论现代秘书人员的角色意识
论现代秘书人员的角色意识
摘要
随着经济社会及现代科技的迅猛发展，秘书人员所面临的挑战越来越多。面临新形势，秘书如何才能更好地承担起参与处理事务和为领导提供服务的职能，真正起到秘书的作用？最重要的一个方面就是要具备正确的角色意识。秘书人员的角色意识决定秘书从业人员的的工作态度，对秘书工作有重要意义。随着资历的不断提高，意识也会随着相应变化，要冲破传统秘书的束缚，转换角色以更适应工作的需要。把握秘书的角色特征，调整秘书的角色定位，是秘书教育和培养的一个重要内容。
关键词：秘书角色意识角色转换培养
Abstract
With economic society and the rapid development of modern science and technology, the secretary personnel challenges facing more and more. Facing the new situation, how can we secretary better undertake involved in handling affairs and leadership provide service for the functions, plays the role of real secretary? The most important aspect is to have the right role consciousness.The conscious of the role determine the secretary's working attitude ,very important.With the accumulation of experience and rising qualification,one's conscious change also.AS a sectary in modern society,have to change one's role in order to adapt to the job,and break through the bound of traditional sectary role.Grasping the role of the secretary of features and adjusting the role of secretary, is a important training content of the education and training of secretary.
Key words: secretary role consciousness role change training
1 引言
秘书作为党政机关、社会团体、企事业单位等各个部门中的一个特定群体，他们的工作具有不同于其他群体工作的属性。广义的秘书定义是：“位居领导人身边或领导机构中枢，
从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务的助手”。秘书是一个单位的枢纽，起着承上启下、协调内外的作用，工作关联度高、辐射面广。领导工作少不了秘书,而要做好一个秘书就必须顺利完成领导交给的各项工作。所以，了解秘书角色和角色意识，注重培养秘书的角色意识，加深秘书对自己的认识，对开发自身潜能，促进领导活动，改善机关作风，提高办公效率，都具有很强的现实意义和理论意义。
2 秘书工作和秘书角色
2.1 秘书工作的属性和工作特点
2.1.1 工作内容
（1）辅助决策：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
（2）协调关系：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
（3）处理信息：处理客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容
（4）办理事务：办理一切同领导工作有关的日常具体工作。
2.1.2 工作特点
（1）中介性：秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。
（2）直接性：秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上
（3）全面性：是体现在职能辅助的全面性上和过程辅助的全面性上
（4）服务性：人们把秘书工作比喻为"上管天文地理，下管鸡毛蒜皮"，把秘书工作说成"没大没小，没完没了"。
（5）被动性：要求秘书人员一定要不越权、不越职，秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性
（6）潜隐性：秘书工作的潜隐性表现在三个方面：活动名义的假借性；活动过程的幕后性；劳动成果的潜在性。
2.2 秘书的社会角色
2.2.1 领导的助手
协助领导处理事务，以及在领导的授意下处理事务；为领导解决，协助领导做重要的事；让领导从繁杂的事务中脱身，有更多时间开展领导活动和决策思考。
2.2.2 领导的脑筋
秘书是领导的咨询人员和决策参谋。秘书的思维往往是领导思维的前导和补充。
2.2.3 政策活动中的纽带
在上级与平级、下级，在领导与员工的关系中，秘书是传达文件和沟通的关键。秘书负责沟通政务渠道，加强联系，使上情下达，下情上传，起到桥梁和纽带的作用。
2.2.4 决策中的监督员
在领导的决策、决定颁布实施以后，秘书具有负责检查、督办、催办落实的义务和权利。
2.2.5 领导的资料库
秘书具有搜集、掌握、储存经济、行政、社会方面的信息，及时向领导提供必要的信息，管理单位的档案和文书，保管与工作相关资料的责任。
2.2.6 领导的随员和具体事务的组织者
秘书是领导的组织者，在正式活动场合要做好领导的随员，在公关形态的表现中领导活动和事务活动，比如：宴请、接待来访、应酬等。
2.2.7 领导的帮手
秘书可以处理在单位领导与领导发生的有关部门活动。为领导解决，协助领导做重要的事。让领导从庞杂的事务中脱身，有更多时间开展领导活动和决策思考。
总之，秘书的工作特点决定其社会角色，秘书在社会实践活动中，必然会由其工作中产生对自身职业所处社会角色的思考与定位。当秘书在工作中对自身行为模式和规范有了确定的意识系统时，就会把自身对职业的角色定位出明确的认识。
3 秘书工作中的角色定位与转换
3.1 影响角色定位的条件
3.1.1自然生理条件
（1）年龄条件：就秘书的角色特征和工作职责看，秘书应该年轻化，秘书班子的年龄应当低于同级领导班子的年龄。
（2）性别条件：在整个秘书队伍中女性比男性人数更多，但在不同的层次和性质的单位，对秘书性别的要求又有所区别。
（3）健康条件：秘书人员健康条件有三方面的基本要求：一是发育正常，五官端正。二
是体魄强健，精力充沛。三是情绪稳定，沉着冷静。
3.1.2 文化知识条件
知识化与专业化，是现代社会对公民素质的一个基本要求，秘书角色作为文职人员，从事的是精神生产，这就要求秘书人员比其他社会角色的文化知识条件更高。一般需要大学以上学历。如果学历层次与知识水平、知识结构的发展不平衡时，较高的知识水平、知识结构的比较高的学历层次更重要，更能胜任秘书工作。
3.2 角色错位的原因分析
3.2.1 “钦差大臣”自居
即在开展协调和督办工作时，不深入实际调查研究、不了解事情的原委、进展及有关方面的需求，而居高临下发号施令，凭一个电话，一纸公文“派任务”，“压任务”这种只行使权利不履行义务的做法，无疑会减弱亲和力，在上级、同级、下级之间造成隔阂。这种现象在政府部门尤其突出，许多秘书人员跟着领导喝东家吃西家，天天忙得不亦乐乎！办起事来只知道偷工减料，根本不去调查了解情况，只是凭电话和公文办事，还美其名曰：“电话办公高效率，省时又省事”。
3.2.2 代别人种田
即为了促使某些部门完成工作任务，从文件起草、会议准备到内外联系统包统揽。这种将义务泛化的结果是办了许多不该办、办不了、办不好的事。不仅不利于其他部门工作水平的提高，而且“荒了自家的地”该做的没做。以办文办事来说秘书自己什么都一手包揽了，不管是不是需要自己做办文势必从写稿到领导同意后的定稿打印全都给办了，办事呢无论大小都自己亲自如从传达到办具体的事都没落下。
3.2.3 上下不分家
即领导事必躬亲，秘书人员以下代上发号施令。这种权力的过度延伸将导致一方面的触角过长过密，使对方的机会减少，空间缩小。工作陷入被动局面，即不利于团结，也不利于发展。秘书经常代替老板行使职权，往往会使秘书不能正确评价自己，以为自己和领导一样握有同样大的权力，这是秘书成长道路上最可怕的陷阱。也是秘书之所以不能正确定位自己角色的原因。
3.3 秘书角色的正确定位
