XX大学公文处理办法

第一章总则

第一条为使学校公文处理工作规范化、制度化和科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据2000年8月国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)和《XX 市实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》（京政发［2001］12号）文件的精神，结合我校实际情况，特制定本办法。

第二条公文处理工作应当遵照实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。各学院、各部门应指定专人负责公文处理工作。各单位负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

第二章公文主要种类

第三条我校常用的公文种类是：

㈠决定：对学校内部重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员所使用的公文。

㈡请示：向上级单位或领导请求指示或批准事项时所使用的公文。

㈢报告：向上级领导、上级单位汇报工作、反映情况、提出建议或答复上级机关的询问时使用的公文。

㈣批示、批复：答复下级单位请示事项时所使用的公文。

㈤通知：发布各类规章、办法、规定，转发上级单位、同级单位不相隶属单位的公文、批转下级单位公文，要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项的公文。

㈥通报：表彰、批评，传达重要会议精神或情况时所使用的公文。

㈦函：平行单位或不相隶属单位之间联系工作、询问或答复问题，请求批准和答复批准事项时所使用的公文。

㈧会议纪要：传达会议精神和议定事项时使用的公文。

第四条各单位应根据自己的业务范围，发文目的、要求，公文的内容、行文的关系等正确选用公文种类。

第三章公文格式

第五条公文一般由发文单位、密级、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成（其中标题、主送机关、正文、印章、成文时间为必不可少的要素，其它要素视具体情况选用）：

㈠发文单位应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。

㈡秘密公文应分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。

㈢紧急公文应当分别表明“特急”、“急件”

㈣发文字号，包括单位代号、年号、序号，联合行文只标明主办单位发文字号。发文字号由学校统一制定（见附表《校内各单位发文字号一览表》），各单位不要自行创制或修改文号。

㈤公文标题，应当准确简要地概括出公文的主要内容，并准确标明公文的文种。

㈥公文如有附件，应在正文之后成文时间之前注明附件顺序和名称。

㈦公文（除会议纪要外），应当加盖印章，联合上报的公文由主办单位加盖印章，联合下发的公文，联合发文单位，都应加盖印章。

㈧成文时间，以领导人签发的日期为准，联合发文，以最后签发单位领导的签发日期为准。

㈨正式公文应标注主题词，一般按照公文所涉及的范围、内容、文种的顺序，选择三到五个词，最多不超过七个。

㈩抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓的公文的其他单位，应当使用全称，或规范化简称。

第六条会议纪要标识由“××会议纪要”组成。字号由发文单位根据公文的内容和发文目的酌定（使用“XXX字”或“X字”）。会议纪要不加盖印章。其他格式同本办法对相关要素的说明。

第七条公文中其他组成部分及各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第四章校外收文管理办法

第八条无论以何种方式传送、取回或会议所发的公文，凡发送给学校的，必须及时交由校办统一按收文程序处理，任何单位或个人不得留存文件原件。

第九条所有公文由校办按登记、拟办、传阅、承办、催办、注办、归档等程序进行处理。

㈠登记：由校办工作人员对所收进的公文在《收文本》上进行登记，详细说明公文的全部自然情况（包括收文日期、文件字号、文件标题、拟文单位、发文日期和文件密级等），并在每份文件上附文件处理单，以便于批阅、记载、传阅和办理。

㈡拟办：校办主任在收到文件后，应及时提出拟办意见（急件应迅速拟办），然后交校办工作人员按拟办意见，或于当天送主管校领导阅批，或交有关单位承办。

㈢传阅：需传阅的文件由校办工作人员及时送有关单位传阅（传阅文件应在一个工作日内返还校办），或以电子文档形式发布在电子办公系统“上级文件”栏目中。

㈣承办：按照来文的要求和领导的批示，承办单位应在规定的时间内落实具体工作。校办负责督促检查来文的落实情况，并负责协调承办部门之间的关系，保证文件精神和领导的批示贯彻落实。

㈤催办：为保证文件能及时办理，由校办负责文件的催办工作，主要通过：电话催办、派人到有关单位了解办理情况；召集有关单位负责人向校领导汇报交办的结果等方式。

㈥注办：校办工作人员应在收文承办完毕后，及时在文件处理单上注明处理结果以备查考。

㈦归档：将处理完毕的收文立卷、归档，并按档案管理规定，在规定的时间内交档案室存档。

第十条公文的处理必须及时、准确，一般公文处理环节不超过三天，紧急公文应在收文当天处理完毕。公文的承办也应尽快落实，力争缩短时间，提高文件处理效率。

第五章校内收文管理办法

第十一条一般情况下，校内公文均以电子版形式在校办公系统相应栏目中进行公布（有秘级的公文、呈校领导的请示、报告等及特殊情况除外），各单位系统管理员及相关人员应按规定的时间上网查收文件。

第十二条各单位系统管理员应按以下程序对接收到的电子公文进行处理：

㈠签收：各单位系统管理员在查看新文件时，必须首先在网上进行签收。

㈡下载、保存：系统管理员应在本单位固定的一台计算机中建立“电子公文”文件夹，下设与电子办公系统中各栏目相同的相关文件夹，对所有接受到的电子公文进行下载、保存。

㈢承办：需承办的公文，由单位领导提出处理办法，由相关工作人员办理。