浅谈如何开展现场检查及拟写现场检查笔录(药品稽查)

浅谈如何开展现场检查及拟写现场检查笔录

一、现场检查及其笔录的作用

执法实践证明，遵循现场检查的基本要求，有效的实施现场检查，拟写好现场检查笔录，可以达到行政执法的预期的效果。相反，失败的现场检查，可能导致执法机关承担相关法律责任。现场检查笔录是行政机关的执法人员对违法现场和与违

法活动有关的物品进行检查、清理时进行的书面记录，是行政执活动中收集的十分重要的证据之一，行政机关通过制作现场检查笔录，可以将现场发生或勘查的情况，以书面形式记录下来，使没有参加现场检查的人通过阅读笔录，能了解到现场的原始状况。它是一种重要的法律文书。《药品监督行政执法文书规范》第十五条第一款规定：《现场检查笔录》是执法人员对涉嫌违法活动的现场及相关证物进行实地检查，或者对药械生产、经营及使用单位进行日常监督检查时所作的文字记录。这一规定说明现场检查笔录一项重要的作用就是执法人员对涉嫌违法活动的现场及相关证物进行实地检查时所作的文字记录，检查的目的就是要收集相关证据，有效查处违法行为。司法机关普遍认为，现场检查笔录的效力远远高于人的陈述。现场检查笔录是执法人员在违法现场收集的第一手资料和证据，在办案工作中起着重要的作用，既是违法行为的有力证明，又是获取新证据的突破口。因此，现场检查笔录做得好不好，直接关系到案件办理的质量，甚至关系到所办案件是否成立的问题。

二、现场检查笔录的证据地位

（一）现场检查的重要性。在药品监督执法过程中，现场检查笔录属实物证据，是一种书面形式的证据材料，它是一种法定的证据形式，但形成时间、制作主体以及内容方面都有别于书证，记载的是物证材料，但并不是物证材料本身，而是保全这些材料的方法。它是指药品监督部门对涉嫌违法当事人的物品（含药品、医疗器械产品及有关材料等）或涉嫌违法的场所依法进行检查时，对检查情况制作的书面记录。

（二）现场检查笔录的法律效力。《药品监督行政处罚程序规定》第二十一条规定：“凡能证明案件真实情况的书证、……现场检查笔录等，为药品监督管理行政处罚证据”。最高人民法院《关于行政诉讼证据若干问题的规定》第6３条也规定：“鉴定结论、现场笔录、勘验笔录、档案材料以及经过公证或者登记的书证优于其他书证、视听资料和证人证言……”。由此可见，现场检查笔录证明效力大于证人证言、又可作为定案依据,是药品监管部门发现案源、立案调查、查办案件、实施行政处罚的重要证据之一,其所记录的内容是否客观真实，直接关系到笔录的证明力。这就要求制作现场检查笔录要做到客观、真实、全面、准确、规范。

三、现场检查笔录常见问题

在实际工作中，由于食品药品监督管理机关的部分执法人员对现场检查笔录的重要性认识不足或错误认知，在制作现场笔录时态度马虎，操作不规范，以至于笔录质量不高，削弱甚至丧失了现场检查笔录应有的作用和法律效力。

（一）客观性不突出。现场检查笔录应当突出体现笔录的即时性、真实性、现场性等客观要求，笔录中不能包含过多的主观因素。

1.进行主观认定。有的现场笔录在初次接触涉嫌违法现场时就直接使用“违法”、“非法”、“擅自”等词语，或者象制作处罚决定文书一样，直接叙述违法情形，其中掺杂了过多的主观成份，这样的记录不符合客观性与真实性的要求。如：××卫生室违法使用过期失效的药品等。

2.与询问笔录、告知书等混同。有的现场笔录以“据当事人口述”的形式将涉嫌违法的情形或物品的数量、价格等内容记录下来，或在现场笔录中包含事先告知的内容，这类现场笔录混淆了与询问笔录、行政告知文书的不同内涵和功能，没有发挥现场笔录证明违法事实客观存在的特有功能，甚至丧失了获取和证明违法事实客观证据的重要作用。以现场检查笔录代替询问笔录。。

3.使用模糊性语言。如在记录现场涉嫌物品的状况时计算物品数量使用“大约”、“大概”等模糊词语，或“多”、“余”、“左右”等不确定词语；如不能模糊地写为“药品仓库”（因为“药品仓库”又分为“合格品库、待验库，不合格库，退货库”等），而应明确写为“合格药品仓库”；写药品剂型时，要加上必要的限制性词语，是“片剂”“中药饮片重500克”等等；在表述关键内容和违法标的物定性时不使用专门的术语或法律用语，而使用俗称、口语化用词等，导致产生歧义，从而削弱了证据的证明力。

