国家标准公文格式

国家标准公文格式

一、公文用纸格式

公文用纸一般为16开型（长260毫米、宽184毫米）单页，也可采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）。张帖的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文用纸要符合档案保护技术要求。

公文用纸的页边与图文区尺寸。公文天头（上白边）宽20毫米+05毫米；地脚（下白边）宽7毫米+05毫米；装订边（左白边）宽20毫米+05毫米；翻口边（右白边）宽15毫米+05毫米。

国内通用16开型纸图文区尺寸为：长233毫米，宽149毫米；国际标准A4型纸图文区尺寸为：长270毫米，宽175毫米。

二、公文印制格式

公文图文区用字一律从左至右横写、横排。少数民族文字的公文，则按其习惯书写、排印。公文的书写和印刷，必须使用规范的汉字，不能使用异体字、繁体字和未经国家语委公布的简化字。标点符号、字体、字号、数字以及计量单位使用要准确、规范。发文机关的版头推荐用黑变体字（高22毫米、宽15毫米）或初号宋体字，联合行文时，推荐使用小初号宋体字；公文大标题使用二号宋体字，小标题使用三号宋体字；密级、紧急程度和各种标记字符或其它重点字使用三号黑体字；主题词使用三号宋体字；发文字号、主送机关、正文、附件、成文时间、附注、抄送机关、印发说明等一般都彩三号或四号仿

宋体字。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。计量单位须使用国家法定计量单位。

正文开头和每一段落首行空两个字，回行时顶格。正文文字的每行宽度与图文区宽度相等。

页码是标记公文张页的顺序号，用阿拉伯数码标注，数字两侧各标一短横。单面印刷公文，页码位于每页图文区右下端；双面印刷公文，正面为单数，页码位于每页图文区右下角，背面为双数，页码位于左下角；没有图文区的页面不标页码。

公文一律在左侧装订，不要在天头装订，不要压住文字，也不能只订一颗订书订。

三、公文文面格式

（一）发文机关（亦称“版头”、“文头”）

版头是发文机关的标志，它具有法定性、权威性和效用性，通常套红，以示庄重。常用的公文版头形式有三种：

1、由发文机关名称加“文件”二字组成。

例如：国务院文件

2、只用发文机关全称或规范化的简称作版头。

例如：安徽省人民政府

3、几个同级机关（如安徽省人事厅、安徽省科学技术委员会、安徽省财政厅）联合发文，可用主办机关（安徽省人事厅）的名称加“文件”二字作版头？（例1），但发文机关署名应标联合行文单位的名称；

也可用几个同级机关的名称加“文件”二字作版头（例2），但应将主办的机关排列在前。前者多用于上行文，后者多用于下行文。

例1：安徽省人事厅文件

例2：安徽省人事厅

安徽省科委文件

安徽省财政厅

4、有时根据工作需要，同一机关还可以制发专用公文版头。

例如：***人民政府令、***人民政府任免通知

发文机关名称必须使用全称或规范化的简称，一般用22毫米*15毫米（高*宽）黑变体字。联合行文，应视机关多少，选择大小适当的宋体字。在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。版头和版头下的一条细实横隔线（宽140毫米，高1毫米），居中套红印在公文首页图文区第13行—22行和37行—46行区域内。

为了保证公文的权威性、严肃性，除“公告”、“通告”不用公文版式头外，其它各类公文均需使用公文版头。发文机关的公文版头一经确定，不可经常变动。

（二）密急

密级是指公文内容涉密的程度。公文内容涉密应分别标明“秘密”、“机密”、“绝密”，“绝密”、“机密”公文应当同时标明份数序号。密急在公文首页发文机关版头的左上角区域内标注。密急的标识为一个五角星，即“”，五角星之前标密急，五角星之后标期限，如：机密20年。

密急件的份数序号是同一文件在其总印数中逐份所给的顺序编

号。一份文件一个号，依次流水编列，以便查对和清退。份号使用6位阿拉伯数字在密级标识区域的上一行标注。如：某份文件份号为“000068”就说明这份文件是总印数中的第68份。

（三）紧急程度

公文处理必须做到及时、准确、安全。紧急程度是对公文传递和办理速度的要求。标明紧急程度，是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急事项的及时处理。文秘部门处理公文要力求“当日签收、当日登记、当日呈批、当日转办”。特别是急件，要贯彻“急事急办、特事特办”的原则，抓紧办理，行文时应根据紧急程度，分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”。在特殊情况下，也可以标明“在*日*时送达”。紧急程度在公文右上角标注。公文标题内有“紧急”二字的，如“关于**紧急通知”等，也应视同急件处理。

