物业管理系统操作员培训说明书

智能社区管理系统操作培训说明

、业务处理操作流程

1. 系统初始化流程

步骤：

建立小区，楼宇，单元，套户等基本信息

-> 录入业主信息（在“客户管理中”。）

-> 套户仪表模板定义与分配-

->建立收费项目，收费公式，收费类别->在套户信息中批量修改套户的收费类别，面积，层，等其他参数。

2. 日常收费工作流程

步骤：

1: 录入本月仪表读数（注意：向前追一个月，例如：要计算

11月的仪表费用，先输入10 月的本月仪表读数，作为仪表底数，

再输入11 月的本月仪表读数）

特殊类费用录入

2“计算费用”，产生应收款（在“算费管理”中）打印收费通知单，催费。（在“交费管理”中）

3“交费“打印收费收据（在“交费管理”中）

4统计报表（查看某一月份每一住户的欠费数据详情，月度收费综合统计表）。

注意：a:仪表读数登记中，首先选择输入月份.

b: 本次读数小于上次读数时, 该读数显红色, 系统根据设定的量程自动计算“走表量”。此处请注意检查仪表读数是否录入

正确。

c: 客户应掌握收费项目及公式的设置; 收费类别的灵活定义的方法;

d: 房间收费标准变化时会作相关的调整。

e: 确保初始化数据的录入准确性；费用生成月份设置的

正确性。

二、操作方法

2.1 基本资料信息维护：房间信息，业主信息，仪表信息。

（1）房间信息维护：（注意：先建立小区，楼宇，单元等信息，然后再建立房间信息。）

如何添加单个套户基本信息：选中套户所在的单元，在套户管理菜单或右键菜单中选择“添加套户”项。在弹出的套户信息编辑框中，输入相应字段值。保存即可。

如何修改套户：可在套户信息列表中选中某套户，双击其所对应的左侧的套户记录即可修改套户的信息。或在套户信息列表中选中某套户，单击右键，在弹出菜单中选“修改套户”命令，即弹出套户信息修改的编辑框，直接进行编辑修改，保存即可。

如何批量添加套户：此功能是按单元来操作的，即一次只可以完成一个单元的套户批量录入。如果一个单元的套户添加完成，可以更换单元，继

续批量添加，直至一栋楼所有单元的套户添加完成，点关闭，重新选择新楼继续批量添加操作。

如何批量修改套户：在套户管理框的套户树形列表中，选中要修改的套户，再到套户管理菜单中，选择批量修改套户信息项，弹出房间信息批量修改框，

修改步骤如下：

a）在右边的修改项列表中，选中要修改的项目，

b）在左边给具体的项目输入要修改的值

c）点“开始”按钮，完成修改。

（2）业主信息维护:

如何输入业主姓名：在客户管理中的“入伙”管理中完成。首先选中要入伙的一个套户，点击“入伙”按钮，进入该套户的入伙记录登记界面中，输入业主名称及相关的信息，点“入伙费用”，再点“完成入伙”即可。

如何修改业主信息：进入“业主信息”窗口，单击“业主修改”，

进入修改的编辑窗口，选择房号，在右侧的编辑框输入要修改的信息，点“保存”即可。

注意：可在“入伙”窗口中进行批量房间的“快速入伙”，一次将一批房间的状态变为“黄房子”（即：“已住”，状态），“快速入伙”时，系统会提示“输入临时的业主名字”，此时可随便输入一个名字，然后在“业主信息”模块的“业主修改”窗口中录入各个房间的业主的真实姓名。

（3）仪表信息维护：

如何分配套户仪表，步骤：选择要分配仪表的套户，在套户上打，在

顶层菜单中，选“增加新仪表”，弹出仪表选择框，选择要添加的仪表，在仪表上打。点开始添加按钮，即可。

如何修改已分配的套户仪表，先选择要修改的仪表，再到顶层菜单中，选择修改仪表参数，弹出套户仪表编辑框，在其中修改后，保存。

如何删除已分配的套户仪表，如果该表还没有被使用过，可以选中该表，至U菜单中执行删除命令。否则“禁用”该表即可。禁用的方法：直接双击要禁用的仪表，在修改编辑框中，设置禁用，保存。通常是在仪表损坏，需要换表时，对坏表米用“禁用”的方式，同时增加一块新仪表。顺序：本月先增加新表，到下一个月再“禁用”有问题的表。

注意：仪表被禁用时，请确保其在被禁用的计费期的本次/上次读数相等，即走表量为0。

如何输入仪表底数：在“仪表分配”窗口中，选择房号，在“初始读数”栏输入仪表的初始读数。

2.2 收费管理业务操作方法：

1算费前准备工作：

a）录入当期水电表读数：步骤如下，首先选择计费期，其次，按

套户显示录入，在套户树中选择录入范围，例如，要录入一个单元的所有户的套户仪表读数，点单元名称即可，此时在窗口右边会显示该单元的所有仪表读数录入记录，针对每块仪表在“本次读数”

