第一节 演示文稿外观格式的设置

第一节演示文稿外观格式的设置

PowerPoint 是演示文稿制作和放映的程序。使用 PowerPoint 可以创建包含文本、图表、剪贴画、影片、声音和其他艺术对象的演示文稿。 PowerPoint 创建、编辑演示文稿的基本知识，在计算机文化基础中已经学习过，这里不再累述。本章主要介绍演示文稿外观总体格式的设置，宏和控件的应用和技巧，以课件制作中的常见的各种类型的练习题目，如单选题、多选题、判断题和填空题等为例，介绍利用 VBA 实现PowerPoint 的智能交互控制。

在制作 PowerPoint 演示文稿中，我们可以利用模板、母版等相应的功能，统一幻灯片的配色方案、排版样式等，达到快速修饰演示文稿的目的。 PowerPoint 幻灯片的外观格式的设置通常有三种方法：母版、配色方案和设计模板。利用模板、母版、配色方案等设定演示文稿的外观，既能使幻灯片的外观风格统一，又能大大简化编辑工作量。母版、配色方案和设计模板的常用功能设置如表 10 - 1 所示。

表 10 - 1 设计演示文稿的外观设置

一、母版

（一）母版概述

1. 母版

所谓母版是一种特殊的幻灯片，它包含了幻灯片文本和页脚（如日期、时间和幻灯片编号）等占位符，这些占位符，控制了幻灯片的字体、字号、颜色（包括背景色）、阴影和项目符号样式等版式要素。

母版用于设置每张幻灯片的预设格式，母版的更改直接反映在使用该母版的每张幻灯片上。

2. 母版类型

母版有四种类型：幻灯片母版、标题母版、讲义母版和备注母版。①幻灯片母版。幻灯片母版控制幻灯片上标题和正文文本的格式与类型。②标题母版。标题母版控制标题幻灯片的文本格式和位置。③备注母版。备注母版控制备注页的版式以及备注文字的格式。④讲义母版。讲义母版用于添加或修改在每页讲义中出现的页眉或页脚信息。

（二）建立和使用母版

幻灯片母版、标题母版都包括背景效果、幻灯片标题和层次小标题文本的字体和格式、背景对象，正是这些因素才给了文稿一个总体上协调一致的外观。下面我们主要介绍幻灯片母版和标题母版两个主要母版的建立和使用。

1 、建立幻灯片母版

（1）打开幻灯片母版视图

新建或打开一个演示文稿，执行“视图” -> “母版” -> “幻灯片母版”命令，进入“幻灯片母版视图”状态，此时“幻灯片母版视图”工具条也随之被展开。如图 10 - 1 所示。

图 10-1 幻灯片母版视图

（2）设置文本格式

当更改幻灯片母版中的文本格式时，每一张幻灯片上的文本格式都会跟着更改。如果要对正文区所有文本的格式进行更改，分别右击“单击此处编辑母版文本样式”及下面的“第二级、第三级……”字符，在随后弹出的快捷菜单中，选“字体”选项，打开“字体”对话框。设置好相应的选项后“确定”返回。

如果只改变某一层次文本的格式，则先选中该层次的文本，然后设置格式。如将第三级文本设置为加粗格式，则先选中母版中的第三级文本，然后单击“格式”工具栏上的“加粗”按钮。

（3）设置项目符号和编号

分别选中“单击此处编辑母版文本样式”及“第二级、第三级…… ”等字符，执行“格式” -> “项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，设置一种项目符号样式后，单击“确定”退出，即可为相应的内容设置不同的项目符号样式。

（4）设置日期区、页脚区、数字区

执行“视图” -> “页眉和页脚”命令，打开“页眉和页脚”对话框，切换到“幻灯片”标签下，即可对日期区、页脚区、数字区进行格式化设置。如图 10 - 2 所示。

图 10-2 设置日期区、页脚区、数字区

（5）插入图片

执行“插入” -> “图片” -> “来自文件”命令，打开“插入图片”对话框，定位到事先准备好的图片所在的文件夹中，选中需要的图片将其插入到母版中，并定位到合适的位置上。

（6）重命名模板

全部修改完成后，单击“幻灯片母版视图”工具条上的“重命名模板”按钮，打开“重命名模板”对话框，输入一个名称后，如演示母版，单击“重命名”按钮返回。如图 10 - 3 所示。

