公司文书管理制度

公司文书管理办法

第一章总则

第一条为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公司公文办理的质量与效率，根据公司管理实际，特制定本管理办法。

第二条公司公文是公司颁布规章制度、指导和洽谈工作、请示和回复问题、报告情况制定计划、交流总结经验、记载活动的重要工具。

第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精密、高效的原则，做到及时、准确、保密、安全。

第五条公司总经理办公室是公文处理的综合处理部门。

第二章公文种类

第六条公文分类

根据公司需要，方便管理与识别，将公文分为五大类：

一、一类公文：指红头文件，主要用于公司下发各种正式的规章制度、通

知、决定、指示、决议、通告以及向上级相关单位送达或传递的请示、报告、意见、通报等公文。一类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档；其它部门一律不得自行向上、向下或对外印发此类公文。

二、二类公文：指红头公函，主要用于公司与平行的或不相隶属的单位之

间互相商洽工作、询问和答复问题所使用的正式公文。二类公文统一

由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档；其他部门因工作需要可通过总经理办公室印发此类公文。

三、三类公文：指对外非红头公文，主要用于公司或各对口部门与外部相

关单位之间，不用红头文件、公函形式传递的各种公文。三类公文均由拟文部门负责印制、发送、保管，办公室负责指导、修正。

四、四类公文：指内部非红头公文，主要用于各部门在公司内部向上级领

导汇报工作或与部门之间传达工作信息而不用红头文件、公函形式传递的各种文件。

五、五类公文：指部门拟定的各种规章制度及工程标书、合同等公文。第六条公文版式制定标准

一、公文格式

公司行文统一使用统一格式和标准版头。

二、文头部分

由文件版头、发文字号、横格线组成。

三、行文部分

由文件标题、主送机关、正文、结束语、附件、落款、成文时间、印鉴组成。

四、文尾部分

由主题词、抄报抄送、打印校对、印发部门日期组成。

五、公文排版：

（一）公文文字一律从左到右横写横排。

（二）使用字体：

文件标题——2号黑体加粗，主题词——3号黑体，正文及其它——四号宋体。

六、页面设置

（一）一类和二类公文页面设置为：上、下边距为25。4㎜，左边距为28㎜，右边距为26㎜。

（二）三类、四类、五类公文页面设置原则上为电脑自动默认设置，即：上、下边距为25。4㎜，左、右边距为31。7㎜。

装订要求：一类和二类公文必须在左侧上下双钉匀称装订；三类、四类和五类公文可根据版面装订。

上边距为37㎜，下边距和左、右边距均为27，行距1。5倍行距。

七、使用纸张

公文用纸：除单位特殊要求外，各类公文均采用国际标准A4型（210㎜*297㎜）打印纸（或复印纸）。

八、序号排列

层次“一、”、“（一）”、“1、”、“（1）”。

第三章发文程序

第七条公文发文程序为：拟稿、核稿、送审、样稿、传阅、签发、打印、发文、归档等。

一拟稿。根据公司工作需要和领导的意见，由主办部门指定专人草拟文稿。草拟文稿必须从公司整体工作角度出发，不抵触法律法规，操作性强，文字精炼，避免出现差错与语义分歧，标点符号要正确。

二审核。文稿拟就后，拟稿人填写“公司发文用纸”，详细写明文件标题、附件名称、发送范围、抄送单位、印刷份数、密级、拟稿单位与拟稿人等；然后附同草稿一起送交部门经理(对文稿内容、质量负责)审核。

三送审。主办部门领导审核后送主管总经理或总经理，由主管总经理或总经理对草稿的条文进行修正。

四样稿。领导核正后，由主办部门送至总经理办公室，由办公室文秘打印出样稿，办公室主任签署处理意见后，办公室文秘送至相关领导签批意见。

五传阅。办公室文秘根据领导签批的意见对拟发文件进行相关部门的传阅。

六签发。经传阅后的文稿由办公室负责整理并报送总经理签发。

七打印。总经理签发后的文稿由办公室文秘负责统一编号、打印初稿，拟稿人负责校对并在发文用纸上签名；核定后由办公室文秘负责印刷、装订、登记和发文。

八用印。除会议纪要外，所有对外发出的文件都应由总经理办公室加盖公司印章，并做好登记、签收手续。对印刷质量不好的文件，印信管理员有权拒绝盖印。

九归档。公司所有发文，拟文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本一份送办公室档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。

第八条分发原则。分发公文应做到准确、迅速、安全、保密，并严格履行登记手续。

发送公司各部门和各分（支）机构的公文，一般采用电子文档形式，由办公室复核编拟后通过电子邮件发送。

由部门起草对外发送的文件，由主办部门寄送并报办公室备案。

第四章收文管理

第九条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。公司收文处理由办公室负责。各分支机构收文处理由各机构综合内勤负责。公司各部门要明确负责收文处理的人员。