秘书人员如何角色定位呢？这要从秘书的工作的辅助性来看。秘书地位的从属性，秘书工作是伴随着领导活动，依照领导活动需求的发展变化而变化的。先有领导的活动才有为领导活动直接服务的秘书工作，离开了领导活动，就不存在独立的秘书工作。在机关单位中，
居于主导地位的是领导，决策与管理是领导的基本职能。秘书工作只能起辅助作用，决策指挥、统筹全局的是领导不是秘书。所以作为一名秘书工作人员，除了要明确秘书的工作性质外，还要明确自己的职责，才能正确定位自己的角色。
3.3.1 明确“对位”知道“该做什么”
作为具体的操作者，秘书要经常思考这样一个问题，如何保质保量地完成工作任务要解决这个问题，一要做到“三勤”：勤学、勤想、勤干。二要做到“三熟”：政策规定—熟知，工作环境——熟悉，业务技能——熟练。三要做到“三清”：清楚内外关系，清楚工作重点，清楚领导意图。秘书不应满足于做好领导交办的事情，而要在当好领导的参谋和助手方面发挥主导性，并努力掌握做好秘书工作所必需的知识和技能，增强示范能力，协调能力，应变能力，创造性思维能力，主动适应不同种类，不同性质的工作需要，高质量地完成工作任务。
3.3.2 提前“就位”知道“先做什么”
在纷繁复杂的秘书工作当中，如果分不出轻重、主次、缓急、就会因小失大。所以秘书在工作中不能眉毛胡子一把抓。以目前迫切需要和必须解决
的问题为急。这样就能理出工作主线，有条不紊地做好各项工作；不急于办的事务可以缓办，为其他事情让路。日常工作要按时完成，以减少“塞车”现象。
3.3.3 灵活移位，知道“不做什么”
秘书在履行督办，协调等职能时一定要明确督办不等于发号施令，协调不等于包办代替。科学管理之父泰勒认为，管理就是“确切地知道你要别人去做什么，并且让他使用最好的方法去完成”。所以，秘书在督办和协调时恰当地转换角色,以巧取胜。
3.4 秘书角色的转换
3.4.1 变被动机械的服务为主动的智囊服务
在传统的秘书角色意识中,办公室秘书各司其职、按时按质按量完成本职工作、不折不扣地做好领导交办的事情就是一个称职的秘书。然而, 随着社会主义市场经济的逐步建立和完善以及高校人事制度改革的不断深人、传统的秘书的角色已不育目查应社会对高校培养人才的管理模式的需求而受到极大的冲击, 使秘书这一特殊的职业从使命到职责者隆历着深刻的变革,使服务的形式和内容都发生了根本的变化。
如何变被动为主动呢？这需要三个方面的意识：争取了解全局性工作；争取了解和掌握一个时期的中心工作, 分清工作的轻重缓急, 主动排除干扰中心工作的因素；研究领导工作的思路分析领导的意图, 并加以理解、完善和落实。有了这几个方面的意识, 在工作中才能主动理解领导的思路, 才有可能在工作中提出合理化的建议。日常工作中, 要善于将领导的
决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项, 明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等。智囊型服务是指足智多谋地为教学科研服务。传统的角色意识只注重责任意识泪侧灾意识和单一的服务意识, 而智囊服务不仅仅是传统角色中的全心全意为人民服务, 而是在此基础上实现多元化、高层次、高技能的服务。能协助领导对行政管理提出建设性的意见, 对办公室秘书的工作提出创新性建议, 这要求秘书具有丰富的工作经验和广博的学识。
要实现主动的智囊型服务首先要具备参谋意识。随着力学形式的多样化和社会对人才的需求的不断变化, 办公室管理不断出现新情况和新问题, 办公室秘书不再是办文办事的机器和抄抄写写的打字员, 而是面对复杂多变的情况做出正确的思考和判断。在办公室的日常管理中要有清晰的思路和正确的方法, 要积极为教学科研管理出谋划策、为领导、教师、学生、社会提供最佳的服务。包括积极、正确地进言和建议, 行之有效的参谋措施。其次是要树立法规意识。随着高校科学技术的发展以及与社会联合办学的增多, 秘书人员在处理政务与参与管理中必须懂得一些相关法律知识, 如专利法、合同法、著作权法等。用法律意识指导自己的管理工作和约束自己的社会行为。第三, 要具有一定的应变能力, 应变能力体现着一个人的敏捷和智慧, 这里的应变是指在掌握原则的前提下, 准确判断事态的发展而采取正确、果断的行为, 处理突发事件的能力。这是智囊服务的最高素质功、公室秘书要善于培养自己处理各种复杂关系和突如其来的情况, 独挡一面、化难为易、化险为夷的能力。
3.4.2 变传统的职能者为拥有现代科学技术的管理者
传统的办公室秘书角色意识中只强调办事能力和文字表达等一般能力, 随着办公管理现代化的发展使办公管理加快了现代化步伐, 传统的秘书职能已不能胜任现代秘书工作, 不具备适应形势的科学技术和管理能力很难有立足之地。所以, 一要具有学习现代科学技术的意识、二要具有统筹管理的意识、三要具有组织协调的意识。
首先要具有学习现代科学技术的意识, 作为办公室秘书不但要有从事秘书职业的专业知识和社会知识, 而且还要不断学习现代管理技术, 如常用的计算机软件的安装、操作和使用技巧。并有意识也运用于日常管理工作中, 实现规范、自动管理。
其次要具有统筹管理意识, 在纷繁的事务中, 办公室秘书要善于培养自己行于其内思于其外的能力, 也就是不能被事务牵着鼻子走。在应付繁杂的事务工作的同时, 更要统筹与策划工作的进度, 使力讼室工作井然有序, 忙而不乱。在工作中树立“三早”意识, 一要早思考, 凡事预则立, 了解当前工作的重点是什么, 如何配合, 构思成熟二要早请示, 请示领导,把牺红二作的大方向, 明确工作思路三要早行动, 首当其冲, 率先投人到工作中, 与
合作的同事共同商量, 把可能出现的问题及如何解决并提出来, 通过民主的可时决定开展工作的步骤。
再次,要具有组织协调的意识。办公室秘书身处各种关系的热点和辐射中心, 是单位的窗口, 这就需要秘书具备应有的公关能力, 包括学识、技巧、阅历、经验及相关礼仪。秘书工作处于上下左右的中心位置, 协调各种关系尤为重要, 协调的原则是明确工作目标和意义、消除误会和隔阂、调动一切积极因素开展工作。
3.4.3 挖掘职能优势, 建立管理信息平台, 实现资源共享
在传统的秘书角色中, 为了完成上级部门下达的任务, 随时都要统计城十算、填写各种教学科研报表。任务完成后又未能很好地规范管理这些资料。传统秘书角色思路狭窄、信息闭塞。从而制约了秘书能力的发展。随着知识经济全球化、一体化和信息化的发展以及网络技术的普及和深入, 社会对毕业生需求的不断变化。为了实现资源共享加强交流, 办公室秘书应充分发挥职能优势, 合理、规范地收集好各种信息。
首先要具有收集信息的意识, 面对信息的海洋, 选择实用的有价值的信息, 包括与所做工作有关的政策、法规、与本单位职工息息相关的信息。按办公室秘书的分工不同而组建不同的信息, 使信息内容专业化、规范化、科学化。然后把这些信息汇人局域网并定期维护, 供领导、员工共享, 让网络信息缩短时空的距离实现教学利研的纵横交流。
其次, 要充分利用共享资源为自己的秘书工作服务。共同享有资源能给自己的工作和学习带来极大的方便, 大大提高工作效率和工作质量。如何共享、利用还需要秘书人员敏捷的捕捉能力和感悟能力, 这需要秘书人员以积极的心态培养自己、发现、接受、利用新信息并转化为己有的能力, 从而扩大自己的视野、提高自己的能力, 使力、公室管理上台阶、上档次。
4 秘书角色意识的培养
一名优秀的秘书人员，不仅应具备良好的业务素质，拥有熟练的操作技巧，正确的角色意识更是有助于秘书在工作中获得“事半功倍”的效果。因为秘书每天要处理的事情很多，要接触的人也很多，只有端正了态度，摆正了位置，有扎实的专业基本功，才不至于犯“角色错位”的错误，才能在纷繁复杂的人和事中做到忙而不乱、从容应对，才能更好地为领导提供及时、准确、高效的服务。角色意识的培养可以从如下几方面入手：
4.1 角色的主动适应培养
所谓主动适应，是指秘书人员以积极的心态自觉地适应社会变革对秘书角色提出的新要求，并成为社会变革的推动力量。
4.1.1 具有超前意识
超前意识也就是远见卓识。具有超前意识的秘书人员，能敏锐地透视历史和预见未来，在充分了解、尊重社会现实状况的同时又能超越现实的局限，预测未来的发展趋势，并从各个方面做好准备主动适应社会发展的历史趋势。古人讲，凡事预则立，不预则废，没有超前意识就不能根据事务的现实状况预测其发展趋势，也不能及时正确地因势利导，创造性地开展工作，积极主动地为领导、为群众服务好。在这个意义上说，超前意识是秘书角色主动适应社会变革的必备条件之一。
4.1.2 不断自我更新
自我更新，是生命存在和发展的前提。自我更新包括概念更新和知识更新。
(1)概念更新是秘书人员主动适应社会变革的关键。
