2019年整理--新形势下秘书人员如何做好信息工作之浅见

新形势下秘书人员如何做好信息工作之浅见

新形势下秘书人员如何做好信息工作之浅见

进入21世纪，我们正经历一场全面、深刻的社会大变革。目前面临的是一个世界格局多极化和国际贸易一全化的社会。随着信息经济的出现、互联网及全球通讯的飞速发展，信息发挥着愈来愈重要的作用。作为秘书人员，收集、筛选、整理和加工各种有效信息，为领导者提供全面、准确、及时的信息服务是其工作的一个重要方面。因此，现代秘书应具备和强化信息意识，提高信息工作能力，给领导者决策和管理提供优质高效的信息辅助。那么，新形势下秘书人员该如何做好信息工作呢？笔者认为要做好信息工作，应该从三大方面去下功夫。

一、要树立四种意识

信息是领导者管理和决策的基础，领导者决策的前、中、后期都离不开信息活动。秘书担当的是领导者信息活动的灵敏触角和聪明耳目之角色，要更好地为领导者提供信息服务，秘书人员应该树立信息、政治、创新和全局等四种意识。

1、树立信息意识

邓小平同志曾经说过：做管理工作的人没有信息就是鼻子不通，耳目不灵。他说的“做管理工作的人”指的是领导者和做决策之人，秘书人员信息工作做得好与坏，在某种意义上来说决定了领导者决策的正

误和领导水平的高低。在经济工作中，经济信息、商务情报甚至是企业和组织的生命。信息、物质与能源已成为现代社会的三大经济支柱。在这样一个充盈着信息的环境中，可以说秘书工作归根结蒂就是信息工作，游离于信息之外的秘书工作是没有的。具体来说，撰拟公文是进行信息的加工，办理公文是进行信息的获取与传递，立卷归档是进行信息的贮存，调查研究、组织会议、接待来宾、打电话等也是信息的沟通过程。秘书人员只有具备强烈的信息意识，深刻认识信息社会的特征，从信息的高度来对待繁多的秘书实务；这样才能及时化解隔阂、消除矛盾，提高秘书工作效率，保证领导者的工作效率。

2、树立政治意识

社会生活中是一刻也离不开政治的，政治是经济的集中表现。邓小平就说过“社会主义现代化建设是我们当前最大的政治”。因此，信息工作要为经济建设服务，要保持高度的政治敏锐性，要把江泽民同志提出的“三个代表”重要思想贯穿于信息工作的全过程。“三个代表”是我党的立党之本、执政之基、力量之源，不仅在信息工作的指导思想上要体现“三个代表”的要求，而且在信息工作的思路、信息内容的取向、信息网络的布局、信息活动的方式等方面都要体现“三个代表”的要求；把党和人民的利益放在首位，以坚定的信心、高昂的热情、旺盛的斗志、科学的态度，积极研究新情况、解决新问题、探索新途径，努力提高信息工作水平。

3、树立创新意识

为领导者决策提供信息是秘书的重要职能。在铺天盖地的信息海洋

中，如何捕捉到领导者最需要的信息，为领导者决策提供最有价值的资讯，这就要求秘书人员必须具备创新意识。所谓创新，就是主体综合各方面信息形成特定目标，进而产生有社会价值的新成果之过程。它不是对外界信息的简单模仿剪辑，而是要经过头脑加工厂的分析综合，创造出新的更有价值的信息，为领导者的决策服务。江泽民同志指出：“创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力。”21世纪是以知识与信息为发展动力的时代，卫星通信技术和计算机网络的迅速以展，信息高速公路的延伸，使得信息沟通的范围更广、速度更快、效果更好，这极大地方便了人们对信息的获取，开阔了人们的眼界；同时也促使人们改变以往的思想观念、思维方式。在新世纪，领导者的决策也将由经验型向科学化转变，对秘书工作，尤其是信息工作提出了更高的要求。秘书工作的改革和发展，必然要求作为秘书工作主体的秘书人员具备较强的创新能力。

4、树立全局意识

全局意识主要体现在三方面：一是要站在全局的高度，判别一切事物的是非、真伪、善恶，正确把握事物发展的走向，提高信息工作的预测水准。二是围绕“改革、发展、稳定”的大局，密切关注党的建设、政权建设、经济建设等重大问题，提高信息工作的预测能力。三是牢固树立群众观念，深入基层，多视角、全方位审视社会不同群体信息，提高信息工作的预测效应。

