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《行政公文写作》复习材料

决定

一、决定的涵义与适用范I韦I

决定是国家行政机关对职责范围内的重要事项或重人行动作岀安排和变更时使用的公文。

1、对重要事项或重大行动作出安排

“重要事项”、“重人行动”是指：事项或行为木身带有全局意义，或具有深远影响。

2、奖惩有关单位及人员

“有关单位及人员”是指：贡献突出或错误性质严重、影响恶劣的单位或人员；

3、变更或撤销下级机关不适当的决立事项。

“不适当的决定事项”是指：下级机关的决定事项违反党的方针政策、国家法律，有着不良影响。

4、制定、修改某项法律、法规

二、决定的分类

1、指挥部署性决定

2、奖惩性决定

3、变更性决定

4、法规政策性决定

三、决定的特点

1、权威性——决处是上级机关针対重要事项和重大行动，经重要会议或领导班子研究通过后，对所辖范围内的工作所做的安排。

2、强制性——决定一旦成文下达，任何单位部门都必须无条件执行，不得违抗。冇些决定还具有法规作用，如违反会受到处罚。

3、指挥性——决定在对重要事项进行决策时，同时也提出工作任务、具体措施和实施方案，要求受文单位依照执行。

4、全局性——决定一般不向某一个具体单位发出，行文对彖有一定的普遍性，英所涉及的事项和解决的问题具冇全局性的意义。

5、稳定性——决定传达的上级安排及有关决策事项，在相当长时期内生效或要求在相当长时期内赏彻执行。

四、决定的结构与写法

1、标题

发文机关+事由+文种。有时可省发文机关

2、题注

无主送机关的决定，用题注方式，在标题Z下用括号将成文年月「I括注

3、主送机关

特行文有，通行文无。视决定的内容和公文发放的范闱而定。

4、正文

(1) 引据：写明木决定的政策依据、必要性、LI的及意义。之后用“为此，特作如下决定”、“经会议研究决定”等文种承启语(后加冒号)引出决定事项。

(2) 事项：决定的主要内容，或标出序号，或用小标题，使人一U 了然，便于抓住各层的中心。

(3) 结语：要单独一段，对决定内容作出评佔并提出执行希望。通常有两种写法：一是对贯彻木决定提出的具体措施和要求；二是提出希望或发岀带有号召性的要求。

5、落款

落款包括：发文单位、成文时间、印章。

如呆标题中已冇发文单位名称，落款处一般不再写。

有的决定将成文时间写在标题下的括号内如果是会议通过的决定：则在标题下的括号内写明在什么时间、什么会议通过。

五、总结

1、下行文

2、非"重”不用、用则“必重”——重要事项、重要行动(影响面广、程度深)

