档案格式

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第一章总则————————————— 2页第二章日常管理制度———————-—— 2页第三章归档制度———————-———— 4页第四章考核制度———————-———— 5页第五章保管制度—————————-—— 7页第六章查借阅管理制———————-—— 8页第七章保密制度—————————-—— 10页第八章销毁制度—————————-—— 11页第九章附则————————————— 12页

第一章总则

第一条为了加强团委、学生会办公室档案的科学管理，保证档案的规范性、系统性、完整性，增强档案的实用性、有效性，实现各部门工作的制度化、规范化、有序化，进而提高工作效率，结合实际情况，特制定“信息与通信工程学院团委、学生会档案管理制度”。

第二条团委、学生会在工作、活动中形成的各种有保存价值的材料，都要按照本制度的规定，进行统一存档、管理。

第三条由学生会办公室组织成立档案管理小组，学生会主管老师作为指导老师。档案管理小组组长由学生会办公室主任担任，副组长由学生会办公室副主任担任，小组成员由团委、学生会各部门档案管理员担任。档案管理小组负责管理各部门在一年内的所有档案，各部门须协助档案管理小组工作，共同努力做好档案管理工作。

第四条档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，即各部门档案由档案管理小组成员分散负责，定期上交学生会办公室，由其进行集中整理归档。

第二章日常管理制度

第五条团委、学生会主席团及各部门档案是开展工作的真实记录，是工作成果、经验的重要见证，任何人不得以任何形式随意公开、复制、传播。

第六条团委、学生会档案由档案管理小组分类、分部门统一管

理，要求各部门设立一名部门档案管理员，部门档案管理员由副部长担任，具体人选由各部门自行确定。

第七条各部门即使确定了部门档案管理员，各部门部长仍然是档案的第一责任人，必须保证档案的连续性与完整性，对档案方面出现的任何问题负有直接责任。

第八条团委、学生会每个部门要申请一个部门档案专用邮箱，档案管理员是档案专用邮箱的主要管理者；各部门档案的电子档案由部门档案管理员负责，及时准确地发送到学生会办公室邮箱（5yuanxueshenghui@https://www.360docs.net/doc/a1556815.html,）,以备档案管理小组下载整理。

第九条凡是团委、学生会各部门在工作及活动中需要的、办理完毕的、具有查考利用价值的各种文件（比如活动策划、总结；赞助合同书；晚会节目单；工作计划、总结；工作感想；教室审批表等）都要及时归档。

第十条各部门的月工作计划、总结的电子档需在每个月的8号之前由部门专职档案管理员发送到学生会办公室邮箱。

第十一条各部门的活动档案在活动结束后的十天内，将所档案管理小组要求的相关档案发送到学生会办公室邮箱。

第十二条各部门一个月内所有档案的纸质版由办公室负责人在院办楼下打印室打印。

第十三条各部门的任何档案，上交的同时必须留有备份，在发生档案遗失、漏交等问题时，确保可以及时补交。

第十四条部门上交的电子档案必须严格按照办公室制定的档案

要求及相关档案模板完成，必须注重质量，内容完善，叙述详尽，内容真实。

第十五条电子档成功发送到办公室邮箱，将会回复成功接收的信息给部门邮箱。如果档案不合格被退回，档案管理员要重新编辑后及时上交，仍算在考核范围内。

第三章归档制度

第十六条档案的内容要求：

（1）部门档案

基本包括部门职责、部门制度、部门人事。其中部门人事包括部内人员联系表（成员表）；部长自荐表、竞聘材料；副部长、干事的自荐表；部内人员无课表。可根据部门特点增加相关内容。

（2）工作档案

基本包括部门每月、学期、学年工作计划及工作总结；副部及干事学期、学年工作总结、感想；会议记录。

（3）活动档案

各部门活动的所有相关材料都要注意存档。基本包括：活动策划、活动记录、活动总结、活动感想、活动照片。其中活动策划书要全面、记录必须充分详细、感想要真实、照片要尽可能从各个方面反映活动现场情况和进程。此外针对各部门具体活动的特色档案将做具体要求。

第十七条档案的格式要求

（1）软件：各部上交的档案一律使用Word2003进行编辑。

（2）页面：采用统一基本模板。

（3）标题：采用“标题1”。

（4）页眉：距边界1.5厘米；页脚：距边界1厘米。

（5）页边距：上、下、右为2.5，左为3.5。

（6）正文：正文字体采用宋体四号字体；正文行间距为1.5。工作档案和部门档案段前、段后间距为0；活动档案的段前、段后为1。

（7）照片：大小 6厘米×8厘米，采用“四周型环绕”版式。

（8）分隔字符使用顺序：先使用汉字，如一、二、三，后加顿号；汉字的子项使用阿拉伯数字，如1、2、3，后加顿号；数字的子项使用阿拉伯数字加括号，如（1）、（2）、（3），后不加顿号；数字的子项使用①②③，后不加顿号。如仍有子项，酌情处理。

