优秀员工人事档案管理规定

优秀员工人事档案管理

规定

Document number【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】

1.目的：建立建全员工人事档案管理制度

2.范围：员工人事档案的管理

3.责任者：行政人事总监、经理、副理、主管、文员

4.内容：

员工人事档案属公司秘密档案，其保管及使用均应严格执行档案管理制度。

员工档案内容

新员工入职之日起，即由人事档案保管人员建立该员工人事档案，员工转正后人事档案应包括招聘表格、身份证复印件、一寸照片两张、《新进员工报到考核单》、试用期协议、《新进员工试用考核表》、转正申请、转正审批单、聘用合同、毕业证原件以及其他证件。

人事档案分类

人事档案分为在职员工档案、离职员工档案及储备人才档案

在职员工档案按部门对员工档案进行分类保管，其中包括哈尔滨、各连锁店、哈生产部、西安档案。

员工档案管理

人事档案保管人员必须遵守公司《档案管理制度》对档案的保管要求，保证档案的安全、完整，遵守公司的《保密制度》，未经允许不准擅自将档案给他人复印、借阅、使用。

档案检索工具：建立员工档案目录，员工档案封皮上面需注明部门、岗位、姓名、新增人员姓名及备注。

人事档案的借阅、复印、使用需由使用人提出申请，经行政人事部经理、行政人事总监批准后方可借用或提供复印。

查阅、借阅员工档案的人员须是副经理级别及以上管理人员，且只能查、借其下属的档案。查阅、借阅员工档案的人员必须填写《档案借阅登记表》。档案借出时间不超过5个工作日。查阅、借阅档案者负有保密义务和保管责任。

人事档案的保管人

哈尔滨员工人事档案由哈尔滨行政人事部保管。

西安人员档案：

.1 西安高新及西安厂办副经理及副经理级别以上转正员工的人事档案统一由哈尔滨行政人事部保管，在新员工转正后一周内由当地行政人事部将其人事档案用

特快邮寄至哈尔滨行政人事部，当地行政人事部需保留该员工人事档案的复印件；副经理级别以上（包括副经理）未转正员工及副经理级别以下员工的人事档案则分别由西安高新及西安厂办行政人事部保管。

.2 西安厂办人事档案的保管，除三桥厂工人的人事档案由三桥行政人事部保管外，其他人员档案均由北郊行政人事部保管。

其他地区员工人事档案由哈尔滨行政人事部保管

离职员工档案管理

离职员工但未将齐全的档案取走者，点清档案、将其进行封存管理

离职未过三个月有担保手续存档者，按离职日期统计明细，并建立对应的电子文件，须注明姓名、离职日期、返还日期及代领人等，以方便查询。

按员工档案保管期限对离职员工档案进行管理，将保管期满的离职员工档案上报行政人事部经理，经行政人事部经理和行政人事总监签字确认后予以销毁。

应聘人员档案；对所有接收到的应聘资料，注明面试意见后按其备用、不合格等对应聘岗位分别存档，以便人才二次调档聘用。

对于员工人事档案不在本地行政人事部保管的，则在该员工办好离职手续后，由当地行政人事部将已审批完毕的《离职申请单》及《离职程序单》传真至保管该人事档案的行政人事部，申请返还该员工档案，并且双方做好登记工作。

员工的人事档案内的所有文件在其离职前均需复印一份在公司存档。

各地行政人事部员工人事档案由当地负责常务的总监保管。

其他档案：经过各级领导面试可办手续的员工的毕业证和应聘人员登记表暂存公司行政人事部，此类档案虽不需要建档管理，但也要妥善保管。

附则

本制度解释权归行政人事中心。

本制度自发布之日起执行