二、要提高信息质量

领导者工作的核心就是一系列的决策，而信息是决策科学化的基础和

依据。领导者决策的过程，实际上也是一个信息处理的过程。决策前，要掌握各种信息，找出问题的症结，找出矛盾中的主要矛盾，从而确定正确的决策目标；决策中，依据所掌握的信息，研究制定可供选择的方案，作出正确的决断；决策后，还要掌握反馈信息，对原决策进行评估、控制和调整。领导者的这一决策过程都离不开秘书人员信息工作的有效服务，都需要信息基础作用的充分发挥。由此可知，提高信息的质量是做好信息工作的关键。

1、提高信息质量，应准确把握报送内容

向领导者报送信息，是为领导者中心工作服务的。服务的效果如何，主要取决于报送的信息是否对领导者科学活动有适用性、可用性，取决于信息对领导者科学决策和有效管理的正向推动与促进。要把满足领导者科学决策和指导工作的需求作为上报信息的主要内容。向领导者报送信息，不能有什么就报什么，随意地报、被动地报；而要围绕领导者关注的重大问题，主动地、有针对性地收集情况。比如，省市委决策出台前，要深入基层，搞好调查研究，为领导者提供一

些带有苗头性倾向性的新情况新问题；省市委决策出台后，要及时报送本地区本部门贯彻落实情况，以及采取的具体措施和出现的新情况新问题。

2、提高信息质量，应广泛开拓信息渠道

市场经济体制下，瞬息万变的市场每时每刻都会产生大量的信息。信息是有时效性的，必须迅速获得和及时处理，如不能迅速准确地收集、筛选、处理、传递，信息就失去效用。因此要广泛开拓信息渠道，充

分利用文书、书刊、会议、调研、信访、档案网络等各种渠道快速获取有价值的信息。

3、提高信息质量，应坚持实事求是原则

当前，我国的改革和发展中，出现了许多新问题新情况，而这些新问题新情况对领导者决策十分重要。因此，报送信息要讲真话道实情，原汁原味实实在在，一是一，二是二，不添枝加叶、不渲染夸大，更不生编硬造；必须实事求是反映事物的真实面貌。只有真实准确的信息才有益于领导者的决策和管理，虚假含混的信息不但无益，反而会导致工作失误造成损失。秘书人员要以认真负责的态度，把群众的真实想法、愿望、意见和建议如实地反映，不欺瞒领导者；使报送的信息真正成为领导者了解民意的窗口。

4、提高信息质量，应着力挖掘特色信息

本部门与其他部门相比，肯定会有许多不同的特点和独特之处，对信息工作来说，这些不同点和独特处则应变成自己的特色，做到人无我有，人有我精。

三、要加强信息开发

信息是可以不断再生的资源，人们可利用失去原有价值的信息经过加工而得到新的信息。对信息进行增值开发，是进一步丰富信息资源的重手段。信息的增值开发可通过下面途径获得。

1、分析微观的活动，控制潜在性信息

一般而言，多数信息只是反映微观活动。这些信息，往往从不同角度

反映宏观信息的一个方面，单个的并不能反映多少面上的问题，但同类信息多了，就能发现对宏观信息有一定影响的共性问题，如果我们深入分析，就可以小中见大，从中发现一些宏观趋势。因此，我们应该立足微观、着眼宏观，

抓住对全局有一定借鉴作用的微观信息，挖出潜藏的、对宏观有指导价值的信息进行细整理、精加工，努力使其上质量上档次。使原有的信息大幅度增值。

2、观察苗头性问题，发现超前性信息

苗头信息的价值大部分是潜在的或间接的，往往被遮盖而不受重视。为使信息不断增值，秘书人员不仅要主动去发现和捕捉苗头性信息，还要进行更大范围的类比分析和深入研究，多开发对超前决策有参考价值的倾向性信息，以更好地发挥参谋助手作用。

3、利用一次性信息，发展多次性信息

信息不能开发一次就了事，有些信息通过不断加工处理，会出现多次增值。这就要求对内涵容量大的信息要进行系列开发和连续开发。一方面，要抓住对全局有较大影响的重要问题，搞好定点开发，不断发现新问题，使信息在连续开发过程中不断增值。另一方面，要围绕领导者决策的实施过程，开发相关信息，及时掌握热点、难点、亮点问题，从广度和深度两方面，不断进行更大范围和更深层次的开发，使一次性信息发展成为多次性信息。

