公司文书管理规定完整版

公司文书管理规定标准化管理处编码[BBX968T-XBB8968-NNJ668-MM9N]

公司文书管理办法

一、文书管理包含收取文件及制发文件两种。二、外来文件包含公文、电报、传真资料等项。内部制发文件包含本公司内部文件和对外业务文件。三、收文：1、外来文件收文由公司总务部收发室承办（直接寄到各部厂的文件由各部厂管理单位收文）。2、外来文件收文时，由收发室登记入“收发文登记

簿”3、内部制发文件收文时，由各部厂编号及填写“公文会签单”后，送收发室登记入“收发文稿登记簿”。四、制发：填写“发文呈批单”，编列文号，并填写“公文会签单”，注明本案应会签部门后送总公司收发室登记处理。五、分文：1、收发室收文登记后，根据业务性质分送各有关部厂处理。2、内部发文呈批单做收文登记后，根据文件内容性质分送有关单位会签处理。六、会签：1、各单位收到需参与会签的呈批件时，须本着本单位的职责认真表达对本件草案的意见，并尽量提供相关资料供企划单位参考。2、公文会签后，再依“公文会签单”内所指定会签顺序，转送其他会签单位，若本单位为最后一个会签单位，则处理后将本呈批件转送秘书室处理。七、审核：秘书室根据各单位签办理意见，汇总整理出一个结论（若各部厂意见不一致，需由秘书室居间协调送叫经理核定）。八、批示：总经理或其他被授权批示者做最终的肯定、否定等批示，并签字。九、执行：1、秘书室根据总经理批示内容将公文影印1份送执行单位办理，公文正本送收发室归档存查。2、需对外发文时，应由收发室打印、盖章、封装、寄发、，呈批件原件和打印件二份紧档存查。寄发文件前须填写“收发文登记簿。”十、归档：1、任何签呈正本需交由总务部（科）归档存查。2、若执行单位必需使用正本时，可暂时借出使用后归还，若正本必

需寄出且无法取回，可存档复印件。3、存档文件普通件保存三年，机密保存十年，届时列表报准监销。十一、公文机密等级及处理规定：1、普通件：公关方式处理。2、密件：须子公司部门领导人以上人员核阅处理。3、机密件：须公司部门或子公司领导人总经理级以上人员核阅处理。4、极机密件：须部经理级以上人员核阅处理。5、各级人员处理密件资料，须严守秘密。泄密而造成损害，由泄密人员负责并接受处分。6、密件文件递送时，应以信封袋加密封装，寄件人及收件人拆阅时均须在登记簿上签名。十二、公文处理时限：1、特急件：随到随办。2、争件：一天内处理完毕。3、普通件：三天内处理完毕。4、超过处理时限的文件，由秘书室催办。5、各级审核人员及会签人员均需在公文签呈上签名，并标示日期，以明确责任。

----摘自《现代管理制度、程序、方法范例全集》办公、总务、后勤管理卷中国人民大学出版社

关于集团公司文件管理的若干规定

关于集团公司文件管理的若干规定为规范集团公司文件管理的运作程序，利用好文件资源，提高工作效率，强化基础管理，根据集团公司的实际情况，特拟定本管理办法。纳入本规定管理的文件包括：第一，集团公司内部请示、报告的管理；第二，集团公司发文管理；第三，外来公文管理；第四，内部传阅文件的管理。一、集团公司内部请示、报告的管理（一）集团公司内部的请示、报告是指集团公司内部各部门及二级公司在日常工作与生产经营活动过程中所需作出重要决定或处理重要事件时，需要获得集团公司领导明确的批示意见的书面文件。事先汇报为请示，事后汇报为报告。（二）请示、报告的形成 1）部门认为有必要形成书面请示、报告时，由经办人起草文稿，并填写《集