3、依法有据一一所有决定都必须依据法律法规或相关规定作岀

4、程序合理一一决定的事项必须是经过有关领导、部门或有关法定会议讨论并取得法定人数的认对后通过的

5、调查研究一一撰写之前要认真查找有关法律条款和政策规定，广泛听取各方意见。在此基础上，考虑是否切合实际，能否妥善解决实际问题。切忌主观臆断。

6、观点明确——决定事项要具体明确，利于受文者理解和执行；一些议而未决的事项，或有分歧的意见，均不能写入决定。

7、两种行文方式（决左和令）——涉及法律法规或规章的决定，耍依法使用“令”来颁布施行通知

一、通知的适用范围

通知被誉为公文中的“老黄牛”，是使用频率最高的公文。

1、批转下级机关的公文；

2、转发上级机关和不相隶属机关的公文；

3、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或考执行的事项；

4、任免人员。

二、通知的分类

1、批转通知

2、转发通知

3、传达通知（包括卬发通知、指挥通知、知照通知、会议通知）

4、任免通知

三、通知的特点

1、广泛性——通知不受发文单位级别、性质的限制。无论国家大事或是单位内部的具体事务，都可以通知的形式发布。

2、指挥性——作为下行文，通知会提出一些需要下级机关办理的事项和遵守的要求。

3、知照性——通知会对受文对象提出一些需要知晓的事项，以此达到传达信息的冃的。

4、时效性——通知事项一般要求立即办理、执行或知晓，不容拖延。有的通知如会议通知等，只在特定的一段时间里有效。

四、通知的结构和写法

1、标题

（1）一般式

发文机关+事由+文种《广东省人民政府关于建立有形建筑市场的通知》

（2）处理文件式

发文机关+批转（或转发、发布、印发、颁发等）+被批转等的公文的标题+文种

《国务院批转国家经贸委、冶金部关丁?邯郸钢铁总厂管理经验调查报告的通知》

《国务院办公厅转发国务院体改办等部门关于城镇页药卫生体制改革指导意见的通知》

如果被批转等的是法律、法规、规章，要加写书名号，其他则不必。如：《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》；

如果被发布、批转、转发的公文标题屮已有多个“关于”和“的通知”，或者被发布、批转、转发的公文标题已较长，再拟通知标题时，应简写Z。即在批转等字眼的后而直接引入被批转等的公文的标题。女口：《转发国务院关于加强出入境中介活动管理的通知》;

如确需体现发文机关，则保留末次发布（批转或转发）文件机关和始发文件机关，只保留一个“关于”和一个“的通知”字样。

（3）特殊式

联合式——两个或两个以上的机关联合行文，在“通知”前加“联合”字样，以示联合行文。

补充式——如果是对上一个通知的补充行文，可在“通知”前加“补充”字样，以便受文机关联系前文通盘考虑。

紧急式——如果时间紧迫，为提醒受文机关注意执行期限，应在“通知”前加“紧急” 字样

2、主送机关

主送机关是指受文的对象，其名称要写全称或规范性简称。

根据实际情况，主送机关可以是一个或几个甚至所有的有关单位。同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。

普发性通知对省去主送机关。

3、正文

通知的正文-?般由通知的缘由、事项、执行要求或结束语三部分组成。具体写法因不同类型而各异。

（1）批转、转发通知的正文

首先表明对被批转、转发文件的态度（批语），接着写明通知事项的意义，最后提出执行希望。

批语内容比较简单：说明批转或转发的文件名称和有关要求。批语的基木格式：“《,,,,》业经,，?同意，现批转（或转发）给你们，请”

（2）传达通知的正文

■传达通知：印发、指挥、知照、会议通知。

印发通知包括发布规范性文件，印发机关事务文书（总结、计划、调杳报告、领导讲话等），颁发法规、规章。正文：写明被发布、印发、颁发等文件的制定原因和廿的，提出贯彻执行的希望与要求。■指挥通知

正文内容三部分：第一部分：引言，说明缘由。第二部分：主体,即通知事项。如果内容比较复杂，则分条列项陈述。重要内容详细写，放在前而；次要的内容，应尽量简化，放在后面。第三部分：结语，捉出贯彻执行的耍求，如“请认真贯彻执行”等。

总的说來，指挥通知的冃的在于布置工作任务，发出行政命令，要求下级遵照执行，主要要说明：“办什么事”、“为什么办这些事”、“怎样办这些事” o

■知照性通知

行文的目的是让受文对象了解有关事项。正文把事项叙述清楚即可。设置机构的通知：设置目的、依据、名称、组成人员、办公地址及相关内容

启用新公章的通知：启用的法律依据、从何时启用、新印模、卬模标识的位置等

迁址通知：何时迁址、新的详细地址、门牌号码、邮政编码、电话号码等

■会议通知

由文件传递渠道发出的会议通知，止文一般包括：会议名称、会议的原因与冃的、会议议题、会议时间与地点、报到时间-与地点、-与会人员、与会者需准备的材料、差旅费报销办法、联系单位、联系人与联系方式等，有的通知还附上会议日程安排和与会的有关证件。会议通知通常采用分条列项式写法。

