浅析档案管理归档整理操作方法和技巧

发表时间：2019-09-20T10:43:30.363Z 来源：《基层建设》2019年第20期作者：孟丽[导读] 摘要：档案信息在组织发展中发挥着重要作用，为生产经营决策提供了良好的依据。身份证号：2302031984****XXXX

摘要：档案信息在组织发展中发挥着重要作用，为生产经营决策提供了良好的依据。做好归档工作，严格数据收集和识别，优化整理体系和方法，以服务于组织的长远发展。

关键词：档案管理；归档整理；操作方法；技巧一、档案管理的概念及优势

档案具有三大特性：原始性、凭证性、价值性。电子档案指的是“依照档案管理的相关规范，有目的性的留存起来且有着一定参考凭证的价值、带有背景信息、利用特殊形式封存的电子文件”。这个定义揭示了电子档案一定要是通过归档的电子文件、一定要有着元数据、认证信息和必须经过封装、背景信息等诸多特点。

现在，电子档案使用界一般将对全过程的管理与前端的控制原则当作电子档案管理行为活动的要点。可是从事实上来看，不管是全过程的管理还是仅仅只是前端的控制理论在实际生活里都是档案部门所达不到的。只有处于档案管理这个生命中端的档案室才能做到积极关注全部过程管理。大数据时代背景下，我们电子档案管理的原则是尽力的去仔细关注电子档案管理的所有过程，在如今的背景环境下，让电子档案保有它应有的原始性、价值性、凭证性。

二、目前档案资料整理归档的现状及存在的问题

1、对档案重视程度不足

按照部门的性质，档案管理是一种服务性的工作，也就是说，他们的工作不能创造物质财富，也不会有显著的成就。这也使得工作人员在日常的档案管理工作中对档案管理的现象不够重视，甚至有人认为档案管理工作只是简单的记录。从事一些人事档案的管理也没有相关的专业技能,甚至没有特殊人员负责文件管理,是其他位置上的工作人员兼职完成归档文件,文件整理归档人员经常交换信息,相关工作未完善好,严重影响到质量档案整理归档。在日常档案数据整理过程中，一些工作人员根本无法按照相关的规章制度对档案进行相关工作。

2、档案数据管理系统有待完善

在日常档案数据档案管理中，相关系统还有待完善，主要表现为档案数据管理混乱、档案不科学等现象。档案管理不能创造直接的经济效益，使工作得不到重视，相关制度不能及时更新，随着社会的发展需要，随着时间的推移，即使有管理制度也不能得到彻底的贯彻和落实。此外，一些档案管理工作部门或人员的监督力度不够，甚至将监督缩减为一种形式。相关档案数据归档整理制度不完善，加上缺乏监管等因素，使档案数据归档整理质量下降，不能有效发挥应有的作用。

三、档案资料整理归档的方法和技巧

1、档案资料采集

档案资料的收集是档案资料整理归档的基础。在日常工作中，如果不能完全收集到相关信息，档案信息就不能真实、完整地反映档案数据所记录的信息，也不能为其他管理工作提供有效的参考。因此，档案数据的收集必须保证其完整性。完善数据记录系统，特别是档案数据的收发系统。

2、档案资料整理归档判断

在对档案进行整理归档的过程中必须严格按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的相关规定细则，删除不符合条件的文档资料，其余的资料必须进行详细的归档整理。不符合整理归档的资料主要有：第一，重复资料。重复存在的发文及一些收文资料。第二，权责之外的资料。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。

第三，未生效资料。未生效的资料便不需要进行整理归档。

3、档案资料的装订

第一，整理单位：“件”档案资料装订的常用单位，一般是关联较紧密的资料可装订为独立的一件。第二，文件的装订：在资料装订时必须遵循以下规律：正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后等。

第三，装订注意：装订要使资料整体对齐，方便装订和利用；装订所用的钢钉最好用不锈钢钉；页数较多的资料可用“三孔一线”的线装方法装订。

4、档案归档分类

以时间为标准：①以时间分类的资料必须以落款时间为准；②跨年或时间较长的资料以完结时间为准；③每一“件”的分类要以第一份资料的时间为准；④会议资料以会议时间为准；⑤没有明确时间的资料经分析后可按年来分类 5、档案资料的归档排列

第一，把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。第二，在一个保管期限内，把关联紧密的档案资料文件排列在一起，并且排列顺序应保持相对固定。第三，排在一起的文件资料应该按照时间等其他标准进行顺序排列。

6、档案资料编号

对档案资料编号是档案管理的起点和基础，其作用是使分类或排列更加明显。通过对档案资料的编号，便可以很轻松的知道档案资料所处的位置，为今后的档案管理以及资料的利用提供便利。档案管理归档编号依据可以是分类方案也可以是排列顺序，通常情况下要在资料首页上加上相应的编码。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。

7、档案资料编目

第一，件号：档案资料在编写室的件号。

干部人事档案工作整理分类明细

干部人事档案工作整理分类明细一、第一类履历材料主要有《干部履历表》和干部简历等材料。（一）干部、工人、教师、医务人员、军人、学生等各类人员的履历表（书）、登记表、简历表；（二）个人参加革命活动简历的材料，如中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大代表、政协委员简历；（三）其他由本人填写反映个人经历情况的各种表格。二、第二类自传和思想类材料主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。（一）干部本人历次所写的自传；（二）带有自传的履历或简历表；（三）入党（团）申请书中能分开的自传内容材料；（四）带有自传内容的其它材料。三、第三类考核鉴定类材料主要有平时考核、年度考核、专项考核、任（聘）期考核，工作鉴定，重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，党组织书记抓基层党建评价意见等材料。（一）个人鉴定，干部、党员、团员、学生等各类人员的鉴定材料；（二）以考核为主要内容的材料，如定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、援青、挂职锻炼等考核材料；（三）在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材