过去，人们普遍存在这样一种看法，所谓秘书工作，无非就是“看看报纸写写稿，领导前后跑一跑”这既是社会对秘书工作的刻板印象，也是秘书人员的一种自我意识。今天，这种观念与全球化时代和市场经济下的秘书工作很不适应。秘书工作要适应新形势，必须更新观念、转变思想。具体应树立以下观念：一是综合效益观念。追求最佳经济效益是市场经济的出发点。市场经济的效益观念必将对各行各业产生广泛地影响，包括秘书行业。从效益观念出发，我们的秘书人员和秘书工作，既要有坚定正确的政治方向，还要有鲜明突出的经济意识；既要主动关心和参与经济建设工作，又要注意经济和社会的和谐发展。二是竞合观念。引入竞争合作机制，进行公平竞争，是全球化经济发展的重要动力。当今时代，“越来越多的人会发现他们能够找到越来越多的合作对象和竞争对手，人们将会在越来越多的工作岗位上竞争和合作，竟会与世界各地越来越多人互相竞争和合作。在全球化时代和市场经济下的秘书工作必须引入竞合机制。通过竞争与合作，激发广大秘书人员的积极性、主动性和创造性。充分实现自我价值和社会价值。三是开放观念，市场经济下的秘书工作必须从封闭转向开放，由面向机关转向面向社会和大众，面向广阔的经济建设工作和社会发展。
(2) 知识更新也是观念更新的一个重要方面。
现代社会，各种新知识、新学说不断涌现，知识更新的周期越来越短，知识老化的速度越来越来快。特别是在全球化时代，知识更新是知识者普遍面临的重要课题。知识更新是秘书人员主动适应当前这场伟大社会变革的需要，也是成为一个合格的现代型秘书人才的必备条件。
4.2 适应社会变革对职业秘书角色定位的新要求的培养
4.2.1 迷人的人格魅力
这是职业秘书从业的前提和基础条件。所谓人品，就是人的品质和道德修养。俗话说，做事先学会做人，而在职场上所强调的“做人”的关键环节是职业道德。秘书职业道德显得尤其重要，秘书是公司领导服务的办公室人员，关键要要以公司为荣，为公司效力，要为公司尽力，就所谓秘书人员“尽仁、尽义、尽礼、尽智、尽信”。有了这个态度，就决定秘书在本职岗位上将会是兢兢业业，任劳任怨。享有国际声誉的方法学家、思维学家吴甘霖先生在一次北大总裁班上作了一项调查，请公司老总说出自己所喜欢的员工和最不受欢迎的员标准是什么。结果五类员工列入最受欢迎的员工，分别是：第一类，自动自发的员工；第二类，找办法提升业绩的员工；第三类，从不抱怨的员工；第四类，执行力很强的员工；第五类，能提建设性意见的员工。而最不受欢迎的员工也有5种，分别是：第一种，找借口的员工；第二种，损公肥私的员工；第三种，斤斤计较的员工；第四种，华而不实的员工；第五种，受不得委屈的员工。而最受欢迎的员工的标准，也恰在恰恰道出了现代企业公司所需要秘书人员“尽仁、尽义、尽礼、尽智、尽信”的职业道德。
4.2.2 出色的办事能力
职业秘书要着力训练五个方面的能力，即创新能力、执行能力、沟通能力、商业能力，并且能够做到四力合一，形成合力。
（1）创新能力
现代中国十分重视创新能力的培养和推广，不断提出“创新中国”和“创新是动力”等概念。而秘书作为企业、公司重要的一分子，培养创新能力显的尤其重要，职业秘书的创新能力就是要求熟悉公司情况后，敢于突破传统思维能力，突破条条框框，提出富有创意的思路。只要平时多动脑筋，就会有思考的习惯；有思考，就会有点子，有点子，就会有业绩。一个国家需要创新，一个人更需要创新意识，多思考，多研究，多想象，充分发挥自身的潜能。美国的一位资深企业管理研究者说过，企业员工的创新意识就跟员工要准时上下班一样重要，作为员工的一种职业习惯，企业才有生机勃勃的生机和巨大的潜力。因此，培养职业秘书的创新意识和创新能力，是现代中国秘书训练的重要课程。
（2）执行能力
组织、协调、协作，构成执行能力的关键要点。职业秘书如何没有很强的组织、协调、协作能力，作为他们的上司，将会累死职场。职业秘书的执行能力主要表现在，公司或领导的指明发展方向后，能够牵头制定出完成这个项目具体实施方案。上司注重的目标管理、业
绩管理和结果导向，不太注重项目执行的过程。例如，比较规范和上规模的公司，每年都会召开年度会议，提出公司的年度目标计划。这个时候，职业秘书作为上司的左右手，就要协助上司做好目标任务执行过程中的监控，并随时掌握目标任务完成情况，以供上司实时调整决策部署。在监控过程中，职业秘书需要进行大量组织、协调、协作工作，与客户的协调，与部门的协作，形成一支善于战斗的团队，才能够顺利公司或领导指出的目标任务。因此，训练是职业秘书的执行力是最棘手课程，职业秘书需要经过长期的训练和升华，才能达到很强执行力的境界。
（3）沟通能力
做生意就是做朋友，做朋友关键是在沟通，秘书沟通的主要有电话、网络、面对面交谈等沟通方式。作为现代型的企业公司，大量的沟通工作是与客户的沟通，而且大量的工作是由职业秘书完成的，职业秘书沟通不专业，客户就无法信任你；职业秘书沟通不热情，客户只会冷落你；职业秘书沟通时不择机，客户只会烦着你；我一直认为，在商言商，在职言职，秘书要努力去掉口头禅，去年不良的习惯的言语，千万不要婆婆妈妈，喋喋不休。职业秘书人员电话沟通。看是很简单的动作，规范起来就比较难了，接电话的职业用语，很大程度上体现了一个公司的整体形象，因此，很多的企业公司要求指定一个前台文员接听电话，职场规范电话接听模式是“自报家门”，这就犹如航空港的播音员小姐，无论是谁在播音，我们听见几乎完全是同一个人在讲话，企业公司的秘书人员能够做到这一点，那么效果会出奇的好，因此，我们始终要保持接电话时的职业语调与规范用语，这是秘书的首要基本功。再如，电话在两声与三声之间接听，也是职业秘书非常专业的电话接听技巧。职业秘书面对面沟通，就比电话沟通艰难的多，因为面对面沟通需要的是形象和语言配合，面对面沟通给人的第一印象更重要是形象，其次才是语言技巧，包括口腔语言、肢体语言等。面对面沟通是个最为复杂的沟通过程，需要反复地实践演练，才能得心就手。
（4）商业能力
公司业务是公司发展壮大的基础，没有业务，公司就没有效益可言，公司也就没有发展可言。因此，职业秘书要具备很强商业运作能力，能够为公司出业绩，出效益。职业要提高商业运作能力，一定要遵循“一个原则”；做好“三类事情”；做到“五个是否”。遵循“一个原则”就是商业游戏规则。要记住自己是秘书身份，更注重的是商人身份，要能够很好的遵循“成本+利润=报价”的商业游戏规则，做好每一次业务的谈判。职业秘书每天做好“三类事情”。第一类事情是能够为公司带来新生意、增加营业额的事情；第二类事情是能够维持现有状况及巩固已有客户的事情；第三类事情必须要做但对企业没有直接利益的事情。在
第一类事情没有做好之前，决不做第二类事情。职业秘书做到“五个是否”。是否提供满意的服务；是否向客户索取电话、名字，取得进一步联系的理由意愿；是否在客户拒绝后继续用其他办法保持联系；是否清楚、准确地表达客户的要求；是否能让客户为你介绍新的业务或新的客户。同时，职业秘书要具备商业敏感性，判断项目的真伪或可行性，现在信息社会，个人信息和社会信息很容易被公开，一些不法分子会借助公司或个人急于做业务的心理，用业务为晃子，引导你上当受骗，我们常说“无奸不商”，通常就要求自身加强判断能力，不要轻易上当受骗，给公司带来损失。要能够从当前的业务中挖掘、引伸出类似新的业务，做到触类旁通，举一反三，为公司带来源源不断的业务。
5 结语
秘书工作是一项综合性工作,对秘书多重角色的认识不仅是一个不一而论的理论问题,也是一个实践问题.而对这一问题的探讨,其目的在于使秘书人员增强工作的应变能力和适应能力,防止出现角色错位和行为失当,尽可能根据工作的不同情况随机应变。在社会中的形形色色社会角色的参演，构成了社会发展变革的大环境。秘书职业的角色意识也在这样的大环境下不断地产生、发展和变革。秘书角色意识在其形成和成型期，从角色的相互关系和情境变化中去认识和把握自己的身份变化，同时以实践活动的媒介，完成角色的定位。在秘书人员以自身的角色意识为指导来进行秘书活动时和社会对秘书角色的要求形成冲突，就造成了必然的角色挫折现象。秘书角色的挫折归结于自身个性意识的过强与秘书辅助性本质属性的不同，同时，社会的变革对秘书工作队伍、内容、条件的变化要求与秘书人员被动的角色适应的矛盾也是造就角色挫折的原因。在现代社会全球化、市场化的经济形势下，秘书人员要保持冷静，审时度势，择善而从，在积极主动适应新形势同时不盲目趋时，在创造性地开展工作的同时又不贸然越位才是秘书克服角色挫折的王者之道。
参考文献：
《秘书心理学》季水河著 .上海复旦大学出版社,2007
《秘书学概论》陆瑜芳著 . 复旦大学出版社，2007
《秘书实务》王育著 . 高等教育出版社,2007
《现代秘书实务》蔡超,杨锋著 . 暨南大学出版社,2006
《秘书学概要》孙荣著 . 上海科学院出版社，2006 《秘书标准》廖金泽著 . 海天出版社，2004
秘书角色定位