供机关、单位内部张贴或广播的会议通知：可不写受文对象，只写明：会议时间、会议地点、会议内容、准备材料、出席人员等。

(3) 任免通知的正文

写法比较简单：任免依据+任免人员的姓名及职务

有些任免通知还写明任期

如果既有任职又有免职，则先写任职、后写免职。

4、落款

如果在标题中已标明发文机关，落款时可以省略。用汉字写上年月口并盖印章。

公告

一、公告的涵义与适用范I韦I

《国家彳亍政机关公文处理办法》规定：公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

向国内外宣布重要爭项或法宦爭项

1、“向国内外宣布重要事项”:一为涉外，二为重要，二者必须同时兼备而不能只看一个因素；

2、“法定事项”:指法律、法规明文规定必须使用公告的事项，如招标公告、拆迁公告、商标公告、专利公告、破产公告、企业法人登记公告、招考公告等是全国人大制定的相关法律屮特别规定必须使用公告。(P187-188)

3、法律、法规没有规定必须使用公告而又不符介公告使用条件的，不得使用公告。

4、公告是国家行政机关公文中很严肃的文种，为维护英严肃性，切忌不可滥用。

二、公告的分类

1、重要事项公告

用來宣布有关国家的政治、经济、军事、科技、教育、人事、外交等方而需要告知国内外的重要事项。其不重在提出要求，而是重在将垂要事项告知国内外。

2、法定事项公告

用來宣布法定事项的公告，其重点在于宣布带有法规性的重要事项，要求有关人员知晓并遵守。主要包括：招标公告、拆迁公告、商标公告、专利公告、破产公告、企业法人登记公告、招考公告等。

三、公告的特点

A、发布内容重要

B、发布范|韦I广泛（国内外）

C、发布机关级别高（公告-?般由较高级别的国家行政机关或权力机关及其授权机关制

发，基层单位不能滥用公告。如校庆公告、招聘银行行长公告、单位迁址公告等均是对公告的误用。可用启事来行文。）

四、公告的结构与写法

1、标题标题的写法有四种：

发文机关+事曲+文种，如《中共中央、全国人大常委会、国务院关于宋庆龄副委员长病情的公告》;

发文机关+文种，如《中华人民共和国海关总署公告》;

事由+文种，如《广东省质量技术监替局稍查总队成立公告》；只写文种，“公告”。

2、正文

公告的正文通常由引据、主体、结语组成。

引据一发此公告的原因、根据；可以“现公告如下”提起下文。主体一公告的具体事项。要写清何时、何地、何机关或何人作出了什么重人决定，或是要进行什么重人工作，发生什么重大事件。如果内容比较多，则应分条列项地写。

结语一提出希望或要求。以“特此公告”、“现予公告”作结语，以示强调，提起注意。有的公告事项写完即结束全文，不再写结语。公告而对的是国内外公众，一般不必写抬头。除个别法泄事项公告外，如人民法院的送达公告。

3、落款

标题中若已写发文机关，并在标题下标注了日期的，不必再写落款。如果标题屮没有发文机关，也没有日期，则落款处必须署上发文机关名称和日期。

通告

一、通告的涵义与适用范围

通告是行政机关、人民团体、金事业单-位常用的向一定区域的群众、团体和相关人员告晓的文种，主要用于向社会各有关方而公布应当遵守或周知的事项。

“社会有关方面”指国内的某一区域或一领域或某一部落，不包括国外。

通告是泛行文（或广行文），没有特指的受文机关。

二、通告的分类

1、禁管性通告

主耍用于要求一怎范围的対象普遍遵守的某些事项，一般具冇法规的性质，要求冇关组织和人员严格遵守，而且要由政府机关来发布。

2、告晓性通告

主耍用于告知大家某件事情，如发生的新情况，出现的新事物，以及需耍大家知道的新决定等。一般具有专业性和单一性，往往不具有法规性质，但也有一定的约朿力。

三、通告的特点

1、广泛性

2、法规性

3、约束性

四、通告的结构与写法

1、标题

标题的写法有四种：

发文机关+事由+文种，如“XX集团公司关于实行夏季统一作息时间的通告”；

发文机关+文种，如“屮国农业银行XX分行、XX信用补通告”等；

事由+文种，如“关于税收财务大检查实行持证检查的通告”等；只写文种，“通土”