团公司内部请示、报告单》（见附件一），交部门负责人审核签字，如事由涉及其他部门，由所涉及部门负责人签署会办意见后，统一报送总裁办公室总裁秘书。 2）二级公司的请示、报告参照部门的运行方式执行。外地二级公司的请示、报告可以传真、快递、挂号信及E—mail等形式呈报。（三）请示、报告的报批、回复与督办 1）总裁秘书收到部门或二级公司的请示、报告后，负责做好登记编号工作。 2）请示、报告执行逐级报批制。上报的请示、报告由总裁秘书按文件的内容情况分呈主管领导审批；当认为需要时，由主管领导签署意见后，报总裁阅示；报董事会审批的文件，由总裁确定。 3）请示、报告必须注明主呈的集团公司领导。二级公司报送请示、报告时，同时还必须注明主送部门与抄送部门，由总裁秘书在呈报集团公司领导前，先送主管部门与会办部门流转签署处理意见。 4）请示、报告由总裁秘书负责反馈。若请示、报告需

公司文书管理规定

版本号： 4.0 签发人：陈凯文书管理规定 1文书管理规定关键控制点： 1、发文必须有发文会签单。 2、不得以个人名义对外发文。 3、所有收发文必须交由指定人员处理。 4、为保证编号的统一性，收文后即请在\\server\company上的《收发文登记表》登记，并将系统自动生成的流水号注在文件右上角，然后才可以在各部门流转。 5、收发文必须在文件登记簿和计算机上同时登记，每周一由行政部指定人员备份上周电子文档并打印。 1.1文档类型部门文档：以部门名义签发与接收的文档。公司文档：以公司名义签发与接收的文档。 1.2管理方法公司文档由行政部指定人员负责管理，各业务部门由指定人员负责管理（详见附件1.8.4人员分工表）。公司所有文档除在部门存档外，还需交行政部存档（个别文档如仅有一份，可暂由各部门保管，行政部在《收发文登记表》备注栏上注明，各部门使用完毕后交行政部存档）。 1.3收文收文办理程序包括签收、编号、登记、分发、批办、传递、归档。 1.3.1公司文档收文处理 a.收文：公司文档（包括传真）由行政部秘书统一接收。直接发给个人的公司文档，个人接收以后应统一交行政部秘书处理。 b.编号、登记：公司文档由行政部秘书统一加盖收文专用章后登记填写《收发文登记表》，并在文件上注明系统自动生成的编号（详见1.5）。如无法确认所属分项工程，可仅注明序列号，由收文部门补齐。 c.分发：公司文档经登记后，交由行政部经理签署拟办意见后，由行政部秘书放入相应的传阅文件夹送有关人员、部门批阅。 d.批办：公司领导及各相关部门应及时阅处文件并签字（签名并注明阅文日期），一个工作日后由行政部收回。各有关部门对公司领导已批示的公文要及时处理，需将处理意见或结果标注于文上，并将原件退回行政部归档备案。 e.传递：根据阅批范围，由行政部负责送阅。 f.归档：各相关部门签署意见后，由行政部统一收回并存档。 1.3.2部门文档收文处理 a.收文：部门文档由各部门指定人员统一接收。直接发给个人的部门文档，个人接收以后应统一交指定人员处理。 b.编号、登记：部门文档由各部门指定人员统一填写《收发文登记表》，并在文件上注明系统自动生成的编号（详见1.5）。

公司公文管理制度

第一章公文管理 1.公文的种类 1.1决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。 1.2通告：适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 1.3通知：适用于发布规章、传达要求、员工的职务任免聘用、会议。 1.4通报：适用于表彰先进、批评错误、员工违纪处罚。 1.5报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况，不需要上级回复及批示 1.6请示：适用于向上级部门请求指示、批准，需要上级批示。 1.7会议纪要：适用于记载和传达会议情况和决定事项。 1.8函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。 2.发文 2.1凡以公司名义制发的文件，一般文件由主管总监签发，重要文件需请示副总裁同意后，由有关部门负责拟稿，由副总裁签发。 2.2副总裁签发的文件底稿，由秘书进行登记，统一编号后打印、校对，盖章后发出。 2.3以部门名义发文，由文件起草部门打印、校对，盖章后发出。 2.4复印公司内部传阅文件，使用已复印过的单面纸或进行双面复印，以节省开支。 2.5发文要有记录，文件接收人需要在发文登记表签名。 3.公文格式 3.1公文一般由发文字号、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章（签名）、成文时间、抄报及抄送单位等部分组成。 3.2发文字号格式：部门简称+ （年号）+文件编号（** 号），例如行政人事部发文：行政人事（2008）012号，表示行政人事部2008年发的第12次公文。 3.3紧急文件分别标明“特急”、“急件”。 3.4公文标题应准确简要地概括文件的主要内容，并准确标明公文种类，标题举例：“关于******请示”（报告、通知、决定、通报）。 3.5公文除会议纪要外，应加盖印章，印章加盖应骑年压月。

