自考应用文写作学笔记一

基础理论篇

识记

1.应用文

是机关单位，社会团体和人民群众，在日常工作，学习，生活中办理公务以及个人事务而是用的具有特定形式或惯用格式的文字。

2.应用写作

是运用文字，图，表，符号等表述信息行为过程。

3.文书

是所有文件材料的总称，包括公务文书和私人文书。

4.公文

有大公文说和小公文说。公文必须有法定作者制定和发布，具有法定的权威和行政约束力，有特定的体式和一定的形成和处理程序，必须有关公务并具有现行效用。

5.文件

文件也有大文件和小文件的概念。

大文件指机关单位制发的，体现发文机关单位意图，用于处理机关单位事物的文字材料。

小文件指公文文书中具有法定效力和规范体式的文字材料。

6.代言作者

即以代替别人撰写的撰稿人的身份从事写作活动的人。

7.群体作者

是指两个以上的写作者形成一个群体，从事某一“特殊需要”的写作活动。群体作者一般从事较为复杂的应用文写作。

8.法定作者

写作形式上的主体是那些依法成立并能以自己的名义形式权利和义务关系的单位和个人。

9.文本

指用某种语言写成的一片完整的应用文，即应用文作者在推动实际事务活动的过程中拟定成文的文本。

10.应用文主旨的类型

1）思想型：主旨具有明确的倾向性，对现实的反映，对公务或私务活动的处理提出了明确的观点和意见。

2）信息型：应用文的写作只对写作对象作客观的说明，不需要表明观点或态度。

11.审核

主要是对文稿的审查。包括部门领导或只能部门业务审核和发文机关办公厅（室）审核两个环节，发文机关办公厅（室）审核是文稿审核的主体。

12.签发

是机关负责人从法律上对文稿的最后认定。

13.复核

发文机关办公厅（室）在文稿正式印制前对文稿的再次审核。

认知

1.应用文写作者的类型及种类

1）代言作者

①职业性代言作者，如秘书人员

②独立型代言作者，如律师

2）群体作者

①并列型作者群体：每人承担一部分写作任务，最后拼凑，如大学年终工作总结。

②偏正型作者群体：由写作者共同研究写作意图，讨论写作内容，设计大纲，最后一人执笔完成

的写作。

3）个人作者：从写作的动机，意图，过程到写作任务的完成都是代表个人，甚至带有私密性，如书信。

2.应用文文本作者的类型

1）个人作者：应用文署名者是个人，并且应用文的内容页完全代表个人。如绝大多数信件的署名者。

2）法定作者：法定作者主要是应用文的署名者，即形式上的作者，不一定是撰写文稿的文字工作者。

既可以是代言作者也可以是群体作者。主要体现在党政公文中。

①机关单位名称

②机关单位领导成员个人名义

3.应用文的发文者和受文者在文本中的体现

1）发文者在文本中的体现

发文者最常见的是发文机关或发文人署名，但还有一些形式上可以看出发文者，如公文的发文机关标志，公文印章等。判断发文者主要通过标题中的发文机关单位名称或落款的署名来实现。

