般情况下，存档合同应为正副本各一份。三、合同存档程序合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及

正、副本章。然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。四、合同补充协议接收、存档程序由于合同变更而产生补充协议时，接收程序同上。存档时，要将合同补充协议编号为：南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议1（当合同多次变更时，补充协议的编号顺应为南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议2，……）。补充协议要与原合同一起保存在同一个档案盒内。PDF格式的补充协议要与原合同的PDF文件进行合并，同时更新Exce格式的“合同目录”中“合同总额”等相关信息，并在备注栏说明：有补充协议，日期：XX年X月X日。五、《付款审批表》和《入库单》存档程序合同的《付款付款审批表》第一联（白色）和《入库单》（白色）应存在档案室，接收程序同上，并保存在该份合同的档案盒内。PDF格式文件要与原合同PDF格式文件进行合并。同时更新Excel格式的“合同目录”中“已付款”等相关信息。六、副本合同向财务部移交程序

合同归档表格范本[工作范文]

合同归档表格范本篇一：合同档案归档制度合同档案归档制度为规范股份公司合同文档管理工作，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，保证合同档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，特制定本制度。一、合同档案归档范围本制度所指的合同档案是公司在项目建设和业务经营中形成的各类合同、合约、协议等文本。包括：合同文本及招标文件、应标文件（投标文件）、会议纪要、合同评审表等相关材料。二、合同档案管理原则 1、合同档案实行由股份公司、各产业、公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、安全和有效利用。 2、各办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管本单位所有合同文档。 3、各办公室应确定一名兼 (专)职合同档案员负责合同文档管理。三、合同档案的移交 1、在正式签署合同后三个工作日内须将合同正本原件（包括：合同文本及招标文件、应标文件（投标文件）、会

议纪要、合同评审表等相关材料）移交办公室1份。 2、合同文档移交时，必须在《合同档案交接表》上登记，以双方签字认可后方为完成交接手续。四、合同档案的归档 1、合同档案以专项档案进行单独立卷归档。 2、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 3、必须建立合同档案管理台账，记录合同编号、合同名称、签约日期、承办部门及人员、对方当事人名称、合同标的（合同总额）、履行情况等事项，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 4、合同档案必须在合同变更、或履行完毕后，及时系统整理、装订归档，并在每年一季度对上年度档案按短期、长期、永久(永久、30年、10年)期限归档保管。 5、合同档案的销毁严格按照股份公司档案管理制度相关条款执行。 6、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 7、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。五、合同文档的查阅 1查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经主管领导、办公室主任签字同意后，合同管理员方可办理借用、

合同档案如何整理

合同档案如何整理如何有效管理合同档案摘要：合同档案在经济活动中的地位愈来愈重要.然而,由于管理不善,有相当一部分合同无法作为原始依据在日后的经营活动中发挥作用；结合多年工作经验，就合同档案管理的相关问题进行分析。以供参考。关键词：合同档案管理前言合同是体现平等主体的自然人、法人、及其他组织之间,依照合同法及其有关法规和规定签订的设立、变更、终止民事权利义务的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理,一直存在某些难点问题,如收集归档率低,保管期限划分随意性大,管理模式与利用需求存在冲突,开发利用水平低等,制约着合同档案管理水平的进一步提升。一、合同档案的收集

合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看,在一个法人单位,不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办,甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节;从合同成立看,合同送交所有责任方签署完毕后方才成立,流程多周期长。受内外因素的影响,合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象,从而给档案部门的收集工作带来一定困扰,直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定:“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”而依目前国内惯例,合同签订成立基本以签订方盖章为准(签订方皆为自然人除外) 。可见,盖章环节是合同档案收集的关键。如果在合同用印环节即注意对合同进行编号登记,作为追索合同文本的凭据,有助于提高合同收集归档率。档案委托协议书甲方：xx 乙方：xx档案管理有限公司

合同归档

?一、总则为了建立健全的档案管理制度和规范部门档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，同时使档案更有效地为公司管理、经营等各项工作服务，增强档案的实用性和有效性，特制定本制度。 ?二、归档范围 1、合同档案：公司与有关单位签订的各类业务合同及与业务相关的协议，文件等。 2、非合同档案：与业务有关的协议，文件等。三、归档制度 1、凡属归档范围的文件资料，均由大客户中心统一管理，任何个人不得擅自留存。 2、归档的文件资料，原则上必须是原件，各部门保存复印件。原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的，大客户中心保存复印件，并备注原件的保留部门，以备查阅。 3、所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。四、档案保管制度 1、大客户部门设专门存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。 3、部门设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。 4、档案分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 6、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