国家“十一五”教育规划中明确指出，中国要大力发展职业教育，培养实用性、技能型职业人才。“秘书”被列入国家劳动和社会保障部的职业目录后，秘书培养模式从应试型培训辅导逐渐向实用型训练派遣过渡，各高等院校、培训机构也纷纷推出了秘书专业和各种名目繁多的秘书训练班，但效果又是如何呢？训练出来的秘书职业真正具有实用性吗？很多高校和培训机构也都是一头雾水，因为他们还无法对现代职业化秘书进行准确定位，也难怪他们训练不出实用型职业秘书。因此，通过等级考证的秘书人员对秘书职业的把握也是朦朦胧胧，在就业和创业的历程中满腹的迷茫和困惑。从古代皇帝的左丞右相，到今天的领导身边的左右手，秘书职业已经从古代的文书起草，演变成今天“出谋划策，当好助手”的职业白领。秘书职业的角色定位发生了翻天覆地的变化，如果我们还是一味捧着《秘书学原理》来训练秘书的话，就会离职业秘书训练的路会越走越远，所培养出来的秘书充满着理论味和书生味，若真正运用到风云变化的职场中去，只能是束手无策。因此，我们很有必要对现代职业化秘书角色进行准确地定位，并以市场需求为中心，进行职业训练，现代职场需要什么样的秘书，我们就要训练出什么样的职业秘书。 什么是市场所迫切需要的职业秘书呢？根据几年来自己从事秘书职业的实践，以及担任福州丞心秘书事务有限公司名誉顾问的机会，有幸接触了现代职业秘书训练的全过程，并对职业秘书训练产生浓厚的兴趣。现在，中国缺乏的不是机关秘书，而大量缺乏的是公司秘书。据不完全统计，我国目前公司秘书职业需要量达到1000万人，而这些职位目前大部分都是由未接受
到专业训练的人员承担，公司为这些秘书的不专业大伤脑筋，大专疾呼：“秘书，想说爱你不容易”。为什么会这样呢？传统的秘书，一味地停留在抄抄写写的文书工作，或者是停留在陪吃陪喝的公关接待上，就认为万事大吉了，称职了。而企业、公司期望的现代职业秘书不仅仅是以上这些，而是需要秘书在“当好助手”的同时，重要是要能够“出谋划策”，为公司效力，为公司出业绩，为公司创效益。而“出谋划策”的本领，却不是一般的秘书人员可以胜任的，需要规范化的秘书实务训练和长期的秘书工作实践积累。 怎样训练“出谋划策，当好助手”的职业秘书呢？我个人认为，现代职业化秘书的训练必须着重训练两个方面素质，那就是职业秘书人员的“做人”和“做事”。秘书“做人”，指的是秘书人员的人品（职业道德）和人样（职业形象）；秘书“做事”，指的是职业秘书人员必须具备的五种能力，即创新能力、执行能力、沟通能力、商业能力和写作能力，并且要能够做到五力合一，形成合力。 第一，做人。是职业秘书从业的前提和基础条件 做人，强调两个方面，分别是人品和人样。 所谓人品，就是人的品质和道德修养。俗话说，做事先学会做
浅谈我心目中的秘书职业
浅谈我心目中的秘书职业 秘书职业，在我看来她如宇宙般包罗万象，如哈哈镜般形态多样，下面，我就根据一个关于秘书职业的案例来浅谈我对她的看法吧。 娟子是她所在小区有名的美女，今年于某名牌大学毕业，但久久找不到工作。后来，她托一个朋友帮她找份工作，那朋友一看她的简历，哇，在大学阶段英语已过六级，而且英语口语很流利；门门课程都是优秀，还是学生会干部；持有驾驶证，精通电脑操作。这样优秀的大学生找工作应该不难，为什么没有找到工作呢？看到面前美丽且才华横溢的大学生，朋友便给她介绍去一家大型公司当老总的秘书，他刚好缺一名高素质的秘书。可娟子一听是秘书职位，立即拒绝了朋友的好意。她说她宁愿失业也不愿意当秘书，并说出了她不愿意担任秘书工作的理由。 理由一：在老板的眼中秘书就是自己的情人或二奶。 娟子在之前的单位实习时遇到一个想把她当情人的老板。他经常带她出差、应酬，而且总是趁着酒兴抱她，并要她陪客人喝酒，更甚的是多次在她面前拿出一叠叠钞票，说只要她顺从他，就给她买房买车，并多次要求和她去宾馆开房。 从娟子的情况来看，我觉得秘书在选择工作岗位时必须先了解工作单位的情况，一个有良好发展前景的工作单位才是秘书的最佳归属。另外，如果能把握好与领导相处的尺度，老板便不会认为秘书是自己的情人或二奶了。如何与领导相处是一门大学问，如《三国演义》中的杨修，他博学多才，文思敏捷，智识过人，却不为曹操所喜欢，最终还被曹操忌杀。谈及杨修被杀的原因，主要是因为他自作聪明，让曹操产生了嫉妒之心；他干扰曹操的决策，使曹操有杀他之心；他越权越位，公然从台后跳到了台前，充当了主帅的角色。他的行为使曹操十分震怒，最终以“造言乱我军心”为由将杨修杀了。秘书在与领导相处时必须小心谨慎，要了解上司的个性及兴趣，同时必须谦逊，绝不能卖弄小聪明，炫才耀能。等等。 理由二：不想父母和亲人抬不起头。 娟子认为秘书是个暧昧的职位，秘书等于蜜书，就是小蜜、情人、二奶的代名词。她担心如果做老板的秘书，别人问起会不好回答，即使和老板没有任何关系，别人也会认为她和老板有肉体关系。 这便是典型的秘书角色定位误区。当一名秘书必须先做好角色定位。有人用“4M”的说法来描述秘书角色： mother, manager, maid and model。秘书应该集“母亲、管理者、女仆和模特”为一身，像母亲一样照顾好上司，像管理者一样管理好上司的日常时间和工作，像女仆一样随传随到，衣着举止像模特一样得体。但是秘书角色用得最多的词是“参谋”、“助手”、“管家”。从秘书的职能看，秘书所扮演的角色既是领导的参谋，又是领导的
论秘书意识与气质的修养
论秘书意识与气质的修养 古时君王视秘书为股肱之臣。当今领导人用秘书如左膀右臂。秘书是领导人的智囊和助手。他辅助领导人从事各项管理工作，负有参政设谋，协调综合，督促检查，拾遗补缺等重大责任。秘书素质的强弱直接关系到工作质量与效率的高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。因此，秘书人员必须具备较高的政治、思想、品德、智能、身心等方面的素质。但是，仅仅具备这些基本的素质，还不是合格的秘书人才，还不能说是一个精明能干的秘书。秘书要在领会贯彻领导意图的过程中与领导配合默契，使领导得心应手，并达到心领神会，挥洒自如的境界，仅有其基本素质显然是不行的，欲达到完成秘书使命的优化标准，还必须具备和培养良好的秘书意识和气质。 自我意识与角色意识的对立统一 唯物主义认为，存在决定意识。人们的自我意识是在社会实践中产生的发展的，它表现愿望、意向、兴趣、理想、信念等。自我意识的高层次表现为一种丰富性动机，就是在社会生活中不断推进提高的自我实现的精神支柱，每个人在进入自我实现的某个阶段以后，又会出现新的更高的自我实现的追求。这种时时更新的自我意识总呈膨胀之势。秘书是人在社会组织中担当的一种角色。其角色意识又必须控制在社会组织为他规定的规范之内。也就是说，他不是在自己选定的环境下创造，而是在他直接碰到的环境下创造。因为秘书在社会组织中不是领导者、指挥者、决策者，仅仅是领导者、指挥者、决策者的参谋和助手。他仅仅服务于领导工作，活动于幕后。作为处于从属辅助地位的秘书，必须听命于人，只能在受控的前提下施控。这种受规范控制的角色意识制约着呈膨胀状态的自我意识，而强烈的自我意识能在一定条件下促进、推动角色意识，这就是自我意识与角色意识的对立统一。在这种对立统一的发展过程中，自我意识与角色意识始终是互相渗透、互为因果的。秘书要实现自我，首先必须冲出自我，在“无我”中实现自我并达到“超我”。 融自我于角色，角色中见自我。任何自我实现不可能在角色之外达到，一个人必须全力塑造丰满的角色形象，才能真正达到自我实现。在戏剧舞台上，锣鼓一响、音乐声起，演员就各自完全进入自己的角色。演员所塑的声情并茂，维妙维肖的角色形象就是他在戏剧舞台上的一种自我实现。在秘书岗位上扮演秘书角色，就要像演员塑造角色一样，把追求、跨越更高阶段的自我意识不断调整转移到塑造完美丰满的秘书形象上来。要彻底摈弃“身在曹营心在汉”或“这山望见那山高”的心态，使强烈的自我实现的丰富性动机完全融汇在角色意识之中。在角色意识中溶化了强烈的自我意识，那么从属性的被动工作就会出现创造性、主动性态势。在规范的角色位置上塑造出了鲜明的角色形象，其自我实现也就达到了新的境界，也就是在角色形象中展现了崭新的独特的自我。 隐个性于共性，共性中显个性。个性，是指一个人在他内在生理素质的基础上，在一定的社会条件下，通过社会生活的实践锻炼与陶冶，逐步形成的观念、态度、气质与习惯等，它是一个人比较稳定的生理、心理素质和社会行为特征的总和。是一个人在人与人相互接触中表现出来的性格倾向。共性，是人在社会生活中能够配合他人的行为，适应群体生活的共同要求，符合群体行为规范的性格倾向。心理学家认为，只要不是病态，任何个性都是可爱的。这是从宏观角度对社会构成与发展而言。而从微观角度，对适应某种社会规范而言，个性是要服从于共性的。作为秘书，不仅要个性服从于共性，而且还要使自己的个性巧妙地溶合于共性，具有最大限度的可压缩性，刚柔相济，富有弹性。在任何情况下，在任何环境中，不但能顺应群体共性，尤其还要顺应其服务对象的独特个性。
浅谈秘书的角色意识