公司文书管理制度

五、公司文书管理制度（一）总则第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率特制定本制度。第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿图表、参考书等一切业务用书与公文。第三条全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。第四条必须严格保守文书的。第五条文书按下列要点处置或办理： 1．凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。 2．即使在紧急状况下以口头或形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。第六条文书的管理原则规定如下： 1．文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部负责。 2．分公司或分支机构的文书管理，另有文书管理细则做出规定。（二）文书的收发第七条到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置： 1．一般文书予以启封，分送各部门。 2．私人文书不必开启，直接送收信人。 3．分送各部门的文书若有差错，必须立即退回总务部。（三）文书的处理第八条文书按程度可分为以下几类： 1．绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏容的文书。 2．秘密。指次重要并且所涉及容不能向公司外无关人员透露的文书。

3．。指不宜向公司以外人员透露容的文书。 4．普通。指非文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。 5．传阅。指在本公司部传阅或传达的文书。第九条普通文书的处理原则如下： 1．由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。 2．如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。 3．各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。第十条文书的处理原则如下： 1．文书原则上由责任者或当事者自行处理。 2．指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者，并由发文者封缄。 3．到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。第十一条文书的阅览原则如下 1．某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。 2．有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按“传阅登记簿“规定栏目填写，并最终交还文书主管。第十二条与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。（四）请示审批第十三条请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文批复之后，方能实行。第十四条须请示审批事项如下： 1．职务及重要人事安排； 2．各种制度性规定的变更； 3．重要契约的缔结、解除与变更；

公司文件管理制度

公司文件管理制度 1 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3 职责 3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.4 文件编制、审批、发布的权责 3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。 3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。 3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。 3.4.7 工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。 3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。 3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。 3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。 4.定义 4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。 4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，

公司文书管理规定

公司文书管理规定集团标准化小组：[VVOPPT-JOPP28-JPPTL98-LOPPNN]

第一章总则第一条本规定的目的，在于确保文书事务正确且顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率。第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书、专利许可证书、电报、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书类与公文。第三条全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。第四条必须严格保守文书的机密。第五条文书按下列要点处置或办理： 1．凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速” 为原则，必须明确责任。 2．须请示审批即使在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。第六条文书的主管原则规定如下： 1．文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部庶务科负责。 2．分公司或分支机构的文书主管，另有文书管理细则作出规定。第二章文书的收发第七条到达文书全部由文书主管科室接收，并按下列要点处置。 1．一般文书予以启封，分送各部门、科室。 2．私人文书不必开启，直送收信人。 3．须请示审批分送各部门、科室的文书若有差错，必须立即退回庶务科。第八条节假日等规定工作时间外到达的文书，由值班人员接收后转交庶务科。

第三章文书的处理第九条文书按机密程度可分为以下几类。 1.须请示审批绝密。指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄漏内容的文书。 2.须请示审批秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。 3.外密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。 4.普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。 5.传阅。指在本公司内广为传阅或传达的文书。第十条普通文书的处理原则如下。 1.由科长以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他必要的处理；或者指定下属对文书进行具体处理。 2.如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。 3.如果与各部门、科室有关联的事项，必须经与各部门、科室的会议后方能予以处理。第十一条机密文书的处理原则如下。 1.机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。 2.指名或亲启文书的寄发，原则上在封面上注明文书所涉及事项的要点，注明发文者姓名，由发文者封缄。 3.到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名者开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定约束。

公司的关于公文管理制度.docx

XXX公司公文管理制度第一章总则第一条为了实现公司公文管理的科学化、制度化、规范化，提高公文处理质量和效率，结合公司实际，制定本制度。第二条公司公文是公司在经营管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理、传达信息、处理公务的载体，是指导、布置和商洽业务，请示和答复问题，报告、通报和交流工作情况等的重要工具。第三条公司办公室主管公司公文处理工作，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作；并对公司所属部门和分 / 子公司的公文处理工作进行指导和督促检查。第四条以公司、公司所属部门和分 / 子公司的名义行文的纸质、电子文件，均适用本制度。第二章公文种类第五条公司公文有如下文种，一般以红头文件印发。

