中海建行政管理制度

行政管理制度修改记录表

索引

●目的 (3)

●范围 (3)

●参考资料 (3)

●定义 (3)

●内容

1 资质管理 (4)

2 公文管理 (5)

3 印章管理 (11)

4 会议管理 (12)

5 写字楼管理 (15)

6 地盘/项目部管理 (16)

7自有物资管理 (17)

8 通讯设备管理 (19)

9 复印机及打印机管理 (21)

10 电脑及网络管理 (22)

11 办公用品管理 (27)

12 车辆管理 (29)

13 交通管理 (31)

14 食堂和伙食费用管理 (32)

15 新闻、广告发布管理 (35)

16 公关活动管理 (36)

●附件

XZ-FJ01 文件样式 (39)

XZ-FJ02 拟稿纸 (40)

●附表

XZ-FB01 借用证件、资料及书籍记录表 (38)

XZ-FB02 会议签到表............................ (41)

XZ-FB03 固定资产/耐用品使用登记表.............. ..42

XZ-FB04 固定资产配置申请表 (43)

XZ-FB05 固定资产管理卡片 (44)

XZ-FB06 资产调拨表 (45)

XZ-FB07 固定资产/耐用品清理申请表 (46)

XZ-FB08 员工移动通讯补贴审批表 (47)

XZ-FB09 电脑设备询价单 (48)

XZ-FB10 设备维修单 (49)

XZ-FB11 电脑应用检查记录表 (50)

XZ-FB12 电脑消耗用品汇总表 (51)

XZ-FB13 用车申请表 (52)

XZ-FB14 车辆维修申请表 (53)

●目的：为适应公司业务发展需要，使公司的办公系统更加规范化、制度化、科

学化。

●范围：适用于深圳市中海建筑工程公司各部门、各地盘。

●定义：行政管理是公司办公承上启下、对内协调、对外联络的纽带与桥梁，是

为领导决策提供可靠依据，发挥参谋与助手作用和后勤保障服务的重要手

段。

1．资质管理

1．1 公司执业资质管理

1．1．1 深圳市中海建筑工程公司的执业许可证及资质等级证书由行政公关部负责保管。1．1．2 行政公关部和市场经营部负责办理公司有关经营资质的申报、定级、年审、变更等有关事宜，并负责保存有关文件。

1．1．3 公司其他人员因公务须借用公司资质证书或其它有关文件，须经主管副总经理、行政公关部经理批准后，办理借用手续（见附表XZ-FB01）。

2．公文管理

2．1 公文种类：

2．1．1 决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

2．1．2 通告

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

2．1．3 通知

适用于批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；传达

要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；员工职务任免和聘用。2．1．4 通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

2．1．5 报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询

问。

2．1．6 请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

2．1．7 批复

适用于答复下级单位请示事项。

2．1．8 函

使用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。

2．1．9 会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

2．2 公文格式

公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印

章、成文时间、抄报抄送单位等部分组成。

2．2．1 文字号，包括单位代字、年份、序号。凡以“深圳中海建”名义制发的公文，其发文号统一由行政公关部编排。

2．2．2 文秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”，其中“绝密”、“机密”、“秘密”公文应标明份数、序号。

2．2．3 紧急文件应当标明“特急”、“急件”。

2．2．4 标题应准确简要地概括文件的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

2．2．5 公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。2．2．6 公文除会议纪要外，应加盖印章。印章加盖应骑年压月。

2．2．7 公文的成文时间，以领导人签发的日期为准。

2．2．8 文字从左至右横写、横排。发文统一用简体字。

2．2．9 公文用纸统一采用国际A4型（长297毫米、宽210毫米），左侧装订。以深圳市中海建筑工程公司名义发文，要采用相应的公司信笺纸，并加盖相应的印章(见附

件XZ-FJ01)。

2．3 行文规则

2．3．1 单位的行文关系，应根据相互间的隶属关系和职权范围确定。

2．3．2 下级单位的重要行文，应当同时抄报直接主管领导。

2．3．3 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，切勿多头主送。如需同时送其他机关，应当用抄送形式。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领

导者个人。

2．3．4 “报告”中不得夹带请示事项。

2．3．5 受双重领导的单位向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。

2．3．6 向上级机关的行文，一般应主报一个上级机关，如需报送其他相关的上级机关，可用“并报”或“抄报”形式。一般情况下，下级机关不得越级行文请示问题，

也不得越级抄报文件。因特殊情况必须越级行文时，应抄报被越级的上级机关。2．3．7 草拟公文应当做到：

A．情况属实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短；

B．人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日；

C．结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，第五层为“①”；

D．用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称；

E．草拟公文应使用统一的拟稿纸并签署拟稿人姓名。草拟、修改和签批公文，不得使用铅笔或圆珠笔。不得在文稿装订线外书写；

F．公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码；

G．属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文。部门的发文，一般只需报送分管领导和有关行政部门，避免滥送；