浅谈秘书的角色意识 作为一名秘书工作者，能否经常意识到自己是“秘书”，意识到社会及领导对秘书角色的普遍期待，这是秘书工作者能否进入秘书角色，适应工作岗位的关键。因而可以说秘书的角色意识，就是指秘书人员对自己作为“秘书”这一角色的社会地位及由地位所规定的职责的知觉、理解和体验。 在当前的社会里，存在着一些对秘书角色的误解和偏见，有人认为秘书不过是领导的“高级保姆”，不需要掌握专业技能，也有人觉得秘书就是领导身边的“高参”，是领导跟前的红人。这些对秘书角色片面以至错误的认识和说法，给秘书从业人员树立正确的角色意识造成了消极的影响。从秘书人员在组织中以及在领导身边的地位和作用来说，秘书是领导的下属，是助手，是配角，而领导是上级，是主角，这是不变的模式。每个秘书人员都应该自觉并且心甘情愿地当好领导的助手和配角。然而秘书人员也不能因甘当配角而事事被动，而缺乏工作的主动性，这只会给领导造成不必要的负担，不利于自身职业的发展。因此，了解并注重培养秘书正确的角色意识，有利于秘书人员形成鲜明、强烈的角色意识，加深秘书对自身职能的认识，挖掘秘书自身工作潜能，改善组织工作作风，提高工作效率。 一、秘书人员的角色意识及其培养 （一）增强服务意识和服从意识 没有组织机构，没有领导，秘书角色就无从谈起。秘书的工作主要是以为组织、领导服务为主的，工作中的一切活动都应该服务并服从于领导的活动和安排。由于秘书的工作具有服务性和从属性，因此秘书在组织中居于较为次要的配角地位。作为一名合格的秘书人员，要在思想上充分认识到自己的配角地位，增强正确的服务意识和服从意识。 服务性是秘书工作的重要特点之一，由于办公室是组织中的中枢机构，秘书人员不仅服务于领导，更要服务于组织中的其它部门，服务于整个组织机构。因此，秘书人员应增强自身的服务意识，树立热情奉献的精神，自觉主动地做好服务工作，在领导活动中当好领导的配角。由于秘书工作具有从属性，服从便成为秘书人员的一个最基本的角色意识。在任何情况下，秘书都应当坚决地执行和维护领导的正确决定，服从领导的指挥。当领导下达任务时，秘书人员首先要做到的便是服从，而不是推诿抱怨，刨根问底。倘若秘书人员总是对领导交予的任务要细细斟酌，左右犹豫一番才去执行，或是总是追求别出心裁，自行其道，这往往会贻误工作或者与领导的要求大相径庭。美国名将巴顿是美国历史上最张扬、最强悍却是又最懂得服从的四星上将。关于服从，巴顿将军曾说过：“服从不只是一种品德，更是一种责任。”如果你不懂得服从，或者打了折扣去服从，不仅会损害团队的利益，甚至会有性命之虞。[1]在当前社会中，不懂得服从，固然不会有性命之虞，但是却会使秘书人员无法进入“秘书”这个角色中去，不利于自身职业的发展。
浅论秘书角色的多重性
浅论秘书角色的多重性 中文系侯娜娜 指导老师李馥明 摘要 社会学原理告诉我们，角色就是某一个体在社会关系中所处的地位以及这种地位要求的行为模式。任何人都以一定的角色存在于社会关系之中。秘书的角色，是由秘书在社会活动中的内容和活动方式规定的。秘书在社会实践中的职责并不是单一的，所扮演的角色也不是单一的。 关键词：1秘书，2角色，3多重性，4素质
On the role of the Secretary of multiplicity ABSTRACT Sociological theory tells us, the role is an individual in social relations in which the position and the position request behavior mode. Anyone with a certain role in social relations. The role of the Secretary, is a secretary in the social activities in the content and activity regulation. Secretary in the practice of social responsibility is not single, acted the role was not single. KEY WORDS:Secretary；Role；Multiplicity；Quality
目录 前言 (1) 一、认识秘书角色多重性的意义 (2) （一）有助于明确秘书的工作任务及职责 (2) （二）有助于服务以后的工作 (2) （三）秘书之职重在参谋 (3) 二、秘书的多重角色及其应具备的素质 (4) （一）秘书的“普通员工角色”及应具备的素质 (4) （二）秘书的“助理角色”及应具备的素质 (4) （三）秘书的“作家角色”及应具备的素质 (6) （四）秘书的“公关角色”及应具备的素质 (7) 三、培养秘书多重角色的途径 (9) （一）培养正确的秘书服务意识 (9) （二）具备普通员工素质的途径 (10) （三）具备助理角色素质的途径 (10) （四）具备作家角色素质的途径 (11) （五）具备公关角色素质的途径 (11) 结论 (12) 谢辞 (13) 参考文献 (14)
秘书角色意识不强的社会因素
秘书工作的传统职业道德受到了严峻的挑战，秘书工作的感召力大不如从前。如今在拜金主义抬头、价值观念混乱、收入差距越来越大的现实面前，许多人内心失去平衡。忘我敬业、忠于职守、淡泊名利、任劳任怨、埋头苦干、干当无名英雄等传统职业道德受到挑战。相反，自我意识正在逐渐苏醒与膨胀，自律精神在逐渐减弱，秘书人员的角色意识趋于淡漠。 一些秘书人员在同普通人员的交往中，打着领导的招牌，自吹自擂，摆出一副能办大事的面孔，居高临下，故弄玄虚，得意忘形，以此博取对方的崇拜，满足个人的虚荣心。 一些秘书人员在同掌权的领导干部交往中，未来个人利益表现得过于亲昵，利用工作之便，以关心为由将私心包藏其中。这些秘书人员善于察言观色，精于心理分析，惯于逢场作戏，往往超越现实中的自我本色。 一些秘书人员利用秘书部门的窗口桥梁作用，以博取交往对象的重视。他们往往以能在工作中接触到内部情况和核心机密作为资本或筹码，迎合下级单位领导干部的某种心理，讲一些不该讲的话，违反保密纪律。 秘书人员作为领导的服务人员，其角色必须控制在社会组织为他规定的范围之内。秘书人员要实现自我，就必须将自我意识融入角色意识之中，在角色中体现自我。应当把追求跨越跟高阶段的自我意识不断调整转移到塑造完美的秘书形象上来。秘书人员不论能力多强、智商多高，都应把强烈的自我实现的动机完全融合在角色意识之中，在规范的角色位置上塑造出鲜明的角色形象，在角色形象中展现独特的自我，这样的自我实现也就达到了新的境界。 秘书人员只有强化角色意识，才能更深刻地认清自己的职业身份，认准自己的角色地位，在自身角色的规范下开展工作，更好地位领导服务。 秘书人员的认同意识，是基本的工作意识，是每个秘书工作者所必备的。认同意识的培养好人运用，应该是主动的、积极的，并且是具有创造性的。秘书人员必须积极主动地增强自己的认同意识，创造性地工作，更好地位领导服务。 公关意识，秘书每天要同各种类型的公众打交道，如果能自觉意识到自己的形象就是本单位的化身，在接待公众时就能以身作则，言行得体，处处维护本组织的形象。同时，不失时机地开展公关工作。
秘书工作者所应具备的角色意识
秘书工作者所应具备的角色意识 作为一名秘书工作者，要真正做好“三服务”工作，就要弄清自己的社会角色和分工，努力培训和强化正确的角色意识，这样才能明确职责和任务，顺利完成各项工作任务。笔者认为，秘书工作者应该牢固树立“高度负责、乐于受命、热情服务、和谐沟通、一流高效、严格守纪”的角色意识，为办公室工作的科学发展提供优质服务。 一要树立高度的责任意识。责任意识来源于对工作性质的认识。以本人供职的单位为例，陕西省人大及其常委会是地方国家权力机关，是完成宪法赋予各项职责的工作机关。无论是立法、监督，还是决定重大事项、选举或决定任命国家机构领导人员，都具有政治性强、涉及面宽的特点。人大机关的秘书处担负着为代表大会、常委会、常委会主任会议（简称“三会”）有关，为领导服务，为机关服务，为基层群众服务的重要职责，处在人大机关各工作环节的重要节点处，直接或间接地为本省的经济建设和社会发展服务，责任重大、使命光荣。以办会工作为例，每一次常委会议和主任会议召开之前都要进行议题安排，哪些议题上会，哪些不上，哪些是年初制定的工作计划中确定的，哪些是立法计划中确定的，哪些是“一府两院”新近提出来的，哪些是根据领导意见或工作需要临时增加的，等等，都需要人口回顾梳理，主动征求各委员会意见，遗漏了哪一项
工作都会给机关的工作大局造成影响。有了这种责任意识，就会认真到自己所从事工作的重要意义，责任心就会加强。 二要树立乐于受命的意识。同样一件工作，有的人做得热情高涨，面有的人则牢骚满腹，为什么？因为他们对工作的看法和认识不同从而导致了态度上的差异。作为秘书工作者，承担的工作繁杂琐碎，且有很强的被动性，如果不能以正确的心态对待，那就会产生厌烦的情绪。比如，当领导交办一项不属于自己职责内的任务时，如果有“这不是我应做的事”的想法，就会产生抵触情绪，找种种借口推诿。没有乐于受命的意识，又怎能做好“三服务”工作呢？ 三要树立热情服务的意识。秘书工作者的服务体现在工作的各个环节上，所以服务的要求和标准理应更高。秘书工作都要比其他人“眼更亮”、“腿更勤”、“嘴更甜”，要有主要服务的意识和善于补台的能力。热情服务也许别人没有体会到，但冷漠粗心却会被服务对象“记住”，被其他人“放大”，有时还会成为大家议论和指责的焦点。可见，秘书工作者的服务就是在琐碎中见功夫，在平淡中显不凡。因此，秘书工作者要善于总结，不断完善细节、规范流程，把一些重要日常工作的操作流程和要点总结提炼出来，形成良好的运行机制。这有利于实现服务工作的规范化和标准化，使各项工作有章可循。 四要树立和谐沟通的意识。沟通，是做好秘书工作最主要的途径，很多工作都需要把本单位、本部门或外机关等方方面
