Excel文档批量超链接方法

Excel文档批量超链接方法
Excel文档批量超链接方法

最近一直忙于课件设计与课程设计的讲义制作与资料准备,荒废了博客(草都长到几米高了),先跟各位说声不好意思!今天要讲的主题跟课件有关,但与PPT无关,起源是我的一位同学向我咨询的技术问题。别看它是技术问题,这种小技巧在我们日常生活中也会有很大的作用,尤其是对于行政和管理方面的朋友。好,不多废话,下面进入主题。

本教程适用于

有大量同一类型文件需要生成超链接;

有文件名列表;

问题

我们通常会遇到一种工作要求,那就是要将很多文件的链接插入在Word或Excel文档中。这时我们常常已经有一个文件名的列表,如下图所示:

这些列表常常没有文件后缀名,为了还常常会放在一个专门的文件夹里,如这里的“图片”,而用来管理链接的Excel则一般放在根目录中:

我们通常希望能在表中点击文件名就直接打开相应的文件(在这里的案例则是图片)如何用这个文件列表产生出超链接列表呢?

问题分析

细细分析这个难题,可以发现这个问题的关键在于如何产生出完整的超链接已有文件名。我们先来看看现有的文件名列表和超链接列表之间有何关系:

文件名超链接地址

page001B 图片\

可见,超链接事实上是在文件名前加上文件夹(这里为“图片\”),在文件名后加上后缀名(这里为“.jpg”),而这些都是固定的,每行都一样。您想到该如何做了吗?

我们可以使用文本函数来把这三项结合,成为超链接地址。以下是操作步骤:

第1步、新建两列,分别全部复制为“图片\”和“.jpg”:

第2步、在第四列的第一行,填写为函数:“=concatenate(B1,A1,C1)”,确定,然后复制整列(按文件列表长度而定)。这个函数的作用是合并前面三个单元格,成为完整的超链接地址。注意三个参数的先后顺序为:路径(文件夹)>文件名>后缀名。

第2步完成后的结果:

第3步、用以上完成的超链接地址是不能直接点击的,因为它只是文本而已。接下来我们要在第五列第一行使用函数:“=hyperlink(D1,A1)”,让这个单元格显示为A1(文件名),但所链接的地址为D1(文件链接)。然后复制到整列,所有的文件链接就完成了。

第3步完成后的结果(这一列可以复制到XLS、DOC和PPT中,超链接都可以正常使用。但如果复制到其他程序中,超链接将会丢失):

注意:如果该Excel或Word文档放置在其他文件夹,则文件夹名称这一列也要相应修改。比如若该exce l放在一个与“图片”平行的“excel”文件夹中,则要改为“..\图片\”,..\是指上一级文件夹的意思。

说在后面

以上是为了让过程清晰化和容易理解而做的分步说明。如果您对Excel比较熟练,还可以将以上所有步骤简化为一个公式:“=Hyperlink(concatenate(B1,A1,C1),A1”,很简单吧

以这个方法为基础,还可以发展更多自动化运用的技巧。限于篇幅,以后再继续分享!

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