私募基金管理公司档案管理办法模版

XX公司

档案管理办法二〇一X年X月

XX公司

档案管理办法

第一章总则

第一条为加强对公司档案的管理，有效搜集、保管和利用各类档案，提高档案综合管理水平，根据国家有关法律法规，并结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度所称的公司档案是指公司在经营管理活动中直接形成的，具有保存价值的合同、文件、客户资料、会议纪要、人事档案名册、账册、凭证、报表、证件等各种文件材料。

第三条公司档案工作坚持集中统一管理的原则。

第二章档案管理体制

第四条公司设置档案室，归属办公室管理。配备档案管理人员，负责协调、组织、管理公司档案工作。

第五条公司档案管理人员，负责公司所有档案资料的整理和归档工作。

第六条档案管理员在负责收集、整理、分类、鉴定、保管各类档案的同时，需按规定编制各类检索表单，确保档案的完整有序管理。

第三章档案资料的形成和归档

第七条凡公司在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料，都必须按归档时间要求交由办公室归档，各部门和个人不得据为己有。

第八条对归档文件材料的基本要求：

（一）归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备；

（二）应永久、长期保存的文件，如用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档；

（三）整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等要符合档案保护要求。

第九条档案归档时间要求：

（一）各类政府部门的批复、复函等原始文件材料必须及时归档。

（二）各部门在各项业务过程中形成的文件材料，相关审批材料、客户资料等须在本单业务合同签订后3个工作日内，将应归档的所有文件材料向档案室归档；

第十条各类文件材料归档份数一般为一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可视需要程度适当增加份数。

第四章档案保管

第十一条档案室接收档案要认真验收并办理交接手续。

第十二条要定期进行库藏档案的清理、核对工作，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修复。库藏档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，要查明原因并保存记录。

第五章档案销毁

第十三条销毁档案必须严格、严肃、慎重。销毁前要编制清册，提出销毁报告，经公司领导审批后方可销毁。销毁档案时要严格执行保密规定，销毁清册要永久保存。

第六条档案的借阅和利用

第十四条档案查阅、复印、外调，必须严格执行报批手续。

第十五条档案查阅或外调，需填写《档案查阅、外调审批单》，按程序批准后予以查阅或外调并如期归还。

第十六条借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。

第十七条档案归还时应保证档案材料的清洁、完整、安全，不得残缺、随意折叠、拆散、剪裁，严禁对档案随意更改、涂写。

第十八条凡公司领导开会形成的重要会议纪要、公司发展规划、合作意向、评估材料等，未经公司领导批准不得借阅。

第十九条财务会计档案，只准公司财务、会计人员查阅，其他人要查阅，需经副总经理以上领导批准。