公司证照管理办法

目录

证照管理办法 (2)

第一章总则 (2)

二、适用范围 (2)

三、管理原则 (2)

四、证照种类 (3)

（一）企业证照 (3)

1、企业类 (3)

2、财务类 (3)

3、组织人事类 (3)

（二）核心业务、经营资质类 (3)

1、贸易类 (3)

2、房地产开发类 (3)

3、物流运输类 (3)

（三）土地房屋类 (4)

（四）运输工具类 (4)

（五）政府网上审批业务系统类 (4)

（六）管理体系认证类 (4)

五、证照的申（换）领 (4)

七、证照管理 (5)

八、证照的使用 (6)

十二、其他 (9)

证照管理办法

第一章总则

1. 为加强楚雄州国有资本投资集团有限公司（以下简称“公司”）证照管理，规范证照的申请、保管、使用、登记、变更、备案等工作程序，切实防范风险，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国公司登记管理条例》等法律法规和管理规章，特制定本办法。本办法适用于公司的证照管理。

2.证照是公司以及所属各项目依法合规经营的重要法律依据文件，其所载内容是各单位依法合规经营的前提条件之一，必须给予妥善安全管理，并维护其严肃性。

3.公司证照的管理采用分级负责的原则。公司证照采用归口管理、管办分离、管用分离的原则，并对公司证照管理实行统一指导。

4.本办法所称证照包括但不限于企业类、财务类、产权（房屋和土地）类和社保类、其他类证照等。

5.公司综合办公室为牵头部门，会同各证照归口部门对公司证照进行管理。

二、适用范围

本办法适用于本公司及关联公司的各类证照的管理。

三、管理原则

公司的证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”原则，保证证照管理的效率和安全性。企划部负责统筹组织、监督检查及协助其他部门证照的管理工作。

四、证照种类

证照是指经政府职能部门核发给集团属下各公司的证明企业合法经营、使用的有效证件。包括企业证照、核心业务证照（含电子证照）、经营资质、土地房产产权证照、政府审批业务操作系统类、管理体系认证类等。

（一）企业证照

1、企业类

包含营业执照、组织机构代码证（未办三证合一企业）、准予变更登记（备案）通知书、国有企业产权登记表、外商投资企业批准证书、企业集团登记证、公司章程等。

2、财务类

包含开户许可证、信用代码证、税务登记证（未办三证合一企业）、外汇管理登记证、外商投资企业财政登记证、统计登记证等。

3、组织人事类

包含社会保险登记证（未办五证合一企业）等组织人事相关证照（二）核心业务、经营资质类

1、贸易类

包含对外贸易经营者备案表、海关报关单位注册登记证书、出入境检验检疫报检企业备案表、自理报检企业备案登记证明书、危险化学品经营许可证、进口可用作原料的固体废物国内收货人注册登记证书等。

2、房地产开发类

包含房地产开发企业暂定资质证书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、企业基本建设投资项目备案证、商品房预售许可证、房地产开发企业暂定资质证书、绿色建筑设计标识证书等。

3、物流运输类

包含道路运输经营许可证等证照。

（三）土地房屋类

包含土地证、房地产权证等证照。

（四）运输工具类

包含各类车辆（含生产运输车辆、公务车）机动车登记证、机动车行驶证等证照。

（五）政府网上审批业务系统类

包含中国电子口岸法人IC卡、操作员IC卡、商务部自动进口许可证申领系统密匙等。

（六）管理体系认证类

包含质量管理体系认证证书（ISO质量证书）、海关企业管理分类证书、5A级物流企业认证证书等。

五、证照的申（换）领

（一）公司企业类证照的申（换）领工作由公司企业发展部负责办理，财务类证照的申（换）领工作由公司财务管理部负责办理，产权（房屋和土地）类证照的申（换）领工作由公司办公室负责办理，社保类证照的申（换）领工作由公司人力资源部负责办理。

其他类证照的申（换）领工作由公司相关证照管理归口部门负责办理。

（二）公司证照申办成功后，须及时向上级证照管理归口部门报备。报备单位应填写证照报备表，并同报备的证照电子扫描件或复印件一并上报。

六、证照的变更、延期、维护

（一）公司企业类证照的变更、延期、维护工作由公司企业发展部负责办理，财务类证照的变更、延期、维护工作由公司财务管理部负责办理，产权（房屋和土地）类证照的变更、延期、维护工作由公司办公室负责办理，社保类证照的变更、延期、维护工作由公司人力资源部负责办理。其他类证照的变更、延期、维护工作由公司相关证照管理归口部门负责办理。

（二）公司证照变更、延期、维护工作完成后，须及时向上级证照管理归口部门报备。报备单位应填写证照报备表，并同报备的证照电子扫描件或复印件一并上报。

七、证照管理

（一）公司企业发展部负责公司企业类证照的登记、备案、年报、保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发公司相应证照的部门和机构进行沟通联络，并指导所属分公司相应证照的申（换）领、变更、保管、登记、备案、年报等工作。公司企业类证照正本由企业发展部保管，副本由市场开发部保管，公司名称变更通书原件由市场开发部保管。

