行政助理职位分析报告

行政助理职位分析报告

作为一个大三学生，不久后也要面临着找工作的问题。而大学生如何在众多工作岗位中找到适合自己的岗位，也是一个困扰着大学生的一个难题。找到合适的岗位，也许就可以施展自己的抱负，青云直上。而找不到合适岗位的话，也许只能平平淡淡地过完自己的工作黄金期。所以，我们找到一个适合自己的工作岗位是非常重要和必要的。我们找工作前，首先要了解自己准备要从事什么行业，想找什么职位，以及对该职位的了解。而我比较感兴趣的职位就是行政助理，也极为关注与之相关的一些招聘知识。我从众多有关行政助理职位的招聘信息中选出了10家公司作为我的应聘对象，并做了相关分析与准备。我对这十家公司招聘信息做了相关岗位分析。通过分析，我发现关于行政助理一职，其岗位要求主要有以下三个方面：

第一，具有管理或金融类等相关专业，有工作经验者优先。

行政助理就像是兢兢业业的管家，可以将企业这个大家庭中杂乱无章的事务管理得井然有序，在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工，通过安排主管日程、填写计划列表、处理信息需求、制作数据报告、安排会谈会议、接待客户来访、维护记录管理，完成文件归档等各项工作，从多方面综合性地完成高质量的行政管理工作。

相对于其它专业而言，管理或金融类等相关专业的人具有更专业的管理水平，也更容易适应行政助理一职，而且能做得更好。为此，公司在招聘行政助理职位时，一般都会在职位要求一栏标注只招行政管理或金融类等相关专业。在招聘时，应届毕业生与其它有工作经验者相比，有着不少的劣势。公司一般都会采取录用有工作经验者优先原则（当然校园招聘除外了），因为有工作经验者从事过相关工作岗位，工作经验丰富。为此，作为应届毕业生，我们需要做更充足的准备，以便让自己在应聘时有更大的胜算。

第二，熟悉WORD、EXCEL等办公软件的操作，以及熟悉各类档案的管理及归档。

行政助理犹如企业的大管家，帮助经理把事务管理得井然有序，在整个管理流程中发挥很大的作用，也是企业正常运作必不可少的动力机器。而杂乱无章的事务管理，往往需要行政助理必须能够熟练地准备统计报表、书面报告以及做管理方面的演说。要求熟练掌握个人电脑技术、MS Word、Excel和PowerPoint，以及创建多种专业文件的经验。而分析性思维也往往必不可少的，因为他们经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断，并且要对公司的发展和表现进行逐步地监控。此外，行政助理们需要有非常好的组织能力，传播公司的正面形象并很好地反映在组织工作中，熟悉如何进行控制。

作为应届毕业生，我们在大学里都基本初步掌握WORD、EXCEL等办公软件的操作，但是企业需要的是专业素质人才。为此我们需要加强我们在这方面的熟悉掌握。此外我们也要熟悉各类档案的管理以及归档。

第三，职业形象良好，富有亲和力和服务意识，具有团队精神，善于沟通，工作细心,责任心强。

一个人职业形象的好坏，在很大程度上也影响着招聘方。公司需要的精英，是要为公司

创造价值的人，而不是招那些行事拖拉、懒懒散散的寄生虫。为此我们应聘前要适当地包装一下自己，给招聘方一个良好的第一印象。这也是我们面试成功的一个重要因素。

具有亲和力和服务意识，是许多公司招聘员工的一个重要考察方面。一个具有亲和力和服务意识的人，能更快地融入公司这个大集体，也能为公司创造更大的利益。行政助理，因为工作上的需要，经常需要和公司员工打交道。如果缺少亲和力和服务意识的话，那么就会给公司员工一种距离感，而让自己的工作的顺利进行受到阻碍，为此公司也会陷入一种困境。

众所周知，团结精神是集体性工作中必不可少的。在一个团队里，如何你独断独行的话，势必会影响团队的工作进度。而行政助理团队也不例外。因为行政助理的工作要求，那杂乱无章的事务管理，需要团队共同协作才能完成。稍微的不协调，都会影响工作的顺利进行。

此外，行政助理一职，也需要职员善于沟通，工作细心，责任心强。善于沟通，才能和上下级友好相处，为工作提供不少便利。而工作细心、责任心强，是行政助理人员必不可少的硬性要求。如果工作粗心大意、没有责任心，在公司混日子的话，势必会给公司造成巨大损失，是公司决不允许的。所以公司招聘时，会多加留意这方面。

以上三个方面基本是每个公司招聘行政助理职员时的基本要求。当然还有其他方面也是需要应聘者注意的，比如身高、年龄等条件也是公司招聘时的重要考察方面。因为每个公司都有自己招人的一套方法，以求招聘到自己公司所需的人才。