（二）主体性内容不全面。有的药监执法人员不能全面记录现场状况及检查的内容、方法、结果、相关人员的行为等情况。如:仅记录现场检查的结果而未记录过程。如未记录检查过程中的拍照、录像，收集、提取的其他证据，或邀请其他相关人员到场见证、协助等情况。其实，对这些情况应一并记录，以相互印证，形成证据链。有的执法人员不能全面记录检查的内容、方法、结果和相关人员的行为等情况。所记的主体性内容不够全面。主要有：一是只重视记现场检查的结果而不记录检查活动的相关环境。如“注射用头孢哌酮钠舒巴坦钠”外包装标示[贮藏]：“密闭、在冷处2--10°C保存”，该卫生室放在常温下保存，而未记录当天常温温度是多少度。二是只记录执法人员的检查行为而未记录被检查人的活动状况。如被检查人是在售药，还是在配合查找有关票据等。三是只记录发现药品的数量而未记录其数据来源和获取途径。如未记录在检查过程中确定的药品、器械数量是通过盘点、称重，还是查票据获得的。四是只记录当事人未签名的事实而未注明其不签名的真正原因。 2．仅记录执法人员的检查行为而未记录当事人的活动状况。如未记录检查过程中现场工人是否正在作业；营业员是否正在销售药品；当事人是否按要求提供票据、账册以配合检查等状况。对这些情况，也应一并记录，从而体现现场检查笔录作为一种动态笔录的性质。3．仅记录检查的内容而未记录采取相关措施的情况。如未记录在检查过程中，执法人员依据现场情况而作出的先行登记保存、封存、扣留等措施。4．仅记录发现物品的数量而未记录其数据来源和获取途径。如未记录在检查过程中确定的物品数量的依据、方法（盘点、称重、查账等）和过程,削弱了记录中相关数据的真实性、合理性和可信度。5．仅记录当事人未签名的事实而未注明其不签名的原因。实践中，许多食品药品监管执法人员往往忽视对当事人未签名原因（包括理由）的记载，这样的笔录不符合最高人民法院《关于行政诉讼证据若干问题的规定》第十五条“当事人拒绝签名或不能签名的，应当注明原因”的规定。6．在同一份笔录中记录多处检查或多次检查同一现场的情况。这样的现场笔录其真实性受到质疑，未做到分别制作，无法证明其相互间关联性。7.?记录的内容前后矛盾。有的还出现查封扣押（先行登记保存）的物品清单上注明的药品、器械的名称、计量单位、规格、批号、效期、生产日期、生产厂家、数量，与现场检查笔录记录的同类品名不一致。出现证据之间不能相互印证。

（三）其他辅佐性项目不完整。有的药品监管执法人员对现场检查笔录中辅佐性项目填写不完整，甚至漏填。1．检查时间不明确。有的只填写现场检查的日期，而不填写起止时间，或填写的时间分不清是24小时制还是12小时制。2．检查地点不清楚。只有街道、路名或总门牌号，而未注明现场具体地点，或通过选择参照物的方式确定具体地点。大多按被检查单位《许可证》正本上地址填写，也有的地址在《许可证》副本上已变更，但其正本未变，这样地址填写就不真实。如卫生院，检查地点是药房、药库、还是哪个职能科室表达不清；单位名称不写全称，被检查人身份填写不准确。如被检查人如果是个人，没有填写其身份证号码。 3．当事人身份情况不明。不少现场笔录只填写当事人的姓名或名称，不填写其它其他基本情况（个人身份情况、企业登记情况、联系方式等）。如果被询问的是本案当事人或公民，那么在《行政处罚法》第39条关于行政处罚决定书应当载明的事项第一部分即当事人姓名，而其年龄在《行政处罚法》第25条规定：“不满十四周岁的人有违法行为的，不予行政处罚，责令监护人加以管教；已满十四周岁不满十八周岁的人有违法行为的，从轻或者减轻行政处罚”。即使被询问人不是本案当事人的公民，而是本案当事人的法人或其他组织的人员、与本案有利害关系的人员以及能够证明本案真相的其他人，根据有关法律规定，其姓名是受法律保护的，年龄是其是否

具有民事行为能力的重要标志，因此决不能出现丝毫的差错。 4．执法人员情况不全。有的现场笔录签字未反映两名以上执法人员或记录人不在其列，从而使人对笔录的合法性产生怀疑。5．见证人情况不详。有的现场笔录未填写见证人，或未具体反映见证人的身份与联系方式等情况。

