合同归档整理

档案整理

在合同文本双方签字盖章完毕后，由合同承办人两日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专人两日内负责将其记录到合同台账，同时，法务部专人每两周应查对已经用印并录入合同编号的合同的归档情况，对于出现的异常情况应及时上报。合同台账明细必须至少包括以下主要内容：合同编号、合同对方、合同标的、合同金额、签订时间、最终签署人、合同正本份数、有无变更或解除或其它事项的备注等。须归档资料具体范围包括：（一）合同原件正式文本及附件。（附扫描件）

（二）合同审批表。（附扫描件）

（三）与合同签署有关的基础、背景资料。（附扫描件）

（四）合同对方当事人资信证明材料，包括但不限于加盖公章的营业执照复印件、税务登记证复印件、特定行业的设立或运营许可证明等。

（五）或有的法定代表人身份证明书、授权委托书、个人身份证明，当对方签字人不是其法定代表人时，应当向其索取由其公司签发的法定代表人身份证明书、对代理人的授权委托书，对方为自然人的应当索取其身份证明。

合同履行完毕或合同的权利义务终止后，由合同承办人五日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专门人员负责将其补充到合同台账中，其中若属于法务部承办事项的有关资料由法务部自动归档。须归档资料具体范围包括：

（一）合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等。（附扫描件）

（二）或有的有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等。（附扫描件）

（三）或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。（附扫描件）

（四）其它应当存档的合同相关资料。（附扫描件）

法务部应当每月末比对合同台账，检查已审批用印的合同相关资料是否归档完毕，对于合同编号已经登记在合同台账，但承办部门没有上交的合同资料，由

法务部专人通知相应承办部门立即上交；对于已经备注在合同台账、但承办部门没有上交的涉及合同变更解除或纠纷处理涉及的有关资料，由法务部专人通知相应承办部门立即上交。

合同承办人按合同约定，承担通知义务，组织合同履行，办理相关事项，重大合同每季度填写《合同履行情况统计表》报法务部备案。

《合同履行情况统计表》应包括合同编号、合同对方、合同标的、合同履行阶段、合同收付款金额、对方资信状况、或有的履行争议以及违约情况等。