（四）发文字号（亦称“文号”）

发文字号是由发文机关代字、发文年度和顺序号三个部分组成。年度使用公元纪年，用阿拉伯数字，两侧用方括号“[]”。例如：皖政[1997]18号，“皖政”是安徽省人民政府的代字，“[1997]”是发文的年度，“18号”是1997年发文的顺序号。几个机关联合行文，只标注主办机关发文字号。有发文机关加“文件”二字组成文头的文件，发文字号一般标注在文头之下、横线上方居中；只用发文机关作文头时的文件，发文字号则标注在横线之右下角、文件标题之上。

上报的公文，应注明签发人。联合行文要同时注明联合发文机关

的签发人。签发人姓名标在文头之下、横线以上右侧位置，或标在横线之右下角、文件标题之上。同时，发文字号则移至左侧。

机关代字应相对稳定，不可经常变动。为保证发文字号规范，防止重号、漏雨和错号，发文字号应由发文机关的文秘部门统一管理与编写。

（五）公文标题

公文标题是对公文主要内容的揭示。要求做到准确、简要。规范化的公文标题一般应由发文机关名称、公文主题（事由）和公文种类三个部分组成。除三个部分外，在发文机关名称与公文主题之间加个介词（如：“关于”、“对”、“在”、“为”、“给”等），在公文主题与公文种类之间加一个结构助词“的”字。例如：“国务院办公厅关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知”，其中：“国务院办公厅”是发文机关名称，“关于”是介词，“发布《国家行政机关公文处理办法》”是公文主题，“的”是结构助词，“通知”是公文的种类。标题除发布法规性的文件可加书名外，一般不用标点符号。

公文标题居中在公文首页红色横隔线之下、正文之上各空一行排列。

当遇到下列情况时，公文标题可以省略发文机关名称或公文主题组成部分。

1、使用正式的套红文件版头，公文标题可以省略发文机关名称。例如：“关于印发《安徽省行政机关公文处理实施细则》的通知”。这份文件是使用“安徽省人民政府办公厅”机关固定的文件版头印发的，

因此，公文标题就省略了发文机关名称。

2、印发公布性文件时，有的公文标题可以省略公文主题部分。例如：“铜陵市人民政府令”。

经会议讨论通过或批准的公文，可在标题下加题注，在圆括号内注明某年某月某日经某会议讨论通过。

公文标题字数不宜太多，可视情况分一行或多行排列。公文标题多行排列时，尽量不要把人名、地名以及两个字以上的词或数字分开，以防产生歧义。

（六）主送机关（亦称“抬头”）

主送机关是指发文机关要求对公文进行办理或给予答复的机关。主送机关应使用全称或规范化的简称；主送机关不是一个时，应按其性质、级别以及有关规定或惯例依次排列；同类型机关可使用统称，如“省政府各部门”。主送机关应明确、具体，标列在公文标题的下方、正文之上，从左至右顶格书写，回行继续顶格，未尾加冒号。

主送机关的确定，应注意以下几个方面：

1、上行文是向上级机关请求指示、批准事项以及汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用。

2、平行文是同级机关互相商请解决有关问题或布置某项工作时使用的一种公文，主送机关可以是一个，也可以是多个。

3、下行文是上级机关要求下级机关周知、办理或执行事项时使用的一种公文。这种公文如发行范围大，主送机关可用统称。

4、张贴性在需广大群众周知的公文，如：“公告”、“通告”等一般

不标主送机关；经会议讨论通过的公文，如：“决定”、“会议纪要”、“令”，主送机关名称则移至文尾抄送栏上方标明。

5、对参阅性文件，不需要明确的主送机关，可将“主送”“抄送”合并为“分送”，印在原“抄送”位置。“分送”栏一般分为三个层次：一是上级领导；二是文件内容涉及的有关单位；三是应抄送周知的单位。

（七）正文

正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容、传达发文机关的意图。撰写公文总的要求，内容符合党的方针、政策和国家的法律、法规，情况准确，措施、要求扎实具体，观点明确，条理清楚，文字通顺、精炼，书写工整，标点正确，篇幅力求简短。

当正文占满了公文用纸的全页，发文机关署名和成文时间不得不转下一页时，必须在下一页的首行标注“此页无正文”并加圆括号，然后在下方的适当位置标注发文机关署名牌成文时间。

