商务会议接待流程

会议团队跟进程序

任务程序标准

团队销售及接待与标准

预订会议１、在电话铃响三声以内接听电话，首先礼

貌地向客人问好，然后通报所在部门和

接听者的名字。

２、如客人临时到访，需在短时间内相迎接

待，准备好会议资料后，礼貌地向客人

表示问好。

３、要主动询问客人对宴会的需要，程序包

括：单位名称、预定日期、时间、参加

人数、活动性质、服务要求、客人姓名、

联系电话及等。

４、如客人电话预订，可建议客人预约时间

到宴会场地亲自视察，如客人来访预订，

可在洽谈的同时为客人提供有关宣传资

料，并亲自陪同客人视察相关的宴会场

地。

跟进会议协

议书及落实

细节

1、根据客人确定的活动内容（包括房间数

量、会议形式、人数、餐饮安排等）服

务要求，在中软电脑系统上预留所需房

间数量，然后在会议预留本上用铅笔在

所预留的会议厅清晰地写下客户资料；

2、凡举办大型宴会及重要接待活动，必须

事前召集主办单位和酒店有关部门开沟

通会议，解决保安、消防、批文、准办

证、工程方面的配合、停车位、公关协

助及卫生检疫等事宜，落实具体安排，

以确保宴会顺利进行。

３、如客人取消预订，需填写生意流失记录，并跟办有关更改手续，包括：取消预留

房间和会议室通知。

４、向客人拟定会议团队协议书，协议书的内容有如下必须要素：

1）入住房间安排：注明抵离日期、抵离时间、人数、房间类型及数量、房间价格、住房条款；

2）会议安排：注明会议日期、时间、地点、人数、形式场租、布置场地时间、会议及音响设备设施安排和价格、会议茶点、指示牌内容、横幅内容；

3）餐饮安排：注明用餐日期、时间、地点、用餐形式、餐饮标准、用餐保证人数、餐

厅的联络人；

4）娱乐安排：注明使用娱乐场所的日期、时间、租场金额；

5）交付定金条款：

①清楚注明客人需于协议书规定的时间内可用现金、支票、信用卡、汇票形式交纳30%的金额给予酒店作为定金；

②如遇到一些重要的客户申请免受定金，需通知对方出示一份公司担保函（必须盖上公司印章）到酒店，经部门总监审核后再交财务部审批后方可生效。

6）取消及更改条款：若公司在签订协议书后临时取消，定金恕不退还。

7）付款方式：

1．会议团体在会议活动结束后，于当天统一把剩余70％的款项付清。

2．如客人是属于挂帐类别，则要求客人在指定的日期内付清。

3．确定当次会议是由会务组于会议结束后退房时统一结算，客人杂费自付；或是由客人自付房费、会务组只承担房费及会议费；

8）有效签单人：注明有效签单人姓名、签名

模式、及手机号码；

9）酒店联系人：注明当次会议的跟进人、职

位、手机号码、传真号码；

10）对方联系人：注明当次会议对方公司的

联系人姓名、性别、公司电话、手机号码、

传真号码；

11）补充说明：清楚注明客人确认传真的具

体时间，并说明如有未尽事宜，双方需协

商后另行补充；

12）交主管审阅，由主管交部门经理签名确

认并盖章后传真给客人；并跟进协议签定

进程；

准备工作１、根据宴会确认书的内容制作宴会工作安

排单，部门总监签署后分发给有关部门，

以便做好准备工作。

２、活动开始前，会议跟进人需检查有关部

门的接待准备工作，发现问题及时解决，

另与主办单位负责人一起检查宴会场地

的布置情况，听取对方的意见，处理临

时性的变化。

３、视乎预订宴会的规模，将预订人数和客

人的特别要求向厨房当值主管通报，以

便做好工作安排。

４、对如期举办的宴会和活动，要提前准备

感谢信，以便在宴会结束后发给客户。

与客人作进

一步的联络

酒店与客人双方签署协议书后，对于举办

宴会、展览、展销、会议等活动需作以

下的确认程序：

1）举办日期的前１5天，要主动征询客人

是否有调整补充的意见;

2）活动举办前的7天，要再次致电征询客

人的意见;

3）活动举办前的3天，要向客人汇报我方

的具体工作落实情况。

落实活动的前期工作安排１、对于一般的会议活动，会议跟进人要向部门主管汇报活动的具体情况，以便部门主管对人手作出适当安排。如属大型的、重要的活动，要及时向酒店行政领导汇报情况，必要时要由行政指定一名高级行政领导为总负责人，组织安排有关的协调会议，会议要作好记录，并根据记录写出接

待大型活动的行动计划，并及时发至各有关部门。

2、草拟备忘录，由主管审阅，并在部门总监签名确认后分发各部门，备忘录的主要内容有如下要素：

1）抬头：填写呈送部门（总办），档号、备忘录页数、事由（会议名称）及制作时间；2）主办者：注明主办会议的单位及具体部门；3）入住房间安排：注明抵离日期、抵离时间、人数、房间类型及数量、房间价格、各个部门需做的各项准备条款：房间预定数量、保证数量、领取钥匙时间、电话是否保留外线、是否保留迷你吧酒水、交付定金情况、到店时的付费方式；

4）会议安排：根据协议与客人商定内容注明会议日期、时间、地点、人数、形式、场租；于后附条款清楚注明会场具体摆设、鲜花安排、酒店提供的免费设施（麦克风、欢迎牌、指示牌、签到牌）的各项安排；收费项目（内容、数量、价格、时间、场所等）的各项安排；

5）餐饮安排：注明用餐日期、时间、用餐人数及标准；于后附条款清楚注明各部门需安排准备事项：用餐形式、用餐地点、保证人数、鲜花安排、餐厅联络人；

6）娱乐安排：注明使用娱乐场所的日期、时间、场租金额；

①付款方式：根据协议中与客人商议好的付款方式清楚写明当次会议是由会务组于会议结束后退房时统一结算，或由客人自付杂费；或由客人自付房费、会务组只承担房费及会议费等情况及各类特殊情况（例如挂帐类别）；

②负责人及有效签单人：注明当次会议有效签单人及会议预定联络人和本部门跟进及联系人的姓名、性别、签名式样、手机号码；

宴会当天的工作安排１、整理、归纳当天的宴会、会议及各种活动资料和预订表格，联络各有关部门查

询工作的完成情况。

２、检查活动场地的布置、摆设、卫生、安全等情况是否符合客人的要求。

３、主动迎接客人（或主办单位负责人），向

客人汇报活动的具体落实情况，如客人

有任何临时性的要求，要尽快联络有关

部门协助解决。

４、要亲临现场，监督和指导服务工作。

现场跟进1、客人进场布置时，营业员需在现场协调客

人与酒店各部门之间的工作。

2、宴会当日，营业员必须提早到达宴会现场，

检查所有布置是否符合要求。大型宴会营

业员必须在宴会现场当值，做好现场的协

调与沟通。

宴会结帐1、宴会结帐形式包括：现金、支票、信用卡、

汇票、签入房间、MASTER BILL等；

2、宴会工作单上应清晰注明，客人已预交定

金的金额与收据号码、宴会结帐负责人、

结帐形式等信息；

3、所有宴会结帐完毕后请将宴会帐单、发票

复印归档；

客户意见的收集与反馈了解客人对宴会安排的意见，并对客人的意见及建议作出及时的反馈。