电子政务系统与办公自动化系统

Chapter4电子政务系统与办公自动化系统

随着信息时代的到来，政府机构改革的不断深化，国家机关的管理职能不断加强，手工办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益尖锐。同时，随着社会信息量的迅速膨胀，想要考人工手段及时对大量信息进行收集、处理、分析及科学决策是难以做到的。因此，人们意识到，改革传统办公模式，将办公业务的处理、流转、管理过程电子化、信息化，从而实现办公自动化，已势在必行。

什么是办公自动化？对此人们的理解不仅相同，同时，办公自动化这一概念本身所具有的内涵也是不断发展、变化的。办公自动化的概念在我国最早出现于80年代中期，以个人电脑、办公套件为主要标志。这个时期的办公自动化主要实现了数据统计和文档制作的电子化，即将办公信息载体从原始纸介质方式转向比特方式。但是，随着经济全球化和信息网络化的发展，最初的办公自动化概念已经不能反映信息社会和网络经济的时代特征，从90年代中期开始，办公自动化有了新的内涵，即以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现工作流程自动化，即将收发文从传统的手工方式转向工作流自动化方式。这个时期的办公自动化系统实现了政府机构不同职能部门间工作流程自动化。不同部门及其工作人员工作间的协作大大加强，从而使政府办公的效率得到较大的提高。而且，以Internet为基础，办公自动化系统实现了移动办公，政府机关的资源的利用不再受通讯技术的限制，从而实现了电子政务的第一各组成部分：政府内部的电子化和网络化办公。

办公自动化是实现电子政务的基础。政府通过现代化的电子信息手段和管理手段优化政府业务流程、规范工作模式及公文格式，降低了政府工作人员的工作强度，提高了办公效率和服务质量。办公自动化在政府内部的应用，可以使大量以往必须由行政人员手工作业的工作，改在一种全新的网络状态下进行，从而有效地降低了行政管理成本，改善了办公环境，实现了无纸化办公或虚拟化办公。办公自动化的运用还可以加强跨部门、跨地区的政府内部各单位之间的沟通，以电子化手段实现公文的上传下达，克服以往长期困扰我们的“文山会海”和“公文旅行”等现象。

典型的办公自动化就是完全采用计算机技术处理办公业务，并实现信息共享、交流和协同工作，也就是全方位的无纸化办公。实现真正的办公自动化，需要有坚实的基础条件，这包括技术设备条件，也包括管理条件；包括具体政府机关的条件，也包括整个社会的信息化基础条件。

一、办公自动化系统的内涵

办公自动化系统是实现单位内部各部门之间以及相关单位之间办公及业务信息的收集与处理、流动与共享，以提高专项、综合业务管理水平及辅助决策水平为目的的综合性人机信息系统。它的建立，可以使单位办公及业务系统的信息资源做到全方位共享和交流；它可以真正实现相关单位之间、单位各部门、各工作人员之间的协同工作；使日常办公更加安全可靠，更加规范化、高效化和科学化。

二、办公自动化系统功能模块

1．公文流转管理

公文流转管理子系统是OA的核心模块和技术基础，主要包括收文、发文、建议与提案管理等几大功能模块组成，其中这些功能的实现均是基于后台强大的工作流平台的支持。所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。系统提供静态与动态相结合的工作流管理方式，以达到规范与灵活的统一。工作流可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流也可是打破单位界限的，发生于机关以及与机关的相关单位之间。系统不仅可以管理工作流全过程的所有信息和操作，而且还可以主动推进工作流程的实现，如主动提示和催促工作人员实现某一阶段的处理，这样就整体提高了政府公文处理效率。

2．电子邮件

电子邮件系统是办公自动化系统的一个基本模块，提供了快捷的非即时通讯工具。也为构建即时通讯工具提供了一个基础。

3．档案管理

主要管理本办公系统内文件的保存和文件的借阅管理。政府机构文件、文档和资料较多，进行手工管理，对大量的文档、资料进行查找、调阅人工费时费力并不能及时准确查找文件。

办公自动化档案管理模块对所有文档、资料进行系统、科学的分类放置，档案管理只需少量人员就可以完成同时间大量查询、调阅工作，不会感到繁琐和吃力。档案管理模块提供的文件查询分全文检索和条件查询，可使用户很方便迅速的查找文档、资料。档案管理模块的借阅管理，要借阅文件的人员直接填写借阅申请单，档案管理员查看完详细情况，直接点击同意即可。一个文件并可以同时借给多个人阅读。档案管理员并有权随时收回文档。

4．会议管理

会议管理子系统是实现办公自动化系统的重要组成部分，它包含一整套相对完善的会议管理机制，实现从“会议申请”到“会议管理”等业务操作的电子化，具体体现在：（1）实现会议申请：建立会议申请数据库，完成会议申请的起草、审批等流程。