2）收文者在文本中的体现

收文者主要体现在公文的主送机关，附注，抄送机关几个方面，最常见的是主送机关。

4.应用文发文者的性质

主要根据机关单位性质来认定

1）中国共产党的中央委员会和地方委员会为最高党的委员会和地方党委。

2）中国共产党中央委员会和地方委员会所设机构为党委部门和党的机关。

3）政府广义包括国家的立法，司法，行政机关等所有国家机构，狭义指国家行政机关。发文时取狭义政府含义。

4）全国人大及常委会，地方人大及其常委会为国家最高权利机构和地方权利机构

5）最高人民法院和各地人民法院为最高审判机构和地方权利机构

6）最高人民检察院和地方各级任命检察院为最高检察机关和地方各级检察机关。

7）中国人民解放军，中国人民武装警察部队为军队。

8）国务院为中央人民政府，国务院各部门为政府部门。

9）各省（自治区，直辖市），市，县，区，乡，镇，包括自治区，自治州，自治县人民政府属于地方人民政府。

10）人民政府所设置的机关为政府部门

11）社会团体，如总工会，妇联，共青团等还有中国文联，中国残联，中国记协等

12）事业单位是以政府职能，公益服务为主要宗旨的一些公益性单位，非公益性职能部门等

5.应用文读者的种类及体现

1）按照读者的接受状态分

①指定性读者：指被制定必须阅读某一应用文的个体或群体。指定性读者的组成是固定的。体现

要素：公文中为发文机关标志，标题中的发文机关名称，主送机关，发文机关署名，附注，抄

送机关，印发机关等；私务文书中体现为精读。

②指向性读者：根据自己的需要选择阅读应用文文本的个体或群体。是动态的，不固定。体现为，

选读，浏览的方法，根据读者参与态度选择自己需要关注的密切留意。指向性读者的时效意识

较强，指向性读者不标注主送对象。

2）按照读者的身份分

①法定读者：是代表机关单位阅读文本的读者。多为法定代表人。党政机关读者多为法定读者。

②约定读者：根据应用文的内容，文种或特定关系，特定身份等，特别约定阅读应用文文本的个

体或群体。约定读者非常广泛，如老师，同学，恋人，学生，朋友，亲戚等。

③自由读者：既不是法律规定，又不是约定俗成的读者。他们阅读应用文文本与应用文涉及事项

没有直接关系，而是根据个人需要来自发选择。

6.应用文文本类型

应用文

公务应用文

私务应用文

通用文书 专用文书

法定文书 非法定文书 法律文书 信电类文书 党的机关公文 会议文书 审计文书 传志类文书

行政机关公文 规范文书 科技文书 个人记录类文书

军队机关公文 信息文书 经济文书 ……

…… 计划类文书 ……

……

7.公务应用文文本特征

1）满足公务需要，是机关，集体意志的体现

2）主体必须是机关单位或团体

3）其文本具有固定格式和法定效力，文本格式规范，有一定的约束力。

8.私务应用文的文本特征

1）由于写作目的主要是满足私人交流需要，文本格式相对来说不严格。一般采用习惯性的文本结构形式。

2）主体多为个体，用于的个性化色彩比较明显，感情色彩较浓，甚至有泛文学化的倾向

3）内容具有一定的隐匿性，阅读对象更加私人化

4）表达方式的灵活多样。

9.应用文语言的特殊性和简称，统括形式

特殊性：

1）超前性和稳定性的统一：应用文语言和人们社会交往的各种事务活动密切联系，能最快反应人们生活中的交往情况。但语体变化缓慢，语法，句法相对稳定。

2）庄重性与灵活性的统一：应用文语言必须典雅，端庄，措辞必须得体，但也不可单板，讲话，必须在追求准确的基础上生动活泼，充分考虑文字的灵活性。

3）明快性与完整性的统一：接受主体充分理解应用文，其语言必须明了快捷，直观外显，让读者一览无余的抓住主旨，中心，但同时也要注意内容的完整性，不能出现疏漏，前后矛盾，句意模糊等。

简称和统括

语言需要简练，必要时候可使用简称和统括的缩略语。

领会

1.应用文与应用文体，文书，公文，文件的区别

他们之间首先是性质不同，其次是外延不同。总的来说，应用文文体大于应用文，应用文的外延大于文书，文书大于公文，公文大于文件。

另外，应用写作的行为结果是应用问题，尤其是应用文，形成过程是应用习作。

2.应用文的微观特点

1）价值的直接实用性：直接实用性是应用文区别于其他文章的根本属性，它重在为人们处理公私事务服务，作为临民治事的工具，它的功能是通过直接的实用价值体现出来

2）材料的完全真实性：以事实为依据，不允许虚伪，虚拟，合理想象，移花接木，张冠李戴。应用文材料的真实是一种完全的真实。“三真”：选材本身是真实的，运用材料得当，材料选用与事实核心或实质是一致的。