字段输入实际抄表数，再按回车键。直到全部仪表读数录入完成。

注意：附加量字段，该字段值可以根据实际情况，在录入本次读数后，直接修改。前提本次读数，已输入。

b）录入特殊类费用值。

如何录入特殊类费用：在收费管理模块中，点击“特殊费用录入

“，系统提示输入计费期，选择好计费期后，点确定进入，特殊费

用录入界面，先选择特殊类费用项目，再选择要输入费用的套户，输入本次费用，最后登记打勾，确认输入。

2、算费：在这里完成套户费用的计算。

★如何计算全部套户费用：先设置好算费期间，再按照系统提

示步骤进行操作即可。

★如何计算部分套户费用：先设置好“算费期间“，点“部分套户费用计算”，进入部分套户费用计算窗，在套户树中，

对要计算费用的套户打，然后点开始计算，完成算费。当出现提

示时，点击“是”。

注意：对于当月费用计算错误的套户，如果没有产生交费记录

或作废记录，可以用“部分套户费用计算”的方法进行重新计算。

若已经产生交费记录或作废记录，则用CTRL+F8删除这些记录，然后用

“部分套户费用计算”的方法进行重新计算。

3、收费操作：

a）打印收费通知单，通知业主交费。

如何打印通知单，在交费管理窗口中选择要打印通知单的套户，在房号前打上勾。点“打印通知单”，弹出窗体，设置要打印的月份，设置欠费合计数超过值，及单据类型，点打印进入预览窗体，再点打

印。

b）业主现场交费，操作员进行收费操作。具体方法如下：在“交费管理”界面中，选中业主的房号，系统将在右侧显示当前业主各计费期的费用交纳情况。收费方式分为：“交单月”，“交多月”，“交临时”，“统扣预收”等方式。每种交费方式可选择不同的支付方式如：现金，转帐，减免，其他等。

如何交单月费用：该操作仅限于交纳一个计费期的费用。先选中房号（点房号）再点相应的计费期，再点“交单月” 按钮或直接双击某个计费期记录即可进入“交单月费用”界面。其中，欠费以红字显示，操作员首先选择交费方式（现金，转帐，减免或其它），默认支付方式为“现金”，然后在本次交款（浅黄色列），输入实际交款额，可以逐项输入，也可以在合计行输入合计值，之后输入凭证号（可选择输入。目的是按照凭证号统计收费日报表。

一般以当天的日期＋笔数为凭证号如” 05111601”代表05年11月16日第一笔收费），然后点“交费”，按钮完成交费，再点“打印” 按钮，即可打印出收据。注意，若输入的本次的交费金额大于欠费金额会产生余额，则在点“交费”后必须点“余额入帐”。

系统会将余额转入该户的基础帐户中，可用于冲减以后月份

的欠费。冲减时采用“统扣预收”的方式可进行成批冲减。

如何交多月费用：首先选中房号，然后选择多个计费期记录，点“交多月”，按钮即可进入交多月费用界面，具体交费操作同单月交费。

如何交临时类费用：选择要交费的套户，点“交临时”按钮，进入临时费用交费界面，设置计费期，选择费用项目和计算公式或者手工输入交费金额，然后点“加入”，输入凭证号，再点“交费”登记，点“打印”即可完成。

如何输入预交款：在交费管理中的“帐户管理”中进行预交款的收取，可以分专项帐户预存和基础帐户预存两种方式。专项帐户预存是对某一个收费项目进行预存，预存的专项费用只能冲减专项费用的欠款。而基础帐户预存的费用可以冲减任何费用项目的欠费。

如何统扣预收：如果套户账户有余额，在交费前要进行统扣预收的操作，方法是：选择要统扣的套户，打上勾。可选择多户，点交费管理菜单，选“统扣预收”，弹出统扣窗体，在其中选择月份，输入凭证号，点确定，完成统扣。

如何快速交费：快速交费适用于多个套户，一次统一下费。

方法是：选择要快速交费的套户，点交费管理菜单，选快速交费，弹出快速交费窗体，在其中选择月份，输入凭证号，

点确定，完成快速父费。

如何查看套户台帐：在套户树形列表中，点击要查看台帐的套户，在窗体的右边会显示出来。要看具体的计费期的明细，选一个具体计费期，点单月费用明细。

.票证(指收据)作废和补打印：可进行收费票据查询，二次打印收据，作废收据等工作.

在下图所示窗体，点业务操作菜单，选票证管理，弹出票证管理

窗体。

(1)如何查询单据：在套户树形列表选择查询范围(即房号), 并打

勾，在查询条件设置具体查询条件打勾即可，点查询，系统自动

切换到查询结果窗口。

(2)如何二次打印收据：选择要操作的单据记录，点预览或直接

打印完成二次出票。

(3)如何作废收据：选择要作废的单据记录，点票证管理菜单，

选”作废票证”。弹出作废处理框，输入作废原因，点作

废按钮完成作废。对于作废的票据，预览单据可以明显的

看到作废字样。

.费用调整:包含了退费操作。

(1)如何退费:首先选择要退费的套户，设置费用月份即要退

哪月的费用，设置退款月份即所退现金出自哪月。从费用月

交费详细记录列表中选择要退的费用项目点* I按钮，选中

的费用项目自动

进入退款项目选择列表，若要取消被选项目，在退

款项目选择列表中，选择项目点亠I取消,

退款项目。

在退款项目选择列表中，选择项目，输入本次退款，或退

滞纳金，或冲减实用量，或备注信息。输入接收人信息，

点完成退款按钮。打印退款收据。

注意事项：收费过程中如发现某户的费用有问题，比如

因为仪表读数录入错误等导致费用计算错误的，首

先，修改仪表读数，之后使用“部分套户重新算费”

的办法进行算费调整。

三、需要向财务上报的收费日报表：

各分站要把当天收费的收款收据的财务联汇总并附“收费项目

汇总表”一并上报财务。报表的操作方法：点“系统管理”中的

“统计报表”，在报表列表中选择“收费记录查询”，点“项目汇总”，点“打开”，指定统计范围和统计的起至时间段，然后点“统计”即可。其他报表的操作方法均相同。

.注意事项：在统计报表模块，设置查询条件时，当时间格式为年-月-日,系统默认时间为年-月-日:00-00-00,时间精确到分钟。