行政助理的岗位要求我们大体了解后，还需要知道行政助理职位的具体工作。我们只有知道需要做什么，才能知道怎么做，才能顺利完成工作。不同企业行政助理职位的具体内容不同。但大体上一般都包括：

1、协助集团行政会议的组织、筹备，行政决议事项的落实督办；

2、行政规章制度的起草与报批；

3、协助办理公司安全保卫、办公设备和用品的采购与管理及后勤保障等工作；

4、负责总部固定资产、低值易耗品的购置、发放和管理；

5、协助办理办公室装修，办公现场、会议室管理及办公设备、办公用品的购置调配；

6、负责汇总上报除财务、人力资源、党务工作之外的其他需提供的材料；

7、领导交办的其他工作。

以下是我收集有关行政助理岗位企业的简短招聘信息，其工资水平大都在2000—4500元/月。在此我列举了泛华金融服务集团、加拿大亨瑞国际咨询集团、上海人惠商务咨询有限公司、杰达贸易（中国）有限公司、深圳市海雅商业股份有限公司五个有代表性的企业。

（1）泛华金融服务集团（广州）

岗位职责：

1、协助跟进、负责、管理各分公司设立、变更、注销、年检等相关事宜；

2、协助草拟设立、变更、注销等相关文件；

3、协助更新各分公司的相关信息，梳理股权结构；

4、集团 OA审批的处理；

5、领导交代的其他事宜。

任职要求：

1、男女不限，行政管理或法学专业本科毕业，1年以上行政工作经验，具有企业证照办理工作经验者优先；

2、熟悉公司设立等相关法律法规；

3、了解公司设立、变更、注销等相关程序；

4、熟悉各类档案的管理及归档；

5、熟悉WORD、EXCEL等办公软件的操作，具有一定的文字处理能力；

6、职业形象良好，富有亲和力和服务意识，善于沟通，工作细心；

7、薪资：2000-3500元/月。

备注：欢迎优秀大学应届毕业生应聘。

（2）加拿大亨瑞国际咨询集团（宁波）

职位描述

1、负责办事处行政类工作；

2、接听电话，接待来访客户。

任职要求：

1、统招本科以上学历，管理、金融类等相关专业，有工作经验者优先；

2、英语四级以上水平，熟练使用电脑操作；

3、良好的分析能力、语言和文字写作能力，较强的统筹协调能力；

4、责任心强、沟通协调能力较强，有亲和力，能承受一定的工作压力；

5、薪资：3000-4000元/月。

公司地址：宁波市江东区彩虹北路48号波特曼大厦2603室

（3）上海人惠商务咨询有限公司

岗位职责：

1、公司前台接待工作；

2、文件管理；

3、电话转接；

4、日常各类制度监管；

5、办公用品及办公设备管理；

6、人事事务：

1）负责面试预约、面试接待，面试情况汇总；

2）负责搜集新员工入职材料及做背景调查；

3）负责更新员工登记表。

任职要求：

1、有文秘、行政管理、人力资源等相关工作者优先；

2、能熟练操作办公软件和办公设备，懂商务礼仪；

3、薪资：2000-4000元/月。

（4）杰达贸易（中国）有限公司（上海）

职位描述:

1、负责公司行政总务工作；执行行政相关管理制度；协助部门经理处理日常事务。

2、安排、计划公司各种工作会议、文娱活动，并做好必要的记录；做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作。

3、策划组织公司各种活动，做好公司的宣传工作；协助部门经理做好公司各部门之间的协调工作。

4、监督并统计员工的考勤；负责公司其他日常行政事务；完成部门经理交代的其他工作。职位要求：

1、大专以上学历行政管理、文秘等相关专业；

2、具有较强的计划、协调能力和语言表达能力；

3、较强的时间管理能力，具备解决突发事件的能力；

4、工作责任心强，能承受较大工作压力，具有团队合作精神；

5、熟练使用办公软件、设备；

6、薪资：3000-4500元/月。

（5）深圳市海雅商业股份有限公司

任职资格：

1、基本要求：21-25岁，五官端正，身体健康；

2、教育背景：大学专科学历以上，行政管理类专业或相关专业；

3、工作经验：一年同职务工作经验，有较强的内外协调能力，优秀的沟通能力，优秀应届毕业生亦可；

4、个人素质：有良好的职业道德，团队精神和可塑性，工作效率高，敬业务实；

5、简历资料须附相片；

6、工作地点：南山

工作职责：

1、负责项目合同呈报、审核，督办合同签订事宜；

2、协助上级处理相关项目进度事项；

3、配合其他部门进行相关工作；

4、负责办公区域文件的整理、归档；

5、薪资：2000-3500元/月。