料；（四）专项考核形成的重要材料；干部人才参加援派、挂职、扶贫和博士服务团等工作中形成的考核、鉴定材料；党委（党组）对下一级党组织书记抓基层党建工作情况的综合评价意见等。注意：自2015年档案专项审核工作起，“干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归到第九类”。这里所谓“相应的考察材料或表现材料”，是指由于干部职务任免而形成的考察或表现材料。四、第四类学历学位、职称、学术、培训等材料主要有中学以来取得的学历学位，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称），当选院士，入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、着作译注和有重大影响的论文目录，政策、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。第四类材料又分为四小类： 4-1 学历学位材料 4-2 专业技术职务材料 4-3 科研学术材料 4-4 培训材料（一）4-1学历学位材料 1.学生登记表；高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；学习鉴定表、学习考核表； 2.普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表； 3.学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记

档案管理系统软件方案及主要功能

档案管理系统软件方案及主要功能电子档案管理系统既可以自成体系，提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用，也可以与本单位的OA办公自动化或MIS信息管理系统相结合，形成更加完善和高效的现代化信息管理网络，从而高效、完整地实现人们对各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理，并对其流转过程进行实时的监控。使用乾坤档案管理系统，可全面管理电子档案资料，从电子档案的收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等方面进行全过程控制和管理，实现档案信息管理传输的自动化、档案资料一体化、标准化、规范化和共享化。乾坤档案管理系统广泛应用于以下行业：国家政府机关、能源部门（电力、石油石化、煤炭）、水利部门、冶金部门、铁路部门、通信行业、机电兵船行业、交通、金融保险、建设行业、图书馆、档案馆以及中大型企业。可管理各类形式档案：文书档案、

人事档案、照片档案、实物档案、会计档案、基建档案、工程档案、客户关系档案等等。符合国家档案局发布的《归档文件整理规则》(最新标准)。档案管理一体化系统主要功能主要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护等七大模块。可以存储并读取各种格式的电子文档。内置完备的打印格式，并可自定义打印格式，各类登记簿实现了流水、满页打印。可设置为网络版，实现局域网或广域网上多台计算机数据库的共享。支持打印、读取条形码，支持读取员工卡，为档案文件的借阅登记提供了更多方便。提供完美的解决方案经验出发，从管理领先角度思考如何优化图文管理效益，从而针对各大企业的管理需求，设计出乾坤DMS图文管理系统。「乾坤图文管理系统」透过计算机化接口，提供用户可以关键词或编号索引快速轻松搜寻档案，并结合管理人员的文件调阅权限，审阅签核流程；再者，透过电子化的档案集中存放，不仅保障文件安全性，可防止非经授权的图文数据流出，同时也能视需求调阅不同版本，管理经验得以传承，企业知识也可妥善保存应用。

档案管理常见的80个问题要点

档案管理常见问题（一） 1.在平时的档案管理中，如何避免在查阅和利用时才发现没有要查找的文件资料？答：这个貌似没法彻底避免。只要不移交齐全就有这样的现象。而要移交齐全需要我们不断的提醒配合部门，配合人员。要他们的资料清单或者台账。当他们移交档案时一一核对。这样一般可以避免你说的这个问题。但是，也不能完全保证没有任何遗漏。说到底是档案意识的强弱。 2.房地产开发公司，公司各部门、各项目部，合同、资料，管理混乱，收集不全咋办？怎样实现统一有效管理？答：分类：文书类档案（政府公文、公司文件）公司内部资料类档案（公司注册信息、证照；公司人力资源档案；公司管理文档）、资质证书类档案（公司各类资质证书、公司人员资质证书、其它证书）、合同类档案（工程类合同；设计类合同；材料设备类合同等）编号：可按照“公司名+档案大类+分类细项+日期+顺序号”来进行分类的。 3.多份会议记录可以归为一件吗？

答：如果你不是很会起文件题名，我建议还是各归各的。如果文件题名可以准确的反映文件内容。那就可以。不过，文书一般以件为单位。我觉得还是分开的好。答：也可以，你的题名一定要准确反映归档内容。 4.09年一月完成的2008年度的统计表放在哪一年啊？答：放在09年里。为什么这样做呢。因为一般情况下,上一年的统计表，下一年才能做出来。而放在08年里日期是不符的。 5. 基建和设备档案归档时间大概都是什么时候呀？答：负责基建类档案归档管理的部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料的收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短的，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长的，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。设备档案：一般的办公设备应随时归档，设备仪器安装调试完成后即可归档。 6.单位的档案是什么时候移交？是每个部门集中一起每年一次移交，还是任何时候都可以啊？