3）建构的直观规范性：模式化的建构是应用写作区别于文学写作的重要特点。所谓模式是指事物的标准样式。应用文的行业化特点也是应用文模式化建构的体现之一。主要有约定俗成和法定使成。

4）表述的直白简约性：简约表现在概念清楚，详略得当，轻重分明，说理明确上。简约的前提是明了清晰，切不可为简而简，影响应用文的内容的正确表达。

3.应用文的宏观特点

1）社会性

①应用文写作本身就是一种社会实践活动

②应用文写作的内容，载体是随着社会的发展，变化而形成，变化的。

③应用写作从撰写，颁布，实施到反馈的过程，无不反映了应用文写作的社会性。

2）科学性

①应用文是社会实践经验的总结，并在社会实践中得到校验，是社会实践的结晶。

②应用文对真是的要求也是其科学性的表现

③应用文的结构，格式，语言等都是特殊的要求，都讲求一定的规范性，要遵循有关的规范或规

定，也是应用文科学性的体现。

3）中介性

①国家和正当的决策，意志体现的工具，其表现形式是应用文。

②应用文是国家政权实施通知管理的有力工具

③从纵向看，要保持政策的连续性，保持公务活动的连贯性，也必须以应用文为中介。

4.应用文的主要功能

1）领导组织方面的计划指导作用：是有关单位作出科学决策，保证机关高效运转，搞好各项管理活动，实施权利行为的重要手段

2）交流信息方面的知照联系功能：应用文尤其是公文，具有互通信息的作用。推行政务公开，加强各种文书的信息知照功能，可以化解矛盾，维护领导部门的权威和信誉。

3）管理协调方面的约束控制作用：通过公务文书，可以协调上下级机关单位，同级及更换单位，不相隶属机关单位之间在工作中遇到的各种问题和矛盾，从而使机关单位，同级机关单位，不相隶属机关单位之间在工作中遇到各种问题和矛盾，从而使机关单位工作朝着有利于目标实现的方向前进。

4）办事查考方面的依据凭证作用：应用文可以给一定范围内的人们办事，理事，行事提供一定的依据。

其史料价值比较明显。有些公务文书可能只在短时间内发挥作用，但也有不少公务文书在相当长范围内发挥着重要的作用。

5.法定作者的体现形式

1）机关单位名称（包括机关，团体，各类组织，各种独立的法人机关等）

2）以机关单位领导成员个人名义出现。

前者形式比较常见，后者主要见于部分命令，决定等文书中。

法定作者的法定性是收到严格限制的，既有规则的限制，也有权利和权力的限制。

6.公文的发文者与收文者之间构成的关系

1）同一组织系统中的领导与被领导的关系

2）同一专业系统中的业务指导与被指导的关系

3）同一组织系统中的同级（平行）关系

4）不同组织系统中的任何单位之间的不相隶属关系

7.应用文读者的特殊性

1）更为明确的功利性读者意识：这种功利性读者意识具有文本作者所赋予的限制性，强迫性，必须性，无选择性。

2）更为迫切的时效性读者意识：应用文中的信息需要读者在最短时间内接受

3）更为严格的针对性读者意识：应用文文体有明确的接受客体，读者的资格有明确的限定

4）更为严肃的保真性读者意识：应用文文字一般不能采用文学的笔法，作者意图传达到读者那里，保真性越好越能提高文本的效力

8.应用文主旨，材料，结构，语言解决的问题

1）主旨：既体现着写作主体试图实现的写作目的，也是体现应用写作文本价值并决定其价值量大小的尺度，因此，对应用文主旨的把握，直接维系着整个应用文文本的价值。必须体现准确客观，鲜明直露，单一集中的特性