4、总结过去和现在，开发预测性信息

在各类信息中，总是已知因素少，未知因素多。即使是已知因素，也

往往是简单的、直观的，并不直接反映事物的本质。要想在诸多信息中发现未知的事物发展规律，并根据这一规律去预测未来，就需要通过艰苦细致的努力，在总结过去和现在的事物发展中，去描述事物前进的直线或曲线轨迹，从中发现事物本质的运动规律，为准确预测未来的发展趋势寻找信息依据。随着市场经济体制逐渐完善，政府职能逐渐从经济领域淡出，重点转向社会管理和公共服务。民政工作作为政府工作部门在经济发展全局和改革发展稳定中的地位和作用日益凸显。党的十六届三中全会提出：“坚持以人为本，树立全面、协调、可持续的发展观，促进经济社会和人的全面发展。”党中央提出科学发展观，民政工作在构建和谐社会中面临着新的机遇和挑战。用科学发展观认识和明确民政工作的职能定位，塑造新时期民政工作的新角色，推进民政工作的改革创新，是摆在民政工作面前的一项重要任务。

一、角色重塑

民政工作是社会事业的重要内容和组成部分，是政府的基本职能，承担社会管理和公共服务领域的大量基础性工作。在市场经济体制逐渐完善的过程中，由于经济生活中存在不协调因素，尤其当前农村经济面临农产品价格波动隐患的存在，农村绝对贫困人口增加，反映形势严峻。学者推算目前我国城市总人口45844万，贫困人口3200万，占总人口的7%。社会利益关系的复杂性，新问题、新矛盾不断涌出，这些都给民政工作提出了新的课题。政府职能转变，一部分社会福利和社会事务从政府和单位剥离出来，使民政工作领域不断

拓展，服务范围不断扩大，工作对象由特定性向公众性转变，工作领域由以农村为主向城乡并举转变，要求民政工作全方位参与社会发展工作。从某种意义上说，民政工作是衡量社会发展水平的标志。

用科学发展观指导民政工作，把民政工作放在全面建设和谐社会的历史进程大背景中，科学分析我国经济社会发展的新变化和国家整体改革走势，把握民政工作的新趋势、新特点，着眼于民政工作功能作用的延伸和强化，就要向现代“大民政”观念转变，实现角色重塑。

首先，思想观念要重塑。用科学发展观把解放思想，实事求是的思想路线贯穿民政工作改革和发展的始终。在构建和谐社会进程中，发挥政府职责和社会责任有机结合。民政工作的发展方向就是民政工作社会化，即吸引社会力量帮助政府开展民政工作，解决过去只注重民政自身力量，给多少钱，办多少事，缺少向社会赢得支持，没形成社会行为，民政工作仍停滞在计划经济时期工作模式上。因此，要在思想观念上转变重塑，探索出一条民政工作社会化的新路子。

其次，工作思路要重塑。由传统民政向现代“大民政”转变，由扶贫济困向维护人民生存权、发展权和民主政治权转变，由民政部门包揽向全社会参与转变，

第三，工作作风要重塑。实现从旧的管理模式向完善运行机制的根本性转变。多元化开发民政资源，引进市场经济机制。积极探索可能遇到的新问题、新情况，深入到群众中去，解决实际问题。

最后，工作理念要重塑。用科学发展观提升民政工作理念。

由“无限政府”向“有限政府”转变，由“权力政府”向“责任政府”转变，由自由裁量的治理体制向法制规划的治理体制转变，由闭门操作的治理方式向公开、公正、公平的治理方式转变。进行探索性、试点性工作，探索出一条民政工作社会化的新做法，用构建和谐社会的理念指导新的实践。

二、依法行政

依法行政，是实施依法治国方略的要求，也是推进民政工作规范高效的途径。减少政府行为随意性，促进政府监管的规则性，稳定性和透明度，就要依法行政。塑造法制性政府，是实现政府深层次改革的要求。关系到全面建设和谐社会进程，关系到社会主义事业兴衰成败，关系到党和国家的长治久安。因此，要把民政工作纳入到法律规范中，实现职责程序法定化，按法定权限和程序行使权力，履行职责。法律对所有社会行为主体的约束，最重要的是对政府的约束。要使民政部门成为有效的政府工作部门，就要贯彻《行政许可法》，加强法制建设。从根本上解决政府权力部门化，部门权力个人化，个人权力利益化。解决政府“越位”、“错位”、“缺位”，管了许多不该管，管不了，又管不好的事情。从“越位”方面“退位”，从“错位”方面“移位”，在“缺位”方面“补位”，不该管的坚决不管，该管的一定要管好。