（八）附件

附件是指附在正文后面的文件、材料、图像和声像资料等，是某些公文的重要组成部分。附件有的起补充、阐明作用，有的起说明、注释作用，有的起证实、执行作用。附件应在正文之后成文时间之前注明顺序和名称。除使用特殊材料制作的附件外，一般附件应放在正文未页后面一起装订。被印发、批转、转发的公文应视为正文，不能作为附件处理。

（九）发文机关署名

公文除电报、会议纪要外，大部分文件的发文机关署名都应加盖

印章。

印章是代表机关组织或领导人的象征，是行使法定职权的一种印信凭证。法定机关印章具有法定性、权威性和效用性。公文盖上印章，是表示发文机关对文件正式生效和确认无误的一种凭证。

印章与公文版头一样，都必须使用全称或规范化的简称。用印位置在成文日期的中间偏上，要求上不压正文，下骑年盖月。印章必须盖得端正、清晰。

（十）成文时间

成文时间以领导人签发的日期为准；联合发文，以最后签发机关领导人签发的日期为准；会议讨论通过的公文，一般以讨论通过的日期为准；电报，以发出日期为准。

成文时间一般在正文之后的右下方专行标注。会议讨论通过的公文，如决议、决定、条例等，一般应用小于标题的字体将会议讨论通过的时间和会议名称在公文标题之下居中标注，并加圆括号。

成文时间一般应是公文正式生效、执行的日期，但是发布法规、规章的公文，除了标注发布时间外，还专门公布具体实施的年、月、日。成文时间使用汉字写明年、月、日，年度使用公元纪年全称，不得简写或省略。如：1997年1月8日，既不能写成“97年1月8日”，也不得写成“九八、元、八”。成文时间必须按规定标注，切忌标注拟稿、审稿或打印时间。

（十一）附注

附注用于说明公文中在其它区域不便说明的事项。如需要加以解

释的名词术词、或用于表述公文的传达范围等。附注的内容，一般在成文日期的左下方、主题词的上方，另行标注，并加圆括号。如：“（此件发止各乡、镇人民政府）”；“（此件至**月**日对外公开）”等。

（十二）主题词

主题词是为实现办公现代化的要求，便于计算机管理公文和提高查找率、查全率，根据公文基本内容按照一定的规范优选的词或词组。

公文应根据内容和文种标明主词题。

（十三）抄送机关

抄送机关即需要了解公文内容以便协助办理或周知的机关，应标注在公文主题词下端、印发机关之上，上下用两条等宽的平行细实线（宽140毫米，高1毫米）作为界线。抄送机关在“抄送：”后面依机关性质、职权、隶属关系用其它逻辑关系依次标注抄送机关的全称或规范化的简称，移行时与上一行平行书与。抄送机关一般按上级、平级、下级机关的次序排列，同级机关按党、政、军、群次序排列。不同级别或同一级别不同性质的单位之间用逗号，同一级别、同一性质的单位之间用顿号。

（十四）印发（翻印）机关、印发日期

印发（翻印）机关、印发日期统称为印制版记。印制版记列于抄送栏之下，左侧注明印发（翻印）机关钱称或规范化简称，右侧注明印发（翻印）日期，右下角注明印发份数。

公文格式标准化的特点

（一）公文格式的规范化

公文既然是人类处理生产劳动和社会活动的工具，人们周围所发生的一切事情都要通过公文这个工具来进行管理和处理。由于公文工作是一项普遍性和基础性的工作，因此不能削弱，只能改革和加强。这样公文的规范化和处理工作的制度化就提到议事日程上来了。

所谓公文规范化，指的是根据公文的约定俗成或是明文规定的规格标准。规范化就是制定公文的全面系统的规格标准，使人们的工作行动合乎这些规格标准。

所谓制度，就是要求大家共同遵守的办事规程和行动准则。公文处理的制度化，对公文处理的全部活动都定出具体的处理规范，并且保证这些规范的正确顺利的实施。使公文处理依法进行。

《办法》就属于国家行政机关公文处理的法规性文件，也就是国家行政机关公文处理中需要共同遵守的制度。

经国务院办公厅提出的1999年由国家技术监督局批准发布的《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T9704—1999），把我国的国家行政公文格式纳人了国家标准体系，使我国国家行政机关公文规范化、标准化。

（二）公文格式的法定性

公文写作，在不同的历史时期、不同的社会，它的写作要求是不一样的。回顾几千年来中国历史，我国的公文一直是为少数封建统治阶级和官僚资产阶级服务，一直是他们剥削和压迫广大人民群众，维