第十条签收、登记。收到公文后，办公室经办人员必须严格办理签收、登记手续。

（一）凡注明公司有关部门收，签收、登记后直接交有关部门处理，并办理部门签收手续。

（二）其他公文一律交由总经理办公室人员拆封、登记、办理。

第十一条审核、拟办、批办

（一）审核。对收到的各分支机构报送的需办理的公文，办公室公文管理人员应当及时审核。审核的重点是：是否应由本级公司办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或单位职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。（二）拟办。对行业协会、地方政府有关部门等上级单位的来文，办公室公文管理人员应及时提出拟办意见送公司领导批示；对各分支机构报送的公文经审核对符合本办法规定的公文，总经理办公室公文管理人员应及

时提出拟办意见送呈公司领导批示。对不符合本办法规定的下级公文，经领导批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

（三）批办。办公室根据公司领导批示及批办要求，及时将公文送达阅办部门负责人签阅，并同承办部门负责人履行好文件移交登记手续，对需要两个以上部门办理的事项，应明确主办部门；对紧急和重要公文，要提出办理要求，明确办理时限。

第十二条承办。承办部门收到交办的公文后，应当抓紧办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的应及时向有关部门或机构说明情况。特急件要求随到随办，当天之内办完；紧急件要求在三个工作日办完；一般文件应在五个工作日内办完。来文来电有办理时限要求的必须按要求办理完毕。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应及时退回总经理办公室并说明理由。

第十三条在公文办理中有涉及其他部门职权的事项，承办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，承办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导协调或裁定。

第十四条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人如对主批人签署的意见无异议，可圈阅并视为同意；没有请求事项的圈阅即表示已阅至知。

第十五条催办。

（一）送领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室和各机构公文管理人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重点公文重点催办，一般公文定期催办。

（二）承办人员对不能及时处理或答复的文电，应当先以电话、便函等形式主动与对方沟通情况，说明原因；需延时处理的必须经所在部门领导批准，不得无故延误。

（三）对重要文件应及时了解和反馈执行情况。

第五章公文管理

第十六条公文由办公室或各分支机构公文管理人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第十七条各级分支机构应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

第十八条对上级单位（机关）制发的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司总经理或公文管理部门负责人批准后，可以翻印。翻印时应当注明翻印的机关、日期、分数和印发范围。

第十九条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。第二十条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第二十一条对秘密公文的管理，应当严格按照保密管理相关要求执行。

传递带密级的公文，必须采取保密措施，确保秘密安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，文件须设置密码，绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。转发带密级的文件，应注明相应的密级和期限。在一般发文中，不得直接引用绝密文件的标题、文号、日期和内容。销毁秘密公文应当到指定场所，由2人以上监销，确保不漏销，不丢失。

对销毁的级以上的公文应当进行登记。

第二十二条机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交有关档案部门。

员工调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第二十三条公司各类公文在未经批准的情况下，不得扩大传阅范围和随意复印，不得外泄到其他单位。

附则

第二十四条各分支机构应根据本办法结合自身实际制定实施细则，并报总公司办公室备案。

第二十五条本办法由总公司办公室负责解释和修订。

第二十六条本办法自发布之日起施行。

印鉴管理制度

第一条全公司的公章、介绍信制发、公章档案的建立分别由××、××负责。

第二条发给各部门的印章及业务专用章,由各单位负责人和专职业务管理,应分别对所管印章使用的严肃性、正确性负责。

第三条公章的销毁,必须经董事长（总经理）批准,有两人以上监销并做好登记。

第四条各部门出差人员需开具介绍信,必须按出差管理的有关规定分别由部门负责人或主管领导签字。印信管理人员在盖章前,必须认真审核用信用章手续是否完备。若手续不全,用印、用信领导批准不符或与政策相违背,印信管理人员有权拒绝办理。

第五条严禁开具空白介绍信。用便函开出的证明必须一式两份已备存查。第六条印信应严加保管,如有失职、差错、丢失或违章乱用,一经发现,需追查有关人员的责任并按章惩处。

企业用印申请单

编号：2012- 日期：年月日

注：本单由办公室管理。

企业用印申请单

编号：2012- 日期：年月日

注：本单由办公室管理。

企业报刊、邮件、函电收发制度

第一条全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由收发室负责收发第二条外发函、电要求

1、各部门因公需外发函、电,经办人员应根据及时将文件发出，对于需要

保密的文件要做好保密措施。

2、对于公司内部规章制度类文件的外发，在发出时要填写登记表。

第三条报刊订购与收发

1、报刊订购

(1)订购时间:半年

全年

(2)订购手续:不论单位和个人,均需先到收发室查阅报刊目录,再将需要

订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价,确认无误后,当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外,尚须填写报刊分发清单,详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。