2、正文

通告的止文通常由引据、主体、结语组成。

引据一发此通告的原凶、根据；

主体一通告的具体事项或规定。内容比较简单、单一的，可不分条写；如果内容比较多，则应分条列项地写；

结语一提出希望或要求。以“特此通告”作结语，以示强调，提起注意。有的通告事项写完即结束全文，不再写结语。

通告面对的是公众，一般不必写抬头。

3、落款

标题中若已写发文机关，并在标题下标注了日期的，不必再写落款。如果标题中没有发文机关，也没有日期，则落款处必须署上发文机关名称和日期。

五、?注意通告与公告的区别

通报

一、通报的涵义与适用范围

通报是一种下行文，是领导机关在表彰先进、批评错误、传达情况时使用的公文。

通报适用于一

表彰先进——嘉奖作用

批评错谋——告诫作用

传达重要粘神或情况一一交流作用

二、通报的分类

表彰性通报一一具有典型意义的先进事迹和好人好事的通报批评性通报一一能普遍产生借鉴作用的单位或个人的通报

传达性通报一一传达重要精神或重耍情况，起到交流情况、沟通信息，以促进工作的通报。

三、通报的特点

典型性——典型性是通报最主要的特点，通报的事项不论止而述是反而的，都必须具有典型意义。

教育性——通报重在通过提取典型，使下级机关及有关人员提高思想认识，口觉地有所为而有所不为。

指导性——通报i般就典型人物或事项农明上级机关的态度，并冃要对引用的事例加以评论，对事例本身作出是非、褒贬判断。

时效性——正面典型要及时通报才能更好地推广，更好地发挥其作用；负面典型要及时通报，才能更好起到警示作用，以杜绝类似事件的发生。

四、通报的结构与写法

1、标题

标题通常由三个耍素构成：发文机关、事曲和文种；冇时会省略发文机关：

?《国务院办公厅关于浙江省兰溪市非法成立金融机构并引发挤兑事件的通报》

?《关于我省近期几起垂人交通事故的通报》

2、正文

不同的通报类型，其正文的写作内容各不相同。

表彰性通报

（1）叙述先进事迹，包括时间、地点、人物、事迹、原因及其结果；

（2）对先进事迹进行分析、评议，指出其典型意义，或概扌舌主要经验；

（3）提出表彰决定;

（4）提出希望和学习号召。

批评性通报

（1）叙述事故或错误事实的经过情况、吋间、地点、事故及其后杲等；

（2）对事故进行?分析评议，分析事故发生的原因，指出事故的性质及其危害；

（3）提出处分决定；

（4）引申出应当吸取的经验教训，有的放矢地提出希望和要求。传达性通报

（3）针对情况提出希望和要求

3、落款

写上发文机关和发文时间；

如果标题中已冇发文机关，II时间已标注在发文机关下血，则不再落款；

普发性通报可不写抬头。非普发性通报得写抬头，相应，发文机关和时间则在落款处写。

五、注意事项1、通报与通知的异同

2、奖惩决定与表扬批评通报的异同

报告

一、报告的涵义与适用范围

报告是下级机关向肓接的上级机关汇报丁作、反映情况、报送材料、答复上级机关询问的公文文种。报告是上行文。

A、向上级汇报工作

B、向上级反映情况

C、答复上级询问

D、向上级报送文件或物件

二、报告的分类

工作报告——即向上级机关汇报丁作的报告。用于汇报丁作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。

情况报告——汇报出现的新情况、新问题，特别是突发事件、特殊情况、重要情况、意外事故等。下级机关冇责任做到“下情上达”，保证上级机关耳聪tl明，对下情始终了如指掌。如果隐情不报，则是一种失职的表现。

答复报告——答复上级机关询问的报告。这类报告内容针对性最强，上级询问什么，就答复什么，不能答非所问或画蛇添足。对待上级机关的询问，一定要慎重，如果不了解真情，要经过深入的调查研究后再做答复。

报送报告——向上级报送文件或物件的报告。这类报告止文非常简略，只需写明“现将XXXXX呈上，请审阅/查收”即可。真正有意义的内容都在所报送的文件里。

三、报告的特点

单向性一一报告不需要上级机关给予批复，与请示人有不同。

陈述性一一报告在汇报丁作、反映情况时，所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。即便是提出建议的报告，也耍在汇报情况的基础上才能进一步捉出。