OA系统中档案管理模块的功能要求

OA系统中档案管理模块的功能要求一、归档范围 1、网上流转结束后需归档的电子文件。 2、未在网上流转的本单位收文、发文、会议材料等需归档的文件资料。二、归档要求 1、自动归档功能。对本单位的所有需归档文件资料的目录（未在网上流转的文件资料，需补充录入目录），可由软件自动对其进行分类、排序，生成文书档案文件级目录数据库。 ⑴分类方案：①年度——机构（问题）——保管期限 ②年度——保管期限 ⑵排列：归档文件应在分类方案的最低类目即“保管期限”内，按时间先后顺序或事由结合时间、重要程度等排列。 ⑶件号：文件排列顺序号。在分类方案的最低一级类目（指同一年度、同一机机构或问题、同一保管期限）内，按文件排列顺序从“1”开始标注。 2、文书档案文件级目录数据库结构应当符合《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》（DB32/505-2002）的标准。 3、件的二级目录（数据库结构见附件一）。件的二级目录模块是为了贯彻“细化检索”的原则，对文件级文档管理的补充。当用户将转发件和被转发件、请示和批复、介绍信存根等作为一件归档时，通常只在归档文件目录数据库中录入一条记录（即文件的标题）。这样的目录对于检索更详细的内容来说是不够的。弥补这种缺陷，系统应当为用户提供二级目录功能模块，使用户能更加细致地储存、检索有关信息。 4、按所分档案的类别打印出相应的归档文件目录(见附件二)、归档文件目录封面（见附件三）。用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。 5、对于有专业档案管理（如会计档案、审计、基建档案等）需求的单位，根据其业务要求为其设计相应的专业档案管理模块。 6、对档案数据的访问要有权限设置，以确保数据的安全。

档案管理理论与档案整理

档案管理学档案的分类： 1按照来源标准，即按其形成的性质可分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案等。 2按照内容标准有两种划分方法： 3按照载体的形式标准，有金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、锦帛档案、纸质档案等；记录信息的方式可分为：文字档案、图形档案、音像档案、电子文件；音像档案：照片、录音、录像、影片档案。 4按照时间标准划分：古代档案、近代档案、现代档案 5按照所有权标准：国家所有档案、集体所有档案、个人所有档案【国外分为：公共档案、私人档案】 6在中国常见的档案种类：文书档案、科技档案、专门档案档案管理理论分析 1环节论：（最常见的一种形式）六环节论：收集→分析→鉴定→保管（保护）→统计→利用; 八环节论：收集→分析→鉴定→保管（保护）→统计→利用→检索→编研 2信息论：（《档案管理信息论》）输入→加工→输出→反馈 3三阶段论：形成→管理→利用档案的起源 1文字产生前的档案： ①结绳记事②书契③岩画 2文字产生后的档案 ①文字 ②载体国外：纸莎草—泥板—贝叶—羊皮（蜡版）国内：甲骨—金石—简牍—绵帛—纸档案的定义：复杂定义：档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存完备的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。简化定义：档案是原始数据、信息和知识的记录。 1 直接分为党务档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、科学技术档案等 2 先分为普通档案【如：党务档案、国家政务档案等】和专门档案【如；公安档案、诉讼档案、会计档案、科学技术档案等

1法语国家：档案是文件三个方面：2英语国家：档案是进入到档案馆的文件 3苏中国家：文件经归档后即为档案—文件中心档案的属性： 1本质属性：原始性 2一般属性：知识性：储存传播知识信息性：①扩充性②可压缩性③可替代性④可传输性文化性：表现为①民主和开放的环境②档案机构性质的转变③为公众为社会服务档案的价值和作用 1价值：凭证、参考→【行政凭据、法律信任、史料共计】 2作用：机关工作的直考依据、政治斗争的必要手段、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的优秀材料（以上都是国家作用）国家、组织、个人维权的重要（个人作用）档案工作的基本原则 1我国档案事业管理体制——集中制国家所有（立档单位）集中管理分级设馆馆网庞大 2基本原则（基本原则建立在管理体制上） ①统一领导，分设管理：A分设按行政级别来分级B按专业来分设 ②维护档案的完整与安全：A数量要求完整，质量保证B安全性：实体安全、内容安全 3便于社会各方面利用：（1）以档案原件提供利用（2）以档案复制品提供利用（3）综合档案内容编写书面资料提供利用收集的定义：档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级档案保管机构。