护其统治地位的工具。历史无论朝代怎么变更，公文的这种性质始终没有变动。解放以后，我们党和国家领导的几十年公文改革，彻底地改变了公文的这个性质，把公文变成了无产阶级和人民大众同帝国主义封建主义、官僚资本主义进行斗争的武器，变成了管理自己国家，为广大人民群众服务，推动社会主义发展、推动经济发展和社会进步的工具。

正因如此，我国新型公文表现出三大特点：

1．坚持无产阶级公文的原则性和严肃性，使我们的公文在广大人民群众中享有崇高的威望和法定效果。

2．运转讯速、工作效率高。由于公文有了党和国家的正确指导，有了严格的健全的纪律和制度，因此上情下达，下情上传，横向沟通上体现出迅速、准确、无误。

3．廉洁奉公、全心全意为人民服务

这三大特点就体现出我国公文格式所具有的阶级性和法定性。

（三）公文格式的层次性

在现代社会中每一个国家都使用公文这种工具来实施管理。但每个国家的内部又分有好多政府部门来进行管理。这样就形成一个国家的全部公文构成国家公文体系，它反映着国家机关的体系即国家机构的状况；每个国家的内部机关的公文成为国家公文的一个子系统，所有国家机关内部的公文子系统综合汇总构成国家行政机关公文体系。这一构成情况就反映出公文的层次性。

我国现阶段国家公文体系就包括：中国共产党机关文件、政府机关文

件（即国家行政机关公文）、司法机关文件、外交部门文件、军事机关文件和行政法规等公文子系统。这种公文系统，它反映了我国政治体制（制度）的本质特性，也反映出具有中国特色的社会主义国家公文的层次性。

（四）公文的美观和庄重性

公文格式的美观和庄重性，是公文格式的又一特性。它是反映不同层级，不同用途的公文经约定俗成后制成不同表述形式。

公文格式的美观和庄重包括三方面内容，一方面是公文要素的设置和在公文中的排列位置要体现美观和庄重；另一方面是公文传递所采用的介质纸的质量和印刷质量、装订质量的好坏也影响到公文的美观与庄重；第三方面是办文人员在办公过程中认真负责的态度．也影响到公文的美观与庄重。

《国家行政机关公文格式》国家标准（GB／TP704—1999）中规定的公文用纸技术要求、用纸的大小，印刷排版和装订要求直到公文中各要素排列位置。这一切就是体现出国家行政机关公文的美观和庄严性。

1 范围

本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。

本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。

使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。

本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围。

(1)内容范围

内容范围只涵盖国家行政机关公文（以下简称“公文”）格式中的纸张要求、印制要求、公文各要素的排列顺序和标识规则，并不是公文格式的全部范围。对公文格式的完整要求应是把《国家行政机关公文处理办法》中对公文格式的要求与本标准结合起来学习。

(2)适用范围

本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。

(3)特定范围

《办法》规定，少数民族自治地区公文可以同时使用少数民族文字。由于少数民族文字的字体、字型和书写习惯与汉字不同，执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定。

2 引用标准

GB／T 148—1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

在本标准中引用的国家标准GB／T 148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》，主要规定了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸，在一般的公文用纸中，主要是采用印刷纸和书写纸。由于该标准是根据国际标准ISO 218等同采用过来的，因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准一致。在A系列纸型中，公文用纸的纸型为A4型，即幅面尺寸为210mm×297mm，并规定各裁边的误差为土3mm。因此GB／T 9704一1999《国家行政机关公文格式》中规定的公文用纸幅面尺寸的依据就是GB／T 148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》。

3 定义

本标准采用下列定义。

3．1 字W ord

标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。

3．2 行line

标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7／8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7／8倍的距离为一基准行。

在本标准中为确定公文中各项要素的位置，就需要对公文的纵向和横向的定位给出统一的规定。为此，对于公文的横向描述形式就是“字”，纵向描述就是“行”。在这两项定义中，“字”指的就是汉字的横向距离。一“行”的概念(除2号标题外)指的是3号字高度加其7／8倍的距离。因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把公文中横纵坐准确地将公文中的任何一个要素加以定位。

4 公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60g／m一80g／m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％一90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7．5—9．5。

由于公文的特殊地位，一方面要考虑其外观严肃、庄重，另一方面更要考虑其频繁使用和作为档案长期保存的要求，因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。

公文用纸的质量为60g／M2—80g／m2的胶版印刷纸或复印纸，是综合考虑了公文用纸的经济性和美观性。经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于60g／m2的胶版印刷纸，一般公文用纸可以采用70g／m2的胶版印刷纸。对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张质量不高于80g／m2的胶版印刷纸或复印纸。这种相对灵活的规定避免了一刀切的做法，各使用单位可根据自己的情况具体掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的。

