图书馆管理系统日常操作流程

图书馆管理系统日常操作流程

由于本系统设计中考虑了智能操作，因此用户只需设置好借阅规则、备份方案等即可在各种功能上放心操作，必要时可参考帮助中的“阅读说明书”。

1、图书编目

为了能在打印分类号时采用“仅打印本操作员录入的编号”这一功能，各编目人员务必以自己的名字登录系统。

采编工作的一般步骤：

根据图书、音像资料的数量用单面胶纸分别打印足够数量的条码，如下图例：

将此纸张纵向裁成四条，然后将每条的各个条码剪到一端留有两毫米左右，将此条的上层撕下，将未断开的一边贴在工作台的边上供使用。

在编目界面选择正确的书库、总括登记号（系统会自动保存，在下次会设置到与本次相同，仅对本机有效），

在统一书号或ISBN号中扫入图书ISBN条码或录入如7800236048并敲回车键（对于统一书号则没有条码可扫，应录入并敲回车如11074.520），如果系统发现本馆藏书库中有这种书，则会显示该种书的信息，注意其分类索书号以黑色显示在上面。如果本馆库中的此ISBN或统一书号对应的图书列表信息中没有所需的这本，例如有“红楼梦（上）”而现在编“红楼梦（下）”，则一般可以选择最接近的一本然后执行“追加复制已编目图书”功能然后在编辑界面中修改；否则，系统将自动到辅助编目库中查找，如找到，将列出符合条件的图书信息，当只有一条符合条件的记录时系统会自动将相关信息调入编辑界面供您校对修改，如有多条对应信息则系统将列表显示，您可以按上下方向键选择。如果在本馆及辅助编目库中均未搜索到符合条件的图书，则系统根据您的设置决定是否自动弹出图书编辑界面(在编目界面上右击鼠标设置是否选中“新书自动弹出编辑界面”，打勾表示选中)，如果未自动弹出您可以执行“新增加一种图书”功能，这时进入图书编辑界面，

请用户进行编辑修改，对于新书则必须录入除出版社及出版地外的其他信息，对于辅助库中已有的书则主要是校对修改其出版日期及价格，因随着书的再版其ISBN号不变但价格等一般会变化，在编辑界面中各编辑区可以录入的字符及最大长度是自动控制的，如果超过长度则不再允许继续录入，在编辑界面中要在各编辑格中移动可以使用键盘上下方向键以加快速度。当录入完成时可按F9键保存，此时系统回到编目界面，如果对应此ISBN号有多本图书则当前编辑的图书会选中，光标停留在图书编号编辑区，同时其分类索书号用黑色显示，表示该种书信息在本馆已存在，我们就可以在图书编号中扫入该书编号条码，如果有多本复本可以连续扫描对应数量的条码号（在使用中号码不需连续，系统自动控制不会重复）然后将每本书的前面书名页距下边2厘米处贴上已扫入的条码，并将图书按照时间先后次序排放好，在有了一批如几百本后应按照时间区间打印此批书的书标并依次贴上（建议当天的已编目图书应在当天将书标打印出来，以避免某些服务器走时不准导致当天的时间与后面做的编目的时间交叉从而导致打印出来的书标交叉使得贴书标发生问题，此种情况在个别较差的服务器上已发现存在），一般在编目完成后整理并排放到书架上进入流通。在编号扫描

完后您可以在编号中扫入或录入下一本书的ISBN或统一书号，对于没有的直接敲回车，系统会自动识别并转到下一种书的处理。

说明：在编目界面建议采用ISBN号，以提高准确性和效率(ISBN号可以用支持ISBN 识别的高级手持扫描仪扫入)，当然您也可以用书名、作者三个要素中任意一个进行搜索，检索时先对馆藏库进行模糊匹配，如果没有则对辅助编目库进行精确匹配（这是因为辅助库中条目庞大，模糊匹配会占用服务器的大量资源从而导致响应变慢）。对于没有统一书号及ISBN号的图书我们可以用书名检索或直接采用新增录入。

在编目中请不要使用“智能五笔”输入法，当编目界面的图书条码编号框获得焦点时此输入法不能被本系统禁止即变灰色，从而导致条码扫描仪扫描的编号如b0000008等不能正确进入编辑框。可以使用如王码86或五笔加加等标准的输入法，也可自行测试以选用。

分类号打印样张（根据具体纸张调整打印分类号参数可能与此会不同）：

在图书编辑中为了提高准确性和效率，建议将一台客户端微机在安装了如Norton AntiVirus防病毒软件后接入互联网，对辅助编目库中没有的新书可以采用Z39.50协议检索。您可以点击图书编辑界面中ISBN号编辑框前的Z39.50按钮进入：

Z39.50网上检索可以有效地提高编目的准确性及效率，一般建议采用ISBN号进行检索，注意各检索词都是模糊匹配的，例如题名：红楼，可以查到“红楼梦”等，ISBN号“7-5600-”可以查到“外语教学与研究出版社”的出版物，也可以试查7-8000看看结果，当然准确的题名及ISBN号可以提高检索效率及结果的有效行，例如ISBN:7-5600-1220-5或7-5600-1208-6、7-80000-093-1，注意ISBN号应加破分号即减号。一般只能将客户机接入互联网，服务器不要接入，也即不使用本功能。对于检索结果可以按键盘的上下方向键选择，按回车键返回结果。对于近年来出版的图书在书名页的第四项IV即为该书的分类号，例如IV.H319.4表示该书分类号为H319.4。