（一）决定、决议。对公司的重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员及变更或撤销所属部门或分 / 子公司不适当的决定、决议等事项用决定；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用决议。（二）意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。（三）通知。用于颁布规章制度；批转、转发公文；任免管理人员；传达上级指示、转发上级和不相隶属单位的公文；发布、传达要求所属部门或分/ 子公司执行、办理和周知的事项。（四）通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和交流重要情况。（五）报告、请示。向上级汇报工作、反映情况及回复上级的询问用“报告” ；向主管部门、上级请求指示、批准用“请示”。（六）批复。适用于答复下级单位请示事项。（七）函。用于公司与其他无隶属关系的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；答复征求对某项工作的意见。（八）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项，提示与会单位共同遵守和执行。第六条公文按照行文方向分为: 上行文 : 指下级单位向所属上级单位的发文，如请示、

四公司文件管理规定

四公司文件管理规定 This manuscript was revised by the office on December 10, 2020.

四、公司文件管理规定（一）总则第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。（二）收文的管理第四条公文的签收 1．凡来厂公启文件（除厂领导订启的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 2．对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第五条公文的编号保管 1．两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。 2．本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。第六条公文的阅批与分转 1．凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办，为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完紧急文件要月即办。 2．一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。 3．为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门如关系到两个以上业务部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过2天（特殊情况例外）。第七条文件的传阅与催办 1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 2．阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 3．阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。 4．文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。 5．两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。 6．按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。（三）发文的管理第八条发文的规定 1．全厂上报下发正式文件的权力集中于厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2．各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向厂部提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。厂部同意发文，则由厂办按机构设置与业务分工统一归口以厂×字发文。 3．对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。第九条发文的范围 1．凡是以厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

公司公文管理规范

**公司公文管理规范一、目的为保障公司各项政策、规章、政令、业务指导性文件等及时、有效地贯彻和执行，特制定本规定。二、适用范围本办法适用于**有限责任公司（以下简称公司）及下属机构、子公司。三、定义公文是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件的有效载体。包括： 1.以公司名义及以公司各单位（体系）名义下发的通报、通知、指导书、会议通知、会议纪要等等。 2.公司正式签发的高管例会及办公例会会议纪要。 3.以公司名义对政府机构或外单位发出的汇报、请示、情况说明、对外公函等。 4.各子公司正式签发的红头文件。四、职责 1.签发权 1.1公司整体红头文件由总经理签发。 1.2以各单位（体系）名义下发的红头文件由分管副总经理签发。 1.3子公司红头文件由子公司总经理或由其授权的子公司副总经

理签发。 2.发文权：总经办/子公司综合办公室。五、管理制度 1.公文的常见种类 1.1请示请上级部门请求指示和批准，用“请示”。 1.2报告向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级的询问用“报告”。 1.3意见用于对重要问题提出看法和处理办法, 用“意见”。 1.4通知批转下级的公文或转发上级和不相隶属单位的公文，传达上级的指示，要求下级部门办理或者需要周知和执行的事项，用“通知”。 1.5通报表扬好人好事，批评错误，传达重要情况的事项，用“通报”。 1.6规定/办法/制度对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“规定”、“办法”或“制度”。 1.7决定、决议

对某些问题或者重大行动作出安排，适用于重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级部门不适当的决定事项。用“决定”。经过会议讨论经过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 1.8会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的文件用“会议纪要”。 2.公文的格式 2.1公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。 2.2标题及主题词为3号黑体加粗，正文为小四宋体，段间距为 1.5倍行距。 2.3公文纸一般采用国际标准A4型（297MM×210MM），左侧装订。 3.公文的编号 3.1以公司名义下发的文件编号

