论秘书人员的角色意识

职业技术学院

毕业论文

标题：论秘书人员的角色意识

系别：政法系

专业：文秘（财经）

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摘要

当前，随着经济社会和日新月异高科技的迅猛发展，公司对秘书人员的要求越来越高，秘书人员所面临的挑战也越来越多。一名优秀的秘书人员，不仅应具备良好的业务素质，拥有熟练的操作技巧，正确的角色意识更是有助于秘书在工作中获得“事半功倍”的效果。本文围绕秘书的角色定义及其角色职能来论述秘书的角色意识。

关键词：秘书；角色职能；角色意识

目录

摘要 (1)

引言 (3)

1 秘书的角色定义 (3)

1.1 做人 (3)

1.2 做事 (4)

2 秘书的基本角色职能 (5)

2.1 在工作和生活中为领导排忧解难 (5)

2.2 能够正确处理好上下级关系 (5)

2.3 督促决策的顺利完成 (5)

2.4 成为领导的活电脑 (5)

3 秘书所需的角色意识 (6)

3.1 较强的保密意识能使公司的决策顺利，秘密地进行 (6)

3.2 强烈的服务意识能让秘书安心有效地完成本职工作 (6)

3.3 高度的责任意识能使秘书认真的履行职责 (6)

3.4 高度的参与意识能为决策做出更好的参考 (6)

结束语 (7)

致谢 (7)

参考文献 (7)

论秘书人员的角色意识

引言

探讨秘书的角色意识问题，不仅有助于我们加深对秘书的认识和理解，而且还有助于我们把握秘书人员所处的特定工作环境，使秘书人员能够按照角色的特定要求去开展活动，以便做到既不失职又不越权。

秘书乃处于决策者近身，以其基本职能，直接辅助决策者实施全局管理的工作人员。上述基本职能，规定了秘书职能活动的实质内涵，亦形成秘书这一特定社会角色才具有也必须具有的自我意识。同样，秘书要适应并完成使命，首要的是深刻理解这些特征，从而全面、准确的把握角色意识。

1 秘书的角色定义

在社会中，有相当大一部分人对秘书的角色存在着错误的理解，认为秘书是领导的高级保姆，认为其不需要专业的技能，学会察言观色即可，秘书是领导者，主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员，他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办事等为主要职能，是领导者的参谋和助手。因此，秘书作为一种特定的社会角色，不仅有自己重要的工作内容，而且有自己独立的人格，秘书人员是依靠自己的知识、能力和勤奋的工作塑造自己的人格形象的，而秘书人员由于处在一个单位中的中枢位置，要参与单位的许多重要活动，秘书人员对外要联系工作，接受文电处理信息等，对内要沟通、协调、组织会议、开展调研、也可以说是处在一种复杂的人际关系的枢纽，因此如何定位秘书角色成为其关键。而秘书的角色要从做人和做事做起。

1.1 做人

1.1.1 人品。所谓人品，就是人的品质和道德修养。在职场上强调做人的关键环节就是职业道德。秘书人员的职业道德则显得尤为重要，秘书是公司服务的办公室人员，最关键的是要以公司为荣，为公司效力，为公司尽力。在这个社会中，一旦走上岗位，去扮演一名秘书的角色，就必须明白自己作为公司的一员，要遵守公司的职业道德，这就是职业道德、职业伦理，也是秘书人员所必须遵守的。你可以因为理念不同而离去，那么即便是选择离开也要在位一天，遵守一天，职业道德是你作为一名秘书人员走上工

作岗位要遵守的第一条游戏规则，要遵守职业道德必须做到以下两个方面：一要遵守职业道德，必须时刻维护公司的利益和顾客的权益。二要尽忠职守，维护工作岗位和工作伙伴的权益，不能吃里扒外。

其次，在人事问题上我们必须明白自己的身份，秘书职业只是领导工作的辅助人员，我们不能代替领导作出决策，这是很容易被忽视也是领导很忌讳的问题，所以不管你认为你的决策是多么的正确，领导的决定是多么的荒谬，我们能做的最多的只是在领导作出决策之前尽最大努力的提醒他，而不是你替他作出决定，即便事实证明你是对的，那你也休想再在他身边待下去了。