实践性——没有实践就没方报告，报告不能脱离工作实际。

事后性——“事前请示、事后报告”。报告一般都是在T作开展一段时间后，或是某种情况发生之后才向上级作岀报告。但是报告并不都是事后才报告的，可以根据实际情况在事前或事中进行报告。尤其是建议报告，要体现出前瞻性的特点。

及时性一一报告的任务是向上级提供材料，让上级了解和掌握情况，并作出相应的决策和批示。因此，向上级汇报工作、反映情况、答复询问等一定要及时。

四、报告的结构与写法

（一）标题

标题通常由三个要素构成：发文机关、事由和文种；有时会省略发文机关

（二）主送机关

一般是发文机关的肓属上级机关。如有必要报送具他上级机关，可采川抄送形式。

（三）正文

导语+事项+结语

1、导语

（1）背景式导语一—交代报告产生的现实背景

（2）叙事式导语

一

—简述一个事件的概况，一般用于情况报告（3）根据式导语

一

—交代报告产生的根据

（4） FI地式导语

一

—阐述发文的FI的

2、事项

工作报告

一般包括：基木情况、主要成绩、经验教训、今后意见或提出有关建议。如果内容较多则分条列项写。

情况报告

情况——原因——教训一一处理——措施（事件——原因——对策）答复报告

1、先扼要提出上级询问的事项或交办的任务

2、然后写明处理得大致过程，包括采取的办法或描施，以及在处理中遇到的问题及需要一步陈述的事项

3、最后交代处理结呆，同时询问上级对处理结杲的意见报送报告

这类报告正文非常简略，只需写明“现将XXXXX呈上，请审阅/查收”即可。真正有意义的内容都在所报送的文件里。

3、结语

报告结尾用语：“特此报告”、“专此报告”、“以上报告，请审示”等。

呈转类建议报告结尾用语：用“如无不妥，请批转各地各部门执行”等请求式用语。

（四）生效标识于落款处，写明成文日期、加盖印章。

五、注意事项

注意工作报告和情况报告的区别；

工作报告：反映的是常规性的工作，内容相对稳定，写法也相对固定，也可以向上级提出工作建议。

情况报告：汇报的是偶发和突发的特殊情况，内容多不确定，写法相对灵活。

写情况报告要及时，以便及时让上级机关学握情况；

写答复报告要紧紧围绕上级机关提出的问题而冋答，不能答非所问、节外生枝；

报告中不能夹带请示事项。

请示

-、请示的含义和适用范围

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的公文文种。具体而言，请示的适用范围主耍有如下几个方面：

属超出本机关的工作职权范围

对国家有关方针政策或上级机关的有关规定、决定等不甚了解或有不同理解

工作屮岀现了新情况、新问题，必须处理却又无章可循，无法可依

二、请示的类型

请求指示的请示

涉及的是下级机关对政策、方针，在认识上不明确、不理解，或对新问题、新情况不知如何处理的问题。

请求批准/批示的请示

涉及的是下级机关限于H己的职权，无权自己办理或决定的事项。

请求支助的请示

涉及的是下级机关遇到了仅靠自己的力量，U很难克服或无法克服的困难。

请求批转的请示

涉及的下级机关请求上级机关对涉及全局的政策性文件予以批准并转发给其他下级机关和不相隶属的同级机关执行。

三、请示的特点

事前行文性

得到上级机关批准后才能付诸实施，不可“先侨后奏”或“边斩边奏”。

请求批复性

请示行文的目的非常明确，即要求上级机关对请示的事项作出明确的批复。

一文一事性

即一份请示只能请求指示、批准一件事或解决一个问题。

四、请示的结构与写法

（一）标题

发文机关+事由+文种/事由+文种

事由要明确，语言要简明；

“请示”本身含有请求、中请之意，因而标题中应尽量不再写“中请”、“请求”类词语。

切忌写成“请示报告”

（二）主送机关

主送机关只能写冇隶属关系的一个领导机关，不能多头请示；属多头领导的机关，可以用抄送的方式将告知其他领导机关；

不能越级请示，如因特殊情况须越级请示，应抄送被越过的机关。

（三）正文

请示的正文由三部分组成：缘由+事项+惯用结语缘由——即请示的理由或根据

要求：实事求是，有理有据，说明充分，条理清楚，开门见山。比较复杂的原由必须写明必要的事实和数据，不能追求简要而作简单化处理，要让领导知晓批准或不批准这个请示将分别出现什么局而。