公司文书管理制度

公司文书管理办法第一章总则第一条为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公司公文办理的质量与效率，根据公司管理实际，特制定本管理办法。第二条公司公文是公司颁布规章制度、指导和洽谈工作、请示和回复问题、报告情况制定计划、交流总结经验、记载活动的重要工具。第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、精密、高效的原则，做到及时、准确、保密、安全。第五条公司总经理办公室是公文处理的综合处理部门。第二章公文种类第六条公文分类根据公司需要，方便管理与识别，将公文分为五大类：一、一类公文：指红头文件，主要用于公司下发各种正式的规章制度、通知、决定、指示、决议、通告以及向上级相关单位送达或传递的请示、报告、意见、通报等公文。一类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档；其它部门一律不得自行向上、向下或对外印发此类公文。二、二类公文：指红头公函，主要用于公司与平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作、询问和答复问题所使用的正式公文。二类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档；其他部门因工作需要可通过总经理办公室印发此类公文。

三、三类公文：指对外非红头公文，主要用于公司或各对口部门与外部相关单位之间，不用红头文件、公函形式传递的各种公文。三类公文均由拟文部门负责印制、发送、保管，办公室负责指导、修正。四、四类公文：指内部非红头公文，主要用于各部门在公司内部向上级领导汇报工作或与部门之间传达工作信息而不用红头文件、公函形式传递的各种文件。五、五类公文：指部门拟定的各种规章制度及工程标书、合同等公文。第六条公文版式制定标准一、公文格式公司行文统一使用统一格式和标准版头。二、文头部分由文件版头、发文字号、横格线组成。三、行文部分由文件标题、主送机关、正文、结束语、附件、落款、成文时间、印鉴组成。四、文尾部分由主题词、抄报抄送、打印校对、印发部门日期组成。五、公文排版：（一）公文文字一律从左到右横写横排。（二）使用字体：文件标题——2号黑体加粗，主题词——3号黑体，正文及其它——四号宋体。六、页面设置（一）一类和二类公文页面设置为：上、下边距为25。4㎜，左边距为28㎜，

公司文件管理规定

公司文件管理规定第一章总则第一条为使公司的文件管理工作实现规范化、制度化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。第二条文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。本规定中，公文指公司内外部发文文件，是具有法定效力和规范体式的文书。第二章公文管理第三条公文管理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。第四条公文种类与应用范围 1.公文种类：决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 2.公司常用文种应用范围 2.1决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员；变更或者撤销不适当的决定事项。 2.2公告：适用于对外宣布重要事项或法定事项。一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告。 2.3通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知的事项。 2.4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

2.5报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。 2.6请示：适用于向上级单位提出请求，并要求回复的公文。 2.7批复：适用于答复下级单位的请示事项。 2.8意见：适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法。 2.9函：适用于平行单位或不相隶属单位之间，相互商洽和联系工作、询问和答复问题，请求批准和答复事项。 2.10会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。第五条职责权限 1.综合部是行政公文的管理部门，负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管。涉及公司性文件由综合部负责拟稿，专业性文件原则上由相关业务部门拟稿。 2.行政公文由总经理签发，制度规定类文件由法人代表签发，公司各部门负责公文的宣传、贯彻、落实。 3.各部门不得自行向上、向下发送正式公文。第六条发文规则 1.发文应当确有必要，注重效用；发文根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。 2.发文统一使用公司的红头文件格式，由拟稿部门领导核稿后送综合部审核打印，经总经理签发后由综合部成文。如管理制度、公司机构设置等需董事会决定的事项，则须由董事会会签、总经理签发后成文。 3.公文的编号由综合部编写，发文字号简称为：XX公司发[XXXX]X号。 4.发文流程结束后，由综合部负责封发到主送单位、抄送单位、公司领导及相关各部门；对外行文时由相关业务部门报送。 5.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

某某公司公文管理制度

某某公司公文管理制度公司公文管理制度一、目的为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，最大限度地提高工作效率，结合公司实际，特制定本制度。二、适用范围《公文管理制度》适用于企业内外公文的制作、收发及管理。三、管理职责综合管理部公司为公文管理部门，负责公文的规范、起草、核稿、公布、存档等管理工作。四、公文分类公司公文按其内容性质分为5类，包括： 1.制度类公文 2.机构设立及人员任免公文 3.内部通知、通告类公文 4.对政府职能部门的报告、请示、公函类公文 5.会议纪要、备忘录类公文五、权限划分 1.制度类公文代码为A，由综合管理部拟稿，分管副总经理审核，公司经理例会讨论通过，公司总经理批准和签发。 2.机构设立及人员任免公文(限公司部门级机构设立及人员任免)代码为B，由综合管理部行政科拟稿，分管副总经理审核，公司总经理批准和签发。