7、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。五、档案管理员的职责 1、部门设兼职档案管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。 2、具体负责工作：负责部门档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。 3、档案管理人员要严格执行部门档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。六、档案查阅和借阅要求 1、部门档案只供集团内部人员借阅,公司内部人员借阅者需要填写《档案借阅登记表》, 集团人员借阅需要提交经上级领导审批的《借阅申请表》。 2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还。 3、不准转借,必须专人专用。 4、必须爱护档案,不得抽换档案内文件，保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 5、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

公司合同归档管理流程

公司合同归档管理流程作为一家公司，不管是上市企业还是小公司，都需要一个正规的公司管理制度，更需要一个专门对于合同的管理制度，首先我们得了解合同管理是什么，当我们了解了合同管理之后，才能对合同归档管理流程作进一步的了解。今天就跟随小编来看一下公司合同归档的管理流程。 1、合同应交由企业档案管理部门进行归档，档案管理一般为法务部门或行政部门。为保稳妥，建议企业每个合同至少应留存两份原件，并分别放置两个地方独立留存。 2、合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总，共同完成登记工作。有些企业仅登记合同中的收、付款信息，这是远远不够的，登记应至少包括对方主体信息、主要项目内容、本企业合同负责人、对方合同负责人、主要权利义务履行期限、付款节点、收款节点、涉及资产购买的还应进行资产登记。 3、合同归档之前进行扫描，留存合同电子版，做到纸质文件与电子文件的统一。日后非必须使用原件时，查询电子版本即可。 4、建立客户档案信息。通过签署合同得知的客户信息进行汇总，方便日后查询。汇总的信息应包括客户主体信息、联系方式、业务成交过程中的重点注意事项等，为日后客户回访及老客户维护提供信息支持。

5、建立客户评价系统。每签署一份并执行完毕的合同，请客户对本企业进行评价，以收集自身企业在合作过程中的不足，并进行对应的完善改进工作。 6、定期对合同进行汇总、整理，从不同的角度对合同进行分类、分析。如在艺人经纪公司中，可以按照艺人进行分类，这样可以汇总每位艺人的业务收支情况、经纪事务发展情况，给每一个艺人团队的发展提供数据支持;可以按照业务类型分类，这样可以汇总公司的版权收入、演出收入、制作支出、造型支出，给公司老板在日后平衡总体收支提供参考;还可以按照经纪业务来源分类，这样可以看出业务的来源是哪里，能够促进销售体系的完善。根据每个企业情况的不同，可以灵活的、多维度的进行汇总、分析，通过合同来反映企业的经营状况进而调整公司经营策略。合同归档管理是企业管理的一项重要内容，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。搞好合同归档管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极地意义，为加强合同归档管理，避免失误，提高经济效益。

合同归档管理流程

合同归档管理流程第一章目的合同管理是企业管理的一项重要内容，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。第二章适用范围本制度适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同等。第三章实施细则 1、销售收到有效合同文本后，统一交由商务部保管。 2、商务部收到有效合同文本后，第一时间知会预算财务；并将有效合同文本原件移交指定保管人员，同时办理相关交收、复印、登记工作。 3、保管人员收到有效合同文本原件后，统一做好合同登记归档工作，除项目竣工验收报档案馆时需要原件外，其余一律不得借阅和复印。 4、项目竣工验收报档案馆需原件时，须由销售向其部门领导出具出面申请并由其部门领导签字认可后，交商务部后，方可领取有效合同文本原件。 5、若有特殊情况必须借阅有效合同文本原件时，借阅者需向所属部门领导申请并得到公司总经理首肯、总经理签字后方可借阅。第四章附则 1、合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，有关人员应保守合同秘密，并及时分类归档。 2、以上资料不得随意改动、弃置、销毁、遗失。 3、相关保管人员要定期（每月）检查已执行完毕但未归档的合同及相关文件。 4、借阅合同文本人丢失合同文本的，根据情节可以给予警告、记过、500-1000元罚款。 5、项目结束后，合同、供货清单、收货清单、验收报告等必须完整，方可归档。

合同归档登记表[工作范文]

合同归档登记表篇一：合同档案登记表合同档案登记表附：本单据一式两联，分别由录入组和业务部留存带*号的项目为必填项目篇二：--xx 篇三：合同类别：武汉欧芹科技公司合同登记本商务部 20XX年篇四：合同档案归档制度合同档案归档制度为规范股份公司合同文档管理工作，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，保证合同档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，特制定本制度。一、合同档案归档范围本制度所指的合同档案是公司在项目建设和业务经营中形成的各类合同、合约、协议等文本。包括：合同文本及招标文件、应标文件（投标文件）、会议纪要、合同评审表