H．各平行公司和不相隶属公司之间告知事项、联系工作、商洽业务，使用函件相互行文。

2．4 公文办理

2．4．1 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

2．4．2 收到上级机关及深圳市政府各部门及有关单位的公文后，均应由行政公关部进行编号登记并及时送阅处理。原件存行政公关部。

2．4．3 凡以公司名义制发的公文，其文稿由各有关部门草拟，经拟稿部门经理核签，并交行政公关部复核（如与其他部门业务有关文件，还应进行会签）。行政公关

部负责确定发文范围、印发份数和缓急程度，呈公司主管总经理签发。

2．4．4 经公司总经理或分管领导签发的文件底稿，应退回行政公关部进行登记、编号、打印、用印和发出。

2．4．5 凡以公司名义制发的公文，其发文字号为：深中海建（直属部门）代字（年份）

第（序号）号。

直属部门代字：

人力资源部“人”

行政公关部“行”

市场经营部“经”

工程管理部“工”

合约商务部“合”

财务资金部“财”

编号中“序号”为部门发文的流水号，以三位数表示，例如财务资金部2003年所

发第一份文，编号为“深中海建财字(2003)第001号”

需要办理的公文，行政公关部应及时送公司领导批示或者交有关部门办理。2．4．6 审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他人圈阅，应当视为同意。

2．4．7 公文送公司领导签发之前，应当由行政公关部（文秘部门）进行审核。审核的重点是：是否符合有关法律、法规，是否与有关部门会签，文字表述、文种使用、

公文格式是否符合本制度等。

2．4．8 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。

下行文主送：各部门、各项目部

下行文抄送：公司领导传阅、行政公关部、行文部门存档

2．6 公文立卷、归档和销毁

2．6．1 公文办完后，应当根据有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。2．6．2 各部门对本机构发出或签收的各类公文要有专人负责公共场所，实施分类管理、妥善保存、年终归档、适时销毁的原则。

2．6．3 公文归档应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案齐全、完整，个人不得保存应当归档的公文。