（9）落款：信息与通信工程学院团委（学生会）某部时间：××××-××-××，例如：团委组织部 2010-10-16。

（10）页脚：文件名第几页共几页，例如：安检部三月份工作计划第2页共4页

（11）具体档案格式可参考附件中的“档案范本”，编辑方法可参考附件中的“档案要求”。

第四章考核制度

第十八条档案管理小组负责在学期末举行优秀部门档案评比活动，此活动的评比结果将作为部门评优中的一项重要的部分。

第十九条评比细则如下：

1、每个部门档案的基数分为20分。

2、上交时间：

（1）电子档：

①电子档上交时间：通过邮箱发送的电子档案，以学生会邮箱收到部门邮件的时间为档案上交时间。在规定时间内（每个月8日之前）上交档案的部门加0.1分，推迟上交档案的部门扣0.1分。另外，有活动的部门需要在活动完成十天以内上交活动策划以及活动总结，在规定时间内上交加2分，逾期上交则扣3分。

②电子档上交内容：当月总结、下月计划以及三份例会会议记录。

（2）纸质档：办公室档案负责人将打印各部电子档。未交的部门将被扣除0.5分，办公室人员不再负责打印该部档案，负责人需到指定打印地点（院办楼下打印室）自行打印。

3、电子档格式要求：

（1）部门上交的电子档案有一处错误扣1分，错字3个扣1分，模板或格式错误扣5分，一次性合格的，每次加3分；

（2）每一学期的各部无课表，标题为“××/××学年上（下）学期副部（干事）无课表”，例如：10/11学年上学期办公室副部无课表。

（3）每月上交的会议记录，标题为“某部某月份例会会议记录（一）(（二）、（三）)”。

4、数量要求：部门上交的电子档案如果数量符合要求【工作计划工作总结必须在3页以上，内容可以包括一个月来活动的开展情况；

活动记录、感想、照片（必须有最少4张，每页不超过2张）等内容必须在6页以上。】的部门，每次加0.2分，因数量不够而被办公室退档的部门，每次相应扣除0.2分。

5、质量要求：上交的电子档案在时间、格式、数量都符合要求的基础上，可以参照本条规定加分：档案内容丰富（包括感想、总结、活动照片等）加0.1分；档案做的有新意，体现部门创新意识的档案加0.1分。

第五章保管制度

第二十条档案管理小组管理的所有纸质档案的保管期限为三年，保管期已满的档案将进行销毁，所有电子档案永久保存，每三年的档案刻录在一张光盘中由学生会主管老师保存。

第二十一条纸质档案要设有专柜存放在学生会办公室；柜子内部主要分两部分：一部分是团委档案，一部分是学生会档案。各部门档案分装专门档案盒，按次序排列。

第二十二条电子档案与纸质档案一一对应，所有电子档案于每月8号统一添加并整理，于23号统一将本月的电子档案打印出来；此后纸质档案由档案管理小组按部门放入各部门文件盒。

第二十三条档案管理小组一个季度进行一次档案的清理、核对工作,确保电、纸相符。

第二十四条学生会办公室档案柜的钥匙由档案管理小组组长保管，电子档案备份后由学生会主席和档案管理小组组长两人同时保管；

学生会办公室要经常通风,做到整洁卫生；办公室内不准吸烟,以免发生火灾。

第二十五条在每年学生会换届后，新一届和上一届的学生会主席、办公室主任及档案管理小组要做好电子档案和纸质档案的交接工作,注意清点和统计档案的数目，保证档案的顺利交接。

第二十六条档案管理小组要经常检查永久性档案的安全及保管情况,发现问题及时处理，杜绝发生档案遗失事件。

第六章查借阅管理制度

第二十七条查阅要求:

（1）各部门可以根据工作所需向档案管理小组提出要查阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。

（2）各部门可以在指定时间（每周日晚上19：00-22：30）查阅档案，其他时间除特殊况外不可查阅档案，查阅档案时不得将档案带离学生会办公室。各部门查档后要及时反馈查档意见，档案管理小组要根据意见第一时间作出反应。

（3）各部门在查阅档案前要进行申请，并由部门部长和档案管理小组组长签字后，再由档案管理小组组长取出档案交给申请人进行查阅。

（4）各部门在查阅档案前请对照部门工作档案目录，明确档案名称及档案内容；同时各部门在查阅自己部门档案时，要注意核对档案管理小组管理的档案与部门自己管理的档案是否存在出入，帮助和

监督档案管理小组的工作。

（5）各部门查阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应做出书面检讨，主席团将做出相应的警告、批评。