TQP档案管理重点

1、档案的基本属性是原始记录性、知识性、信息性，一般属性是信息性和知识性。 2、文件是档案的来源，档案是文件的归宿。 3、文件的责任者是指形成文件的作者（或制发文件的单位或个人）。 4、决定档案保存价值的因素是档案自身的特点和社会的需要。 5、照片档案是由底片、照片、文字说明组成。 6、会计档案的主要成分是会计凭证、会计账薄、会计报表。 7、归档和保存是文件转化为档案的一半标志和界限 8、档案检索工具按比例为目录、索引、指南。 9、目前全国档案部门统一使用的检索语言是《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》。10、文件归档涉及文书部门和档案部门两个部门的工作。11、档案部门移交清单应该填写一式三份。12、文书档案基本的立卷方法是“六个特征立卷法”，即根据文件在问题、作者、时间、名称、地区、通讯者特征六个方面的共同点将文件组合成案卷的方法13、档案签订时掌握的原则：保存从宽、销毁从严，孤本从宽、副本从严，本单位文件从宽、外单位文件从严。14、检索语言特点：单义性、专业性。15、计算检索效率通常采用查全率和查准率。16、档案统计工作的步骤：统计设计，统计调查，统计管理，统计分析。17、人事档案的特点：真实性、动态性、机密性。18、会计凭证保存15年，会计账薄15-20年，会计报表永久保存。19、档案的本质属性原始记录性。20、档案管理工作的性质服务性和机要性。21、档案属性标准包括档案的来源标准、档案的内容标准、档案的形式标准。22、鉴定档案的基本方法是直接鉴定法。 23、档案提供利用工作的形式包括向利用者提供档案原件、复制品、加工成品。 24、全宗指南的内容：立档单位的简要历史、全宗简要情况、全总内档案内容和成分的介绍、全宗指南的辅助工具。25、档案文献汇编特点：原始性、系统性、易读性。 26、常用的现行文件汇编的类型：法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编。 27、大事条目的编写方法：大事时间，大事记述。28、实物档案管理分为证书类档案管理方法和印章类档案管理方法。29、电子档案的归档方式：物理归档方式、逻辑归档方式、“双套制”归档。30、电子档案的归档时间分为实时归档和定期归档。31、电子档案的归档手续为进行技术鉴定和履行归档手续。名词解释 1.档案收集：就是按照法律法规规定，通过例行接受制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构。 2.档号：是档案实体管理编号的总称，包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页号等。 3.会计档案：是各种社会实践主体在会计核算专业活动形成的具有一定保存价值的各种载体的会计文件。 4.著录标引：著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。标引是指在档案著录中对档案内容进行分析和选择、并赋予其规范化检索标识的过程。 5.档案：是机关组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史文件。 6.全宗：是由某一机关、组织、人物在社会活动中形成的档案有机整体。 7.著录标引：著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。标引是指在档案著录中对档案内容进行分析和选择、并赋予其规范化检索标识的过程。 8.大事记：是按照时间顺序简要记载一定历史时期发生的重大事件的参考资料。9、文件归档：是指各单位处理完毕的具有保存价值的文件，经文书部门或承办部门整理立卷后，定期向档案室或档案人员移交的过程。10、档案汇集：是指将若干全宗所属不明或所属全宗已经不复存在的档案汇集起来。11、档案价值的鉴定工作：是指档案室按照一定的原则、标准和方法，分析和评价档案的价值，确保其保管期限，剔除丧失保存价值的档案予以销毁的活动。12、全宗卷：是档案室在管理某一全宗的过程中形成的，记录和说明该全宗情况的专门案卷，它是一个全宗在形式和管理活动中形成的档案。

档案管理软件功能需求说明书

**有限公司档案管理软件（网络版）功能需求说明书 1、简介 1.1、目的此文档的目的是对**有限公司档案管理软件的功能需求进行描述。以下章节将定义档案管理软件的功能需求，确定档案管理软件的使用范围及使用基础，为系统的设计提供参考依据。 1.2、范围此文档仅适用于**有限公司档案管理软件。包括软件的硬件支撑、系统结构描述、功能特征描述等。 2、开发环境及硬件支撑 2.1、开发环境开发系统：Microsoft Windows Server 2008、Microsoft Windows XP 开发工具：Visual Studio .NET 2008、Microsoft SQL Server 2005开发语言：C Sharp 2.2、系统运行环境 2.2.1、物理运行环境数据库服务器、客户端计算机、打印机、局域网络 A)数据库服务器：主要用于存储所有档案管理软件范围内的数据、PDF 电子文档、Word电子文档、图片等信息。 B)客户端计算机：主要用于人机交互，将档案管理软件数据上传至数据库服务器。 C)打印机：打印各种档案管理软件报表。 D)局域网络：可使网内的所有客户端计算机同时使用档案管理软件。 2.2.2、系统运行环境 A)数据库服务器最低硬件要求：处理器：建议2GHz或更高内存：建议4G或以上硬盘：320G或以上

显示器：19寸显示器最低软件要求： Microsoft Windows Server 2008 Enterprise Edition Microsoft SQL Server 2005 IIS 5.0 或更高版本 Internet Explorer 6.0 SP1 Microsoft Installer3.0 Microsoft .Net Framework 2.0 B)客户端计算机最低硬件要求：处理器：建议1G或更高内存：至少256MB，建议512MB或更多硬盘：20G或以上显示器：1024 x 768 分辨率，高彩色(16-位) 最低软件要求：建议Microsoft Windows XP Professional with SP2 3、功能特征描述 3.1、登录功能主要作用于判断操作员在登录软件时实现不同的权限，如只能增加档案资料；只能变更档案资料；只能查看档案资料等等。主要功能包括欢迎界面、登录界面。 3.1.1、欢迎界面欢迎界面的主要功能是连接数据库。首先判断是否能连上数据库，如果不能则可能是没有配置服务器信息或者服务器信息发生变动，应转到配置服务器信息页面。验证成功后对数据库进行正式连接，以提高软件访问数据库服务器的速度。业务规则：为提高数据的安全性，连接数据库的信息应以加密方式保存在注册表中，同时便于程序启动时读取。 3.1.2、登录界面登录界面的主要功能是验证操作员的登录信息是否正确。操作员登录时首先判断操作员输入的信息是否正确，如操作员信息正确则可以正常登录，并记录下操作员登录信息和操作员权限信息，以便于操作员后期操作中的权限控制。三次不成功则自动退出软件。