1.1.2 人样。所谓人样，也就是职场礼仪。职场礼仪包括仪容、仪表、仪态。从你走进公司的那天起，你的角色就发生了转变，你已经不再是每天素面朝天，T恤、牛仔、运动鞋的学生，作为一名秘书人员，往往是以上司代表和企业发言人的身份与外界接触，秘书的整体形象象征了企业的形象，因此，塑造一个良好的秘书形象，不仅给人以好感，而且有助于你的工作和提升公司的信用度。

1.2 做事

1.2.1 处事。做事即在企业中的办事能力。随着时代发展的要求，对秘书要求掌握的技能也越来越严格。办文在秘书工作中主要指文稿的撰拟、运行及保管利用，即使在信息化时代的今天也要求秘书在撰文的基础上学会网络化的文字处理技术，采用以计算机为主要工具的秘书办文也是领导和管理者不可缺少的辅助环节。

在秘书办事过程中，秘书人员要随时接受指派去完成临时交办的工作，这就要求其准确、规范、有序的完成交办事项，并且积极、灵活、机敏、准确把握办事原则和领导意图。此外，秘书必须具有综合性管理知识和综合办公能力，熟练掌握打字、速记、电脑操作、办公室软件、音响设备等专门技术，只有这样秘书在组织运转中才能发挥应有作用。其作用在于减轻领导者的事务工作负担，要有熟练的办公技巧，接待，应对电话等方面的技巧，还要有良好的服务态度和敬业精神，注重礼仪，善于处理人际关系。

1.2.2 待人。秘书开展工作的基础，是人际环境产生活力的源泉，也是形成企业凝聚力的根本。而秘书的辅助性工作大多涉及办文、办事、办会，其具体的工作必须从有效的沟通开始。

秘书与上司沟通时应在日常工作中摸清领导的脾气、性格，寻找恰当的沟通方法，投其所好，但必须尊重领导的身份，尊重但不吹捧，请示但不过分依赖，主动但不越权。

秘书与同事沟通有助于营造公司同事之间真诚友好，和谐信赖的工作氛围，因此要关心同事，不轻视嘲讽同事。

最后，秘书人员虽时常陪领导外出，但更多的时间是在平凡的岗位上默默无闻的工作，秘书工作的内容不仅十分繁苦，无名无利，如果想成为一名合格的秘书人员，必须具备良好的心理品质和良好的素质修养，吃苦耐劳，甘当配角，敢做无名英雄，否则是不会干好这项工作的。

2 秘书的基本角色职能

秘书的基本职能就是当好领导的助手，基本职责和作用是协助领导开展领导活动和商务活动，实行组织和社会管理。秘书与领导的关系是秘书最重要、最基础的社会关系。秘书在工作中所承担的职能，体现在领导活动中及秘书与领导的关系中，具体表现为：

2.1 在工作和生活中为领导排忧解难

秘书的主要工作是协助领导处理事务，在领导的授意下处理事情。秘书可以处理领导工作与生活中的事务以及与领导发生的有关部门活动，为领导解决问题，协助领导做重要的事，让领导从庞杂的事务中脱身，有更多时间开展领导活动和决策思考，是领导的咨询人员和决策参谋。秘书的思维往往是领导思维的前导和补充。

2.2 能够正确处理好上下级关系

在上级、平级与下级，在领导与员工的关系中，秘书是传达文件和沟通的关键。秘书负责沟通政务渠道，加强联系，使上情下达，下情上传，起到桥梁和纽带的作用，从而营造出真诚友好，和谐信赖的工作氛围。秘书是领导活动的组织者，在正式活动场合要做好领导的随员。

2.3 督促决策的顺利完成

在领导的决策、决定颁布实施以后，作为秘书，首先要很好的按照领导的指示，要向下级单位传达正确的思想，要求下级单位认真落实好任务内容，全面贯彻上级的思想。在贯彻落实领导的决策中，秘书具有负责检查、督办、催办的义务和权力，确保任务的顺利完成。

2.4 成为领导的活电脑

秘书具有他特殊的职业性，在很大程度上会影响到领导者决定，所以这就需要秘书必须具有搜集、掌握、储存经济、行政、社会各方面的信息，成为一台活电脑，及时向领导提供必要的资源，在对已下达的文件要做好保管相关的资料的工作，以便日后有参