等相关材料。二、合同档案管理原则 1、合同档案实行由股份公司、各产业、公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、安全和有效利用。 2、各办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管本单位所有合同文档。 3、各办公室应确定一名兼 (专)职合同档案员负责合同文档管理。三、合同档案的移交 1、在正式签署合同后三个工作日内须将合同正本原件（包括：合同文本及招标文件、应标文件（投标文件）、会议纪要、合同评审表等相关材料）移交办公室1份。 2、合同文档移交时，必须在《合同档案交接表》上登记，以双方签字认可后方为完成交接手续。四、合同档案的归档 1、合同档案以专项档案进行单独立卷归档。 2、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 3、必须建立合同档案管理台账，记录合同编号、合同名称、签约日期、承办部门及人员、对方当事人名称、合同标的（合同总额）、履行情况等事项，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 4、合同档案必须在合同变更、或履行完毕后，及时系

合同档案归档表格

合同档案归档表格篇一：合同档案归档制度合同档案归档制度为规范股份公司合同文档管理工作，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，保证合同档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，特制定本制度。一、合同档案归档范围本制度所指的合同档案是公司在项目建设和业务经营中形成的各类合同、合约、协议等文本。包括：合同文本及招标文件、应标文件（投标文件）、会议纪要、合同评审表等相关材料。二、合同档案管理原则 1、合同档案实行由股份公司、各产业、公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、安全和有效利用。 2、各办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管本单位所有合同文档。 3、各办公室应确定一名兼 (专)职合同档案员负责合同文档管理。三、合同档案的移交 1、在正式签署合同后三个工作日内须将合同正本原件（包括：合同文本及招标文件、应标文件（投标文件）、会议纪要、合同评审表等相关材料）移交办公室1份。

2、合同文档移交时，必须在《合同档案交接表》上登记，以双方签字认可后方为完成交接手续。四、合同档案的归档 1、合同档案以专项档案进行单独立卷归档。 2、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 3、必须建立合同档案管理台账，记录合同编号、合同名称、签约日期、承办部门及人员、对方当事人名称、合同标的（合同总额）、履行情况等事项，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 4、合同档案必须在合同变更、或履行完毕后，及时系统整理、装订归档，并在每年一季度对上年度档案按短期、长期、永久(永久、30年、10年)期限归档保管。 5、合同档案的销毁严格按照股份公司档案管理制度相关条款执行。 6、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 7、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。五、合同文档的查阅 1查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经主管领导、办公室主任签字同意后，合同管理员方可办理借用、调阅手续。合同借用、调阅原则以影印件借出，合同原件无

合同归档管理办法

合同归档管理办法一、目的为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。二、工程项目档案归档范围本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。其主要包括：中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。三、资料员及其职责部门经理指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其主要职责包括： 1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料； 2、档案材料的保管； 3、档案材料的查借阅、催还； 4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。四、档案的立卷、收集、整理

1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。 2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。 3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记。 4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。 5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。五、档案的管理 1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。 2、每月对档案进行一次清理。 3、清除不必要保存的材料。 4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。六、档案要求 1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。 2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。 3、传真件应复印一份归档。七、档案的保管

档案整理合同协议书范本通用版

甲方：乙方：甲乙双方就甲方“业务档案的整理、扫描、加工”业务需要，遵循平等、互惠和诚信的原则，为明确双方权利、义务，根据国家法规及业务实际需要，经协商一致订立合同如下：第一条整理概况（一）整理档案的类别和数量。①专业档案【详细描述档案的具体内容情况和和档案的数量，不同的数量价格是不一样的。一定要搞清楚数量。批发零售是不一样的，甚至会导致采购方式变化，例如到达金额了要采取招标采购方式等。】（二）整理内容：负责甲方的专业纸质资料进行收集、整理、扫描、加工服务，负责对甲方档案数据的系统录入，相对应的图片挂接、打印目录、粘贴脊背、装盒、上柜等工作。整理标准和质量要求要详细明确，不要在合同价格定下来后变化。否则，对价格就会产生争议。（三）整理时间：起始日期：年月日，截止日期：年月日，期限：年；乙方应在上述期限内按本合同约定的全部要求完成全部档案的整理工作。第二条整理价款包括（一）服务期：年。（二）服务费：元整。（三）其他：材料费、工具费不纳入整理价款。第三条整理质量（一）按照国家档案管理部门关于档案归档、立卷规定执行，规定不明确的，按照行业规定或者