3.内部通知、通告类公文代码为C，由综合管理部行政科根据相关部门的发布内容拟稿，综合管理部部长审核，由相关部门的分管副总审核、签发，综合管理部备案。 4.对政府等部门报告、请示、公函类公文代码为D，由综合管理部根据相关部门的报送内容拟稿，由相关部门的分管副总审核，总经理审批和签发。 5.会议纪要、备忘录类公文代码为E，由综合管理部拟稿，综合管理部部长审核，总经理审批和签发。 6.各类公文发文端口、审核人、签发人、公文类别、公文头、公文字号详见附表一。 7.各类公文拟稿、审核、审批和发放均需依照权限实施，并办理审批手续。公文签发审批表详见附表二。六、公文格式 1.内容范式 1)制度类公文经公司会讨论通过，并报董事长批准，现发布制度，自年月日施行。特此通知 2)任免类公文经公司研究，并报上级批准(如必要)，决定设立/撤销机构，任命/免去先生/女士为职务，以上任命自年月日起生效。特此通知 3)其他类别公文内容范式参照其文种固有格式书写。 1.文本格式发文用纸为A4纸，标题小二号字，宋体加黑，正文一般为四号字，仿宋体，页边距上下左右各2cm，文件名与分隔线空1行，正文1.5倍行距，正文与文件名空1行，发文单位与正文空3行，发文日期与发文单位空1行，发文日期与发文单位位于页面右下靠右位置，发文单位公章盖在发文单位正中。 2.公文编号 1)制度类公文、机构设立及人员任免公文和对政府等部门报告、请示、公函类公文采用按发文的时间先后顺序获取公文编号。 2)内部通知、通告类公文和会议纪要、备忘录类公文分别按各自的公文文种单独编号，

公司文件收发管理制度

文件收发管理制度第一条，为提高基建审计速度和办公质量，充分发挥工程结算资料在各项工作中的指导作用，根据区审计局关于文书处理的有关规定，结合我基建审计的实际情况，特制订本制度。第二条，文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。条党政分工的原则本文件(党支部和行政)由办公室归口管理(二)收文的管理条公文的签收 1.所有文件(除订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)在签收和拆封时收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因 2.对发来的文件要文件、文号、机要编号的核定一项不对口应立即报告并登记差错文件的文号第五条公文的编号保管 1. 收发员(文书) 拆封和签收后应附上"文件传阅单"作分类登记编号、保管 2.本外出人员开会带回的文件及资料应送交收发员(文书)登记编号保管个人保存如职工工作需要借阅的可复印或借用第六条公文的阅批与分转 1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)文件内容和性质阅签后由收发员(文书) 分送和承办阅办文件或急作应立刻呈送(或分管)阅批后分送承办阅办为文件积压误事应在当天阅签完 2.性质的函、电、单据等可由办公室直接分转如涉及几个会办的文件应同各后再分转 3.为加速文件运转收发员(文书)应在当天或天将文件送到和承办如关

系到两个应按批示次序依次传阅最迟超过两天(特殊情况例外) 第七条文件的传阅与催办 1.传阅文件应遵守传阅范围和保密规定将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所也将文件转借人阅看对尚未传达的文件向外泄露内容 2.阅读文件应抓紧当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)阅批文件超过两天阅后应签名以示如有"批示"、"拟办意见"办公室应责成和人员按文件所提要求和批示办理事宜 3.阅文时抄录全文任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密 4.文件阅完后应交收发员(文书)切忌横传 5.办公室对文件负有催办检查督促的责任承办接到文件、函电应立即指定专人办理将文件压放分散如需备查应保密规定并征得办公室同意后予以复印或摘抄原件应归档周转 6.阅文范围离、退休干部由组织学习文件或由办公室通知到阅文 (三)发文的管理第八条发文的规定 1.上报下发正式文件的权力分别党支部和行政办公室各团体和一律自行向上、向下发送正式文件 2.各团体、需要向上反映汇报情况或向下安排布置工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提文申请并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核党支部、行政办公室同意发文方可按党、政机构设置与分工归口以党×字、政× 字发文团体文件由党支部批转

