分公司管理细则

分公司管理细则

分公司管理细则

分公司财务管理制度实施细则

第一章、总则

1.为保证分公司经营各流程环节反映的真实、准确、及时、完整，保障分公司资产运营的安全、有效，明确各分公司财务代表岗位职责，正确履行财务代表业务及财务监督、管理职能，特制定本细则条例。

第二章、财务代表岗位职责的划定及实施各分公司的财务代表属总部直接派遣，业务上由总部营销财务部直接负责，其岗位职责的确定、履行状况考评、升降级及奖惩主要由营销财务部负责实施，财务代表只在日常行政管理事务上接受分公司业务经理管辖。

各分公司财务代表工作岗位职责主要有以下几大类：

★财务职能

资金收、付、存的管理及核算分公司各项费用审核、报销及核算库存收、发、存的管理及核算增值税专用发票的开具分公司资产保全的管理监控工商、税务、银行、外部审计事宜的专项处理

★销售事务业务职能

销售流程的操作及业务监督仓储及物流配送的管理及监控

★行政辅助职能

第一节、财务代表财务职能

1.资金收、付、存的管理及核算

此处资金收、付：系指各分公司货款回收及其他专项结算帐户的资金收、付业务，严格执行收支两条线的原则，具体包括的日常操作内容如下：

1.1销售货款的回收

1.1.1财务代表每月直接与客户进行对账，监督销售回款的进度。

日常销售应收款回收应严格按照总部统一下达的客户结算操作规定执行。

所有销售回款必须由客户汇入分公司指定银行账户，分公司任何人员不得以分公司日常内务事宜分公司业务经理或财务代表休假期职责暂代的过渡分公司业务经理或财务代表职务交接中的清算分公司业务经理临时交办事宜现金形式收取客户货款。

1.1.2确认回款后应按总部下达的会计核算规范进行帐务处理。

1.2汇付货款回笼

1.2.1财务代表按照总部制定的货款回笼操作规定，及时将货款交付(或汇付)总公司，每天对银行账户资金进行跟踪，当银行存款资金累计达到5万元时，必须及时汇付总公

司。

月底轧帐日止必须将资金全部汇入总公司账户，账户余额不得超过5000元(只指现金、银行存款，不含税务专户留存余额)，确因临时大额费用开支需超额留存资金的，必须由分公司业务经理、财务代表共同提请报告上报总部审批后超额留存。

1.2.2 资金汇付总部账户后及时进行相关账务处理，每月与总部营销财务部进行资金往来账户的对账。

1.3分公司资金的调配使用

由财务代表统筹分公司资金需求，每月20日之前提交次月资金需求计划，交总部营销财务部审核，由集团财务中心统一进行分公司资金需求的拨付，资金需求用于开支分公司房(仓)租、分公司运营费用、市内中转运输费及力资费、业务人员差旅费、税金等。

1.4费用开支

1.4.1各分公司的日常运营费用(包括分公司水电费、办公费费、招待费、邮寄费、电话费等等)，由财务代表按总公司制定的相关费用定额进行审核，交分公司经理审批后进行报销支付，超标费用不予报销。