干部人事档案工作整理分类明细新版

干部人事档案工作整理分类明细第一类履历材料应归档材料： 1、干部履历表（书），简历表，干部、工作人员、老师、医务人员、职工、学员、学生（初、高中学生登记表、毕业生登记表等）、军人等登记表； 2、属简历表性质的各种登记表； 3、更改姓名的材料。材料排序：应按材料形成时间先后顺序排列。第二类自传材料应归档材料： 1、干部本人历次所写的自传； 2、干部革命历史活动简历材料； 3、入党（团）申请书中能分开的自传内容材料； 4、有关自传内容的其它材料。材料排序：应按材料形成时间先后顺序排列。第三类鉴定（含自我鉴定）考察、考核材料应归档材料：3-1鉴定 3-2考察 3-3考核 1、以鉴定为主要内容的各类人员登记表； 2、组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料； 3、作为干部调动依据及平时对干部的考察了解形成的正式考察综合材料； 4、年度考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料； 5、公务员年度考核登记表； 6、干部、职工、学生毕业生、学员、军人等各种鉴定材料

（包括工作、劳动的鉴定材料）； 7、党团员鉴定表； 8、本人历次所写的属鉴定性质的材料； 9、后备干部登记表； 10、参加公务员考试登记表； 11、干部任职后公示期间的材料。材料排序：应按材料形成时间先后顺序排列。第四类学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料应归档材料： 1、报考高等院校学生登记表、审查表、毕业登记表、学习（培训结业）成绩表（单）、记分册（初中、高中、技校、干部速成中学、干部业余补习学校等），学历证明、选拔留学生审查登记表； 2、中央党校培训班学习小结材料； 3、专业技术职务任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务（职称）审批表； 4、干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响论文（如获奖或全国报刊发表的）等目录（该材料应由有关部门配合干部、人事档案管理部门分别摘录，并说明原件出处和形成日期，加盖组织公章后，才能归入本类）； 5、由组织上调查形成的纯属学历、技术专长、业务能力和贡献等内容的各种专业人员“登记表”、“调查表”、“审查表”； 6、认定干部文化程度呈报（审批）表。材料排序：应按材料形成时间先后顺序排列。第五类政审材料

档案整理工作总结

档案整理工作总结档案整理工作已接近尾声，现从以下四方面对自己工作做总结汇报：一、近两个月来做了哪些工作二、在整理过程中存在哪些问题，是如何解决的三、分析问题产生的原因，探索人事档案工作将来如何开展四、本次档案整理工作的意义从2014年4月1日来总部报到，至今已历时50天时间，期间在张志英同志的倾力协助、支持、关心下，我们把公司本部人员、漳电分公司、河津分公司、宁夏、华泽等单位副处以上人员的档案共计72本进行了审核、补充、整理归档。同时，对其它单位的档案管理人员进行了培训、指导、具体帮带、辅助整理等工作。受培训人员达10多人，培训时间贯穿整个整理过程，随来随培训。在整理过程中，每份档案都有不同程度的缺短材料，我们补充完善了1200多份材

料，复印800多件原件，补做《干部任免审批表》400多份，在作表时查找相关文件资料400多件，补盖公章1200多个。。在补充完善了归档材料后，通过准确分类、裁剪修补、认真书写分类号和页码，打印目录、整齐装订，使近80份档案完美上架。一份档案，不经过10次以上的反复是上不了架的，我们就利用周末或晚上加班，使工作时间有了保障。在整理过程中发现存在共性的问题有以下7个方面：1、年龄出现多个版本，随意更改；2、姓名随意更改，多用同音字；3、《干部履历表》多年不填写，填写了的缺照片，缺本人签字，缺机关盖章，不规范； 4、在应审计的岗位上工作过的干部，没有审计报告或结论性的审计材料； 5、挂职人员、培训人员、出国人员所需的鉴定、成绩、审查表等普遍缺少归档； 6、受奖干部缺少登记表、审批表，只是提供了奖状复印件； 7、《干部任免审批表》缺的程度很严重，有的干部已是副

“档案管理”功能操作说明：

同济大学档案管理系统操作手册同济大学档案馆二○○八年五月

目录第一章系统简介 (1) 第二章档案管理 (3) 1．档案信息录入 (3) 2．档案查询与打印 (9) 3．文件调整 (11) 4．档案实体销毁 (12) 5．辅助立卷与批量修改 (12) 6．文件识别 (13) 7．邮件系统管理 (15) 第三章名词解释 (16)

第一章系统简介本系统采用浏览器/服务器结构，具有维护方便，不需要安装客户端软件，客户端只需要一台联网（局域网、校园网、互联网）的计算机就可以应用，具有操作简单、维护方便、安全可靠、功能齐全等特点。该系统包括档案管理(科技档案、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案管理等)、收发文管理、全文自动著录与标引等子系统，其主要功能特点如下: 一、系统构架及运行平台浏览器/服务器(B/S)结构作为客户机/服务器(C/S)的替代技术已经成为目前各类网络管理系统的主流技术。本系统正是基于浏览器/服务器(B/S)结构，具有易安装、易维护、易操作，与操作系统，后台数据库无关等特点。二、系统主要功能 1. 全文自动著录与标引系统设计了面向21世纪的办公自动化过程中形成电子文件全文自动采集，自动著录(即自动从电子文件全文提取各个著录项)，自动标引分类号、档号、主题词、保管期限与全文任意关键词自动检索。实现了档案文件的采集、著录与标引自动化和人工智能化，对办公自动化过程中形成的电子文件的利用十分方便，大大提高了档案工作效率和自动化程度。 2. 全文管理与全文检索本系统的全文管理通过高效的全文检索算法，实现了全文的高速检索。系统还支持用户远程上载各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像，从而实现了对档全文检索、打印、下载、上传、备份等的全方位管理。 3. 图像、录像、录音等多媒体档案管理系统对扫描图像、录像、录音等多媒体档案进行统一管理，用户可以远程上载图像、多媒体文件到系统中，对于录音录像档案还可以进行在线点播。 4. 档案信息统计系统可以对各类档案资料进行灵活的统计，并且可以绘出个直方图、统计表等各种统计图表。 5. 档案借阅利用系统实现了档案管理借阅利用的网络化，用户只需要通过身边的计算机远程登录到系统中就可以查阅馆藏档案信息，确定所要借阅的档案实体，系统即可纪录完整的借阅利用信息，并可以进行借出档案实体的催还，借阅利用信息的统计等操作。