公司公文管理规定

公司公文管理规定第一条目的为了使公司公文处理工作规化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本规定。第二条定义是指公司部以及和其它组织之间为处理组织外事务而形成各种来往和记录的文本。第三条使用公文的种类公司使用公文的种类有：决定、决议、公告、通知、通报、章程、制度、规定、条例、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作志、工作简报、大事记、通告。第四条公文格式从格式上将公司目前的公文分为4类，即红头文件、部通告、会议纪要、工作报告，各公文格式家具体见附件。 1、红头文件适用围：主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。公司一级部门（直属公司管辖）所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司人事行政部，公司二级（公司一级部门以下各部门）及以下部门不得印发红头文件。 2、部通告适用围：主要用于部日常事务性工作或部工作联络的公司或部门一般性文件。 3、会议纪要适用围：主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要容与决议的文本。 4、工作报告适用围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。公司工作报告分工作报、工作月报、年度工作报告3种。第五条处理公文的表格公司处理公文的表格为《公司公文审批表》（见附件），适用于处理各种公文。第六条公文密级公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。第七条公文处理时限除有专门规定外，公文的处理时限一般为2个工作日，公文每个分流环节的时限为0.5小时，每个审核、审批环节的时限为1个工作日，紧急公文需即时处理。

公司文件资料管理制度

总则 1. 目的为加强公司文书档案、音像资料的管理工作，保证文件资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。 2. 适用范围本办法适用于公司所有文件资料的管理。 3. 制定、修改、废除本办法之制定、修订、废止须经总经理核决后实施。 4. 管理权责综合管理中心企管部负责公司所有文件资料的归档督促和日常管理工作。作业规定 1．文件资料的分类 1.1文件资料的分类 1.1.1公司文件资料是指公司在生产、经营、管理、社会和政治活动中形成的各种形式的文件和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其它有保存价值的资料。

1.1.2公司的文件、资料分为行政管理类、经营业务类、技术资料类、人力资源类、政府行业类、财务会计类、企业形象类、实物展示类、后勤保障类、音像图书类。 1.2文件资料的归类范围 1.2.1行政管理类 ①公司对内和对外已行文的管理体系文件（管理手册、程序文件、作业文件、记录文件）； ②部门内部文件（部门工作列表、岗位说明书、关键工作流程、管理制度）； ③公司决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要；

④公司各类证照资质及相关资料。 1.2.2经营业务类 ①公司规划、年度计划、经营情况等相关资料； ②公司各类工作计划、工作总结、工作日志、统计报表等； ③委托书、协议书、标书、合同、项目方案等。 1.2.3技术资料类 ①基础资料（原始资料、技术报告、新工艺、新材料试生产报告、质量总结、设备记录、技术档案、技术规范及质量统计报表等）； ②项目资料（工艺设计资料、设备平面布置图、设计说明书、工艺及仪表自动控制流程图、工艺及仪表安装图、动力系统流程图、生产技术报表等）； ③受控的技术文件（与工程、服务、产品有关的技术特性、管理标准、规程、规范、工艺卡作业指导书、客户提供的技术文件、图纸等）。1.2.4人力资源类：劳动合同、劳动人事档案、劳动工资档案、培训档案等。 1.2.5财务会计类：各种财务票证、票据，财务审计档案，会计档案，统计资料等。 1.2.6政府行业类：

公司文书管理制度

五、公司文书管理制度（-）总则第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率特制定本制度。第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿图表、参考书等一切业务用书与公文。第三条全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。第四条必须严格保守文书的机密。第五条文书按下列要点处置或办理： 1?凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。 2?即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。第六条文书的管理原则规定如下： 1?文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部负责。 2?分公司或分支机构的文书管理，另有文书管理细则做出规定。（二）文书的收发第七条到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置： 1?一般文书予以启封，分送各部门。 2?私人文书不必开启，直接送收信人。 3?分送各部门的文书若有差错，必须立即退回总务部。（三）文书的处理第八条文书按机密程度可分为以下几类： 1?绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。 2?秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。表23-7表格登记单

3?机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。 4?普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。 5?传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。第九条普通文书的处理原则如下： 1.由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。 2.如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。 3.各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。第十条机密文书的处理原则如下： 1.机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。 2.指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄。 3.到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。第八一条文书的阅览原则如下

