外事接待细则样本

外事接待细则

一、目的

为规范公司外事接待流程, 树立公司良好形象, 真正将”敬人敬业、尽心尽力”的宗旨溶入到每一次的接待活动中去, 制定本实施细则。

二、主题内容、适用范围

本细则对所有来访人员, 从申请、迎接、介绍、参观、入住到餐饮、娱乐、旅游、接待礼仪、费用、陪同级别等整个接待流程进行全方位的规范, 适用于销售公司、后勤职能部室、制造部所有来访人员的商务考察、行政检查、外事接待、参观考察等工作。

公司接待联系人员及主要陪同参观人员在本细则中统称接待团队, 包括秘书、文员、后勤科室人员以及负责重大外事接待工作的公司领导。

公司董事长、总经理参加的接待, 陪同副总及管理人员需履行本细则中接待团队的职责; 部门负责人参加的接待, 本部门内主要陪同人员需履行本细则中接待团队的职责。

三、职责

( 一) 营销中心负责来宾商务来访的接待、谈判工作。

( 二) 办公室负责政府行政检查的接待准备、组织安排、协

调管理等工作, 以及公司级重大外事接待工作。

( 三) 各单位、部室负责本单位的外事接待工作。

( 四) 接待单位应在来宾到公司前的两天内, 根据来访人员

行程安排进行资金预算并办理借支手续, 及时完成其它准备工作, 并根据来宾的爱好, 拟订相关的娱乐、旅游安排。

四、接待团队着装及行为规范:

1、接待人员均着工装, 佩戴工作证, 仪容仪表整洁素雅。

2、技术人员及生产人员着蓝色工装, 佩戴工作证。

3、严格按照此文件要求规范接待礼仪, 使用普通话, 注意文明用语, 不大声喧哗, 接待期间手机铃声调至震动。

五、实施细则

接待必须有较强计划性、预见性、针对性和实效性, 应明确每次来宾来访的目的, 并做好接待工作的效果评估、总结工作。

( 一) 来宾来访申请

来宾来访分以下三个级别:

1级接待: 政府机关正、副部级以上领导或国家级社团重要领导。

2级接待: 省会城市党政副职、县区级副职以上领导、省级社团主要领导、省级客运企业主要领导、省级运管部门主要领导、省会城市( 含国内一线城市) 公交企业主要领导及重要业务单位

企业负责人等。

3级接待:一般党政机关、社团来客、来宾等。

( 二) 来宾来访准备

在接到商务来访、行政检查来电、来函及相关信息后, 由接待团队在24小时内制订接待方案, 经部门主管审核批准后执行, 同时应附上所需的派车单、借支单、礼品领取单等必备单据报批。审批经过后通知参与接待的相关人员召开会议, 组建接待团队,

必须明确接待具体事项、标准、要求完成的时间及责任人。

接待团队根据来访、陪同人员级别规定, 安排相应级别的主接待人进行公司和产品方面的介绍, 安排好来宾在公司的参观路

线并全程陪同。

接待团队根据来访人员级别确定使用接送的车辆, 开出派车单, 于来宾来访前一天由公司安排车辆, 重要来宾来司第一次用

车或去飞机场接送, 尽可能使用公司指定的高档轿车。

由接待团队根据来访人员级别安排特定人员迎接、向来访人员献花、安排摄影、摄像或录音; 而相关部门应于来宾抵达公司前按《公司外事接待安排表》上要求协助做好有关接待准备工作。

在来宾来访前一小时, 接待团队必须按外事接待细节一览表, 逐条进行自检, 确保准备工作无一遗漏, 提前发送短信通知所有

参与人员。

当来宾车辆进入市区后, 接待团队通知公司保卫处且提前10钟电话通知所有接待人员( 陪同人员、技术人员、公司领导等) 准时出席, 必要时提前于适当地点处迎接来宾; 当来宾车辆进入