打印分类号。

在这里您可以打印图书或音像资料的分类号。

您可以按照连续编号、时间区间、指定编号及是否仅打印本操作员录入的编号来打印，并可按照时间、编号、操作员姓名的任一顺序进行。打印前可以查看。所设置的版面数据在执行打印后将保存到服务器，对所有操作员在下次进入图书馆系统后均起作用。如果按照时间区间打印，您可以执行查询时间功能来取得某书的编目时间并采用复制粘贴的方法拷贝到时间区间中。一般我们在编目中采用按照时间区间打印，如果个别图书需要重新打印可以采用指定编号打印。

2、图书借阅

借阅是日常做得最多的工作。首先用条码阅读器扫入借书证号，再扫入图书编号，即可完成某读者本次借阅工作。您可以在图书编号中扫入读者借书证号，从而转到下一位读者的借阅工作。

当某读者有超期图书时，则该读者不能再借阅，并且系统会提示您。

当某借书证已申明遗失时，系统也会提示你扣留此证，予以报废。

扫入借书证号后，系统会自动将该读者的借阅规则列表显示在右上方，其所借图书列表显示在下方，在借阅界面中按F5键可以快速进入“图书归还”工作。

注意：某读者有以下情况的不能借阅：某类图书借阅数已达到最大数而欲借该类书，有超期图书，有未缴罚款，被暂停借阅。这些规则是由系统自动强制维护的。

3、图书归还

还书工作的操作十分简单。遗失及损坏的赔偿也在归还中处理。只需扫入图书编号，如果该书是已借出图书，则系统会检索并显示该书的书名及页数等信息，并提示归还成功。当借阅该书的读者有应缴超期罚款时，在窗口下部会显示提示信息，提醒您收取罚款，对于超期罚款，操作员可以暂时不收取，但该读者有未缴罚款时是不能再进行借阅的。对于有音像超期的情况也如此。

如果某书在归还时发现损坏或丢失，则不能直接归还，应选中“图书归还时需要校对”选项，这样第一次扫入编号时显示图书信息，第二次扫入编号时才确认归还。如果需要进行罚款，在第一次扫入编号后，执行“丢失损坏赔偿”功能，即可对其进行赔偿处理，在赔偿处理中，如果执行了“收款”功能，则该书将自动还回，并在本窗口同步更新信息。

如果某书属已破损图书，则在还回时会显示其以往的损坏情况，以供检验。

如果该书对应的分类号被某读者预约，则系统会将该书分配给这个读者，并在窗口下端提示您。

4、图书赔偿

您可以单独使用本功能，在借书证号中扫入借书证编号，则系统会列出所借图书列表以供选择。输入凭证号码及赔偿金额和说明，在赔偿金额中敲回车，再选择赔偿原因是损坏还是丢失，执行“收款”即可。如果该读者有未缴超期罚款，则系统会强行同时收取。

如果您在图书归还时选中“图书还回时需要校对”选项，并在第一次扫入书号后执行“丢失损坏赔偿”，则系统会自动设置借书证号及应赔偿的图书，其他同上述。

5、数据备份

手工备份（每月进行一次，一般设置好系统-备份方案则会全自动备份）并将最新备份数据（备份文件夹下看日期）拷贝到移动U盘。如果出现系统硬件损坏或软件重装则应先注册成功图书系统再将备份数据拷贝到设定的备份文件夹中然后执行恢复即可（注意还要手工设置系统-字体）。

6、毕业及升级。

每学年结束时应进行本操作。这是一项比较危险的操作，因此建议应由有经验的管理员进行，且在具体操作前一定要备份以便出现升级错误时恢复。

第一步：设定毕业班

如果您使用了部门设置向导来建立本馆部门的信息，则系统会自动选中毕业班，这时请您再仔细核查，核对无误则可以执行“下一步”，系统会检测各毕业班是否有未归还图书、音像或期刊。如有，则会列表提示用户，并且不能进入下一步工作，此时您必须用“借阅综合查询”等功能查找对应读者未归还资料并处理掉，然后才能进行。

第二步：其他年级是否升级

当您选中选择项时，在毕业班毕业的同时，其他年级也全部升级，如果有毕业班未选中，

而您想选中此项进行升级，将会得到一个提示并且操作中止。

第三步：建立新班级

如果您是用部门设置向导建立了本馆部门信息，则此处自动显示对立年级情况如“一”、“初一”、“高一”等，在班级中输入对应年级的班级数即可。

这时我们可以点击“结束”按钮，完成本次操作。系统会先执行毕业班毕业操作，并报告结果。如毕业失败则整个操作中止。如果选中了“其他所有年级全部升级”，则对所有其他年级进行升级，并根据所设新年级情况建立新年级的各班级。

注意：在执行本操作后，最好抽样核查几个读者和部门，是否按所需情况进行了升级，如果不对，则立即用数据恢复功能恢复数据。