财务审批管理制度

合肥XX财务部文件

财字【2015】003号签发人：

财务审批管理制度

目录

第一章总则 (2)

第二章个人借款管理办法 (2)

第三章预付款管理办法 (4)

第四章费用报销管理办法 (5)

第五章材料付款 (12)

第六章设备、模具、基建等分期支付………………………………………

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第七章其他特定开支事项 (14)

第八章附则 (14)

第一章总则

第一条目的：明确报账时间要求，确保费用及时入账；规范各款项报销付款所附单据要求、明确审批流程及管理责任，指导员工顺畅开展财务审批及报销工作，特制订本制度。

第二条适用范围：本制度主要适用于安徽合肥XX公司。

第三条基本原则：

（一）、开支前事先申请（报告）原则，包括但不限于以下方面：出差审批、业务费用审批、用车审批、各类物资采购申请（报告）、项目实施报告等。

（二）、及时报账原则，业务完成后应按规定时间取得相关票据、凭证，及时审批入账。

（三）、资金预算原则，各部门负责人应提前对本部门经办的月度资金开支计划进行合理预计，并按规定时间向财务部申报；未申报或超申报计划列支的款项，原则上不予支付；特殊情况下需要支付的须报总经理特批支付。

第二章个人借款管理办法

第四条个人借款条件

员工办理个人借款时，填写“借支单”。除出差、业务备用、应届毕业生入厂生活费、以及公司同意的员工福利性借款可申请个人借款外，其余情况原则上不允许个人借款。

第五条个人借款限额及审批程序

（一）出差借款金额应控制在审定的出差费用预算总额以内（如公司已代为支付部分差旅费时应酌情减少），且原则上不得高于8000元，出差人凭经批准的“出差审批表”办理借款手续。

（二）个人确因承办业务需要，可申请临时业务备用金；备用金原则上不超过当月个人工资总额。

（三）零星采购、日常业务接待和出差较多的部门可申请采用部门备用金制度，部门申请备用金限额最高不超过1万元（具体金额根据各部门业务范围确定，特殊情况须专题报告），允许部门内部调剂分配使用。已经采用备用金制度的部门，不能同时办理该部门员工个人临时业务备用金借款。部门备用金设专人管理，由部门负责人办理借款手续，部门负责人负连带偿还责任。

（四）应届毕业生生活费借款限额为500元，规定在转正后三个月内归还；员工福利性借款标准和还款要求具体按审批意见执行。

（五）各项借款金额超过2000元应提前一天通知财务部备款，否则不予借款。

（六）、借款审批程序为：

借款人申请→部门负责人审核→财务部审核→总经理批准→出纳放款

第六条还款时间要求

（一）出差借款还款时间要求

出差人必须于出差返回后7个工作日内填单报销冲账，报销金额不足以抵偿借款的，差额必须用现金归还。由于情况变化，出差被取消，所借款项必须立即归还。

（二）业务备用金借款还款时间要求

业务完成后，经办人必须在7个工作日内填单报销，报销单据不足以抵偿借款的，差额必须用现金归还。因情况变化，原来业务取消，所借备用金必须立即归还。

（三）部门备用金借款还款时间要求

采用部门备用金制度运作的部门，经办人必须在业务完成后7个工作日内报账，以便财务部核销补充部门备用金；并要求在半年度、年度结束前全部清还，并根据下（半）年度部门业务需要申请下（半）年度部门备用金；部门负责人更换时须在离职前结清部门备用金。

第七条不（迟）还款责任

（一）借款人不按时间要求报销冲账和归还借款，从次月起财务部将从其工资中逐月扣回，并每月按尚欠借款余额从应还款日开始（按利率12%）计收利息。

（二）如由于借款人自动离职等原因形成坏帐，审批借款的部门负责人负连带清偿责任，并规定从事实确认日起，在15个工作日内清偿，逾期按率12%计息。

第三章预付款管理办法

第八条预付款审批程序

因承办某些专项业务，需要预付部分或全部款项（后取得结算发票）而形成预付款。

（一）预付款支付要求必须办理事前申报手续，并附送相关报告、合同复印件、协议等。经办人申请款项银行支付时，填写“付款申请单”（注明“预付款”）；现金支付时，填写“借支单”。