秘书的自我定位
秘书的自我定位 当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特，其一生经营企业的秘诀时，他说“要请一位好秘书”，由此可见，秘书在企业中的位置有多么重要。 1．秘书的工作内容 秘书的工作非常烦杂琐碎，公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及，所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说，秘书的工作包括以下几个方面： 辅助决策 当上司面对多个选择而犹豫不决时，秘书要为上司收集相关资料，帮助上司分析情况。 调查研究 当上司接到一个新任务时，秘书应协助上司进行调查研究，掌握具体的第一手资料。 收集信息 当今的社会已进入信息时代，秘书必须具备信息处理能力，及时、准确地收集所需要的信息。此外，还要善于运用网络收集信息。 文书处理 文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。 会务准备 所谓会务准备既包括公司内部的会议准备，也包括对外的会议沟通，准备工作主要是进行业务汇报。 公关工作 公关工作包括沟通、社交、商务等方面，有时也要代表公司进行发言，或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道，与他们建立良好的沟通渠道。 档案管理 在高科技迅速发展的今天，我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式，而是采用电脑来管理档案，所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。 工作日程安排 上司每天的工作日程一般都由秘书安排，秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排，如上司今天到南京出差，明天在北京参加某个会议，秘书要把握好时间，留出往返的时间空档，保证上司能及时参加。 查办工作 查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实，或者对一些须要重视的传言进行证实。 接待工作 当有客人或来访者的时候，秘书有责任做好接待工作，让来宾感受到自己受到礼遇，产生宾至如归的感觉。 行政事务 行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理，以及下对上、上对下的沟通与协调。 保密工作 秘书要具备保密意识，公司任何事情都要保密，包括最要好的同事询问，也不能随便透露。
秘书的角色意识
秘书的角色意识 陈敏伟 [内容摘要]当前，随着经济社会及现代科技的迅猛发展，秘书人员所面临的挑战越来越多。新形势，我们秘书怎么样才能更好地承担起参与处理事务和为领导提供服务的职能，真正起到秘书的作用？我认为很重要的一个方面就是要具备正确的角色意识。秘书的角色意识是做好秘书工作的重要保证，在秘书工作中，把握秘书的角色特征，调整秘书的角色定位，注重秘书角色意识的培养，才能更好地开展秘书工作。 [关键词] 秘书、角色、角色意识、秘书工作 引言 “秘书”是人们非常熟悉的一个名词。在中国古代，秘书最早是指“宫中秘藏之书”。东汉桓帝时设管理秘藏之书的机构——秘书监。在现代语言中，对秘书的解释是多种多样的。《现代汉语词典》对秘书的解释是：掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。在现代社会，秘书是一种行政职位，我国各级政府机关、企事业单位普遍设有秘书职位。秘书是行政首长的助手，是直接协助各级领导机构、领导个人及私人撰制和掌管文件、辅助决策、处理日常事务的执行和承办人员。在世界范围内，秘书已经演变成一种社会职业，它属于第三产业，即服务性行业。它是一种智力服务，是以处理文书、事务工作的知识与能力为领导者、职能机构和群众服务的工作。 秘书工作是以领导决策和领导工作运转为中心，通过办文、办会、
办事等工作为领导者担当参谋和助手的活动。 秘书由于领导的需求而产生，秘书的活动伴随领导的活动而开展，没有领导就没有秘书；相反的，领导也需要秘书做他的直接助手，没有秘书，领导就失去了直接的助手，进而影响领导的活动开展。 角色意识，是生物个体或团体根据自己的身份所折射出来的能够感知的特征总和以及相关的感知处理活动，这是百度词条作的解释。我个人认为，角色意识就是人们对自己的职业，身份和地位的一种认识和看法。也就是说，每个角色都应该有个定位。教师的角色定位应该是“为人师表、教书育人”。那么作为秘书这种职业，我们应该怎么给它定位呢？ 一个秘书能否经常意识到自己是“秘书”，意识到社会对秘书角色的期待，是能否进入秘书角色、适应岗位的关键。因此，秘书的角色意识是秘书人员对秘书角色的心理体验，是秘书工作活动中的心理活动，淡化和削弱了这种心理活动，秘书人员就无法发挥秘书自身的主观能动作用，只能做一个机械履行秘书职能的“机器”，不可能成为一个优秀乃至卓越的秘书。例如人家说秘书是领导的“高级保姆”这就贬低了秘书工作；人家说秘书是“花瓶摆设”这就轻视了秘书工作。因此，一名优秀的秘书人员，不仅就具备良好的业务素质，拥有熟练的操作技巧，正确的角色意识更是有助于秘书在工作中获得“事半功倍”的效果。因为秘书每天要处理的事情很多，只有端正了态度，摆正了位置，才不至于犯“角色错位”的错误，才能在纷繁复杂的人和事中做到忙而不乱、从容应付，才能更好地为领导提供及时、准确、
浅谈秘书的角色定位黄姣婷第二
湖南网络工程职业学院专科学生毕业论文 谈秘书的角色定位 姓名：黄姣婷 学号： 096520074 指导老师：陈芷村 专业： 09 文秘一班 湖南网络工程职业学院 二O一一年四月
浅谈秘书的角色定位 内容提要：一个秘书能否经常意识到自己是“秘书”，意识到社会对秘书角色的期待，是能否进入秘书角色、适应岗位的关键。因此，秘书的角色意识是秘书人员对秘书角色的心理体验，是秘书工作活动中的心理活动，淡化和削弱了这种心理活动，秘书人员就无法发挥秘书自身的主观能动作用，只能做一个机械履行秘书职能的“机器”，不可能成为一个优秀乃至卓越的秘书。 关键词：秘书角色辅助职能 “秘书”一词，其实最早出现并不是指人，意为宫中密藏之书。东汉后期，管理管理秘藏图书的官府“秘书监”，主管官员称“秘书令”或“秘书监”。至清末年代，应该说是辛亥革命前后，“秘书”一词才基本名实相符。在现代中国时，秘书基本上被划分为行政职位。到现在人们提起秘书都会与文员、助手、领导的智囊或参谋等联系起来。本文将从秘书的角色定位、重要性及作用展开探讨。 一．秘书的角色意识及其重要性 中国经济在近20年来发生了翻天覆地的变化，并成为了全球第二大经济体，随之而来的就是社会压力与职场竞争越来越激烈，秘书如何在这
种新形势下，更好地面对机遇与挑战？真正发挥一个秘书的做用，我觉得认清秘书的角色意识是非常重要的。认清自己的角色，把握角色的定位，才能更好开展工作。
1.1职业角色意识 角色意识指生物个体或团队根据自己的身份所折射出来的能够感知的特征总和以及相关的的感知处理活动。职业角色意识是一个人对自己职业、身份、地位的一种清醒的认识，这便于更好地认清自身，认清工作和在这个工种自己所要达到的和坚守的标准。任何职业都有它的职业意识和定位，比如医生“仁心仁术，救死扶伤”就是它的角色定位。那么秘书又该给它怎样定位呢？ 1.2秘书职业角色意识 秘书角色意识，是指秘书人员对所担任角色的职业定位及由地位所规定的职责的知觉、理解与体验。秘书人员是否能清醒的人清自己的角色意识，直接关系到他是否能更好的工作。那么秘书在工作中充当着以下几种角色。 ①秘书的配角功能 秘书职业的从属性，决定秘书工作的配角地位。对此，秘书必须对自己的配角角色有充分的认识，能自觉地把握。秘书角色是以直接为领导服务为重要前提的，其它一切行为和思想都应从这一前提出发。他的一切活动要服从领导活动的既定目标，按照领导活动的要求和意图调整自己的行动和想法。也正是秘书们以完成大量的具体事务性工作来维持整个管理机器的正常运转。秘书正是通过在领导身边默默无闻的工作来体现这种功能的。
《浅谈秘书角色的定位》