2）材料：材料设计应用文确立主旨，形成观点的依据，也是支撑主旨的基石。

3）结构

①即使同一种文种，其不同的使用形式也形成不同的内在要素模式，因此应用文的结构尤其内资

啊要素模式要根据文种加以选择。

②要求如下

a)要有头有尾有中段，结构要完整。

b)头尾合中段各在必然的位置，要合理

c)有一股生气关注于全体，结构要整一。

4）语言

?要求准确。

?要求得体

?要求简练

?要求质朴

?要求符合问题特殊语言要求和规范。

9.应用文主旨特殊性

1）准确客观：防止违背法律法规，以权压法的文字出现；要客观真实反映发文者的意图，尊重事实本身，防止主观臆断。

2）鲜明直露，体现为行文目的；体现在文本中所提出的一系列解决问题的意见，办法或措施，对主旨

的表达必须满足应用文写作本质特征要求。

3）单一集中，具体体现为，一文一事的事项性主旨和一文一旨的理论性主旨。

10.应用文材料的特殊性

1）准确真实：应用文材料以事实性材料为基础

2）典型具体：只有选择那些最具代表性，最能准确揭示时间本质的材料，才能使文章言简意赅，更有表现力。材料的典型性要与时俱进，体现时代特色，表现时代主题。

3）新颖。新颖的材料是符合实际需要，符合改革和发展大趋势，能解决实际问题的。

11.应用文常见的结构形式

1）纵式结构：以时间的先后安排层次；以实力的递进关系安排层次；以认识的过程安排层次；以事件的自然进程和发展为顺序。可体现在文章的段落与段落之间，也可以体现在一段文字表述之中。