公司大门后, 保安及时开门迎接并通知接待团队, 主要领导及接

待人员应及时到位迎接。

如来宾的行程有所变动, 接待团队应在第一时间通知参与接待人员, 以避免不必要的浪费及无效工作。

( 三) 来访人员迎接、入住安排

根据来访人员到达的具体时间和航班号或车次开具派车单, 并预订酒店房间, 如是大型团队应提前代办入住手续。

在来宾抵达机场、车站前半小时, 公司迎接车到达机场、车站作好接站准备( 包括举起欢迎牌、拿好鲜花、照相等) , 一般情况下由接待团队去接站, 必要时将由主任、部长或公司领导亲自前往迎接。

在送来宾去酒店的途中, 陪同人员应主动向来宾介绍沿途风景及人文景观, 拉近与来宾的距离, 形成愉悦的交谈气氛。

当来宾抵达下榻宾馆后, 接待团队帮助来宾代办入住手续发放房卡, 引导来宾入住。

( 四) 来访迎宾

根据《外事接待安排表》落实来宾来公司的确切时间并电话通知门卫。

当来宾进入预订房间时, 接待团队应告知来宾接下来的日程安排与具体时间。

当来宾车辆抵司后, 接待团队应在公司大门口用迎宾车或引导来访人员车辆进入指定停车位, 为来访人员打开车门, 欢迎来宾并引导来宾进入会客厅就座。

当来宾进入会客厅后, 客我双方介绍: 先由接待团队向公司领导介绍主客, 再介绍公司主陪, 再依次介绍客方陪同人员、我方陪同人员, 客我双方互递名片, 互相问好。

接待团队应全面负责来访人员在公司考察期间的行程安全, 保证来访人员的人身及各项权益不受侵害。

( 五) 商务洽谈及参观厂区

商务洽谈: 由接待团队讲解公司发展史及文化发展; 由主接待人或技术人员介绍公司相关产品、市场状况、产品特点、对比优势及交谈双方感兴趣的话题, 让友好的气氛贯穿始终; 其间接待团队或秘书、会务服务人员全过程进行会务服务, 如补充茶水、根据来宾入座情况将桌上物品进行整理、完成来宾的临时要求等, 无特殊理由, 不得擅自离开会客区域。

工作要求:

1承办洽谈会议单位

○1按照接待方案全方位协调落实接待的相关事宜( 餐厅、会议安排、电子屏、会标、样车等) 并及时征得对接部门意见, 并将意见反馈到相关部门, 以便调整改进。

○2安排工作人员在展厅门口及电梯口迎宾。主要楼层有专职人员服务, 做好引导工作。

○3营销中心大厅要保持卫生干净。

○4打印欢迎标牌、会议室指向牌。

○5会议室桌签及物品摆放有专人负责, 根据来访来宾人数、

单位、考察内容, 在来宾抵达前安排好会客地点, 布置好会场, 公司产品介绍的资料袋、茶水、纸张、铅笔等会议用品, 并联系好相关的陪同人员, 做好会前会中会后服务工作。

2安保:

○1安保人员加强值班人员巡逻密度。

○2严禁闲杂人员进入院内, 排查不安全因素, 发现及时处理。

○3引导来访车辆在规定位置摆放整齐。

○4全面检查消防设施。

厂区参观: 制造部安排专人配合接待工作, 接待团队将按预先安排好的参观路线引导来宾参观, 对参观路线上的相关问题进行详细讲解, 并随时回答来宾所提的任何问题, 同时应注意商业秘密和语言技巧, 并不时听取来宾意见。

1路线

2样品

3工作要求

○1制造部全方位配合落实接待的相关事宜( 生产线按5S标准整理到位, 绿色通道干净畅通; 卫生间清洁无异味; 主要参观车间大门提前打开; 草坪整洁; 样车擦拭干净、车门打开并摆放整齐等现场准备工作) 并及时征得对接部门意见, 将意见反馈到相关部门, 以便调整改进。

○2参观期间技术人员及医务人员随行( 依据情况) 。

○3安排工作人员前后引导参观队伍, 确保参观过程安全顺畅