《浅谈秘书角色的定位》 摘要进入21世纪，随着我国改革开放和社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来，秘书工作者的角色也由传统向多样化转变，文章从秘书一词的定义而引出秘书的角色定位问题，了解社会对秘书工作者职业道德、工作伦理、社交礼仪及办文、办事能力的要求以及秘书工作者在与领导相处过程中产生的心理问题作出分析，以便更好的实现其角色的转化，更好的融入工作环境，成为一名专业而成熟的秘书工作者。[关键词]秘书；角色；定位 进入21世纪，特别是中国假如wto后，我国的改革开放和社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来，社会对秘书工作者的要求也随之提高，而如何成为一名专业而成熟的秘书人员所需的第一步就是做好秘书的角色定位工作。 在社会中，有相当大一部分人对秘书的角色存在着错误的理解，认为秘书是领导的高级保姆，认为其不需要专业的技能，学会察言观色即可，而在现代社会中，方国雄教授曾经在《秘书学》一书中提到：秘书是领导者，主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员，他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办事等为主要这能，是领导者的参谋和助手。因此，秘书作为一种特定的社会角色，不仅有自己重要的工作内容，而且有自己独立的人格，秘书人员是依靠自己的知识、能力和勤奋的工作塑造自己的人格形象的，而秘书人员由于处在一个单位中的中枢位置，要参与单位的许多重要活动，秘书人员对外要联系工作，接受文电处理信息等，对内要沟通、协调、组织会
议、开展调研、也可以说是处在一种复杂的人际关系的枢纽中，因此有人形容秘书人员应该是“眼观六路，耳听八方”的这并不是一种夸张，而是秘书工作的真实写照，因此如何定位秘书角色成为其关键。而秘书的角色定位要从做人和做事做起。 一、做人 做人首先强调两个方面，分别是人品和人样，所谓人品就是人的品质和道德修养，俗话说：要做事先学做人，而在职场上强调的做人的关键环节就是职业道德。秘书人员的职业道德则显得尤为重要，秘书是公司服务的办公室人员，最关键的是要以公司为荣，为公司效力，为公司尽力，即所谓的“尽仁”、“尽义”、“尽礼”、“尽智”、“尽信”。有了这个态度秘书在本职岗位上将是兢兢业业，任劳任怨。在这个社会中，一旦走上岗位，去扮演一名秘书的角色，就必须民明白自己作为公司的一员，要遵守公司的职业道德，俗话说：“做一天和尚撞一天钟”，一个负责任的和尚即使中午要还俗，早上该撞的钟也不该漏，这就是职业道德、职业伦理，也是秘书人员所必须遵守的。如果你是卖瓜的，即便卖的是老板的瓜，既然拿了老板的薪水为他工作，就应当尽量说瓜甜，即便瓜不甜，也不该当着顾客的面说“别买这瓜，其淡如水”。这么说，不是希望每个人都帮老板去赚不义之财，也不鼓励大家去参加骗人的行当，“道不同，不相为谋”“君子绝交，不出恶声”。你可以因为理念不同而求去，最少不能穿着人家的制服，站在人家的屋里，吃这人家的饭，却砸人家的锅，也许不少刚走上工作岗位的年轻人年轻气盛，接受不了这样的结果，那么即便是选择离开也
论秘书的角色定位
论秘书的角色定位 秘书的角色定位是一个变化发展的过程，这将直接关系到企业的发展，领导的工作效率。错误的定位不仅会影响企业的发展，同时也会限制自身的发展与进步。 秘书是领导的参谋与助手，许多工作需要通过秘书来完成，因此，秘书的辅助性对领导相当重要。人们形象的将秘书称为领导的“左右手”。在美国人们评价秘书的职业水平，往往要看一个秘书减少领导压力的程度，标志着秘书充当助手的努力地成效。 作为一个成功的秘书，首先要知道自己在本单位担当的角色，为自己进行正确的角色定位，在其位，谋其职。 秘书的首要工作就是要服务领导，是领导的参谋助手。随着市场经济竞争的激烈化，领导的决策者接关系到公司的利益存亡，这时的决策就要有个人决策转变成民主决策。秘书作为企业中与领导关系最为亲近的人，当然也是最清楚领导的想法，所以当领导决策犹豫时，秘书要及时提供意见，出谋划策。同时，党领导决策失误时，秘书也要为其敲响警钟。 其次秘书在企业中就是将领导的意思传达给员工，将员工信息表达给领导知道，这就使得秘书起着上传下达的桥梁作用，确保了企业相关部门的运行。在企业管理中，不管是其决策作用的领导，还是提供意见的普通员工，同需要团结一致。而秘书是作为沟通上下的之间的桥梁，负责事务联系，将领导的意思准确的表达给员工，又将员工的工作信息反馈给领导，协调企业内部人员之间的关系，密切领导与员工
的关系。 最后秘书工作不仅是对内，对外也要尽职尽责。秘书在企业与企业之间扮演着合作与沟通的角色。企业要发展就必须与其他企业进行合作，这就需要一个沟通的角色。所以，秘书要做好准备工作，及时与合作方沟通联系，取得对方的信任和认同．使双方的企业合作实现利益最大化。 作为一个优秀的秘书，强化工作能力才是王道，在任何时候最好具备外交家的平衡能力，口风严紧，不该说的话只字不提，面对权位要有平常心；在为人处事方面要端庄大方举止得体，善于和人沟通，有亲和力；最后还要做一个无情的女人。 任何时候都要爱岗敬业，工作脚踏实地。在工作中不断提升自己的素质，对自己负责的事情拿得起放得下。要淡化自己的性别和身份，时刻牢记秘书的天职只是做好领导的后勤。你不是花瓶，不是女招待，你惟一的标识就是你的能力。老板聘用秘书是在找得力助手，不是培养情人，时刻都要搞清状况。只有强化自己的工作能力，才能为自己赢得别人的尊重。常言道：“风箱里的老鼠--两头受气”，这是秘书们经常面临的处境。在公司的各种势力格局中，若把握不好分寸，上司会怀疑你耍滑头，与员工串通一气蒙骗他，同事会认为你为了个人的利益置他们与水深火热之中。所以工作中你应仔细揣摩各种利害关系，找到一个最佳平衡点，巧妙的处理领导、同事与自己间的利益关系，在不经意中为自己化解可能会产生的矛盾冲突。“不该问的事不问，不该说的话不说”。因为工作性质的关系，秘书的资讯会比较灵
浅谈秘书职业意识
浅谈秘书职业意识 XX系XX级XXX班 XXX 摘要：秘书职业意识就是指秘书人员在实践活动中应具备地关于该职业的正确的自觉意识。秘书的职业意识主要有道德意识、沟通意识、参谋意识、服务意识、学习意识等。作为秘书人员应树立秘书工作的多种职业意识，并能不自觉表现和运用，形成特有的秘书思维方式，以适应时代需要。 关键词：秘书职业意识培养途径 一、秘书职业意识的含义与重要性 (2) 二、秘书应具备的职业意识类型 (2) （一）道德意识 (3) 1．忠于职守，敬业、爱业，自觉履行职责 (3) 2．树立正确的职业观，坚持原则 (3) 3．恪守信用，严守机密 (3) （二）沟通意识 (4) 1．文明礼貌，热情大方 (4) 2．公正处事，不以势压人 (4) 3．讲究语言艺术，灵活应变 (4) （三）参谋意识 (4) 1．谋而有度 (5) 2．谋而有理 (5) （四）服务意识 (5) 1．基本服务意识 (5) 2．服务“潜意识” (6) （五）学习意识 (6) 三、秘书职业意识的培养途径 (6) （一）课程学习 (6) （二）积累经验 (7)
每一个社会人要想在社会中施展才华、发挥潜能，就必须承担一定的社会责任，扮演相应的社会角色，成为职场中有机的一部分。只有拥有清晰正确的职业意识，才能更加完美地扮演好自己的角色。 文秘人员作为领导的辅助者，一直以来在社会工作中扮演着不可替代的角色。而秘书人员能否形成鲜明强烈的职业意识，是其能否干好工作并发挥主观能动性的基础。所以培养良好文秘职业意识对文秘人员避免角色冲突，塑造良好的角色形象具有重要意义。在秘书职业化的进程中，文秘人员的职业意识也逐渐丰富起来。但在这个过程中，由于各种主客观原因，秘书职业意识有些许变化。在这里，针对近几年出现在秘书群体中较为重要的职业意识作简要剖析。 一、秘书职业意识的含义与重要性 秘书职业意识是人在秘书这一职业领域中实现自我的自我意识表现。是秘书人员在从事秘书工作时应具备的首要条件。 秘书职业意识是支配和调控秘书职业行为和职业活动的调节器；是约定俗成、师承父传的；是每一个人从事秘书工作岗位的最基本，也是必须牢记和自我约束的条件。 建立良好的秘书职业意识可以反作用于经济基础，对于提高服务质量，建立人与人之间的和谐关系，落实为人民服务的宗旨，纠正行业的不正之风都具有其他手段不可替代的作用。在现实社会中，无论是何企业的秘书人员，都无高低贵贱之分，是作为社会中的一分子进行活动的，都具有社会意义，同样具有社会责任感、使命感和光荣感。 二、秘书应具备的职业意识类型 作为秘书人员应具备的职业意识有很多，如创新意识、形象意识、团队意识、宣传意识、时间意识等，本文将介绍几个主要的秘书职业意识。
公司秘书角色定位分析