档案管理--重点二

1.档案区别于其他文献资料的独有特性和根本标志是兼具原始性和记录性于一体的特点。 2.档案来源于一定的单位和个人，1、机关团体、部队、企业和事业单位等；2、个人，主要是比较著名的和具有代表性的人物、家庭和家族。 3.文件转化为档案一般需要具备的条件：1.必须是办理完毕的文件；2.对日后具有一定查考和保存价值价值的文件；3.按照一定的规律保集中存起来的文件。 4.档案的形态包括档案的载体形式和档案内容的记录方式。 5.档案的载体：古代有龟甲兽骨、青铜钟鼎、竹木板片、金册铁券、缣帛、纸张等，现代有胶片、磁带、磁盘等。 6.国家全部档案的分类方法：按形成时间分，按内容性质划分，按形成领域划分，按载体划分。 7.公务档案必须按照国家规定无条件向国家档案馆移交。 8.档案的作用有：凭证作用、参考作用。 9.档案之所以有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。 10.对于内容不真实的档案，不能用现实的观点去涂抹勾划改造它，对于内容有疑问的文件，只能在考证后在卷内备考表内附以必要的说明。 11.档案作用发挥的主要条件有4个方面：档案利用价值与社会实践，社会发水平，社会档案意识，档案管理水平。

12.从档案工作各个环节的相互作用中，可以看出一条最基本的关系：即基础工作和利用工作。 13.从档案工作的作用和特点来看，档案工作是一项服务性、政治性和管理性的工作。 14.档案工作的机要性事由档案本身的特点和国家利益所决定的。 15.档案工作的基本原则是：档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。 16.统一领导，分级管理是档案工作的组织原则和管理体制。 17.维护档案的完整要求1、数量上的完整，2、质量上的完整。 18.维护档案的安全要求1、实体安全，2、信息安全。 19.便于社会各方面对于档案的利用，体现了档案工作的最终目的和服务性质。 20.档案室是各机关统一保存和管理本机关各部门形成的档案的内部组织机构。 21.综合档案室成为目前最普遍、数量最多的一种机关档案室形式。 22.联合档案室是将同驻地的两个以上机关的档案室联合起来设立的一个档案室。 23.档案馆与档案室同为直接管理档案的机构。

文书档案管理归档整理操作方法与技巧

文书档案治理归档整理操作方法和技巧文书档案归档整理操作方法--收集装订归档推断分类排列编目装盒档案治理分为文书档案盒、科技档案（差不多建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。一、文书档案治理差不多要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案治理归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《文书档案治理归档文件整理规则实施细则》。二、文书档案治理差不多概念

（一）文书档案治理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。（二）文书档案治理归档文件的整理，将文书档案治理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案治理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案治理https://www.360docs.net/doc/a18743734.html,的起点。（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的要紧资格是立档单位具有独立的法人资格，能够独立行使职权，并能要紧以自己的名义单独对外行文。一般来讲，一个立档单位的全部档案确实是一全宗。（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。

三、文书档案治理整理方法（一）文书档案治理收集：收集是归档文书档案治理整理的前提、全然，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能专门好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。 2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、打算）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及要紧业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、

档案管理系统的需求分析

档案管理系统需求分析档案管理系统的功能要求档案管理系统的总目标是：在计算机网络，数据库和先进的开发平台上，利用现有的软件，配置一定的硬件，开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、易维护的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案的自动化的计算机管理系统，为各单位的提供准确、精细、迅速的档案信息。根据可行性研究的结果和客户的要求，分析现有情况及问题，采用Client/Server 结构，将档案管理系统划分为三个子系统：客户端子系统，服务器端子系统，WEB 发布系统，客户端与服务器端采用同一应用程序，其中数据库所在系统确定为服务器端子系统。档案处理流程图：单位信息决策、评估

档案详细信息档案分类目录信息

下面分析各个子系统的功能需求： 1．服务器端子系统：在客户端系统的功能实现上，可以分为以下几个部分： [1]单位信息的设置本系统要求同时管理多个单位的档案信息，因此设置本单位基本信息及其下属或者相关单位信息是本系统最基本的信息，这部分要求对输入数据比较少操作频度小，供使用者了解管理单位基本信息外，更重要的是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位识别和掌握该单位基本信息 [2]目录分类：不同单位的档案类别不尽相同，但相同行业目录却基本相似，所以，系统应根据行业设置当量的默认档案分类。档案管理员根据自己行业的默认分类结合本单位具体情况进行修改，生成自己单位的档案目录系统，以在各个分类目录中存放相应的档案文件，这部分是整个系统进行后续操作的基础。 [3]档案录入整理：将本单位收录的所有档案按目录分类进行录入存储。 [3]借阅管理：借阅的登记查询与核销。