2、报刊收发

(1)收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点,发现有

差错应及时登记并要求补缺、退余

(2)收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发,不得耽搁延误。收发员清点

分发报刊时间为1小时,任何人不得进入收发室。

(3)各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电、领取时,要对照分发清单

点核实签名,发现差错,应当面向收发员提出增补退换要求,并进行差错登记。当面未提出,则视为分发无差错。

第四条收发员应坚守工作岗位,节假日、星期日应有人值班,休星期日应采取换休形式。

第五条收发室内外应经常保持整齐清洁。

第六条收发室由行政部门负责管理,其工作质量由行政部门进行检查、考核、并承担责任。

登记表

一、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗

位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。

二、各部门根据部门资料性质结合公司档案管理办法，实行统一的标准分

类管理。

三、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。

第三章?档案保管

第五条档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。

第六条档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

第七条要确保档案的完整，破损的档案文件要进行修复处理。

第八条档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。

第九条档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。

第十条公司档案的分类：

一、计划性文件资料：包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作

计划等。

二、批示性文件材料：包括公司各类标准、指标，如考核标准，计划指标

等；公司生产经营过程中的各类命令、工作指示、调度命令等。

三、法规性文件：包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和

执行的规定、要求、标准等文件；公司内部档案管理制度的各类规章制度。

四、公司重大决议：包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公

会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。

五、总结性文件：包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下

属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。

六、凭证性材料：包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、

凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。

七、汇报性材料：包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财

务报表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等。

八、劳资人事资料：包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引

进和培训考核、工资核定记录等相关资料。

九、调研性资料：包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应

商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。

十、声像制品资料：包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、

考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生

作用的各种资料。

十一、证件性文书资料：包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。

十二、馈赠性资料：包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

第十一条档案的收集

一、凡属本档案管理制度第十条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，

各部门应做好资料的分类立卷，交到办公室统一归档，每年归档一次；

会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。

二、银行票据由财务部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）

报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。

三、各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存；内部文件原则上

各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。

四、公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管

理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。

五、凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办

公室立卷归档。

第四章、归档及保存年限

第十二条归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。

第十三条归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。

一、永久保存：

（1）公司章程、合同

（2）股东名册

（3）组织规程及办事细则

（4）董事会及股东会记录

（5）财务报表

（6）政府机关核准文件

（7）不动产所有权及其他债权凭证

（8）工程设计图

（9）公司规章制度

（10）其他经核定须永久保存的文书

二、10年保存：

（1）预算、决算书类

（2）会计凭证

（3）事业计划资料

（4）其他经核定须保存10年的文书

三、1年至5年保存：

（1）期满或解除之合约

（2）其他经核定保存5年的文书

四、1年以下暂时保存：

（1）结案后无长期保存必要的资料。

第十四条归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正文与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。

第五章、档案日常管理

第十五条档案密级与借阅审批权限

一、绝密：一级，保密内容的核心部分。包括在一定时期、一定范围内需

要绝对保密的，一旦泄密会使企业遭受严重危害和重大损失的。必须总经理以上级别审批才能借阅。

二、机密：二级，保密内容的重要部分。包括在一定时期、一定范围内需

要保密的，一旦泄密会使企业遭受较大危害和损失的。须总经理室成员、工管中心主任室成员以上级别审批才能借阅。

三、秘密：三级，保密内容的一部分。一旦泄露会使企业遭受一定危害和

损失的。须经主管部门经理以上级别审批才能借阅。

四、内部：四级，没有公布于社会的文件，只限于内部有关人员使用借阅。第十六条借阅手续：

一、各部门经办人员因需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅

单向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。

二、档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注

明借出日期和归还日期，以备及时催还。

三、档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，

取消借阅记录。

四、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、

画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。

五、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书

面请示，经办公室主任批准。

六、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借

阅登记，不得私自授受。

第十七条移交手续：

一、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司

负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。

二、《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交

方签章、接收方签章、移交时间、移交原因。《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。

第十八条销毁手续：

一、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

二、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁登记

表》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁登记表》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、销毁时间。

《档案销毁登记表》需永久保管。

三、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；

未了事项；正在进行项目建设的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。

四、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，

由总经理办公室主任批准后方可销毁。

五、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公

室主任指定专人监督销毁。

第十九条保密

一、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护

档案的完整和安全，任何无关人员未经许可不得入内。

二、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项

工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。

三、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。

第六章、附则

第二十条本制度最终解释权、修改权归融信企业办公室，

第二十一条本制度从发布之日起实施。

附表

档案员职责

1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；

2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。

3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸

加以衬边。纸面过大的书写材料，要按卷宗大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。

4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

6、每年进行一次档案清理，编制或更新文件索引，以便查找。

档案借阅申请单

档案借阅申请单

档案借阅申请单