四、现场检查笔录制作原则

现场检查笔录分为“首部、正文、尾部”三部分。首部必须逐项填写，正文是中心。下面主要讲正文部分。

(一) 全面性原则。要做到全面性必须做到：分工明确，抓住重点。执法人员进入违法现场后首先要合理分工，一是控制现场人员，现场财物不能丢失；二是分头定位检查取证，保证每一名检查人员都有自己的取证任务，做到既分工又协作；三是每一名检查人员应充分掌握现场情况，行动迅速，集中精力，速战速结地完成预期目标。其次，检查时通过询问、查看、清点，细心收集控制现场的证据后，通过现有的证据，发掘新的证据和涉案财物；现场发现与违法活动有关的财物要迅速扣留，要对扣留的财物细心清点，在检查笔录中详细记录，最后出具合法有效的法律文书。再次，要文明执法，对当事人进行法律法规的宣传，使其认识到违法的严重性，更好地配合检查人员执行公务；如出现僵局，切忌以横对硬，火上浇油。可以采用由大到小由粗到细的方法进行记录，检查时，执法人员应有两名以上执法人员出示执法证件，表明合法身份，向相对人说明来意，交待其享有的权利和义务，然后实施检查。依法实施必要的查封扣押、先行登记、抽样取证以及现场拍照、录像等，这些程序都要在现场检查笔录中加以叙述。有些执法人员认为记载不记载出示执法证件的过程无关紧要，认为只要在具体执法过程中履行了这一程序规定就行，其实不然，未记载出示执法证据，表明执法身份就不能证明执法者遵守法定程序，提取的证据就不具备程序合法性，就不能作为定案的证据。为了达到全面性，检查记录与实施检查顺序一致，即边检查边记录，避免记录的内容遗漏、重复、紊乱。对案情相关物品的名称、数量、所在位置和人员、工具、环境应抓住重点，详细准确记录。如我局行政执法人员在检查辖区内一无《药品经营许可证》经营时，首先记录两位执法人员向谁出示执法证件，该销售点在什么位置，具体的地址，问清门牌号码，到现场看到当事人在做什么，重点记录经营药品摆放的确切位置，药品的种类、品名、数量、批号、规格等，以及对这些物品采取什么措施，如查封扣押、拍照、摄像等，查封物品如何清点，扣押物品清单送达给谁？现场还有无购货发票，销售票据等其他证据也要进行记录，力争达到其他人员即使不在现场也能通过阅读笔录知道当时检查情况。

(二)针对性、准确性原则。针对性就是要针对案件中的主要方面客观检查，如实记录。制作现场笔录最重要的是记录。现场检查笔录由首部应逐项填写完整。首部应当填明检查时间，包括开始时间和结束时间;检查地点应是当事人违法现场准确的地理位置;检查人员，应是两名以上具有执法资格的执法人员;当事人是单位的应写明单位全称，是自然人的写明名字；（若有见证人应该填写，能证明笔录的效力。）正文是笔录的重要部分，在记录过程中应将违法事实和违法现场的所有物品都一一记录下来，尤其对违法物品的数量、形状、品种、规格、包装标识、存放位置要详细记录，记录应客观真实，忌形容和夸张，忌评论和判断，忌注明违法性质和确定违法行为，对与案情无关的内容可以一带而过，记录要详略得当。最后，检查人员应分别签字，不能由一人代签，记录人员也应签字，有其他人在场的，可在见证人栏中签字。被检查单位如是单位不能填写简称，尤其是当事人单位地址应和该单位《医疗机构执业许可证》或者《药品经营许可证》相一致，不能只填大概位置。当事人不能只签名，不写对记录表达真实意见，如果未签字一定要说明拒绝原因。如果是单位，笔录应当经法定代表人或法定代表人的委托人或负责人签名并加盖单位公章，否则证据效力降低。

（三）客观性原则。就是要记录为辅，取证为主。制作现场检查笔录是获得第一证据的先导，也是案情的突破口，但并不意味着就可以证明违法事实的存在。在检查的同时，获取其它的证据与此证据相互印证是很有必要的，有条件的办案机关可以配备照相机和摄像机将违法现场、涉案物品等事实全部取证下来，从而对现场记录起到画龙点睛的作用。笔录中反映的现场所见，均应保持客观实录，不应作评论和判断性结论，制作笔录要沉着、冷静、细致，要认识到现场检查笔录是一种间接证据，必须与其他证据相印证才能证明案件事实，对物品记录一定不能含糊其辞，不用估计、大约、可能等语言，也不能在事实不清的情况下，记录肯定主观语言，如看不到药品经营许可证并不能说明没有许可证，更不能把群众反映、当事人的口述内容反映到现场检查笔录中去，在笔录中不作评论，不下结论，不作推断，否则会影响笔