1.4.2 各分公司发生的支线运费(承运商至客户)由客户自行承担，公司只承担公司至中转地的市内运输费用及相关劳务费用，具体参见分公司运费开支管理办法

1.4.3 各分公司发生的房(仓)租费用必须取得正规发票(可由各地税务机关代开房租发票)，否则财务代表有权拒绝报销。

1.4.4 业务人员差旅费报销标准暂执行目前营销中心差旅费管理制度的规定，如有调整另行通知。

差旅费仍采取备用金的方式，原省区经理与区域经理单独进行报销与核算。

1.4.5 分公司人员工资及奖励等由财务代表统一核算，提交总部营销财务审核，各职能部门审批后，由集团财务中心单独拨付资金，分公司方可支付。

1.4.6 经手人填制报销单，须填写清晰，事由交待清楚，附件齐全，审核手续完备。

具体参见分公司费用开支管理规定

1.5零星借支

1.5.1各分公司正式员工因公可支取短期零星借款，费用发生后必须立即报销。

非正式员工不得借支。

1.5.2各分公司业务人员违反公司财经管理条例，向客户借支的，财务代表不得默认抵冲客户货款，并应及时上报总部主管部门进行处理。

1.6资金核对及保管

1.6.1 对于客户通过银行转帐结算办理业务往来结算的，

必须在客户使用的银行转帐结算方式到达期限

内及时进行查询、确认;对使用支票结算的，还应通过“倒进帐”的办法进行货款确认。

1.6.2 分公司现金库存余额原则上不得超过2000元。

现金及支票必须放入分公司保险柜进行保管，保险柜密码由财务代表掌握。

凡违反资金留存规定造成现金或支票被盗、遗失的，一律由财务代表承担经济损失。

1.6.3 财务代表必须做好现金及银行日记账，每月底与银行账单进行对账，做好银行余额调节表。

1.7财务核算、财务报表的填制、保管及审计

1.7.1财务代表按照总部统一下达的财务核算规范进行分公司各种业务的账务处理，

1.7.2财务代表按时出具财务报表，做好财务分析，对外提供的财务报表必须经过总部营销财务审核方可对外报送。

1.7.3 总部营销财务部或集团财务中心将定期和不定期对分公司财务核算和各种报销业务进行审计查询。

2.库存收、发、存

此处的库存收、发：系指各分公司仓库货物的收货、销售发货。

各分公司财务代表负责总公司发往分公司货品及客户退回分公司货品的收验;分公司发往本业务区域内客户货品的

核发。

具体包括的日常操作及核算内容如下：

2.1 货物验收

2.1.1各分公司财务代表根据总公司物流部门《销售出库单》上注明的品种、规格、数量、单价、金额等与实际收到入库实物进行认真核对，并K3分销系统里办理入库手续，及时更新“存货明细帐”。

2.1.2如发现实际验收入库的货品的品种、规格、数量、单价、金额与《发货结算单》有差异时，应严格按照总部有关管理规定进行处理，同时应及时上报总部相关主管部门。

2.2销售发货

2.2.1各分公司财务代表根据分公司业务区域各客户的“货物需求订单”，按照销售管理流程认真办理相关校验手续，校验发货品种、规格、数量、收货单位、开票日期、制单人、签批等，做到手续完备，真实准确。

2.2.2对于前期留有大额应收款而无法按公司规定予以清结的客户订单，财务代表应严格按照总部下达的相关管理规定进行控制货物配发处理。

2.2.3对于已经开具《销售出库单》，并进行了销售核算的客户订单，财务代表必须及时办理货物出库手续，不得以任何借口留库不发、任意调换。

2.3客户退、换货

2.3.1客户退换货必须经过总部相关部门核准，经总部核准同意接受的客户退、换货，财务代表应及时对客户退回的货物进行清点，并尽可能进行配袋、配箱、更新配件等修理、修复工作。

2.3.2对于质量已完全破损的货物，财务代表应及时按总部的有关管理规定进行残次品的核算、登记、分类保管处理。

2.3.3对于在清点验收过程中发现的非分公司货物，一律不得认同冲抵客户应收款项，并及时告之客户。

2.3.4所有客户的退、换货都必须严格按照公司的有关规定，扣除客户前期已享受的各种优惠、返利政策。

2.4 各分公司之间调换货

2.4.1 各分公司之间如确有需要可以进行调、换货，但必须经过总部审批同意方可进行，不得私自协商自主处理。

2.5货物盘存

2.5.1各分公司财务代表应对分公司仓库在库货物进行定期与不定期盘存，对库存品种、规格、数量做到胸中有数，及时掌握存货结构动态变化，并为分公司的货物订单上报提供依据。

每月终了定期进行存货盘点，并编制《库存商品盘存报告表》，对短少、残次品、退回货品、样品等按总部统一规定进行填报汇总统计，在盘点结存数中要注明残次、销货退回、样品等非正常存货数量，确保存货的安全与完整。