图 10-3 重命名模板

（7）单击“幻灯片母版视图”上的“关闭模板视图”按钮退出。幻灯片母版制作完成。

2. 建立标题母版

演示文稿中的第一张幻灯片通常使用“标题幻灯片”版式，以突出显示出演示文稿的标题。

（1）插入新标题母版

在“幻灯片母版视图”状态下，按“幻灯片母版视图”工具条上的“插入新标题母版”按钮，进入“标题母版”状态。如图 10 - 4 所示。

图 10-4 插入新的“标题母版”

（2）设置标题母版的相关格式

仿照上面“建立幻灯片母版”的相关操作，设置好“标题母版”的相关格式。设置完成后，单击“幻灯片母版视图”上的“关闭模板视图”按钮退出，幻灯片标题母版制作完成。

如要给多张幻灯片设置同一模板，在大纲区视图中，按住 Shift 键，单击前、后两张幻灯片，可以同时选中连续的多张幻灯片；按住 Ctrl 键，分别单击相应的幻灯片，可以同时选中不连续的多张幻灯片。

3. 母版的应用

如果想为某一个演示文稿使用多个不同的母版，可以在“幻灯片母版视图”状态下，按工具条上的“插入新幻灯片母版”和“插入新标题母版”按钮，新建一对母版，并仿照上面的操作进行编辑修改，然后再重命名母版保存应用即可。

如果是打开的已经制作好的演示文稿，则可以仿照下面的操作，可将多个母板应用到相关的幻灯片上。

（1）打开“幻灯片设计”任务窗格

执行“视图” -> “ 任务窗格”命令，展开“任务窗格”，按其右上角的下拉按钮，在弹出的下拉列表中，选“幻灯片设计” -> “ 设计模板”选项，打开“幻灯片设计”任务窗格。如图 10 - 5 所示。

图 10-5 打开“幻灯片设计”任务窗格

（2）应用第一个母板

双击上面的包含“母版”模板文件，如演示母版 . pot ，将第一对“母版”应用到当前演示文稿的所有幻灯片上。如图 10 - 6 所示。

（3）应用第二个母板

选中需要应用第二对母版的幻灯片，在“任务窗格”的下面选中需要使用的母版，单击右侧的按钮，在弹出的下拉列表中，选中“应用于选定幻灯片”选项即可。应用更多母板以此类推。

图 10-6 应用选定的母版模板

4. 母版版式设置

母版版式的设置是指控制母版上各个内容区域是否显示。幻灯片母版上的标题、文本、日期、幻灯片编号和页脚等占位符，若不需要，选中后按 Del 键删除即可。

若要还原被删除的占位符，则单击“视图” -> “母版” -> “幻灯片母版”后，在“母版版式”对话框上，选中相应的复选框，然后单击“确定”即可。只有在幻灯片母版上删除某项占位符后，才能使用相应的复选框。如图 10 - 7 所示。

图 10-7 设置“母版版式”

5. 更改幻灯片背景

幻灯片的背景也可以改变。但是需要注意的在母版和幻灯片上只能使用一种背景类型。更改背景时，既可将改变应用于单独的一张幻灯片，也可应用于幻灯片母版和全部幻灯片上。

（1）更改背景颜色

如果要更改幻灯片背景的颜色，在幻灯片视图或母版视图中，单击“格式” -> “ 背景”，单击“背景填充”列表框右下端的向下箭头，从下拉列表中选择所需的选项。如图 10 - 8 所示。

图 10-8 背景颜色填充

1）若需要的颜色是属于配色方案中的颜色，选择“自动”列表框中的八种颜色之一。

2）若需要的颜色不属于配色方案，可单击“其他颜色”选项，然后在“颜色”对话框的“标准”或“自定义”选项卡中选定所需要的颜色。

3）如果要将背景色改成默认值，则单击“自动” 即可。

设置完毕后，如果要将上述改变应用于全体幻灯片，则单击“全部应用”按钮；如果要将应用只限于本张幻灯片，则单击“应用”按钮。

（2）更改充填效果

在幻灯片视图或者母版视图中，单击“格式” -> “ 背景”后，单击“背景填充”列表框右边的按钮，再单击“填充效果”，然后在“填充效果”对话框上进行设置。

“填充效果”对话框包含“过渡”、“纹理”、“图案”和“图片”四张选项卡。这四张选项卡的设置不能同时（重叠）发生作用。如图 10 - 9 所示。

1）“颜色”选项卡可选择建立过渡效果的基色。即“单色”、“双色”或者“预设”。过渡背景可以使图片产生沿某一方向色彩由深变浅的效果。

2）“纹理”选项卡可选择一种填充的纹理。

3）“图案”选项卡可选择填充的图案。

4）“图片”选项卡可选择填充图片。若要显示图片，选择“ 忽略母板的背景图形” ，最后按“ 应用” 即可。

设置完毕后，单击“确定”，返回到“背景”对话框。如果要将以上设置应用于全体幻灯片，则单击“全部应用”，如果设置只限于本张幻灯片，则单击“应用”。重复以上步骤就可以为所需的幻灯片更换不同的背景。