事项一一即请求上级机关给予或指示或批准或支持和帮助的具体内容。

要求：

1、事项具体，冇可行性，冇可操作性。

2、如果内容比较复杂，则分条列项写。

3、用语要明确，不能含糊其辞。

4、语气要得体，切忌使用指示性语言。

结语

通常使用的惯用语冇：“妥否、请批复”、“特此请示，请予批准”、“请批准”、“请审批”、“请指示”、“以上请示/意见如无不不妥，请批转各地、各有关部门执行”等。

请示结尾绝不能缺少以上类型的惯川语五、请示与报告的异同

批复

一、批复的含义与适用范围

批复是上级机关用于答复卜?级机关请示事项的文种。它与请示相对应，应下级机关的请求而发，批复的主送机关就是请示的发文机关，批复的事项就是请示的事项。

二、批复的类型

分类一：

请求指示的批复

请示批准/示的批复

请求支助的批复

请求批转的批复

分类二：

表示同意的批复

表示不同意的批复

提出批示的批复

三、批复的特点

被动性一一依赖请示而被动行文

针对性一一1、请示什么就批复什么；2、谁请示就给谁批复权威性——对下级机关具有行政约朿力

四、批复的结构与写法

（一）标题

批复的标题比较复杂，通常有三种写法：

（发文机关）+事由+文种

《国务院关于编纂屮华大辞典问题的批复》

（发文机关）+批复事项+行文对彖+文种

《X X总公司关于扩建业务人楼给第三分公司的批复》（发文机关）+发文机关态度+事由+文种《关丁同意人文社科系举办秘书训练班的批复》

（二）正文

批复引语+批复事项+批复结语

批复引语

先引请示标题，再引发文字号，发文字号应加圆括号。

如“你公司《关于,，”的请示》（XX （19XX） X号）收悉。” 批复事项

针对请示事项给予明确答复或具体指示。

同意请示的批复，不必阐述批复理由，表明同意态度即可。不同意请示的批复，或对下级机关要求的支持和帮助难以满足，则除在批复中表明态度外，一般还需要适当说明理由，以使对方能较好地接受，并及吋作出相应的工作安排。

批复结语

写上“特此批复”、“此复”等。可省略。

五、注意事项（六要）

要调查

要核实请示事项的真实性，研究请示所提方案的可行性，下级机关提出问题的背景；

要明确

同意或不同意，立办还是缓办，绝不能含糊其辞，模棱两可，切忌使用的词语：“似属可行”、“酌情办理”、“最好去做”等。要理据耍针对

一个批复针对一份请示，一请一批。

要协调

若批复内容涉及其他部门，应进行协调，根据协调结果行文；要及时

及时批复，以免贻误下级机关的工作。

函

-、函的含义与适用范围

函适用于不相隶属机关Z间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函是典型的平行文，使用范围极广，使用频率极高。

平行关系——同一机关内部的各个职能部门之间；下级机关与上级机关的职能部门之间；同级机关之间

不相隶属关系一一各类企事业单位Z间、社会团体Z间；企事业单位、社会团体与政府机关除主管部门以外的其他机关或部门Z间

二、函的类型

A、按内容和用途

1、商洽函——不和隶属机关之间商洽工作、联系冇关事宜的函。如人员商调、联系参观学习等。

2、询答函——不相隶属机关之间相互询问和答复有关具体问题的两。

3、请批函——不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的函。

4、告知函——用于平级或不和隶属单位之间和互通知事情时使用的函，其内容均属周知事宜，不得带有指挥的性质。

5、催办函——用丁不相隶属机关之间催促办理事项。

6、报送函——用于向不相隶属机关之间报送材料的函。

B、按文面格式

公函——按公文格式和要求行文。

便两——格式灵活、简便，写法较自由，可不写标题、不编文号。便函不列入正式文件范围。

C、按照行文方向

去函——也叫来函或发函，即主动发出的函。

复函——是针对來函所提出的问题或事情，被动答复的函。

三、函的特点

使用广泛

川语谦敬