2）横式结构：按照事情的类属关系展开，也可以按照时间的归纳关系展开。多见于规范性文体，如条例，规定，办法，也见于综合性工作报告，总结，纪要等。

3）横纵结合式：对于内容丰富，容量较大，篇幅较长的应用文，可以使用综合结构，必须精心安排，精心选择，主次分明，条线清楚，不能杂乱无章。

4）还可以采用，总分式，分总式，对比式，自由式。

12.应用文语体，语境，语序的特殊性

1）语体

①模式化：常用固定的语言表达形式

②专业性：行业词语的运用，会消融个性语体色彩，形成特定时期共同而独特的语体特征。

③明晰性：以应用性为准则，对事物构成要素必须清楚明白表达出来

2）语境

是语言运用环境，是应用文载体动态的观照，有社会因素，个人因素，文种本身的内容与形 因素几个方面。语境要注意合适，共知的要求。

3）语序

①尊重实际工作，学习，生活中语序的习惯性

②遵循实力的逻辑次序

③注意语序的强制性，即语序受语言习惯，事理逻辑次序的制约，表情达意要合乎事实又能被别

人正确理解。

④要注意语序的选择性。

13.应用文模糊语言的特点和常见模糊语言种类

1）特点

①表示主观态度与评价，即通过使用一些模糊语言，使应用文写作者对某个问题或某种情况的主

观态度和评价更加准确。

②表示分寸和程度留有余地

③表示事物的普遍性和变化过程

④使文章更具弹性和美感

⑤使时间，数量等的表述更符合实际情况

2）种类

①表示对象：各单位，各部门，各省市，有关人员，有些地方，各学校，各机关单位等

②表示时间：当前，目前，最近，以前，过去，长期，偶尔，良久，一贯，有时，今后，临时，

及时，以来等。

③表示范围：以外，以内，有的，有些，广泛，广大，有关

④表示程度：基本，较大，较丰富，较高，高度，加强，必要，难以估量，丝毫，及其，充分，

足够，普遍，特大，重大，很，十分，最等

⑤表示数量：不少，多数，少数，多次，屡次，再三，一再等。

14.应用文常见的思维方式及其特殊性

思维方式

1）运用逆向思维摆脱心理定势

2）运用发散性思维摆脱封闭状态

3）运用对象化思维摆脱自我意识

4）运用立体思维摆脱单一思路

5）寻找时机生活中的热点，难点，增长点。

特殊性

1）要注意整体，全面地认识事件，现象

2）思路要符合人们的认识规律，注意客观事实的连贯性，完整性

3）要符合写作对象本身的特征和发展，变化规律。

15.应用文叙述的变形，视角，表现手段，叙事道德

1）叙述的变形

①再现，即时间本身是存在的

②典型再现，即事件能反映真实的本质的，具有代表性，普遍性。

③叙事地点应该是明确具体的

④一般不涉及具体任务，主要涉及人物群体。

⑤还表现在主题的体现及体现方式上

2）视角：应用文尤其是公文的叙事性讲求叙述者的客观，公正，准确，典型。

3）手段：首先不以文学描绘的笔法来进行应用文尤其是公文的写作，而以简单的直笔来传递某种信息；

叙事语言要遵循准确，简明，庄重，得体；公务文书要摒弃私人话语，更多地使用公务话语。

4）叙事道德：应用文叙事的底线，是指应用文尤其是公务文书的叙事不能违背党和国家的方针政策，不能违背社会同行的价值观念，不能危言耸听，故弄玄虚来吓人。

16.应用文的说明，议论方法

说明（以客观地解说事物，剖析事理和介绍对象为内容，使人们明白了解和人事的表达方法）

1）对事物性质，特点的概况

2）对事物范围类别等的介绍

3）说明完成某项任务措施和发文机关或人员的制文意图和主张。

议论（阐明实力，发表意见，提出措施，表明观点的一种表述方法）

1）例证法

2）引证法

3）比较法

4）因果法

17.应用文的文风问题

1）杜绝抄袭，照搬风气

2）高度重视发文工作 ，严格发文程序 3）杜绝文牍主义和乱发文现象

4）杜绝情绪化色彩

掌握

1.应用文的模式化建构及其形成原因

1）模式化建构是指应用文的文种，格式，语体语境，布局等有大致相近的样式，由大体统一的形式要求。

2）应用文写作为了更好地，快捷地处理公私事务，必须有便于帮助大家理解的模式。这样坐着写起来简便快捷，读者理解起来也清楚省心。构建的模式更便于公文的传播，便于读者作出准确的判断和快速的反应，更好的处理各种事物。