照，参考的作用。

3 秘书所需的角色意识

秘书的角色意识是对秘书的责任、义务自觉感知的心理活动。鲜明、强烈的角色意识，是秘书工作不可或缺的灵魂。一名优秀的秘书要承担起以上各种职能，并能在繁杂的日常工作事务中，灵活自如地转换，避免各种冲突和错位，就必须具有各方面的角色意识，秘书人员只有认识到秘书工作的光荣感、使命感，才能培养出主动服务的思想、甘当配角的意识、任劳任怨的精神、无私奉献的品格。为此，秘书人员只有具备了所需要的角色意识，才能成为一个合格的秘书工作者：

3.1 较强的保密意识能使公司的决策顺利，秘密地进行

秘书乃处于决策者近身，常常会最先接触到一些关于公司高层的文件及决策，这个时候就要秘书人员做到守口如瓶，一些机密信息一旦外泄出去，将给公司带来不可预计的经济损失，严重损害公司的形象，同时也会让秘书人员自己身败名裂，正可谓是损人不利己。

3.2 强烈的服务意识能让秘书安心有效地完成本职工作

秘书是领导决策的坚定执行者，秘书必须坚定贯彻领导决策，执行领导决定。服从是秘书起码的角色意识和一种基本的职业道德品质。秘书必须把服务作为基本职能，充分认识和理解服务的崇高性，树立自觉服务的角色意识，甘当领导配角，甘于奉献。秘书人员作为秘书活动的主体，必须积极主动地完成好本职工作。在工作中，职业能力是职业角色从事一定岗位工作所需的个体能力，由理论知识、理解力和技能诸要素构成，而且还包括气质、胆量、临场应变等素质。

3.3 高度的责任意识能使秘书认真的履行职责

秘书人员身处领导身边，直接为领导活动服务，在社会生活中负有重要责任。只有培养强烈的责任感，在为领导活动服务的过程中认真履行自己的职责，才能实现自己的角色价值。当然也要树立必要的进谏、规劝意识。秘书人员要对领导政治上负责，除了工作上服务、支持以外，发现领导工作、决策上的问题和错误，要通过正当的渠道，妥善的方法向领导机关和有关领导反映，进行及时的纠正和处理，处理领导生活中的违纪问题，要进行坚持原则的必要抵制。

3.4 高度的参与意识能为决策做出更好的参考

秘书要在坚定执行领导决策、决定的前提下，把强烈的责任感和事业心转化成为积

极的参与意识，为领导出谋划策，当好军师，为领导的决定做出好的参考。包括积极、有价值的信息，科学数据、及时的资料、正确的看法，为领导的决策做好铺垫工作，在决策后认真贯彻实施，督促检查下级执行情况，实事求是地向领导反馈信息。并且及时弥补领导决策中的某些遗漏，帮助领导及时纠正不正确的决策。

结束语

综上所述我认为一名优秀的秘书人员，不仅应具备良好的业务素质，拥有熟练的操作技巧，正确的角色意识更是有助于秘书在工作中获得“事半功倍”的效果。因为秘书每天要处理的事情很多，要接触的人也很多，只有端正了态度，摆正了位置，才不至于犯“角色错位”的错误，才能在纷繁复杂的人和事中做到忙而不乱、从容应对，才能更好地为领导提供及时、准确、高效的服务。

秘书工作是一项综合性工作，对秘书多重角色的认识不仅是一个不一而论的理论问题，更是一个实践问题。分析秘书的不同角色，并无意将秘书这一重要职业复杂化，其目的就是使在岗秘书增强工作的应变能力和适应能力，防止出现角色错位和行为失当，尽可能根据工作的不同情况，恰当地转换角色，以巧取胜。

致谢

参考文献

[1]韦经麟. 浅谈秘书的角色定位[J]. 和田师范专科学校学报．2005，7。

[2]崔永江. 浅谈秘书的角色意识及其培养[J]. 佳木斯大学社会科学学报. 2004，9。

[3] 朱欣文. 秘书角色定位之我见[J]. 2004，8。

[4] 柳雯. 秘书角色意识培养途径探析[J]. 2002，6。

[5] 刘燕平.企业秘书角色定位过程探析[J]. 嘉兴学院学报. 2002，11。

[6]金文凯.浅谈秘书角色的认知偏差及其对策[J]. 三明高等专科学校学报.2003，3。