如何成为上司的得力助手 一、秘书概述 1、英文字典的定义 依The Random House Dictionary of the English Language中关于秘书的定义为： 1)a person, usually and official, who is in charge of the records,correspondence, minutes of meetings, and related affairs of an organization, company, association, etc. 2)a person employed to handle correspondence and do routine work in a business office, usually involving taking dictation, typing, filling, and the like. 2、秘书的角色 一般而言，秘书的角色定位应是辅佐的功能。关心主管处理一切里里外外的业务成了秘书的职责。一般公司或机构，因为传统背景的关系，秘书的职务并不是那么确定，秘书除了本身主管外，和其他部门业务人员的关系也特不紧密和重要，形成纵横交错而复杂的人际关系，因此其工作范围是秘书，又是一般的
职员，工作领域无法正确的予以划分。因此，慢慢地，现代的工商秘书，已演变成名副事实上的“业务秘书”或“公关秘书”了。 3、秘书工作的性质 秘书的工作，要紧为协助主管执行工作细节。想想大公司的董事长或机关的主管，假如每天早上自己要打开信件，打字回信、存档处理、接听电话等工作，那么，他们将没有时刻来从事高层次的商业活动与打算。因此，必须要有位助理来处理这些办公室事务。这位助理，即是秘书。 秘书工作最要紧为辅佐功能，此即是其一要紧的意义。秘书工作的另一重要意义为治理。对专门多秘书来讲，秘书工作的历练是作为一行政主管的重要阶梯。因为秘书常关心主管处理与主管样关的业务，因此关于主管的工作有一全盘的了解。秘书能够学到如何去指导、督导、规划及处理问题，同时熟悉公司的政策。因此，秘书工作亦是治理人才的训练摇篮，其理由有二： 1、秘书熟悉人事、业务、程序、治理等内部作业。 2、秘书熟悉公关、协调、市场等外部作业。 二、秘书的业务 1、秘书在一天的工作间中，有三分之二是做下列业务： 打字 同意口授传真与主管商谈 档案治理 预备当天的业务及下班前的业
论秘书角色意识的培养
论秘书角色意识的培养 096061104 段轶琳当前，随着经济社会及现代科技的迅猛发展，秘书人员所面临的挑战越来越多，面临新形势，我们秘书怎样才能更好的承担起参与处理事务和为领导提供服务的职能，真正起到秘书的作用？我认为很重要的一个方面就是要具备正确的角色意识。秘书的角色意识是做好秘书工作的重要保证，在秘书工作中，把握秘书的角色特征，调整秘书的角色定位，注重秘书角色意识的培养，才能更好的开展秘书工作。 要培养秘书的角色意识，首先要了解什么是秘书的角色意识。 秘书的角色意识是秘书人员对秘书角色的心里体验，是秘书工作活动中的心理活动。淡化和削弱了这种心理活动，秘书人员就无法发挥秘书自身的主观能动作用，只能做一个机械履行秘书职能的“机器”，不可能成为一个优秀乃至卓越的秘书。 因此，一名优秀的秘书人员，不仅应具备良好的业务素质，拥有熟练的操作技巧，正确的角色意识更是有助于秘书在工作中获得“事半功倍”的效果。因为秘书每天要处理的事情很多，要接触的人也很多，只有端正了态度，摆正看位置，才不只至于犯“角色错位”的错误，才能在纷繁复杂的人和事中做到忙而不乱、从容应对，才能更好地为领导及时、准确、高效的服务。 要培养秘书的角色意识，还要了解秘书到底要承担那些角色。 秘书在工作中所承担的角色，体现在领导活动中及秘书宇领导的关系中，具体表现为： (一)领导的助手。协助领导处理事务，在领导的授意下处理事务。 (二)领导的帮手。秘书可以处理在单位领导与领导发生的有关部门活动。为领导解决，协助领导做重要的事。 (三)领导的脑筋。秘书是领导的咨询人员和决策参谋。
政策活动的纽带。在上级与平级、下级，在领导与员工的关系中，秘书是传达文件和沟通的关键。秘书负责沟通政务渠道，加强联系，使上情下达、下情上传，起到桥梁和纽带的作用。决策中的监督员。在领导的决策、决定颁布实施以后，秘书具有负责检查、督办、催办落实的义务和权利。 (四)领导的资料库。秘书具有搜索、掌握、储存经济、行政、社会方面的信息，及时向领导提供必要的信息，管理单位的档案和文书，保管与工作相关资料的责任。 (五)领导的随员和具体事务的组织者。秘书是领导的组织者，正式活动场合要做好领导的随员，在公关相态的表现中领导活动和事务活动，比如：宴请、接待来访、应酬等。 一名优秀的的秘书要胜任以上七种角色，并能在繁杂的日常工作事务中，灵活自如地转换角色，避免各种角色冲突和角色错位，就必须培养和不断强化自己正确的角色意识： (1) 必须培养和强化高度民主的责任意识。秘书直接或间接参与领导活动和政务活动，在社会生活中负有重要责任，具有较大作用和影响。因而，秘书人员必须树立强烈的责任意识，培养强烈的政治责任感和社会责任感。 (2) 必须培养和树立强烈的服从意识。秘书是领导决策的坚定的执行者和坚决维护者，秘书必须坚定不移、毫不走样地贯彻领导决策，执行领导决定。不同的意见、建议和想法必须在保证领导决策贯彻执行的前提下，采取适宜的、符合组织的原则的方式和程序提出。服从是秘书一个最基本最起码的角色意识，也应成为秘书意见和领导决策和意见不一致时唯一的调节原则和手段。 (3) 必须树立和培养鲜明的服务意识。秘书必须把服务作为基本职能，充分认识和理解服务的崇高伟大，树立自觉服务的角色意识，在领导活动和政务活动中甘当领导的配色，真诚热爱配角这一社会角色，要一丝不苟、严谨认真，富于主动精神和责任感。 (4) 必须树立和培养积极的参与意识。秘书要在坚定执行领导决策、决定的前提下，把强烈的社会责任感和事业心转化成为积极的参与意识，为领导出主意，
《秘书角色意识》.(DOC)
秘书是一种特殊的社会角色，全美秘书协会《章程》对秘书人员的要求是：要像心理学家一样善于洞察别人的心灵，要像外交家一样善于处理各种交际关系……社会对秘书人员有一种期望：善于处事、谦虚友好等。作为秘书人员，对自己应有较高的期望。社会心理学认为，对自己期望高的人，相应地在某一领域取得成功的可能性也越大。 处理人际关系是一门学问。“世事洞明皆学问，人情练达皆文章。”一个秘书如果很善于交际，见面就熟，使人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就比较高。 秘书人际关系的处理应该具备的那些能力呢？1、理解和领会的 能力：就是要听得快，听得准，记得牢。只有清楚领会他人的意图才能理解他人的立场，从而和谐融洽人际关系。2、学会说话：这是一门学问，是关系人际关系成败的基础。它要求语言要有感染力、说服力、风度、礼貌等等。3、应变能力：秘书接触的人际关系多样化，办公室各色人员之间难免有时会出现不和谐的因子，这就要求秘书人员能原则不便，灵活处置这些不和谐使之和谐。4、学习能力：则是向别人学习，同别人友好，相互谅解和支持，在互帮互学中进步。7、控制自我情绪的能力：工作时应该保持高昂的情绪状态，绝不把消极负面的情绪带进办公室，带进工作中。 秘书人际关系处理应遵循的原则。1、平等。人际交往中，平等是建 立良好人际关系的前提。人际交往中着重的是人格平等，即尊重他人的人身权利、自尊心、感情、不涉及他人的隐私权。2、诚信。在秘书工作中诚信有着重要的价值。它实际上是单位或个人的无形资产，诚信是单位或个人忠诚的外在表现，它反映了单位或个人行为的规律性和稳定性。秘书人员在人际交往中“诚而有信”，就能发挥出自身能力，得到他人或组织的支持、鼓励，更好的表现自身价值。3、宽容。宽容指心胸宽广、忍耐力强、不计较个人利益得失。“海纳百川，有容乃大。”人际交往中要求秘书严以律己，宽以待人，关心人，理解人，大事清楚，小事糊涂，原则要坚持，方法要灵活，以德报怨，得理让人。4、知人知言。社会中每个人得气质、性格皆不同，交往得动机，所抱的目的也不同，秘书人员在开展人际交往时，对交往对象应该有较深刻的了解与把握，掌握主动。应知“知其可以言而不言，为失人；知其不可言而与之言，为失言”。5、礼仪。礼仪是礼节和仪式，它是道德的一种外在表现方式，在人际关系调节中具有不可忽视的作用。微笑是礼仪的重要组成部分。它能使生疏变为亲密，使隔阂化为融洽，使不顺心变为开心。6、慎独。秘书人员在八小时内外都要遵章守纪，坚持道德品格操守，防止误入歧途。老子言：“慎终如始，则无败事”。怎么样“慎独”？一是要慎“浮躁”，淡漠明志，宁静致远，戒骄戒躁，惯于自省；二是要慎“交友”，牢记“近朱者赤，近墨者黑”，避免在社会圈里栽跟头；三是要慎“私欲”，私欲膨胀，利欲熏心，就难免不出问题。秘书人员应远离一切腐朽的、低级趣味的东西。 秘书同领导、同事、下级的关系 秘书人际关系的具体内容就是和别人相处，这也是人际关系理论最终要解决的重要问题。秘书工作的人际关系主要分为：秘书与领导的关系、秘书与同事的关系、秘书与下级的关系。 秘书与领导的关系