（2）实现会议安排：建立会议安排数据库，完成会议议题征集、预定会议地点、确定参加人员、发出会议通知，最后生成并发布会议纪要、所有会议材料按期归档等与具体会务相关的操作。

（3）实现会议讲稿：主持会议和参会人员可将讲稿在会议前发布到内部局域网Intranet 之上，讲稿内容按权限设置规定不同的人员可以浏览或提出修改意见，在会议中可直接调阅已经过预先讨论的讲稿内容。

（4）会议公告：在定制好的范围内容许发布和查询有关会议安排和会议纪要的信息。

（5）会议室安排和管理：通过会议申请、安排来达到对全委会议室的资料进行有效管理，包括会议室的登记、公布、安排。

5．个人信息管理

实现对个人办公信息资料的管理以及与公共用户管理系统的集成提供用户密码等验证信息的管理。

个人邮件管理：完成个人邮件的收发和管理，实现信息互通。

个人通讯录：完成个性化的个人地址本，个人通讯录的录入、个性和查询。

个人留言：个人在外出的时候进行留言，以及别人在找寻不到的时候进行留言，方便人员之间互相通报信息。

6．个人事务管理

待办工作管理

完成对待办工作的集中管理、查询处理所有待办的工作。所有待办工作均按不同的类别分别罗列，同时根据各类工作紧急程序进行排序，到时自动进行催办管理；待办工作管理中会将与该项工作相关的一系列信息(包括：工作来源、完成来源、完成时限、工作目的)表现出来，同时容许用户定制提醒的时限和方式。

文档管理：相当于个人的公文包，可以建立个人文档管理数据库，对个人的各类电子文档进行录入、分类整理和共享管理。

外出登记：个人外出时间、地点、事由、返程日期、联系电话。

日程安排：个人工作台历，用于安排个人的工作、活动、计划等事项。可以在系统中制定个人或部门的日计划、周计划和月计划等。

7．办公事务管理

领导日程安排：主要负责安排和记录领导一周的工作及反馈意见。根据需要预先安排领导的一周工作。根据领导的反馈意见修改工作安排计划并上传等待确认。将确认的工作安排计划通知相关的部门和人员并预先做出相应的准备。

值班安排：主要管理和安排工作人员值班及反馈意见。定期提供值班人员安排表在规定范围内公开以方便查询。根据工作人员的反馈情况调整值班安排，并及时公布或通知。

信访处理：主要包括征集人民建议，接待人民群众的来访，登记并管理人民群众来信。

访问接待：记录来访人员情况，所谈问题及处理情况。对来访人员和情况进行登记。对上述情况进行归档保存，以备日后查询使用。

8．领导办公模块

综合信息管理：将一些经过筛选整理后的相关重要信息和领导关心的信息(包括：国家经贸委重要信息、市委、市政府信息、本单位综合信息等)通过网络呈现在领导的桌面上。

交办任务管理：按照权限管理，在自己的权限范围内给相关人员分配任务，并随时监督和查看该交办公任务的进展情况。

公文夹：将各类待批的公文和相关资料按不同信息分类，并按公文资料的紧急程序自动

排序，等待领导处理。

日程安排：与办公事务管理子系统中领导日程安排模块紧密联系，自动提前提示领导近期的工作和活动安排。在相应的日程安排中加入了该天日程内容相关的情况的链接，可方便的预先查看到可能接待人员的情况简介、会议议题和安排等内容。

来宾接待：根据日程安排将相关的来宾信息和有关会议的主要议题呈现在领导的桌面上。

将来宾情况简介登记入库，以备查询。

讲稿管理：与会议管理子系统紧密联系，在权限范围内查询可调用的所有历史讲稿内容。

按权限范围内审阅将要召开的会议的讲稿内容。

9．综合办公

主要包括车辆管理、考勤管理、人事管理、办公用品管理。

车辆管理包括单位车辆的维护、用车申请审批、车辆使用情况查询、车辆年检记录。

考勤管理包括：员工上下班记录、员工上班记录查询、员工上下班统计。

人事管理包括：员工信息、员工手册、员工考核、职务变动、技术职称等。办公用品管理包括：办公用品信息维护、办公用品的入库管理、办公用品的领用管理、办公用品的分类统计、办公用品的库存余额查询。