档案管理学考点

档案管理学题型：名词解释，填空，选择，简答，论述 1、档案收集工作的概念：档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构的工作。内容：①档案室对本单位需要归档的档案的接收。 ②档案室对本单位未及时归档档案的补充收集工作。 ③档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。 ④档案馆对建国以前各个历史时期形成的档案的接收和征集工作。特点：①预见性与计划性； ②针对性与及时性； ①系统性和完整性。主要办法：①定期收集；②平时收集；③复制交换；④广泛征集；⑤购买 2、档案制度的内容：⑴、归档范围：详见《机关文件材料归档与不归档的范围》 ⑵、归档时间：文书档案第二年六月底以前归档。 ⑶、归档案卷的质量要求 [整理部分详细讲解] ①归档文件在系统性方面的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 ②归档案卷在技术加工方面的要求是：封面、题名、目录等； ③归档案卷的排列顺序 ⑷、归档手续：目录、移交清单等为什么要建立档案制度？ ①保证归档文件材料的齐全、完整 ②便于检查和控制归档文件的质量 ③确保归档文件材料的按时归档 ④确保归档文件材料的集中统一管理 3、如何做好文件材料的归档组织工作？ ①档案室对归档工作的超前控制 ②指导和协助文书部门组织归档工作 ③加强临时性及“帐外文件”的文件收集工作 ④加强归档案卷质量的检查 ⑤加强归档的宣传和档案的日常管理 4、档案整理工作的类型： ①系统排列和编目； ②局部调整； ③全过程整理。原则：①充分利用原有基础 ②保持文件之间的历史联系。文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。 ③便于保管和利用、管路敷设技术通过管线不仅可以解决吊顶层配置不规范高中资料试卷问题，而且可保障各类管路习题到位。在管路敷设过程中，要加强看护关于管路高中资料试卷连接管口处理高中资料试卷弯扁度固定盒位置保护层防腐跨接地线弯曲半径标等，要求技术交底。管线敷设技术中包含线槽、管架等多项方式，为解决高中语文电气课件中管壁薄、接口不严等问题，合理利用管线敷设技术。线缆敷设原则：在分线盒处，当不同电压回路交叉时，应采用金属隔板进行隔开处理；同一线槽内强电回路须同时切断习题电源，线缆敷设完毕，要进行检查和检测处理。、电气课件中调试对全部高中资料试卷电气设备，在安装过程中以及安装结束后进行高中资料试卷调整试验；通电检查所有设备高中资料试卷相互作用与相互关系，根据生产工艺高中资料试卷要求，对电气设备进行空载与带负荷下高中资料试卷调控试验；对设备进行调整使其在正常工况下与过度工作下都可以正常工作；对于继电保护进行整核对定值，审核与校对图纸，编写复杂设备与装置高中资料试卷调试方案，编写重要设备高中资料试卷试验方案以及系统启动方案；对整套启动过程中高中资料试卷电气设备进行调试工作并且进行过关运行高中资料试卷技术指导。对于调试过程中高中资料试卷技术问题，作为调试人员，需要在事前掌握图纸资料、设备制造厂家出具高中资料试卷试验报告与相关技术资料，并且了解现场设备高中资料试卷布置情况与有关高中资料试卷电气系统接线等情况，然后根据规范与规程规定，制定设备调试高中资料试卷方案。、电气设备调试高中资料试卷技术电力保护装置调试技术，电力保护高中资料试卷配置技术是指机组在进行继电保护高中资料试卷总体配置时，需要在最大限度内来确保机组高中资料试卷安全，并且尽可能地缩小故障高中资料试卷破坏范围，或者对某些异常高中资料试卷工况进行自动处理，尤其要避免错误高中资料试卷保护装置动作，并且拒绝动作，来避免不必要高中资料试卷突然停机。因此，电力高中资料试卷保护装置调试技术，要求电力保护装置做到准确灵活。对于差动保护装置高中资料试卷调试技术是指发电机一变压器组在发生内部故障时，需要进行外部电源高中资料试卷切除从而采用高中资料试卷主要保护装置。

档案整理工作方案

2017年归档文件整理工作方案年度归档文件整理工作就是档案资政服务的基础,也就是档案管理工作资源建设的核心组成部分,为了更好地做好年度归档文件整理工作,根据《归档文件整理规则》与市档案局相关工作要求,特制定本方案如下: 一、指导思想按照分工负责、各司其职、各负其责、齐全完整、应归尽归的原则,强化组织领导,加强业务知识学习,严格按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》的要求,遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管与利用的目的,在规定时间内保质保量完成归档文件整理工作。二、时间要求归档文件整理工作从4月1日起——5月27日指导整理结束;7月31日前归档文件目录按标准打印完毕,原生电子文件与电子档案目录报市档案局。三、工作标准