行业习惯执行。（二）在档案整理过程中，甲方如有特殊项目或者特殊质量要求，应明确告知乙方。【本合同中就明确，以后打不成一致影响价格】乙方因遵循甲方要求之方式整理档案而实际上造成档案整理质量不合要求的，乙方不承担责任。同时，因甲方之特殊要求给乙方增加劳动量的，甲方应额外支付补偿费用，具体需要双方签订补充合同另行约定。第四条甲方责任（一）负责向乙方介绍、解释整理概况、整理内容等相关工作的基本情况，并于年月日前向乙方现场确认应整理的档案范围。（二）负责向乙方提供档案整理工作场所和档案整理工作所需要的材料、工具等用品。（三）负责按照第二条规定的整理价款支付方式向乙方支付约定费用。（四）为乙方服务工作提供必要协助和配合。第五条乙方责任（一）在约定期限内为甲方提供档案整理服务工作，按照国家关于档案管理的规定对档案进行专业的、规范的整理，并对整理质量负责。（二）委派专业人员进入指定场所工作，工作时间按照甲方作息时间安排。负责监督、约束乙方派出人员的行为，遵守甲方劳动制度。（三）负责对乙方派出人员进行保密教育和安全教育，佩证上岗、文明工作。对整理期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等后果，责任一概由乙方承担。第六条付款方式甲方须在整理开工后7日内向乙方支付整理款总额的 %，其余部份款项应在全部整理结束后10日内经甲方验收合格后全部付清。第七条合同变更和终止合同生效后，甲乙双方需严格履行。任何一方需要变更服务合同内容的，应与另一方协商，就

公司合同档案管理制度

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公司合同档案管理制度 1.总则为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规定，制定本办法。 1.2合同档案的保存期限为5年，由公司指定档案处负责人保管。 1.3公司办公室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 2.归档 2.1合同订立后，公司应将合同文本的复印件送经理和办公室各一份。同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 2.2合同履行完毕后 10日内，公司应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交经理办公室，并制作副本一份交办公室。 2.3办公室接收资料时应当出具收据。 3.档案借阅 3.1根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。 3.2借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。 4.责任 4.1借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、500-1000元罚款，并扣发3至12个月工资的处罚。 6.实施

6.1本办法自2011年6月1日起施行。总则：为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。适用范围：本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及其它项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。合同档案管理原则： 1.合同档案由公司工程部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料 3.财务部可除外（可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用）。 4、合同档案要实行分类管理，便于文件的管理及查找。合同文档的移交： 1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。 2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向工程部移交。 3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写《文件归档登记表》（见附件表一）。双方签字认可后方为完成交接手续。合同文档的管理办法： 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号（按公司原制定的项目文件编号方法编号）。 2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，

进一步规范合同会签制度的规定

进一步规范合同会签制度的规定为了明确责任，理顺关系，规范合同行为，尽可能地规避合同风险，经领导班子研究，对合同会签制度规定如下：一、合同签订规定： 1、在对外经济活动中，****** 公司的合同盖章必须填写《合同会签单》； 2、所有合同由总经理书面签字； 3、一般情况先要求对方加盖公章或合同专用章（不得加盖财务专用章或业务专用章）。二、合同会签流程：将《合同会签单》与合同文本逐级审批。 1、责任部门起草，责任部门负责人审核； 2、合同监审员审核； 3、分管领导审核； 4、总经理审核、签字； 5、办公室盖章；三、会签人员职责：经办人：负责合同的签订、履行及全程监控。审查对方单位的合同主体资格及资信，包括单位名称、住所、法定代表人、委托经办人资格、电话、传真等资料，并向对方索要营业执照复印件及相关资质文件；在合同履行过程中，索要合同履行时的相关资料（如：发票、收据、发货单、收货单等票据）并及时上交财务或办公室；部门负责人：审查合同整体内容，审查合同整体是否适合公司利益要求及发展需求。就合同内容对合作对象优劣势进行市场同比工作，对购置类合

同进行货比三家、以质询价的市场调查工作。合同监审员：（1）审查合同的合法性。包括：合同内容是否符合国家法律、政策和公司各项制度的规定；双方权利、义务是否平等；签约程序是否符合法律规定；（2）审查合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误；结算方式是否合理并核算价款；（3）审查合同的可行性。包括：合同双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。办公室：办公室按规定权限收到签认齐全的合同会签单方可盖章。 1、审核合同标题处的对方名称与合同落款签章处的名称是否一致，合同签订时间、签订地点、对方公司地址、电话、经手人电话是否齐全； 3、合同签章处是否有对方公章及法人名章，是否有我方和对方法人或委托人代理人的手书签字。一般性的合同只要有公章和法人名章，签字人与法人名字不同也可盖章； 4、所有合同要加盖骑缝章。 5、所有合同办公室要建档管理，涉及收付的合同一经签订抄送副本一份给财务部。分管领导：对合同主体的资质确认、合同条款权益的对等、合同中我方利益的可实现和维护，负分管和监督责任；对购置类合同的购置必要性和购置规格高低的适用性、购置数量的准确性、购置物品的质价对等负审定责任。对付款方式、履约过程风险的防范负监察责任。总经理：对自己任期内所有合同签订的合法性负全责，对一切对外经济活动和规范和合同重要商务条款中涉及双方权益的条款负最终责任。本规定从即日起执行。