10．公共信息管理

通知通告：建立通知通告数据库，在页面的醒目位置完成通知通告的发布、查询，其中包括对于个人用户的通知且有回复通知的功能。

电子公告板：单位内部各种文件、纪要、报表等信息的发布和信息反馈。

电子论坛：给员工提供相互交流的空间，可发表论坛、回复论坛。

内部刊物：各部门制作的具有相当风格的刊物，供员工下载阅览。

内部建议：以BBS形式发表个人意见、建议。

个人留言簿：提供自由、个性化服务的留言本功能。

政策法规：建立政策法规数据库，通过此数据库完成正式及相关政策法规等信息的发布、保存和查阅。

常用信息管理：建立常用信息管理数据库，完成对常用信息的录入、修改，并具有可扩展性。

办公指南：建立本单位常用的办公业务流程库，完成对办公业务流程的公开化。

三、办公自动化的作用

办公自动化系统是为加强管理而建立的,其目的是通过实现办公现代化而高效地完成管理工作,通过采用合适的组织结构和体系,以尽可能低的成本,达到提高效率、增强创造性、提高协同工作能力的目的。其具体作用主要表现在以下几个方面:

1 办公自动化是对传统办公方式的变革

随着计算机的广泛运用和网络技术的飞速发展,人们接触到的信息载体逐渐由以纸介质为主向以电子介质为主转变。

2 办公自动化提供了沟通、协调、控制的有效手段

通过互联网，整个地球变成了“地球村”,人与人的沟通、工作的协调、任务的控制都可以在网上进行,不仅速度快,而且效率高。如发文,从拟稿到签发,中间有许多环节需要沟通和协调,可通过网络来实现,简单方便,省时省力。

3 办公自动化有效降低办公成本

办公自动化系统全部建成后,内部的文件和信息不再通过纸介质进行传递，各部门的复印机也没有必要存在,打印机可以在网上共用,这不仅大大节省了办公用纸,而且节省了一般设备重复购置费及这些设备的维修费,这是看得见的节约。办公自动化最大的节约是对人力资源的节约,一般性的、重复性的事务交由计算机处理,办事人员就有更多的时间考虑更高层次的问题。这不仅节约了人力资源,而且还提高人力资源的使用效率。

4 有利于实现资源共享

计算机的出现及数据库技术的应用,是人类社会的一个相当大的进步,信息部门有什么,用户就可以用什么,网络的形成能充分实现资源共享。

5 办公自动化是科学管理的必由之路

办公自动化的发展从以单项业务处理为中心发展到以信息处理为核心,进而提升为以系

统地运用知识为核心,其目的是为了获得与应用知识，实现管理的科学化。

四、电子政务系统与办公自动化系统的区别与联系

电子政务系统是一个综合的信息系统，不同于简单的“上网”（即建立Web站点发布信息），它的服务对象不仅包括政府机关内部，还包括其他机关、团体、企业和社会公众。它处理的信息包括政府机关内部信息、可在一定范围内交流的信息和可以公开发布的信息。在处理方法上，采用模拟机关内部政务处理流程的处理方式，并进一步促进内部协作，加速信息发布，受理各类申请、投诉、建议和要求。也就是说，电子政务系统既包括信息的发布和接收，也包括信息的交互式处理。

电子政务系统应用与传统OA系统应用的不同之处主要在于：

一是应用定位不同。电子政务系统侧重于政府内部部门之间（如部委内各厅、司、局）、跨部门（如国务院办公厅与各部委、科技部与其他部委）以及政府部门与企业或个人之间的应用。办公自动化则侧重于一个政府部门内部（如某个机关内部）或一个系统内部。

二是系统用户范围不同。办公自动化系统的用户一般是政府部门的内部用户，他们按照事先规定好的权限，完成不同的信息处理过程。电子政务系统的用户群主要是政府部门以外的用户,如其他部门、企业和广大公众。

所有这些，决定了办公自动化和电子政务系统的应用环境、功能设置、操作模式、系统管理模式等方面都有所不同，但它们之间仍有紧密联系，可以说电子政务系统是政府办公自动化系统在范围和功能方面的延伸，从内部办公延伸到对外服务，从内部网(Intranet)延伸到政府机构间交换网(Extranet)乃至互联网(Internet)，即电子政务系统是“面向社会的政府办公自动化”。在电子政务系统中，政府的职能更加社会化，通过网络实现虚拟的政府，提供更加丰富的信息和政务服务；参与的角色更加广泛，由政府部门的工作人员扩展为全社会各种类型用户的普遍参与。一方面，政府各部门之间可以相互联系交流工作，协调配合；另一方面，电子政务系统把政府部门直接推向广大公众，公众可以在网上行使对政府部门的监督权利，其反馈的信息也可以直接达到政府内部的相关部门，建立起政府与公众交流的更加便捷有效的通道。由此可见，电子政务系统在政府上网行使职能的同时，全面推进了政府内部的工作效率，这无疑是我国政府信息化建设更上一层楼的突破口，也是政府部门适应信息化社会发展的必由之路。