3）模式化建构形成的原因

①约定俗成：长期的写作实践中，应用文的格式，用语，布局代代相传，互相效仿，从而被大家

认同，形成社会公认的模式。约定俗成的模式建构在私人文书中最为常见的如书信，条据、碑

志等

②法定使成：应用文中的机关公文，司法文书等，主要是由相关领导机关以规定或制度形式对文

种性质，使用规则，格式要求等加以认定，虽然有些标准不是强制性标准，但在行业内，在管

辖范围内是普遍执行的。这些规定构成的格式要求是规定规范的，是必须执行的，是法定使成

的。

2.公文常见的发文形式和发文方式

1）发文形式

①逐级行文：就是按照单位关系一级级行文，一般情况下，机关单位应逐级行文。包括逐级上行

文和逐级下行文。

②多级行文是行文时同时向不同级别的机关单位行文，多级上行文从理论上讲是不存在的，因为

上行文只能主送以各上级机关单位。

③越级行文就是越过某个或某几个机关单位行文。因为特殊情况需要越级上行文，应当抄送被越

过的直接上级机关单位。

④联合行文是几个机关单位一起行文，联合行文应当确有必要，机关单位不宜多。

2）发文方式

①纸质发文与电子发文：纸质发文时传统公文的发送方式；电子发文即通过电子化办公程序发送

文件的方式。过去常用邮寄方式，速度慢，浪费大量的人力物力，采取电子发文可以节约材料，

加快发文速度。

②内部发文和公开发文：传统发文形式主要是通过内部渠道发送的，文件的发送具有专属性，随

着政务公开程度越来越高，文件上网已经成为发文的重要形式；公开发送不仅有网络发送，也

有通过报纸，电台，电视台的发送形式。

3.应用文常见文本格式组成

1）根据用途可以分为必有格式，或有格式，期有格式三种。

①必有格式：指必不可少，每篇应用文都要具备的格式

②或有格式：指由的应用文有，有的应用文没有，可根据使用需要因时，因事而有所不同。

③期有格式：是从美学效果和表现需要出发，希望具备的格式。

2）根据外观有文头，主体，文尾三部分。根据不同类别的应用文，三部分内容各有不同。

4.应用文小标题制作的原则

1）要有大致整齐的句式

2）要做到内容和形式统一：内容首要，形式是次要的，内容决定形式，形式是内容的载体。

3）从实践中来，深入浅出：不能凭空想象，要从实际出发，用通俗易懂，生动活泼的语言概括表达出来。

4）要进行提炼，使小标题富有新意：内容有新意给人想象力。

5）小标题之间要有内在的逻辑关系：语气贯通，内容项链，语义一脉相承。

5.应用文中数字使用的情形

数字使用要按照《出版物上数字用法》执行。有时唯一，有时根据上下文一致性原则可以做必要的调整。

数字的使用有时必须使用汉字，有时必须使用阿拉伯数字，有时两者均允许使用。

1）应用文使用阿拉伯数字的情况

①公文发文字号中应使用阿拉伯数字，如中发[2012]3号

②公文份号和印发时间等必须用阿拉伯数字

③公文成文时间应使用阿拉伯数字，如“2013年2月28日”。

④应用文中需要记数和计量标注的小数，百分数等以及公历世纪，年代，年月日，时刻等应用阿

拉伯数字。如“300万，35%，20世纪90年代，10时25分，公元前8世纪等，各种历法纪年

也使用阿拉伯数字。

⑤物理量量值必须使用阿拉伯数字，如600k g,200m m,7k m等

2）应用文使用汉字标写数字的情况

①数字作为词素构成定性的词，词组，惯用语，缩略语或者具有修辞色彩的语句，必须用汉字书

写。如，一贯，二万五千里长征，三个代表，四个现代化等

②相邻两个数字并列连用表示概述，必须使用汉字，连用的两个数字之间不使用顿号隔开，如二

三米，三五天，三四个月等

③中国的干支纪年和夏历，清代以前（含清代）的历史纪年以及各民族的非公历纪年应使用汉字，

如三月初三，丙寅年十月十五日等

④含有日月简称表示事件，节日和其他意义的词组应使用汉字，如五四运动，五一国际劳动节，

七七事变等

6.应用文结构层次序数

文中结构层次叙述依次可用‘一’‘（一）’‘1’‘(1)’标注，一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。

6.应用文文种选择的原则和方法

1）原则

①能

l从写作主体的角度考虑

l从文本内容即工作需要考虑

l从文本处理方式考虑

②好：在能够的前提下选择最好的文种，也就是从多个可以的文种中选择唯一性的文种。

③变：根据发文意图做一些调整，或者是发文的变化处理。

2）方法

①分析写作意图，即写作的目的性，公文特别强调行政效率。发文意图既包括事先预想，也包括

事后结果。

②根据行文方向，如上行文中的行政公文可用请示，意见，报告，平行行政公文可用函，向社会

公众公布的行政公文可以选用通告，公告等。

③按照文种特性选择文种

④根据职权范围和隶属关系选择文种。

7.应用文常用的叙述方法，叙述人称

1）叙事方法有顺叙，倒叙，插叙，平叙

2）叙述是应用文写作最常用的写法，是应用文重要的表达手段之一

①叙事主旨的直露性，直入主题。

②叙述时间和事件的变形幅度被弱化。

l时间变形：多选用同时叙事的方式。直接表示法和模糊表示法

l事件变形：再现；典型再现，叙事地点应该明确具体，叙事人物主要涉及人物群体。

8.公文的基本发文处理程序

1）复核

①审批，签发手续是否完备

②附件材料是否齐全

③格式是否同意规范

④文字表达是否有问题

2）登记：对复核后的公文，应当确定发文字号，分送范围和印制份数并详细记载。

3）印制：是形成对外发出正式文本前的最后工序。印制式样按照国家有关行文格式要求办理。必须确保质量和时效。涉密公文应当符合保密要求的场所印制。

4）核发：公文印制完毕，应当对公文的文字，格式和印刷质量进行检查后分发。