2.5.2对帐：仓库帐目须日清月结。

根据收货发货单据随收随入库，随发随销库，及时登帐，并及时结出余额，定期将实存与帐存清查核对，收、发、存与总公司帐务进行核对。

2.5.3各分公司发生的货物盘亏、短少等损失，经核实查证的，无条件由财务代表承担80%，分公司业务经理承担20%的连带责任

2.5.4 总部营销财务部将定期和不定期对分公司在库货物进行实地抽查，帐实核对，发现异常将按照2.5.3条进行处罚。

3.增值税专用发票的开具

具体参见增值税发票管理规定

4.资产保全的管理监控

各分公司财务代表资产保全的管理监控所涉及的范围为：资产的购置、领用、维护、保管;资产的报废及更新。

此处资产的购置、领用、维护、保管：系指各分公司经总部核准发生的大额资产购置开支(资产单价在500元以上或批次500元以上的)以及资产的日常使用、维护、保管责任的落实。

具体包括的日常操作及管理监控内容如下：

4.1资产的购置

4.1.1各分公司的资产购置发生按总部下达的专项管理规

定进行操作，凡未经核准的不得支出。

4.1.2对添置的资产必须按总部统一规定分类做好资产登记，并以正式的发票作为报销入帐核算的依据。

在发票背面必须注明购置经办人、数量、品名、单价、实际购置时间，否则一律视同无票报销处理。

4.2资产的领用、维护、保管

4.2.1属于公用性质的办公、生活类资产(如微机及外设设备、传真机、空调、电视、热水器、灶具、餐

5.2专项工商、税务事宜的办理

此处的专项工商、税务事宜的办理：系指各分公司因经营执照上有关经营地址、法人、注册资本、电话、银行帐号、经营期限等内容发生变更，需办理的相关工商、税务登记变更事宜;以及因工商、税务专项审查事宜的办理。

具体包括的日常操作内容如下：

5.2.1各分公司因经营执照上有关经营地址、法人、注册资本、电话、银行帐号、经营期限等内容发生变更，需办理的相关工商、税务登记变更事宜，由分公司财务代表按总部的统一部署计划及国家有关政策、法规的规定进行办理。