录的客观真实性降低其证明效力，还易导致当事人情绪对立，拒不配合，给执法检查带来阻力，从而使案件的深入调查受到影响。

（四）合法性原则。包括主体合法、手段合法、程序合法。一是主体合法：必须属于药品行政执法机关管辖。二是程序合法：两名以上的执法人员，出示执法证件时，必须有被检查单位人员在现场，记录结束后要被检查人核对、确认并签名，依法实施必要的查封扣押、先行登记时，必须经分管领导批准后方可实施，考虑到实际情况如检查地点较远，无法先让分管领导在查封扣押、先行登记的审批表上签字时，在实施上述两种措施时可先通过电话向分管领导请示，经口头批准后实施。三是手段合法：现场检查笔录及录像、拍照等都应该公开进行，当时检查当时记录。现场笔录制作完毕，记录人员应对记录内容与违法物品核实一遍，保证记录准确，交给当事人阅读或向其宣读，并由检查人、记录人、当事人、见证人签字或盖章。

五、现场检查笔录制作要点

（一）记录内容要紧紧围绕调查目的（待证事实），用语客观，记录全面，必须按照检查过程的顺序记录检查的内容、方法、结果和与违法活动有关的其他情况，保持前后一致。

（二）记录内容要详略得当。与被查处行为有关的情况要详细记载，并且应当与现场检查的内容保持一致（如现场检查进行照相、录像、绘图的，记录内容应当与之一致），无关内容无需记录。

（三）当场查扣财物应列明物品的名称、规格、数量、状况，并开具收据或清单。

（四）在立案后的现场检查时如需要采取强制措施，必须详细填写违法物品的原始状态，包括物品原来的摆放位置，存放方式、物品形态等。还要注意，《现场检查笔录》应在现场检查时当场制作，不能今天检查，第二天才完成笔录。

（五）有些情况文字无法直接、完整表述的，应辅之以其他固定证据的手段（照相、勘测、鉴定等）来相互印证，形成证据链。

（六）笔录制作完毕后，应交由当事人（包括委托人，下同）阅读或向其宣读，并由当事人签名或盖章；当事人拒绝到场或拒绝在笔录上签名或盖章的，应在笔录上说明；有见证人的，见证人也应签名或盖章，并注明见证人身份和联系方式，见证人必须是与案件无直接利害关系的人员；没有见证人时，可以邀请公安机关、居（村）民委员会等单位前来见证，并签字盖章。

现场检查笔录是证明违法行为存在的重要证据之一，执法人员应当对其证据效力予以充分的重视。制作现场检查笔录只是主观反映客观存在，为了保证笔录的证明效力，执法人员必须有良好的基本功，善于思考，勤于练习，掌握制作技巧，以便正确反映现场检查工作的成果。

举例：现场检查笔录的开始部分，应有“我们是××药品监督管理局（食品药品监督管理局）的执法人员×××、×××，执法证件、编号是：×××××，我们依法就××有关问题进行现场检查，请予配合”等文字性的内容，以证明现场检查行为及制作现场检查笔录的过程符合法定程序。现场检查笔录的正文部分，应使用客观性的语言将检查时间，地点，发现的现象，违法行为，票据，入库验收记录，销售记录，微机记录，涉案药械的品名、生产厂家、批准文号、数量、批号、金额、包装情况等记录在内。如在现场检查笔录中使用“查合格药品仓库，发现库存药品（品名、生产厂家、批准文号、数量、批号、包装情况等均须写明）×盒；查药品入库验收记录，发现于×年×月×日，购入该批药品×盒；查销售记录，发现销售了该批药品×盒；查购药发票，发现该批药品系从××单位购进”等语句。如果对可疑药械采取了某种措施，在现场检查笔录正文的最后部分，要写明具体采用了什么处理方法，如“对×药品进行了抽验，对×药（械）予以先行登记保存（或查封扣押）等”；如果对可疑药械进行了先行登记保存（或查封扣押），还需要将现场检查笔录、先行登记保存（查封扣押）通知书、物品清单配套使用；如果抽验、先行登记保存（或查封扣押）的药械品种较多，“抽验记录单”、“物品清单”上已经将所有药械的品名、生产厂家、批准文号、数量、批号、金额等详细开列清楚，那么，现场检查笔录上就没有必要再一一写清，只需将主要的几种药械列举出来，并在药械列举结束处写上“等”

即可。最后，应把入库验收记录、购药（械）发票原件或复印件等所有现场检查笔录中所涉及到的文字性证明材料以附件的形式与现场检查笔录合并到一起，如在“现场检查笔录”最后写上“附件一：入库验收记录复印件；附件二：购药发票复印件”等。这样，现场检查笔录与有关材料就形成了一个有机的整体。切记，制作完后应让被检查人核对，逐页签字，在修改处签字或者按指纹，并在笔录终了处注明对笔录真实性的意见，检查人应在笔录终了处签字。

六安市食品药品监管局：汪宏春

作者：

来源：ADA

发布时间：2009-02-25 15:17:14