首先，要建立和完善民政法律法规体系。逐步解决法规滞后问题。民政工作

其次，掌握法律法规知识，学习执政理论。立足于部门法视

角，民政法律法规有其特殊性，要分清部门法特点，清楚其调整的对象和方法。执政理论是一项系统工程，包括执政理念、执政基础、执政方略、执政体制、执政方式、执政资源多方面。民政部门各级干部要学习研究民政业务、民政法律法规。建立各级民政干部进行不同层次的培训提高制度。

第三，严格依法行政。法治社会是正在形成的新时代发展要求，是社会文明的标志。法律法规是民政工作施政的依据。严格按宪法、组织法其它有关法律法规规定的权限和职责范围合法行政，合理行政，程序正当，高效便民，诚实守信，责权统一，规范行政行为。

最后，改进和加强民政行政执法和行政监督。执法工作一

直是民政法制建设的薄弱环节。要明确民政行政机关执法主体，要在内部进行机构职能和执法力量调整，明确执法内容、执法任务。提高执法人员素质，规范的执法程序，执法文书，健全执法监督制约机制，规范民政执法。

三、管理体制改革

民政工作服务对象是广大群众，尤其是贫困群体。民政工作是“三个代表”最具体体现。“群众利益无小事”。民政工作坚持以人为本，具有特殊的意义。把提高人民生活水平和构建和谐社会作为经济发展的根本。目前，民政工作在某些体制上、法规政策上仍带有计划经济色彩，要实现全面建设和谐社会的目标，就要以“经济调节、市场监管、社会管理、公共服务”的目标，改革管理体制，强化管理

服务，促进社会与经济同步发展。

首先，优化职责设置。“全能政府”向“有限政府”转变，强化社会管理和公共服务职能。最优化的管理，就是管应该管的事。目前，民政部门的机构职责设置仍没脱离计划经济时期的工作模式，不适应完善的市场经济体制的要求。在机构设置上，笔者认为在民政工作大系统下主要分三个分系统：一是社会救助系统；二是公共管理服务系统；三是基层民主政治系统。凡是市场和社会能做的事，都交给市场和社会，引导市场力量和社会力量参与民政事业，促进政府主导型社会向多元化、民主化社会转变，推进民政工作社会化。真正实现政府职能“决策科学、分工合理、执行顺畅、运转高效、监督有力”。

其次，规范行使权力。行政权力行使必须遵循一定的原则，依法行政，不能妄为，不受约束，把管理寓于服务之中。民政工作人性化，就是以人为本。民政是国政、德政、仁政。行使权力要用“以人为本”的科学发展观，满足社会和公民需要，重视人民的发展权和民主政治权力的基本生活权益。

最后，引入市场机制。公共服务也是商品，同样要遵循市场规律。要提高行政效率，民政工作就要运用经营理念，进行成本核算，厉行节约，要懂经营，会管理，重效益。借鉴中等发达国家民政工作实践，使我们的民政工作逐步与市场运行规律相适应。银行业作为中国最具挑战性的行业，其员工培训作为一种战略性的选择具有重要意义。建立学习型银行除了建立一种有利于员工学习的氛围与机制，使员工产生强大的内在学习动力，从而结合自身职业生涯设计和工作需