（二）公司财务管理部负责财务类证照的登记、备案、年报、保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发公司相应证照的部门和机构进行沟通联络，并指导所属分公司相应证照的申（换）领、变更、保管、登记、备案、年报等工作。

（三）公司办公室负责产权（房屋和土地）类证照的登记、备案、年报、保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发公司相应证照的部门和机构进行沟通联络，并指导所属分公司相应证照的申（换）领、变更、

保管、登记、备案、年报等工作。

（四）公司人力资源部负责社保类证照的登记、备案、年报、保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发公司相应证照的部门和机构进行沟通联络，并指导所属分公司相应证照的申（换）领、变更、保管、登记、备案、年报等工作。

（五）公司其他类证照管理归口部门负责相关类证照的登记、备案、年报、保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发公司相应证照的部门和机构进行沟通联络，并指导所属分公司相应证照的申（换）领、变更、保管、登记、备案、年报等工作。

（六）公司各类证照管理部门应设有专人负责证照的日常管理，确保证照的安全、合法、有效及证照上所载内容与实际保持一致，并建立证照清单和流转交接登记簿，规范管理流程。

八、证照的使用

（一）为防范风险，公司证照原件（含正本、副本）原则上不能对外提供或使用。因业务需要必须对外提供原件时，必须严格履行借用审批手续，并确保妥善使用，按时归还。

（二）公司各部门如因业务需要，须对外提供公司证照原件、复印件、电子扫描件时，需由借用部门到相应证照管理归口部门填写《证照借阅登记表》，方能办理借用手续。

（三）公司所属各项目如因业务需要，必须对外提供公司证照原件、复印件、电子扫描件时，需由所属项目借用部门填写《证照借用申请单》，经借用项目负责人审批签字并加盖所属项目公章，将扫描件报公司相应证照管理归口部门审批后，方能办理借用手续。

（四）公司证照原件、复印件、电子扫描件必须在规定范围和借用期限内使用。证照原件使用完毕后，应立即归还并办理相应归还手续。若未能按时归还，必须提交书面材料加以说明。证照的电子扫描件使用完毕后应立即删除，不得擅自留存、使用和外借。

未经授权审批，任何部门、单位和个人不得使用、转借、复印公司证照原件、复印件和电子扫描件。

（五）证照管理责任人应确保证照借用、归还登记的及时性和完整性，并及时追踪证照使用情况。

证照借用部门、单位和个人应妥善使用和保管证照，应确保证照的安全性、完整性和整洁性。

九、证照的补办

（一）借用部门、项目和个人将公司证照原件遗失或损毁的，应于两日内呈书面报告（加盖部门/单位公章）至公司证照管理归口部门，公司证照管理归口部门应及时进行相应处理（登报挂失、声明作废等）和补办。

公司企业类证照的补办工作由公司企业发展部负责办理，财务类证照的补办工作由公司财务管理部负责办理，产权（房屋和土地）类证照的补办工作由公司办公室负责办理，社保类证照的补办工作由公司人力资源部负责办理。其他类证照的补办工作由公司相关证照管理归口部门负责办理。

（二）公司证照原件若遗失或损毁时，应及时向上级证照管理归口部门上报，并应按照单位有关规定给予有关责任人处罚。

十、证照的注销和作废

（一）证照需注销或作废的，各证照管理归口部门应及时办理。公司企业类证照的注销和作废工作由公司企业发展部负责办理，财务类证照的注销和作废工作由公司财务管理部负责办理，产权（房屋和土地）类证照的注销和作废工作由公司办公室负责办理，社保类证照的注销和作废工作由公司人力资源部负责办理。其他类证照的注销和作废工作由公司相关证照管理归口部门负责办理。

证照注销和作废工作完成后，公司相关证照管理归口部门应及时对注销和作废工作进行备案和通报，并不得继续使用。其他持有已注销证照复印件和电子扫描件的部门、单位和个人应及时进行销毁或删除，不得继续使用。

如因工作需要必须使用已注销或作废的证照原件、电子扫描件和复印件的，应按第五章的相关规定办理手续。

（二）公司证照注销和作废工作完成后，须及时向上级证照管理归口部门报备。报备单位应填写证照报备表，并同相关备案文件一并上报。

十一、罚则

（一）对违反本办法规定的部门、项目和人员，公司将视情况给相应处罚：一般违反的，公司将给予口头警告、书面警告或通报批评；发生下列行为之一的，对相关部门、单位给予2000至10000元的处罚，对相关人员给予500元至1000元的处罚，并由其负责承担补办证照等弥补损失的相关费用；构成犯罪的，移交司法机关处理：

1.损毁证照的、损毁证照不报告或延迟报告的；

2.遗失证照的、遗失证照不报告或延迟报告的；

3.出租、出借、转让证照的；

4.冒用、盗用、伪造、变造、涂改证照的；

5.因管理不善造成其他严重后果或恶劣影响的。

十二、其他

本办法自发布之日起实施。该档案管理仅适用于本集团，集团旗下子公司应按公司具体情况，依据此管理制度为原则，进行适度调整。