公文用纸纸张白度是根据与A等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张白度的指标，进行分析总结得来的。纸张白度如果过低，看上去纸张较黑，如同报纸一般，很不庄重；纸张白度过高，反光度加大，看上去晃眼，特别是在晚间，纸张白度过高，对视力影响很大，时间长了很不舒服。

横向耐折度≥15次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆，必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需要在较多的层次传阅流转，如果公文用纸过脆，没看几次纸张就发生断裂，使公文不能完整地保存，将

直接影响公文效力的发挥。

不透明度≥85％是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。如果公文用纸的透明度过高，在正反两面所印的文字就会出现相互洇透，看上去文字很花很乱，导致印制质量不高，影响公文的阅示传看。这也是公文用纸的一项重要指标。

pH值为7．5—9．5是根据国家档案局制定的行业标准DA／T 11一1994《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的。

这项行业标准规定，存档时间在200年以上的一般耐久纸，其用纸的pH值应为7．5—9．5。出于公文将作为档案长期保存和使用的需要，因此有必要对此项指标加以规定。

5 公文用纸幅面及版面尺寸5．1 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB／T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB／T 148。

5．2 公文页边与版心足寸

公文用纸天头(上白边)为：37mm±lmm

公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm

版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)

本标准改变了我国公文用纸长期以来一直沿用的16开型，而将公文用纸的幅面尺寸改为国际标准纸型A4型。作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国相应工业系统产生何种影响作调查和分析的基础上得出的。

作出这项重大改变主要是基于以下三方面的考虑：

(1)采用国际标准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势

国际标准化组织(ISO)早在1975年就制定了书写纸(书写用纸即日常的办公用纸)的规格标准，即ISO 262：1975，其主要内容就是规定了书写用纸的规格为A4型(2l0mm×297mm)。这种纸型由于充分考虑了人体工效的作用，即可容纳较多的信息，又大小适中，让使用者感觉比较舒适。目前常用的复印机、打印机、计算机、传真机等基本上是以A4型标准作为基本纸型的。

鉴于A4型纸是国际标准的纸型，因此得到各国和各国际组织的广泛应用，其公文用纸大多是采用A4型纸。国际会议也无一不是采

用A4型纸作为会议文件用纸。在修订该标准的过程中，修订工作小组专门对许多国家和国际组织正式公文的公文用纸情况进行了调查，在所收集到的公文范例中，无一不是采用A4型纸作为公文用纸。

(2)我国已基本具备采用国际标准A4型公文用纸的条件

我国在1987年和1988年分别等效ISO 6716和ISO 216制定了我国国家标准GB／T 788和GB／T 148。但考虑到我国的实际情况，在这两项标准中，还规定了我国自己的标准16开型。随着国际标准A4型的普及，各国普遍将A4型纸作为公文用纸和书写用纸，同时各种办公自动化设备具备处理A4型纸的功能，使A4型纸在我国作为书写纸和图书杂志用纸已是大势所趋。为此GB／T 148和GB／T 788已作了修订，明确规定国际标准A系列作为书写纸和图书杂志开本尺寸，这也为我国公文用纸采用国际标准A4型，使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基础。

(3)淘汰16开型纸的必要性及基本条件分析

长期以来，我国在公文用纸方面一直沿用16开型。这种纸型标准实际是日本早期用的标准。现今日本已不再使用该种纸型。

用这种纸型印制的公文承载有效信息量小，不利于与各国政府或国际

组织进行公文交往。16开型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格，还有用B5型纸与l 6开型纸混用的。纸型规格的不一，导致有的政府文件的前后页大小不一，公文质量受到影响，也不严肃。而国际标准A4型规格比较严格，无论在哪里买到的A 4型纸其误差不会超过lmm，可保证文件用纸纸型的统一。因此淘汰l 6开型公文用纸纸型，采用国际标准A4型作为公文用纸是十分必要的。

将公文用纸由l 6开型改为国际标准A4型，是我国公文用纸的一场革命性转变。从目前了解到的情况看，我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准A系列的印刷设备，并将逐步淘汰旧式生产设备。而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机，绝大部分都是以A4型作为基本纸型，很多政府部门的文印设备也逐步进行了更新，可以印制A4型公文。

目前，淘汰16开型纸，采用A4型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟。所以在《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际标准A4型。

6 公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。