图 10-9 填充效果对话框

6. 从 PPT 文档中提取母板

（1）用 PowerPoint 打开已有的 PPT 文档。

（2）点击“ 视图” -> “ 母板” -> “ 幻灯片母板”。

（3）点击“ 文件” -> “ 另存为” ，在“ 保存类型” 中选择“ 演示文稿设计模版” （文件后缀名为 . pot）即可。

二、配色方案

配色方案是一组用于格式演示文稿的预设颜色方案。用于设置演示文稿的主要颜色，共有八种颜色组成：①背景；②文本和线条；③标题文本；④阴影；⑤填充；⑥强调；⑦强调和超级链接；⑧强调和已访问的超级链接。

（一）标准配色方案

系统已经为不同的设计模板设计了部分标准的配色方案。不同设计模板提供配色方案的数量不同（至少 7 种）。用户可依据不同的情况，选用其中的一种，以保持文稿外观的一致性。用设计模板创建演示文稿时，PowerPoint 已为每一个设计模板选择了一种标准的配色方案。

演示文稿的配色方案可以更换，单击“格式” -> “幻灯片设计” -> “幻灯片配色方案” -> “编辑配色方案”命令，在打开的标准的配色方案中挑选一种配色方案，选定应用此配色方案的幻灯片，在“任务窗格”的下面选中需要使用的配色方案，单击右侧的按钮，在弹出的下拉列表中，选中“应用于选定幻灯片”选项即可用于某一张、部分或全部演示文稿。如图 10 - 10 所示。在同一演示文稿中应用更多的配色方案以此类推。

通过这种方式，可以很容易地更改演示文稿的配色方案，并确保新的配色方案和演示文稿中的其他幻灯片相互调和。如想将一张幻灯片的配色方案应用于另一张中，也可利用“格式刷”工具按钮。在幻灯片浏览视图中选择具有所需配色方案的幻灯片，单击“常用”工具栏“格式刷”工具按钮，单击需要应用配色方案的幻灯片，可以重新着色一张幻灯片；双击“格式刷”工具按钮，依次单击要应用配色方案的多张幻灯片，可同时重新着色多张幻灯片。

图 10-10 标准配色方案

（二）自定义配色方案

如果标准配色方案不能满足需要，则用户可自定义（修改标准）配色方案。在“编辑配色方案”对话框上的“自定义”选项卡上，选中某个需要更改的颜色项目后，单击“更改颜色”（或在该颜色色标上双击），然后在弹出的对话框上选择需要的颜色即可。

配色方案中除了预设的八种颜色，还有许多其他颜色可供使用。按“配色方案”对话框“自定义”选项卡中“更改颜色”按钮，可使用“标准”或“自定义”选项卡中的颜色改变幻灯片组件的颜色，如文本、阴影、项目符号、背景、线条等。如图 10 - 11 所示。

幻灯片组件改变颜色后，单击“添加为标准配色方案”可以添加到预设配色方案的下面，作为标准配色方案使用。

图 10-11 自定义配色方案

三、设计模板

（一）设计模板

模板是一个特别设计的文稿，其中包含：一种配色方案、一个幻灯片母版和标题母版、一种用于控制幻灯片上对象的布局。用户既可以在建立演示文稿之前，预先选定文稿所用的模板，也可以在演示文稿的编辑过程中，更改模板。

设计模板是控制演示文稿统一外观最为快捷、最有力的方式。系统提供的模板是由专业人员设计的，因此各个对象的搭配比较协调，配色方案比较醒目。能够满足绝大多数用户的需要，在一般情况下，使用设计模板建立演示文稿，几乎就用不着做什么修改。

使用设计模板，可以使用户设计出来的演示文稿的各个幻灯片具有统一的外观。通过改变设计模板，可以使文稿有一个制作风格、版式相似的演示文稿。用户在创建了自己的一个全新的文稿后，也可以将它保存下来，作为设计模板使用。