要努力进行自我培训外，当然离不开银行根据业务改革与发展需要为员工提供的高质量培训。作为基层行如何合理、有效的进行培训管理工作呢？！在通过对2007年上半年培训工作分析和总结的基础上，我们对我行下半年培训的需求、目标及方式等进行了重新定位，扎实有效开展培训工作。第一步：充分考虑，合理确定培训需求。我们对年初制定的培训计划，进行了全面整合、筛选；对各部门的培训需求做了全面的了解，特别对时间安排的合理性、培训内容实际操作性两方面进行重点调查后，从而进一步确定下半年的培训需求。从组织、工作、个体等三个方面进行分析，寻找我行培训工作的最佳切入点。通过分析我行现有岗位要求具备哪些知识和技能出发，从而确定需要培训的内容和范围，通过分析找到在岗员工现有的工作水平与期望的标准之间的差距，进而确定哪些是需要我们进行培训的，确定培训需求。第二步：依据我行目前急需知识技能要求，合理确定目标我们首先根据工作分工和等级序列，其次又要针对不同类别的员工确定不同的培训目标。对不同部门的员工，对其专业素质的要求自然不同。我行主要以业务条线和综合后勤部为分割点了来确定每一个培训计划所要达到的目标。以个金部为例（个金部部是我行的金融产品的业务人员，负责拓展市场、受理和采集客户需求、营销金融产品，为客户提供全方位、多功能、多层次的优质金融服务）。银行作为一种特殊的服务性企业，必须以优质的服务以求在竞争中取胜，所以更加强调“以客户为中心”的服务理念。因此，我行下半年把“如何做好客户服务”培训放在重点位置上，目的是提高业务人员独立分析问题和

解决问题的能力、社交和公关能力。第三步：以培训内容实际操作性为基础，选择更有效培训方式培训方式有：培训教材和案例分析两种。高质量的培训教材，不但能了解到商业银行经营管理方面的一般知识，更重要的是能了解经管理的最新经验；另一种培训方式就是案例分析。这一方式适合各个层次上的银行职员。对于新行员来说，通过案例分析，能够使他们尽快熟悉业务环境和管理实践，而对于中、高层管理人员来说，对案例的研究，能够开发出受训者的分析、解决问题的能力，并且积累他们的实践经验，从而提高他们的决策与应变能力。所以我们多次与各部门沟通以了解其对培训方式的要求，在把培训教材和案例分析有机结合基础上，要求培训授课人制作适用性强的培训课件，提高其培训效果，同时也可以提高授课人员的水平。第四步：量体裁衣，合理选择培训的形式我们根据我行的实际情况主要选择了集中培训、在职培训、自我学习三种形式：1、集中培训集中培训可以促进学习的竞争，创造学习的气氛。可以同时培训许多人，充分利用师资力量；培训形式有：针对新入行的员工的基础培训；以熟悉各种票据、工作程序，各种具体规定和要求为目的业务培训；对工作骨干的中坚培训，针对某种特殊情况的特殊培训，如计算机联网的运用。

2、在职培训：在职培训特点是针对性较强。（1）轮换制度。把培养人员横向的在组织机构的同一层次上，从一个部门调换到另一个部门，例如个人银行部的人员调去财务会计部工作等，不规定轮换时间的长短，这种轮换形式是最有效的。首先，被轮换者在各种

不同的岗位上工作，连续经历不同的情况，能够取得各部门的实际工作经验：其次，受训者可以深入了解各部门人员的特点和相互关系；再次，这种方法有助于形成从不同的角度理解问题的思维方式。（2）技能比赛。技能比赛也是一种考试，必须达到一定的水平。3、自我学习：引导员工自学，这是对集中培训和在职培训进行的有效补充形式。员工可以根据自己的特点和需要有选择的学习，比较灵活。为了促进自学，我行根据上级行的精神也建立自己奖励制度，员工可以自愿参加，借此衡量自己所达到的成度。考试成绩放在人

力资源部门，例如职称、非本岗岗位考试合格等都可以获得奖励，作为促进学习的辅助手段。第五步：对培训项目进行初步效果的评估，以检验培训目标的完成情况。随着培训活动的普遍化，培训评估的重要性日益突出。单从经济的角度考虑，随着日益加剧的市场竞争，企业家对经营成本都很谨慎和敏感。钱花出去了，就要看到成效。另外，从法律的角度，企业为了在员工培训和开发的组织活动中保持公正、合理、合法的形象，必须建立一个科学和规范的组织程序和操作程序，即完善的评估制度系统。我行根据实际，认真做好对培训项目进行初步效果的评估，并以积分制管理模式，将培训考核的成绩或积分累计，作为年度等级考核、资格认定、升迁奖励的重要依据。培训工作是一项长期性的工作，我们应该把员工培训作为知识经济时代带有长远战略意义的大事来做，作为基层行的人力资源部更应该清醒认识到这一点。目前，我们的工作还尚处在起步阶段，员工培训工作还任重道远，我们只有做好基础工作才能不断进步，才能不断发展。