公司文件编管理规定

公司文件编管理规定 GE GROUP system office room 【GEIHUA16H-GEIHUA GEIHUA8Q8-

广西桂平市中润地产顾问有限公司中润行通字第（2017）001号关于发布【锦洲·时代广场】营销中心《文件编号管理规定》的通知公司各部门：为有效管理公司、部门层级起草的文件，确保各职责单位所使用的文件为有效版本，现结合我司锦洲时代广场项目工作实际情况，特制订广西桂平市中润地产顾问有限公司《文件编号管理规定》，具体如下。该规定自2017年3月1日份起生效，请各部门遵照执行。特此通知广西桂平市中润地产顾问有限公司 2017年3月3日报：总经理抄：行政部、总经办、财务部、策划部、销售部、按揭部

广西桂平市中润地产顾问有限公司《文件编号管理规定》一、目的对公司、部门层级起草的文件进行有效管理，确保各职责单位所使用的文件为有效版本。二、适用范围广西桂平市中润地产顾问有限公司范围内。三、文件编号细则 1、文件编号格式 2、文件分类公司文件分为以下几类：合同类：包括合同、协议、合作意向书等。与客户签订的商品房买卖合同、认购书、协议书等属于广西锦洲投资建设有限公司名义签订，不在本规定范畴。制度、规定类：包括公司的各项管理制度、规定、决定等。通知类：以公司、各部门名义下发或向有关合作单位发出的各项通知。纪要类：以公司名义召开会议形成的各项会议纪要。公函类：以公司名义向各合作企业、单位、组织或个人发出的函。申请、请示类：以公司名义向各合作单位、企业、上级机构、行政单位发出的各类申请、请示。报告、总结类：以公司名义向上级单位、行政机构提交的各类报告。文件类别简称：

公司公文管理制度(附表格及流程)

XXX公司公文管理制度一、目的为规范公司各类办公文件的管理，提高工作效率，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。二、适用范围本制度适用于公司各类办公文件的处理。三、常用公文文种 1、公文包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共计15个种类。 2、我公司用的公文种类有：通知、通报、报告、请示、函、纪要、决定等。通知：适用于发布和传达公司内部事项；通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要事项；报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复询问；请示：适用于向上级单位请求指示和批准；函：适用于不相隶属单位之间的商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；纪要：适用于记录、传达会议情况和议定事项；

决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员等。 3、公文保密等级分为：绝密、机密、秘密、一般文件。四、版面要求 1、纸张尺寸：公文用纸一般采用国际标准A4 型纸（210mm×297mm），特殊形式的公文用纸，可根据实际需要确定。 2、版面（附件1《公文样本》）页边距：上：2.8厘米，下2.8厘米，左2.8厘米，右2.5厘米。如使用公司红头稿纸（附件2），则可去掉《公文样本》中的“版头”，并将页边距的上尺寸调为4.5厘米。字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字，特殊情况可以进行适当调整。文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。装订：公文应左侧装订，不掉页。五、公文内容要素划分及格式要求公文内容要素分为版头、主体、版记三部分。版头指公文首页红色分隔线以上的部分；主体指公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分；版记则是指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分记。

公司文件编号管理制度

xx公司文件编号管理制度 1.目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2.适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。 3.总则 1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。 2.由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。 3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。 4. 文件类别 4.1 文件 1.管理制度 2.技术文件

3.合同 4.表格 4.2记录 1.会议记录 2.检查记录 3.工作总结(周报、月报) 4.工作计划 5.文件编号规则 5.1编码元素使用规则 5.1.1公司名称公司全称：上海xx有限公司简称：SHYG 5.1.2部门代号 FD--财务部 MD--市场部 OD--运营部 HR--人力资源部 IT--技术部5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“2016”代表该文件是2016年制定的。

5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。 5.1.5文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 A0-A……，B0-B……，C0-C……，字母是根据内容升级而变化。 5.2文件编码结构 SHYG—XX—XX—YYXX—nnn/版本 (000-999) 日期代号(年) 部门代号文件类型企业代号 5.3文件分类编码规则 5.3.1规章制度和管理文件格式：SHYG-ZD-C-yyxx-nnn/A0 格式说明：公司名称-制度缩写-部门缩写-年-流水号/版本号