办公用品采购及领用管理制度

办公用品采购及领用管理制度

（草案）

为统一限量，控制办公用品的规格以及节约经费开支，并降低办公用品的消耗，减少损失和浪费，依据“管用结合，合理调配，物尽其用”的原则，特制定本制度。

第一条本制度所指的办公用品包括员工日常办公所用文具、办公自动化所需的耗材及其它分外物品，分为低值易耗品、管理品及大件分外物品三种。

1.低值易耗品。为日常办公经常使用，单位价值较低，使用年限比较短（大凡在一年以内）且易消耗的物品，如包括：签字笔及笔芯、铅笔、刀片、修正液、胶水、胶棒、胶带、大头针、回形针、订书针、图钉、复写纸、卷宗、标签、笔记本、便条纸、信纸、打印纸、橡皮擦、夹子、信封、资料袋、拉杆夹、装订夹条和封皮等。

2.管理品。为日常办公经常使用，单位价值相对较高，使用年限比较长（大凡在一年以上）不易损坏的物品，包括：电池、剪刀、美工刀、钉书机、文件夹、档案盒、笔筒、印泥、计算器、优盘、墨盒、硒鼓等。

3.大件分外用品。主要为办公用设备即固定资产，包括：打孔机、装订机、碎纸机、打印机、复印机、办公桌椅、文件柜等。

第二条公司所有办公用品用具、福利物资及公关礼品的添置采购，由公司行政部统一负责。各部门要求购置办公用品，需提前做计划，填写《办公用品申购单》报部门主管领导批准后将购置计划报行政部，行政部汇总报项目负责人审批后按照质优价廉的原则统一安排采购。所有办公用品采购回来必须先登记入库后再进行领用。

第三条低值易耗品和管理品由行政部专员根据物资库存情况以及各部门的办公需求统一申购，由行政部专员填写申购单，主管领导核准并报项目负责人批示后进行采购。大件分外用品及礼品由需要使用的部门提出申请，经项目负责人审批同意后，再由行政部采购。

第四条物资购买后由行政部专员按采购单进行验收，核对品种、规格、价格、数量与质量后，在采购单上签收,并交财务室记账存档。

所有入库物资，都必须一一填写台账。

第五条各部门应有专人管理办公用品，低值易耗品和管理品由各部门每月月初填写《办公用品领用单》，统一领用。管理品领用实行以旧换新，如遗失应由个人赔偿。大件分外物品由部门领用，明确使用人和保管责任人，领用需经过公司项目负责人批准。领用单由行政部专员记账存档，招待物品的领用统一由部门主管领取，行政部每季度将部门领用记录汇总上报项目负责人。

第六条新进人员到职时由各部门提出办公用品领用单向行政部领取。员工调换岗位或离职，所使用的管理品必须移交或归还行政部，如有损坏或遗失，应由个人赔偿。

第七条如遇分外情况，员工个人需购买办公用品和礼品（如出差或在外办公和公关），必须电话请示项目负责人批准后方可购买，回公司后在一个工作日内做书面说明并办理《办公用品申购单》和《办公用品领用单》等补办手续后，凭补办手续方可至财务部报销。第八条公司办公用品不得带回家中使用。对决定报废的物品，要交由行政部。行政部专员要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。

第九条各部门对领取的办公用品要物尽其用、妥善保管，不得浪费。

第十条行政部专员必须清晰地掌握物资库存情况，科学规范管理办公用品，做好物资进、出明细帐登记，做到帐物相符。每季度将物资进库情况汇总后，报主管领导和项目负责人。

第十一条库存物资每年盘点两次（6月与12月），盘点工作由行政部负责，财务室负责核查。

第十二条本规定自2010年8月27日起施行。