（6）档案阅毕后要及时归还；若不能在规定时间内归还档案，要提前办理借阅手续，档案管理小组要及时进行查询并作相应处理。

第二十八条借阅要求：

（1）借阅档案必须进行书面申请，由学生会主席、档案管理小组组长授权同意并签字后方可借阅，没有书面申请的一律不予借阅。

（2）借阅人将签过字的书面申请交给档案管理小组后，办理档案借阅手续（包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人）。

（5）我院团委和学生会各部门及个人借阅档案时，一律履行档案管理小组制定的档案借阅手续，借阅的档案在借阅过程中不得中途转借他人，在借阅档案和归还档案时应签名并注明日期。

（6）外学院借阅校团委、学生会工作档案的，需提出书面申请，并经学生会主管老师签字同意后方可。档案管理小组对外借档案应做好外借登记（包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、签名主席、记录人员），外借期限为一周。外借档案不得为档案原件。

7）重要档案、特色活动档案及历年团委工作总结等机密文件的借阅一律按照《档案保密管理制度》中的要求办理。

8）珍贵的实物档案、重要的照片、视频录像、重要讲话的录音等档案一律不借出。

9）凡私自抄录、拍照、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照《档案保密管理制度》和《档案保管制度》，视情节严重程度给予相应的处分。

第七章保密制度

第二十九条团委、学生会各项工作的档案是团委学生会日积月累的宝贵财富，各部门重要活动档案本身具有机要性质，特别是学院参加校里评比的历年材料更是重中之重。因此，团委和学生会任何部门和个人都必须遵守保密制度，履行保密义务，确保重要档案的安全。

第三十条所有在职档案管理小组成员在管理档案时，应严格遵守档案的保密制度，严守团委、学生会秘密，不得以任何方式向我院内外无关人员散布、泄漏我院档案机密或涉及我院档案机密；严格遵守《档案管理制度》，非凡任何一条，根据情节轻重，处院级以上处分。

第三十一条所有已经离任的档案管理小组成员在遇到有关我院档案事宜时，也应严格遵守档案的保密制度，以我院荣誉和利益为己任，严守团委、学生会秘密，不得以任何方式向我院内外无关人员散布、泄漏我院档案机密或涉及我院档案机密；严格遵守《档案管理制度》，非凡任何一条，根据情节轻重，在校生处院级以上处分。

第三十二条凡是要被使用的工作档案，必须经由档案管理小组提供，任何人不得直接动用。

第三十三条外院来查阅或借阅档案时，需严格执行查阅和借阅手续。在查阅和借阅过程中，若需要复制部分工作档案或某些活动策

划与总结，须统一由档案管理小组组长严格按照档案的机密程度，提供复制的纸质档案，其他任何部门和个人一律无权外供。对于擅自向外转借学生会成员档案、特色活动的策划及总结、团委学年工作总结等机密档案材料者，将追究责任，对于严重损害我院形象和利益者，将给予院级以上处分。

第三十四条不允许学生会内部传抄、自行翻印重要文件以及将要参评的学年总结等重要档案材料。

第三十五条主席团和各部门部长要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。

第八章销毁制度

第三十六条团委和学生会任何个人或部门非经允许不得销毁办公室档案资料。

第三十七条对保管期限已满无须继续保存的档案和已无存查价值的档案以及没有保存价值的不归档文件可定期鉴定和销毁。

第三十八条档案的销毁必须按照相关档案销毁的标准，由学生会主管老师、学生会主席及档案管理小组组长三人共同进行鉴定和确认。

第三十九条经过鉴定确需销毁的档案必须写明销毁档案原因，列出档案销毁清册。

第四十条档案的销毁必须严格执行审批制度，履行批准手续：学生会主管老师、学生会主席和档案管理小组组长三人共同在销毁申

请上签字,销毁完毕后两人在销毁清册上写明某日已销毁并签名，并找学生会主管老师盖章.

第四十一条经批准销毁的团委学生会工作档案，档案管理小组组长须认真核对，将批准的档案资料销毁申请和销毁清册归档，永久保存。

第九章附则

第四十二条本制度的最终解释权属于信息与通信工程学院学生会主管老师、主席团和档案管理小组。

第四十三条各部门应根据本制度的相关规定，结合本部门的实际情况，制定出具体实施细则。

第四十四条各部门应在本制度给出的各项工作中积极配合档案管理小组的工作，以使我院团委学生会档案管理工作井然有序的进行。

第四十五条团委学生会以往的档案管理相关办法与本制度不一致的，以本制度为准。

第四十六条本制度自2010年10月16日试行至2010年12月31日，执行自2011年1 月1 日开始。

信息与通信工程学院团委 2010-10-14