5.2.2工商、税务、外部审计专项审查事宜的办理。

由各分公司财务代表与总部营销财务部取得联系后，按统一的部署进行处理。

第二节、销售事务业务职能

1. 仓库产品库存标准制定

1.1 仓库库存标准的确定

1.1.1 分公司财务代表根据分公司负责区域的销售状况、产品调拨周期等因素确定分公司仓库产品库存

标准。

1.1.2 分公司业务经理对财务代表确定的库存标准进行审核。

1.1.3 分公司业务经理审核后报总部审批、备案，分公司财务代表按照审批后的库存标准进行存货。

1.2 仓库库存标准的变更

1.2.1 分公司财务代表根据实际需求可对分公司仓库的库存标准进行变更，分公司财务代表填写仓库库存标准变更申请报告，由分公司业务经理进行审核。

1.2.2 分公司业务经理审核后报总部审批、备案，分公司财务代表按照审批后的新的库存标准进行存货。

2. 仓库租赁及承运商采购

2.1 分公司仓库租赁

2.1.1 分公司财务代表根据库存标准确定仓库需求面积。

2.1.2 分公司财务代表结合当地物流便利性及经济性等原则为分公司仓库进行选址。

2.1.3 分公司财务代表组织仓库租赁的议价、谈判、合同拟定工作，初步确定目标仓库。

2.1.4 分公司业务经理对仓库地址、仓库租赁价格、仓库租用合同等进行审核。

2.1.5 分公司业务经理审核后，报总部审批、备案，分公司财务代表按照总部审批后的结果进行合同签

订及仓库使用等工作。

2.2 承运商采购

2.2.1 分公司财务代表根据实际发货需求筛选承运商。

2.2.2 分公司财务代表组织承运商采购的议价、谈判、合同拟定工作，初步确定目标承运商。

2.2.3 分公司业务经理对运输价格、运输合同等进行审核。

2.2.4 分公司业务经理审核后，报总部审批、备案，分公司财务代表按照审批后的结果进行合同签订及

发货等工作。

2.3 搬运工采购

2.3.1 分公司财务代表根据实际业务需求采购当地搬运工。

2.3.2 分公司业务经理对搬运工的劳资费进行审核。

2.3.3 分公司业务经理审核后，报总部审批、备案，分公司财务代表按照总部审批后的结果进行相关装

卸及搬运工作。

3. 产品调拨

3.1 由公司总部至分公司仓库的产品调拨

3.1.1 总部仓库至各分公司仓库产品调拨起运量：销售强势地区为600件，销售弱势地区为400件。

3.1.2 分公司财务代表结合分公司辐射区域的销售状况、分公司仓库产品库存状况、公司的各种营销政

策对未来销售走势的影响等因素向总部上报产品需求计划。

3.1.3 总部根据各分公司仓库存标准、总仓库存及近期的生产计划等因素对分仓所下达的需求计划进行

审核。

3.1.4 总部审核后，由基地物流部安排车辆运输并制定对应的流转单据。

3.2 分仓之间的产品调拨

3.2.1 各分公司由于相互之间的业务需求需要对分公司仓库的产品进行调拨时，由需求方分公司财务代表下达需求计划。

3.2.2 需求方分公司业务经理对需求计划进行审核。

3.2.3 分公司业务经理审核后报总部审批、备案，并将指令传达至供应方分公司财务代表。

3.2.4 供应方分公司财务代表根据指令组织发货。

3.2.5 业务发生后，双方分公司财务代表在K3系统上进行出、入库的账务处理。

4. 收货及入库管理

4.1 货物验收

4.1.1 分公司财务代表根据出入库单据上的产品品种、数量等与实际到货产品进行核对。

4.1.2 分公司财务代表核对确认后，签收相关单据。

4.2 货物入库管理

4.2.1 分公司财务代表完成货物验收手续后，组织搬运工报关员等将来货按类别存储到对应区域。

4.2.2 产品实物入库后，分公司财务代表在K3系统办理相关的入库手续，并登记仓库产品入库明细台账。

5. 库存管理

5.1 仓库储位布局

5.1.1 分公司财务代表存储产品结构进行分析，合理安排产品存储区域。

5.1.2 分公司财务代表根据仓库结构，仓库面积，设计消防安全通道及装卸通道。

5.1.3 统筹安排，提高仓库单位面积利用率。

5.2 盘点

5.2.1 分公司财务代表不定期对仓库进行盘点。

5.2.2 盘点结束后，填写盘点结果分析表。

5.2.3 分公司业务经理对盘点结果进行检核。

5.2.4 分公司财务代表积极配合总部组织的年终盘点或

抽查盘点工作。

5.3 库存周转率控制

5.3.1 分公司财务代表每月底对仓库产品库存周转率进行分析，并将分析结果报总部。

5.3.2 总部对分公司仓库的周转率进行汇总备案，并提出相应的改进方案。

5.3.3 分公司财务代表积极配合总部及其他相关部门，提高仓库库存周转率。