2．6．4 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

2．7 项目文件资料管理

为了统一公司项目文件编号，便于文件资料的分类及检索工作，也便于将来进

行计算机管理，对公司项目范围内的发文编号及管理详见ISO9000质量体系文

件。

2．8 保密管理规定

2．8．1 目的

为增强企业在行业中的竞争力，防止公司商业机密的泄密，使公司每位员工在思

想上树立高度的保密观念，在行动上养成良好的保密习惯。

A．人事资源部的人事档案和不宜公开的人事资料；

B．市场经营部的投标、报价分析表和投标会议纪要；

C．合约商务部的投标、报价数据资料；

D．财务资金部的财务报表及财务保密资料；

E．工程管理部的技术标书方案及相关资料；

F．其他。

2．8．3 保密纪律

A．不该说的机密，绝对不说；

B．不该问的机密，绝对不问；

C．不该看的机密，绝对不看；

D．不该记录的机密，绝对不记录；

E．不在不利于保密的地方存放机密资料；

F．撰制机密文件过程中，对涉密事项应严格保密，不得扩散；

G．电脑中的机密资料，应该妥善保存，以免泄密；拷贝涉及机密的资料应当事先报告部门负责人；未经他人允许，不得擅自打开别人电脑，浏览他人电脑储存的资

料；

H．不得向外泄露公司内部重要业务活动和技术、经济指标；

I．不得向外泄露秘密、内部信息和资料；

J．坚持会议保密制度，不准在会外随便讨论会议内容；禁止随意携带秘密文件资料外出。

2．8．4 机密文件的制定

有关部门在制订机密文件时，撰稿人要严格按照保密纪律办事，不得随意谈论机

密内容。各部门应指定一人负责机密文件的起草和保管工作。机密文件经领导审

定后，经办人应在文件的右上角盖上阅后退回、阅后销毁等字样或注明秘密等级，

以便确定机密文件的传阅范围。

2．8．5 机密文件的传递

各部门收到机密文件后，应作详细的登记和借阅记录。机密文件传递均按照秘密、

机密、绝密等三个密级，由公司指定专人传送相关领导传阅。领导传阅毕，应及

时交还保管部门保存，确保机密文件不发生丢失和泄密。

2．8．6 机密文件的保存和销毁

部门领导对部门保密文件负有保管领导责任。各部门应指定专人保存机密资料，

橱柜应加锁，收发、借阅应建立严格的收发记录。如果外单位借阅或复印公司机

密资料，一定要经过公司主管领导签署批准意见。当机密资料因时间或其他原因，

已经失去了保存价值的，在经公司主管领导同意后，可以进行销毁，销毁机密文

件资料时应有两人在场。销毁办法一般使用写字楼的废纸处理机。

2．8．7 违反保密纪律的处理

如发生机密文件丢失或出现泄密事件，首先将追究部门负责人的责任，同时追究

有关当事人的责任。并根据泄密严重程度和对公司经济利益影响情况，按照公司

人事制度中的惩处规定，作出相应的处罚。

2．8．8 其他

公司行政公关部负责全公司保密工作的指导和解释工作。

3．印章管理

3．1 印章制发

3．1．1 中国海外建筑有限公司、深圳市中海建筑工程公司、各部门、各地盘印章由行政公关部统一制发。

3．1．2 有关公司的法人印章由行政公关部按照市政府职能部门规定制作。

3．1．3 公司所有印章在使用前，应在行政公关部登记备案，并由使用部门专人负责签收、保管。

3．2 印章规格（略）

3．3 印章的使用及管理

3．3．1 使用中国海外建筑有限公司、中国海外建筑有限公司国内部、深圳市中海建筑工程公司公章要进行印章使用登记。使用印章应经相关部门负责人和行政公

关部负责人签字许可，方可使用。

3．3．2 凡经公司领导签署的文件、合约、标书等，可直接到行政公关部办理印章使用手续。

3．3．3 如遇特殊情况用印，将印章借出，需经公司总经理批准，并办理借章手续，借条须经借用部门负责人签名，行政公关部要做好专项记录。

3．3．4 因公务需要，持空白介绍信或空白纸上加盖公司公章时，必须经公司领导批准，登记签收，如未使用，应及时交回行政公关部。

3．3．5 凡授权有关部门管理使用的公章要严格用印制度，认真履行有关登记签批手

续，不得擅自扩大使用范围。公章要有专人保管，不得随意转交他人。3．4 印章的销毁

3．4．1 因部门、项目部更名或印章缺损等原因需刻制新印章时，应按管理权限，由使用部门或地盘将旧印章交回行政公关部。

3．4．2 如因业务需要继续使用旧印章时，须经印章管理部门同意，暂缓销毁，但使用时，仍然按印章批准权限办理。

3．4．3 需销毁的印章应交回行政公关部，并由二人办理销毁手续。

4．会议管理

4．1 例会

4．1．1 公司董事会

A．会议时间：每半年举行一次，一般安排在六月中旬和十二月中旬，具体时间提前一周通知；

B．参加人员：公司全体董事；

C．会议主持人：董事长；

D．会议记录人：会议指定记录人员；

E．会议内容：

①审议公司发展规划与经营策略，并上报中国海外建筑有限公司审批；

②分析市场和竞争对手，检讨公司总体的业务拓展、班子和队伍建设及经营管

理情况，并提出对策；

③研讨内部重大事项。

4．1．2 公司总经理办公会

A．会议时间：每月召开一次，定在每月最后一个周六上午9:00时，每次会议时间半天；如需临时召开会议，另行通知；