PowerPoint 提供了两种设计模板：设计模板和内容模板。设计模板包含预定义的格式和配色方案，可以应用到任意演示文稿中创建自定义的外观；内容模板包含的格式和配色方案与设计模板相同，不同的是加上了针对特定主题提供的建议内容。在演示文稿中应用设计模板时，新设计模板的母版和配色方案将取代原演示文稿的母版和配色方案。应用设计模板之后，不论自动版式是什么，添加的每张新幻灯片都会拥有相同的自定义外观。

（二）自定义设计模板

1. 自定义设计模板

（1）制作好演示文稿后，执行“文件” -> “另存为”命令，打开“另存为”对话框。

（2）按下“保存类型”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“演示文稿设计模板（*.pot）”选项。

（3）为模板取名，如常用演示 . pot ，然后按下“保存” 按钮即可。

2. 添加自定义设计模板

（1）单击“文件” -> “另存为”命令，在“另存为”对话框中，将保存位置选择在“ /Microsoft Office/template/ 演示文稿设计”文件夹中，“保存类型”选定为“演示文稿模板”，输入模板的“文件名”，即可将自己设计的模板保存。并在“新建演示文稿”对话框的“演示文稿设计”选项卡和“常规任务”工具栏中的“应用设计模板”按钮激活的对话框中列出。

（2）如果其他设置不变，“另存为”选择“演示文稿”文件夹，则可作为内容模板，在“新建演示文稿”对话框的“演示文稿”选项卡中列出。

四、 PowerPoint 使用技巧

（一）选择多个底层对象

用 PowerPoint 制作幻灯片时，如果对象很多并互相重叠时，对底层对象的选择和修改将是一件很麻烦的事情。

1. 用“ Tab ” 键

通过反复按“Tab ”键，可以依次选取互相重叠的多个对象。用“ Tab ”键选择底层对象的方法很方便，但缺点是一次只能选择一个对象，不能将多个底层对象作为一个整体进行选定、移动，或同时对多个底层对象进行修改。

2. 用“选中多个对象”按钮

“选中多个对象”按钮通常未被放置在绘图工具栏中。单击“绘图”工具栏最右边的“工具栏选项”箭头，选择“添加或删除按钮” -> “绘图” -> “多个对象（s）”选项，通常未被选中，只需单击选中它即可。这样绘图工具栏上又多一个成员：“选中多个对象”按钮。

单击它，即可调出“选择多个对象”对话框。在“对象”列表框中会将本张幻灯片中所有的对象列出来，单击需要选中对象前的复选框，单击“确定”即可同时选中多个底层对象了。

（二）精确移动对象

对象被选中后，如果要移动该对象，利用右键快捷菜单中的“叠放次序”选项，可先把该对象移到项层后，然后再进行移动，操作完毕后再置于底层即可。

若要精确移动对象，用鼠标操作则比较困难。这时，只需在按下 Ctrl 键的同时，按下方向键，就可以向选定的方向以像素为单位移动，每按一下移动一个像素，从而能做到精确移动对象。

（三）播放 PowerPoint 课件的实用按键

在演示 PowerPoint 课件时，利用放映帮助菜单中的一些快捷键，实现敲击键盘上的某一键便可实现特殊的功能，不必专门停下讲解而特意通过菜单调用。常用的快捷键有：

①按下“ b ”或“ > ”键会显示黑屏，按任意键还原；

②按下“ w ” 或“ < ”则是一张空白画面。再按一次返回到你刚才放映的那张幻灯片；

③在播放中途若要快速回到起始位置重新开始播放，按“←”或“↑”；

④实现幻灯片在窗口模式下播放，只需按住“ Alt ”键不放，依次按下“ D ”和“ V ”键即可；

⑤播放时若要快速隐藏鼠标指针，按组合键“ Ctrl+H ”；

⑥播放时若要快速调出绘图笔，按组合键“ Ctrl+P ”即可。就可对重点内容做标记。对于画出的笔迹可通过按“ E ”键（直接擦除）或“ Ctrl+E ”键（调出橡皮擦）快速擦除；

⑦转到下一张幻灯片，单击鼠标、按空格键或 Enter 、在右键快捷菜单上单击“下一张”；

⑧转到指定的幻灯片上，键入幻灯片编号，再按 Enter 。或在右键快捷菜单上指向“定位至幻灯片”，然后单击所需的幻灯片。

绘图笔有 9 种颜色可供我们任意挑选。绘图笔的颜色也可以在课件播放前设置好，即打开“幻灯片放映” -> “设置放映方式” -> “绘图笔颜色”选项，设置成需要的颜色即可。