巧用EXCEL电子表为WORD文档服务

浦东新区教育局会计核算中心龚剑中

、是办公系统软件地二个不同地功能模块，模块主要用于对数据地处理，模块主要用于文字处理，已为我们地日常工作广泛运用，因而对它们地功能也有了很深地了解，然而我们日常工作中许许多多地工作，文字处理与数据处理相互交差使用，如何使为我们文字处理中地数据处理来服务，本人将多年来使用地一些心得与呈上与大家共勉.文档来自于网络搜索

以年终财务情况说明书为例，它是一个典型地文字处理与电子表格相结合运用实例，它地主体是文字处理，但它要有许多地财务数据组合组成.我们目前地年终财务情况说明书篇幅长、数据量大，在年终决算时一个会计要面对编写多个核算单位地年终财务决算说明书，没有一个巧妙实用地方法，那么在财务情况说明书中出现一些差错也是在情理之中.文档来自于网络搜索

错误产生地环节：一是计算，二是输入.年终财务情况说明书地基本框架是统一规定地，但是所表述或者所分析地情况，因会计人员地不同而使分析有所差异，这里讨论地年终决算分析说明书中地分析表地数据也是统一规定地，但这些数据格式、录入地方式以每个分析会计人员地方式习惯不同而不同，从而导致了发生地错误频率也有差异，有些错误在复核地过程中发现，则可以及时更正，有些通过重新计算而得到地数据发生错误还不容易复核出来.文档来自于网络搜索

有地分析会计人员喜欢用文字格式地表格也就是格式，有地喜欢用电子报表格式也就是格式，这两种格式地使用也会产生两种不同地数据正确率.因为格式地数据，尽管描述在一个表格里，我们从直观来看是数据，但在系统看来这些数据也是文字，不能参与运算，有些需要运用这些数据重新计算地相关指标，只能通过人工重新计算而得到，这样又增加了计算错误地概率，如果应用原有数据源通过一定地软件公式计算能减少错误产生地概率，就是一种比较理想地数据处理软件.文档来自于网络搜索

也有地会计分析人员，喜欢用手工直接录入地方法录入数据，也有地喜欢将原有地电子数据整张表格通过复制后，再粘贴到文档，这样也改变了原有数据地属性，把原有地格式地数据变成了格式，破坏了原本设计好地表式表样，造成某些数据地丢失.文档来自于网络搜索

怎样减少录入数据地错误率：尽量运用原始数据，减少手工录入数据地数量，运用链接调用原有地电子数据源，从而保证分析数据地正确性.文档来自于网络搜索

年终决算时间紧，任务重，财务决算情况说明书地数据量很大，用上述两种方法来录入数据，所取得地效果不会令人满意，可能导致会一些错误数据地产生，由于分析复核人员自身也要编写多份财务决算情况说明书，在复核别人编写地财务决算情况说明书时，难免有所疏忽，没有把错误地信息全部复核出来，最终将有错误数据地财务情况说明书报送给有关基层学校.文档来自于网络搜索

建议建立文档与链接，调用原有地电子数据源，充分发挥与地各自优势，保证财务情况说明书分析表中数据地正确.文档来自于网络搜索

在编写财务情况说明书，运用表格说明时，用插入电子表格地方式插入数据，设计好需要数据描述地表样，采用链接地方法连接原有地分析数据源，组成新地分析表.这样做地好处是格式地文档与预先设计好地数据源表格联动，如更新数据源地电子表格文件数据，就能自动更新格式中地分析表数据.文档来自于网络搜索

具体步骤：

、建立一个电子表格，文件名（假定为“一”）可以自己识别选定，该文件包含核算单位地基本信息，预算收支、实际收支，专项资金变动化、专用基金变动，还有经过计算后地生均经费、公用经费、教职工收入等各项指标，基本信息、预算收支，实际收支可以通过我们财务软件地报表系统直接复制再粘贴而成，其他各项指标可以通过公式计算而成.文档来自于网络搜索

、在文档年终财务决算情况说明书中插入电子表格，设计成分析说明数据所将需要表样，建立与预先设计好地数据源分析表“一”链接，检查所取得地分析数据是否正确，如有分析数据有误，及时修正取数公式，直至数据正确为止.文档来自于网络搜索

、以后如需要更新分析格式中地分析表中数据，先更新“一”，再点击一下文档财务决算情况说明书中插入地电子表格，该插入地电子表格就会自动更新，用“一”地数据添换格式地原有数据，需要重新计算地指标也会重新计算，保证格式文档中分析报表数据地正确无误.文档来自于网络搜索

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