公司印信使用管理规定

日照钢铁控股集团有限公司印信使用管理规定

H1主办

2015年3月9日订定

第一章总则

第一条为有效管理本公司各种印信，特订定本要点。

第二条本要点用词定义如下：

一．印信：指下列用于对外行文或签约之各种印章：

（一）公司章：雕刻公司全衔并向公司法主管机关登记，专供对外正式使用之印章。

（二）董事长职章：雕刻董事长全衔，专供签约使用之印章。

（三）董事长印鉴章：雕刻董事长姓名并向公司法主管机关登记之印章。

（四）公司负责人章：雕刻公司负责人及董事长姓名之印章。

（五）签名章：雕刻董事长、总经理或执行副总经理签名，专供对外行文使用之印章。

（六）总经理印鉴章：雕刻总经理姓名之印章。

（七）一级单位章：雕刻一级单位全衔专供于其职掌范围内，就下列事项使用之印章：

1.就经主管部门副总经理或助理副总经理同意之事项，以一级单位名义对外行文。

2.就经总经理或工作权责划分表授权之事项，代表公司签约。

（八）专用章：除前目印信外，专就下列情形之所刻制之印章：

1.专供特定经常性、大量性及定型化文件、窗体用户，例如进出口专用章等。

2.专供用印申请单位携出公司用户，例如财务专用章、股票专用章等。

第二章印信

第三条印信制作之书体规格如下：

一．公司章：印信字体使用仿宋字。

二．前款以外之印信，其制作规格如有前例，循前例刻制；如无前例，由保管使用单

位元依实际需要，参照性质相近之印信制作之。

第四条印信刻制之核准层级如下：

一．公司章、董事长职章及公司负责人章，由董事长核准。

二．董事长或总经理印鉴章、签名章或部门副总经理签约章，由本人核准。

三．一级单位章，除首次刻制由主管部门副总经理或助理副总经理核准外，如印信图

样未改变者（含业务主管姓名之更动），由一级主管核准。

四．刻有董事长、总经理姓名之专用章，除首次刻制由董事长或总经理核准外，如印

信图样未改变者（含董事长、总经理姓名之更动），由一级主管核准。

五．前款规定以外之专用章，除首次刻制由主管部门副总经理或助理副总经理核准外，如印信图样未改变者（含业务主管姓名之更动），由一级主管核准。

第五条印信之刻制或换发，依下列程序办理：

一．申请刻制或换发印信，应填具「印信申请表」（附件一），陈前条所定权责主管

核准。但因首次申请刻制，而需另签叙明申请理由与使用范围时，得径以该签载明印

信种类、材质并检附印模或图样，取代「印信申请表」使用。

二．秘书处（H1）以外单位申请印信时，应先加会H1意见。H1就申请案件，如认有

适法性疑义时，得签会法制室意见。

三．签准刻制之印信由H1统一请购。

因下列原因申请换发印信，并在「印信申请表」勾选并同报废原印信者，经前项程序

签准后，免依第八条程序办理报废：

1.字迹不明、脱落或毁损。

2.公司名称变更。

3.制作规格变更。

4.组织变更。

5.人员异动。

6.失窃、遗失。

第六条除董事长、总经理以外之保管使用单位，于领取新刻制或换发之印信后，应即填具「印信启用表」（附件二）送文案管理组（H12）备案管理。

部门副总经理如改任其他部门副总经理，得经前项之启用程序，将其原有之部门副总

经理签约章，改作为新任部门副总经理签约章。

第七条印信如有失窃或遗失，保管使用单位应办理下列事项：

1.立即循行政体系陈报第四条所定权责主管，并通知IA及副知H12。

2.尽量设法寻回，并采取适当补救措施，以减少因失窃或遗失该印信所滋生损害。

3.经查确有人为疏失者，视情节依公司规定议处失职人员。

第八条印信之报废，依下列程序办理：

一．除第五条第二项另有规定外，遇业务、项目结束及人员离退时，由保管使用单位

填具「印信报废申请表」（附件三），陈第四条所定权责主管核准。

二．各单位就核准报废之印信，不得隐匿或自营销毁，应连同已核准之「印信报废申

请表」或「印信申请表」送H12。

三．H12对报废之印信，应予截角、划线、封存，并定期签经H1处长核准销毁之。

四．报废印信之销毁，应依下列规定指定监毁人在场监督：

1.H1以外单位保管之印信，由H1处长指定。

2.H1指定H12专人保管之印信，由H1处长会请IA指定。

失窃或遗失之印信，于换发新印信后，若经取回或寻获，应即检具该印信，以备忘录

连同先前申请换发时并同勾选报废之用印申请表复印件送H12，依前项第三款、第四

款规定补办销毁。

第九条公司章、董事长职章、公司负责人章、签名章及其他经第四条所定权责主管核定由H1保管之印信，由H1指定H12专人保管。

前项以外之印信，保管使用单位应指定专人保管。保管使用单位应依第二条第一款第

（七）目至第（八）目及其他规章规定，就各印信之使用范围及授权规定，比照第十

条规定，订定用印作业程序。

印信保管人于请假或公出期间，应将印信交与职务代理人代为保管用印。

印信保管人于调职或离职时，应将所保管印信列入移交。

第十条除已判行之公函外，申请用印之核准层级如下：

一．公司章、公司负责人章、董事长或总经理印鉴章或签名章，如于工作权责划分表

或其他规章有核准用印之授权规定者，从其规定；如无授权规定者，由主管部门助理

副总经理以上层级核准。

二．前款以外之印信，就其核准使用范围，如于工作权责划分表、其他规章或保管使

用单位依第九条第二项订定之用印作业程序有核准用印之授权规定者，从其规定；如

无授权规定者，除一级单位章，由厂处长核准外，由主管部门副总经理或助理副总经

理核准。

申请第九条第一项印信之用印，应填具「用印申请单」（附件四），经前项规定之权

责主管核准后，送印信保管人用印。

除助理副总经理以上层级外，于前项用印申请单最后核签之主管，应叙明其核准用印

之授权依据，印信保管人始予用印。如尚未载明授权依据即予用印，或叙明之授权依

据于事后发现与权责规定不符者，视情节依公司规定议处印信保管人或最后核签主管。第十一条 H1每年应定期盘点公司各种印信，并查核各单位印信保管及使用管理状况，作成

纪录陈企划副总经理核阅。

第十二条本公司制发供各厂处使用之章及其余替换文字书写之简便印章，不得作为正式对外行文之用。

第三章附则

第十三条公司各全资及控股子公司、分公司、部门等印信的刻制、保管、使用等可参照本要点制定。

第十四条本要点秘书处负责解释、补充并对本要点的执行情况进行检查、监督。

第十五条本要点经总经理核定后发布施行，修正时同。

附件一

印信申请表

□刻制□换发申请日期：

一、H1以外单位申请印信，应先加会H1意见。H1就申请案件，如认有适法性疑义，得签会法制室意见。

二、本表经签准后，送H1统一请购新印信。

三、若并同报废原印信，除失窃或遗失者外，应另纸检附原印信之印模，并于本表核准后将原印信送H12处理。

附件二

一、本表经印信使用管理规定第四条所定权责主管签核后，各单位应并同原印

信送H12处理，不得隐匿或自营销毁。

二、失窃或遗失之印信，于重制新印信后，若经取回或寻获，应补办销毁。附件三

印信报废申请表

附件四日照钢铁控股集团有限公司用印申请单