（二）付款审批程序如下：

经办人申请→部门负责人审核→财务部审核→总经理批准→出纳付款

（三）对预付款遵循“谁经办，谁跟踪，谁负责”的管理原则，经办人应及时取得发票并到财务部门办理核销手续，财务部门每月对预付款核销情况进行清理。经办人未按时取得发票核销预付款，经财务部门催促仍无效果的，财务部门则将该笔预付款转为个人借款，并按“不（迟）还款责任”规定处理。

第九条产生坏帐时责任处罚

当预付款产生坏帐时，项目负责人（或付款经办人）负直接责任，并按坏账损失金额5-20%比例扣罚直接责任人，对部门负责人处坏账损失金额5-10%罚款。

第四章费用报销管理办法

第十条支付给公司内部员工个人的填写《费用支出报销单》（差旅费报销除外），支付给外单位的填写“付款申请单”；

第十一条五项费用

五项费用指业务招待费、办公费、邮递电讯费、差旅费、汽车使用费。

（一）、业务招待费

1、业务招待费指各部门因业务需要而进行公关、接待所开支的必要费用，其内容包括招待用餐、赠送礼品和娱乐活动开支等。

2、业务招待费开支遵循《业务招待开支管理办法》，报销时需附上审批后的《业务费用审批表》原件、合法票据（包括餐饮发票、住宿发票、娱乐费发票、交通费发票等）。报销金额不得超过《业务费用审批表》上批准的金额；无合法发票原则上不允许报销，特殊情况须打申请说明情况，经部门负责人审核，经总经理批准后方予报销。

（二）、办公费

1、办公费主要指办公家具、办公通讯器材、IT耗材、办公文具、易耗材料等购置费用。办公用品采用年度内一次性招标，各部门按人事行政部要求时间报申领计划，采购部集中采购，凭计划发放。

2、办公家具、办公通讯器材、电器及电脑配件、易耗材料的购置，按《低值易耗品管理制度》执行。

3、报销时附：采购申请、收货验收凭据，发票、非招标定价物资采购，单价超过500元或采购额超过5000元的应附比价资料，首次通过银行转账支付的需附收款人、账户等资料（以下涉及低值易耗品采购的，要求类同）。

（三）、邮递电讯费

1、邮递电讯费指各部门所属的电话、传真、办公网络等发生的费用及快递费等费用。

2、电话费报销时由人事行政部填写《费用支出报销单》，附电话费发票、话费清单及《部门费用分配表》。

3、月结快递费报销时由人事行政部填写《付款申请单》，附运输发票、快递单、《部门费用分配表》。

（四）、差旅费

1、差旅费指各部门日常业务中需要出差所发生的长途交通费、住宿费、伙食费定额补助、市内交通定额补助以及路桥费、停车费等。

2、差旅费按《国内出差管理制度》、《费用报销管理制度》开支和报销。

3、出差期间发生的业务招待费另外单独填单，按业务招待费报销规定报销。

（五）、汽车使用费

1、汽车使用费是指部门日常业务需要，发生的汽车加油费、维修费、保险、保养、洗车、汽车美容等费用。

2、汽车维修、保险、保养、美容等费用开支前需以专项报告报总经理批准。

3、汽车加油及报账

3.1 加油：经办人填写《借支单》办理借款手续,借款后2日内经办人需凭加油发票报销冲账。

3.2 财务部专设明细科目进行核算，经办人与费用会计每月核对发生额及余额并签名。

第十二条水电费

1、水电费指公司日常发生的厂房、仓库、食堂及附属设施

的电费、水费。