电子公文处理办法

某某公司

电子公文处理办法

第一章总则

第一条为规范某某公司（以下简称“公司”）办公自动化系统电子公文处理，根据《国家行政机关公文处理办法》和《集团办公自动化系统电子公文处理暂行办法》等有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法所称的电子公文是指公司管理过程中形成和使用的，借助办公自动化（以下简称“OA系统”）阅读、处理的具有法律效力和规范体式的电子公务文书，是公司依法经营和进行公务活动的重要工具。

第三条电子公文处理，是指电子公文的登记、办理、归档等工作。

第四条电子公文的文种、格式及行文流程，原则上应当符合《某某公司公文处理办法》的有关规定。

第五条电子公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和公司有关保密规定，确保国家和公司秘密的安全，凡涉密公文，正文及附件禁止在OA系统中运行，一律进行纸质流转。

第六条电子公文与纸质公文具有同等效力，除涉密公文外，公司内部公文运转应在OA系统中完成。

第七条公司电子公文管理工作实行统一管理，分工负责的原则。

第八条综合发展部（以下简称“综发部”）为电子公文运行的归口管理部门，负责制订和完善公司电子公文处理办法，指导、规范各部门电子公文处理。

第九条各部门完成本部门相关电子公文处理工作。部门经理负责及时处理流转到本环节的公文，加强本部门电子公文处理工作的领导。

第二章公文登记

第十条规范填写公文首页的各要素项，确保以下内容填写准确：（一）首页标题与上传正文标题及实际正文标题三者相一致；

（二）根据发文需要，确定并选择填写发文类型和公文种类；

（三）准确填写主送单位名称及司外抄（报）送单位名称；

（四）查找并增加司内发送人员、发送部门。

第十一条正确上传公文正文、附件及相关文件（包括请示性文件、转发性文件、当年的依据性文件），做到上传文件内容完整、准确、确保电子公文归档的规范和统一。

第十二条公文的主题是正文及附件，正文采用WORD文档格式，附件可采用WORD、EXCEL和PDF等格式。附件可在正文之后，也可通过“上传附件”功能上传。

第十三条附件标题应由附件序号数与附件实际标题两部分组成，两者之间用“-”隔开，如：“附件1-成员企业名单”。正文的附件序

号和名称，应与所附附件的顺序和名称一致。

第十四条相关纸质文件应扫描成电子文档后，在OA系统中上传。扫描文件要求件数齐全、内容完整、字迹清晰、版心端正，文件中的笔记痕迹要清理干净。请示性文件必须进行彩色扫描。

第十五条拟制紧急公文，应当体现紧急的原因。签报由主办部门视请示内容确定紧急程度，发文应由主办部门与综发部协商后，根据实际需要确定紧急程度。

第十六条拟制涉密公文，应依据公司密级划分有关规定选定密级。在OA系统中，只登记公文首页上的各要素项，不上传相关电子文件。涉密公文一律使用专用涉密设备（包括计算机、移动存储介质、打印机等）进行起草、拷贝、打印等操作。

第三章公文办理

第十七条 OA系统用户必须做到准确、及时接收和处理公文、待办公文，普通件应于2个工作日（内）办理完毕，急件应于1个工作日（内）办理完毕，特急件即收即办；需相关部门提出决策意见的公文，一般应于3个工作日（内）办理完毕。

第十八条 OA系统用户外出或出差时，应利用笔记本电脑及时接收和处理公文，如有特殊原因不能及时办理，需委托他人办理，被委托人负责委托期间委托人待办公文的审阅办理。委托期结束后，委托人应及时取消工作委托，并确认委托办理公文情况。

第十九条公文办理必须经过公司领导审核；办理意见可直接进

行留痕修改或在“审批意见”中填写。

第二十条运行涉密公文，主办部门将填写完毕的《涉密审批单》（电子版）提交公司分管领导签批。通过涉密审批的公文将提交进入“纸质公文流转编号”环节，签报及发文由综发部负责编号。编写文号后，由综发部提交“进入纸质流转”环节，进行文件运转。未通过涉密审批的文件将被驳回主办部门，由主办部门上传相关电子文件后，在OA系统中正常流转。

第二十一条会签的公文，在公司领导审批同意后，主办部门可根据需要选择并发会签或顺序会签，会签部门提出修改意见后，主办部门根据修改意见重新修改并报公司领导审批后，再将发文提交综发部核稿或将签报呈送公司相关领导。

第二十二条在运转过程中停止办理的公文，应由当前处理人驳回至“起草”环节，为保证公文编号的连贯性和完整性，主办部门必须在OA系统中及时删除该公文，相应文号将自动释放。

第二十三条发文由于内容不妥当、格式不正确、附件不齐全，未会签相关部门等原因被驳回主办部门时，主办部门需修改补充完整，重新提交相关领导审批。

第二十四条主办部门须对排版后的公文进行认真细致地校对。校对内容包括排版增加的版头、公文正文、成文日期和版记等方面。

第二十五条公文经公司领导签发后，主办部门仍需对公文内容做大篇幅补充、修改或更改相关数据以及做其他实质性修改时，必须重新提交相关领导审批。

第四章公文归档

第二十六条公司实行电子、纸质文件“双轨制”归档，同时采

用一次性写入光盘介质进行保存，公文运行流转结束后，综发部应在

每月最后一个工作日将办理完毕的公文在OA系统中进行统一归档，

并在每年年初对上一年形成的电子公文统一进行数据备份。

第五章附则

第二十七条本办法适用于公司各部门。

第二十八条本办法由公司综发部负责解释。

第二十九条本办法自颁发之日起实施。