6. 订单业务及客户管理

6.1 客户管理

6.1.1 分公司业务经理开发新客户后，客户资料报总部审批。

6.1.2 总部审批后，由总部客户部将客户资料录入K3系统。

6.2 订单业务

6.2.1 分公司业务经理将客户订单传至分公司财务代表。

6.2.2 分公司财务代表将客户订单录入K3系统，并进行库存审核及下推。

6.2.3 分仓财务代表配合销售部门需求，变更订单需求。

7. 发货、运输跟踪、运费结算及台账登录

7.1 发货原则

7.1.1 单个客户单次发货批量大于200件(含200件)的，

由武汉总仓直接发往客户。

7.1.2 单个客户单次发货批量小于200件的，由对应分仓组织发货。

7.2 接单及发货

7.2.1 分公司财务代表在每日在K3系统中查询发货通知单。

7.2.2 分公司财务代表打印单据，并安排车辆运输。

7.2.3 货物装车后，制定对应的运费结算单，并登录台账。

7.2.4 发货业务实际发生后，分公司业务经理在K3系统上作出库账务处理。

7.3 运输在途时间及运输状况跟踪

7.3.1 运输在途时间：市内运输在途时间为24小时，周边城市运输在途时间为48小时，部分偏远地区

运输在途时间为72小时。

7.3.2 分公司财务代表对运输状况进行跟踪，及时处理运输过程中的异常状况。

7.4 月度报表及台账核对

7.4.1 分公司财务代表及时登录仓库收发存报表、运输台账，并定期将报表传至总部进行审核。

7.4.2 分公司财务代表在月底与总部进行各类报表的核对工作。

8. 客户退换货及后续处理

8.1 客户退换货

8.1.1 分公司财务代表根据总部相关报告及单据安排客户退换货工作。

8.1.2 分公司财务代表根据单据对退货产品进行验收、整理。

8.1.3 退换货工作完成后，在K3系统上作出入库账务处理。

8.2 后续处理

8.2.1 由分公司业务经理协调其他客户消化处理。

8.2.2 由分公司财务代表协调退回总仓进行返工处理。

8.2.3 由分公司财务代表协调调拨至其他仓库由其他区域客户进行消化处理。

第三节、行政辅助支持

各分公司财务代表行政辅助事宜所涉及的范围为：

1.内务职责

此处的内务系指各分公司勤杂人员的事务管理、工作安排及分公司生活资产的使用、管理、人员的考勤记录。

各分公司财务代表协助经理解决分公司内勤事务的安排。

1.1各分公司勤杂人员聘用、更换事宜由经理进行，财务代表负责与分公司经理共同提请申请报告，上报总部核准后执行。

勤杂人员的聘用待遇按总部的统一核定标准执行。

勤杂人员日常工作范围、要求及时间由分公司业务经理根据总部的统一要求进行安排;财务代表负责与其核对分公司人员日常生活开支帐目。

1.2分公司生活资产的使用、管理按资产领用、保管的责任划分进行管理，财务代表承担日常管理督促职责。

1.3财务代表承担对分公司正式员工出勤记录职责。

包括外勤出差、休假、调出及调入的详细记录。

2.休假期职责暂代的过渡

此处休假期职责暂代的过渡系指各分公司业务经理回汉会议期间经总部核准，同意由财务代表对指定事务的代行管理、工作安排。

或指财务代表休假期间，相关职责的暂行移交至分公司经理实施。

2.1各分公司业务经理休假期间由财务代表代行的职责仅限于分公司日常事务范围：客户接单的审核，总部订单的上报、业务人员货款回收的督促、接待客户来访等。

2.2暂代期间如业务活动发生临时突发性事项，超越执行权限范围的，财务代表应及时与分公司经理取得联系，不得擅自做主，或隐瞒不报。

2.3财务代表在休假前必须就管理的分公司仓库、现金、银行、应收往来等经营性业务资产与分公司经理进行帐、实清点交接，并签字认可落实。

并告之银行汇款手续及办理注意事项。

财务代表休假离开公司期间，所在公司费用报销暂行停止。

财务代表休假完毕回到分公司后，必须首先对各项经营性资产进行实地清盘和确认，并收集离岗期间分公司所有业务单据进行复查。

如发现重大差异的，除及时进行彻底复查清帐外，还应及时上报总部主管部门进行处理。

2.4以上休假均为公司统一安排的国家法定节假日休假，以及经总部核准的个人探、丧、病、事假。

在统一休假安排期外，未经总部核准的休假，一律视同无效休假。

在此期间有关人员未经总部核准，擅自进行的暂代职责交接一律无效。

如发生经济损失，由擅自交接的双方承担。

第三章、其他

1.本条例由营销财务部负责解释、实施，如在执行过程中发现有确需调整之处的，另行下达书面调整通知。

3.本条例自正式签发之日起生效实施。

分公司财务管理制度测试题

1、简述分公司财务代表的主要岗位职责及需要注意的问题。