B．参加人员：副总经理、总会计师，其他列席人员另行通知；

C．会议主持人：总经理；

D．会议记录人：会议指定记录人员；

E．会议内容：

①研究制订公司发展规划与经营策略；

②研究公司经营管理等重要问题；

③研究公司人事、福利政策和职务任免等工作；

④通报各业务口主要工作情况。

4．1．3 公司工程月例会

A．会议时间：每月一次或根据工作情况另定，每次会议时间约半天，具体时间及议程

提前三天通知；

B．参加人员：公司各部门、地盘或项目负责人；

C．会议主持人：总经理；

D．会议记录人：工程管理部指定人员；

E．会议内容：

①公司重大业务情况通报；

②部门、地盘工作情况通报。

4．1．4 其他会议

各部门、各地盘的其他会议，应本着提高效率、节省时间、多办实事的原则，做

到少开会，多办事，既通报情况和交换意见，又能提高管理水平和工作水准，具

体安排由各部门和地盘根据工作需要及自身情况自行确定。

4．2 会议管理

4．2．1 会议功能

会议是各级领导制订方针政策、决定重要事项、贯彻上级指示、检查布置工作的

一种方式。开好会议有利于集思广益，有利于统一思想，协调一致，有利于沟通

信息和经验交流。

4．2．2 会议通知下发及其他事项

A．公司主持召开的有关会议由行政公关部通知。部门主持召开的各种会议由部门自行下发通知，送行政公关部备案；

B．会议通知至少要提前两天下发，并将有关会议资料一并发出。会议通知应列明会议时间、地点、会议内容或议题、主持人、参加人、列席人、记录人等。重要会

议要发会议纪要，并指定专人起草；

C．与会人员要准时参加会议，如因故不能参加的，要提前向会议主持人请假。会后主持人应向缺席者转达会议决定、决议或主要议定事项；

D．要精简会议。可开可不开的会议，坚决不开，必须召开的会议，要组织好，确保达到预期效果。会议应做到会前有通知，会后工作到人并有落实、有检查、有结

果，真正提高会议效率。

4．3 会议要求及纪律

4．3．1 与会人员接到会议通知后，应预先安排好工作，根据会议内容要求预先做好资料、文件及发言准备，按会议要求、时间、地点准时出席会议并签到(见附表

XZ-FB02)；

4．3．2 与会人员如因其他公务不能出席会议或迟到，应事先向会议主持人请假；4．3．3 会议进行时，与会人员手提电话应拨在振动档，如需处理紧急事务，应向会议主持人请假；

4．3．4 公司董事会、总经理办公会等重要会议在进行中不允许任何人打扰，如有紧急工作，需经行政公关部经理通知；

4．3．5 其他会议进行时，一般不得擅入会场，若有必要，应通过会议承办部门联络；4．3．6 参加重要会议人员，要严守会议秘密，不准向无关人员随意谈论会议内容。4．4 会议室管理

4．4．1 会议室由行政公关部负责管理和调配使用。

4．4．2 部门需使用会议室，要提前一天或半天将会议时间、人数、参加人员通知行政公关部，以便提前作相应的安排。

4．4．3 各部门、地盘未经允许，不得随意使用会议室。会议室内电视、投影仪等电器需经行政公关部同意，并指定专人负责操作，其他人员不得擅自动用。

4．4．4 与会人员应当注意会议室内整洁，爱护公司财产，各会议室禁止吸烟。

5．写字楼管理

行政公关部负责对公司写字楼的管理

5．1 行为规范

5．1．1 员工上班时须提前十分钟到达工作岗位，做好办公准备；不准迟到早退，特殊情况不能按时上下班，必须事先向部门经理请假。

5．1．3 男士着装整洁，不准留长发、穿短裤；女士着装整洁大方、得体，不准穿拖鞋，不准留长指甲。

5．1．4 员工在工作时间不准擅离工作岗位，需要离开时，须向部门经理说明，如有急办私事要处理，必须经过批准方可离开。

5．1．5 工作时间应保持办公室肃静，不得大声喧哗，需与别人研究商量问题，请不要影响他人，使用电话要简明扼要，不准“煲电话”。

5．1．6 办公室应保持整洁，写字台上的办公用品要摆放整齐有序。

5．1．7 员工遇有客户及来访人士，须起身并在指定地点热情接待，来客告辞，应起

步相送，若为私人会客，时间不超过十五分钟。

5．1．8 在办公室内，员工严禁吸烟，接待客人敬茶不敬烟，不准接受客人敬烟。午休时要保持安静，不准在办公室玩棋类及扑克；报纸阅后放回报架上。5．1．9 工作时间不准带小孩进办公室。不准在办公室吃零食。

5．1．10 员工必须坚持勤俭办企业的精神，做到凡起草、打印、复印文稿及内部资料等要一张纸两面用，发至内部信封要重复使用。

5．1．11 员工每天下班前，要检查门窗和空调开关、电脑等电源是否关好。

5．2 写字楼卫生

5．2．1 办公场所卫生自觉维护，由行政公关部负责写字楼卫生的日常管理；5．2．2 写字楼卫生由行政公关部联系服务好、可信赖的清洁公司承担；

5．2．3 办公室不准随地乱倒污物；严禁吸烟和用餐；在公用走道吸烟的将烟头丢在垃圾箱内；

5．2．4 在写字楼上班的员工自备饮水杯，尽量减少使用一次性水杯；

6．地盘、项目部的管理

6．1 行为规范参照写字楼规范，由地盘/项目负责人或地盘/项目负责人授权人负责管理；

6．2 办公室卫生

地盘/项目办公室卫生要组织人员打扫。地盘/项目负责人安排打扫人员及检查