(一)文件材料的收集工作文件材料的收集就是归档工作的起点,直接决定归档的质量,务必高度重视,认真负责。只有及时广泛收集,才能保证文件材料的齐全、准确、完整、有效。收集工作与年度评优评先挂钩,档案员务必将本机关的各种红头文件,黑头文件、会议材料、各种会议记录;重大活动资料、工作汇报、简报、专题报告、调研报告;工作计划、总结、小结;规章制度(规定)、干部(职工)登记表、花名册、各类统计报表(组织、人事、工资、业务报表等);协议、合同等收集齐全、完整,确保应归尽归。同时注意收集本机关及行业有保存价值的图书、报刊、资料、声像等,集中移交市档案局。 (二)文件材料的整理工作 1、档案员要按照《归档文件整理规则》与国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》的要求,认真指导各单位归档文件整理工作。 2、对上级业务部门有标准规定的按照行业标准整理。如:电业局(按件整理,划分为永久、长期、短期3个保管期限,按机构分类);邮政局、电信局(按企业分类整理);银行(按机构问题分类整理),各组要按其标准指导她们进行整理。

2019年档案工作要点

2019年档案工作要点 2019年档案工作要点 2019年是执行《档案事业“十一五”规划》的最后一年，也是科学谋划“十二五”规划的关键年。2019年全市档案工作的总体要求是：坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面贯彻落实科学发展观，紧紧围绕全市中心工作，进一步拓展档案服务领域，推进“两个体系”建设，深化数字档案发展，在档案新馆的平台上精心规划“十二五”档案事业发展蓝图，充分发挥好档案的服务、教育、宣传功能，为经济社会和各项事业的发展作出更大贡献。夯实馆室各项基础，提升档案管理水平档案馆、室各项基础工作是开展档案工作的根本，是拓展服务、实现档案价值的前提。档案馆及各档案室要努力夯实各项基础，加强资源整合，保障档案安全，创新管理方法，积极争创国家一级档案馆及星级档案室。 1.优化机关档案集中统一管理。全市机关文档管理中心要充分发挥职能，切实做好行政中心各进驻单位档案实体集中、资源共享工作。对72家进馆单位档案，要严格对照标准，规范整理上架，做好目录与纸质文件、电子目录与全文的校核。各进驻单位要积极做好2019年度档案的整理工作，于10月底前全面完成2019年度及以前档案的移交工作，并能比较熟练地运用数字档案馆室系统做好日常档案的上传及利用。同时要结合实际，进一步加强对荣誉、书画、礼品、照片等档案的集中统一管理，加大对重大活动、重大事件档案的全程跟踪、科学管理。 2.强化档案馆室安全规范管理。档案馆、室要积极开展档案安全管理教育，组织各类档案安全演练，提高档案安全意识和防范技能。加强对档案安全隐患的监管，落实专人，定期检查各类安保设备和消防设施。制定和完善各项规章制度，规范档案的收集、管理、利用等程序。认真做好各类台帐及登记簿，定期开展档案检查和到期档案的鉴定，组织实施珍贵档案的抢救和修复工作。 3.亮化档案窗口的查阅服务。充分发挥新馆服务大厅的开放功能，做好政府公开信息和各类资料的开放利用，各单位要按照有关文件精神及时上报各类政府公开信息，确保全市政府信息公开查阅服务中心信息的及时性、公开性、准确性；充分利用信息化手段做好各类档案信息资料的发布工作，完善智能集成系统，展示档案馆现代化功能；优化窗口查档服务水平，提供各类便民服务，努力将窗口打造成对外服务的亮丽名片。 4.积极争创国家一级档案馆及星级档案室。对照《市、县级国家综合档案馆测评细则》，高标准做好创建国家一级馆基础工作，全方位加强档案科学管理水平，力争上半年以高分通过国家一级馆测评。各单位要以争创星级档案室为抓手，努力提高基层档案室管理水平，力争2019年全市60家单位通过省星级测评及复查。

档案管理规章制度范本最新整理版

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为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：一、档案管理的范围本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。二、档案的管理部门公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。三、档案的分类在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类： 1、行政管理。 2、人事管理。 3、财会档案。 4、生产经营管理。

重点工程档案管理

重点工程档案管理一、重点建设项目档案概述 1、概论建设工程档案（又称建设项目档案、基建档案）是指在工程建设过程中形成的应归档保存的各种形式和载体的文件材料。这一概念包括几个方面的含义：（1）揭示了建设工程档案的产生领域；（2）指明了建设工程档案来源的多源化；（3）明确了建设工程档案是经过归档保存的文件材料；（4）突出了建设工程档案内容载体的多样性。 2、特点（1）成套性；（2）专业性；（3）阶段性；（4）动态性；（5）现实性。 3、来源按照建设工程在不同时期、不同阶段的工作内容、性质和特点，大致可分为以下六个阶段：（1）项目建议书（立项）阶段（2）可行性研究阶段（可研）（3）设计（初步设计）阶段（4）建设（开工）阶段（5）建设实施（建设）阶段（6）竣工验收（竣工）阶段

4、收集建设工程档案的收集范围主要是根据工程建设的各个阶段及有关各工作单位的不同职责分工而定的。（1）建设单位建设单位主要负责收集工程前期报批文件、工程管理文件、工艺设备文件、财务、竣工文件及来往文件等。（2）勘察单位勘察单位主要负责收集与设计相关的设计基础文件。（3）设计单位设计单位主要负责收集与设计有关的文件。（4）施工单位施工单位主要负责收集在工程建筑施工、设备及管线安装施工、电气及仪表安装施工过程中形成的文件。 (5)监理单位监理单位主要负责收集对工程资金、进度、质量等全过程监理工作或指定过程监理工作中所形成的文件。（6）生产单位生产单位主要负责收集在生产技术准备、试生产期间形成的文件。二、图纸管理 1、图纸类别：施工图和竣工图，涉及底图、蓝图、电脑图。 2、图纸介绍