人事信息档案管理制度

人事信息档案管理制度

第一章总则

1.1 目的

为规范公司的人事档案管理，根据《山东省人事档案暂行办法》，并结合公司实际，制定本办法。

1.2 适用范围

本办法适用于已与公司签订《劳动合同》的所有员工。

1.3 人事档案与员工信息档案

本制度规范人事档案信息包括员工人事档案和员工信息档案两部分，人事档案指收录员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团等信息的由国家人事部门同意管理的档案；员工信息档案指本公司员工在我公司任职期间的一切人事信息资料，包括应聘资料、岗位变动、薪资调整等与工作相关的资料信息。

第二章人事档案管理

2.1 人事档案的分类

人事档案分为大中专毕业生档案和和普通工人（中专以下学历）档案。人事档案的内容主要有以下10类：

1、履历；

2、自传；

3、考察考核鉴定；

4、学历和专业评聘职务材料（学生登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、培训结业成绩登记表、学习鉴定、学员思想小结（结业）、博士后研究人员工作期满登记表等材料。）

5、政审材料；

6、党团材料；

7、表彰奖励活动；

8、处分材料；

9、工资职务任免材料；

10、其它。

2.2 大中专毕业生档案的调入：

员工试用期满，员工本人持公司开据的《档案关系接收证明》到公司委托的人才服务中心开据档案调转《商调函》，持《商调函》到本人档案所在地办理档案转移手续，办理完手续之后，将档案材料及时交人力资源部，由人力资源部统一办理档案存入手续。

2.3 普通工人（中专以下学历）

员工试用期满，员工本人申请缴纳社会保险，按人力资源部相关要求提交材料，人力资源给予办理招工档案，档案材料存放在人力资源部。

2.3 档案调出程序

员工与公司解除、终止劳动关系之后的10个工作日内，人力资源部开具《劳动关系解除通知书》及加盖公章的鉴定材料，交付给员工本人。员工本人在30日内持《劳动关系解除通知书》及鉴定材料到委托的人才服务中心办理档案转出手续。

人力资源部负责将该员工的劳动关系变更情况，以书面通知委托的人才服务中心。

2.2.1员工办理有关人事证明的程序

员工需办理有关人事证明时，可向人力资源部申请，经审核后，人力资源部开据《档案关系接收证明》，员工本人持《档案关系接收证明》到公司委托的人才服务中心办理相关手续。

2.2.2员工在职期间的档案托管费由公司支付。

第三章员工信息档案管理

3.1 员工信息档案的分类

（一）入职档案：

1. 个人简历、应聘登记表、笔试试卷、面试评价表、薪资审批表、体检报告、背景调查授权书及信息表、背景调查报告等；

2. 员工信息表、身份证复印件、学历学位证书复印件、英语计算机等级证书复印件、各类资格证书及职称证书复印件、离职证明、工资证明等；

3.劳动（务）合同、保密协议、竞业限制协议、应届毕业生协议、实习协议等。（二）培训档案：

1. 新员工入职培训试卷、培训总结；

2. 参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表；

3. 培训服务协议。

（三）职位档案：

1. 职位说明书、职务说明书、职务聘任书；

2. 职务变动申请、职位职务变更记录。

（四）薪酬考核档案：

1. 试用期目标任务书、试用期月工作总结表、试用期考核表；

2. 月度/季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录；

3. 薪资调整审批单、调薪/降薪记录。

（五）奖惩档案：

各类奖励、处罚记录。

（六）离职档案：

离职申请、离职谈话记录、离职工作交接单、离职协议、离职证明存根等。（七）其他档案

3.2 员工信息档案归档

公司员工人事档案由人事部集中统一保管，人事部指定专人负责此项工作。人事档案归档流程如下：

1. 对各类人事档案进行鉴别，审核其是否符合归档的要求；

2. 按照材料的属性、内容，确定其归档处；

3. 补登档案目录名称及有关内容。

4. 将新材料放入档案

3.3 员工信息档案的利用

（一）查阅

员工档案查阅须履行以下手续：申请查阅者填写查档申请，注明查档事由、内容、查阅人的概况等；经由查阅部门负责人及人力资源部审核批准后方可查阅。人力资源部设立员工信息档案的查阅记录台帐。

（二）借出

因工作需要需将人事档案借出使用时，借阅人必须履行严格的借阅手续，并在规定时间内归还。借档人员需填写借档申请，注明借档事由、内容、借阅人的概况等，经由借档部门负责人和人事部审核批准后方可借档。借档时间、材料名称、份数、事由等须详细填写，归还时及时在外借登记上注销。

3.4 保密规定及保存期限

1. 公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密；

2. 公司的内部各类人事档案原则上永久保存

第四章其他4.1 本制度自公布之日起开始实行。

4.2 本制度解释权归集团人力资源部。