文书档案的整理方法和步骤

第三部分

文书档案的整理方法和步骤

文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法

立卷整理的方法和步骤

一、确定分类方案

,分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。 ,根据本单位的实际情况，设置分类方案。复式分类法

1、年度—机构—保管期限分类法

2009年:办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年

2010年:办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年

2011年: ……

复式分类法

年度—机构—保管期限分类法永久 30年 10年 2009年:办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上

2010年:办公室……业务处…… 同上排列指导处…… 2011年: ……

复式分类法

2、年度—问题—保管期限分类法

2009年: 党群类……永久、30年、10年

业务类……永久、30年、10年

行政类……永久、30年、10年 2010年: 党群类……永久、30年、10年

业务类……永久、30年、10年

行政类……永久、30年、10年 2011年: …… 复式分类法

3、保管期限—年度—问题分类法

永久: 2009年……党群类、业务类、行政类2010年……党群类、业务类、行政类

2011年……

30年: 2009年……党群类、业务类、行政类2010年……党群类、业务类、行政类

2011年……

10年: 2009年……党群类、业务类、行政类2010年……党群类、业务类、行政类

2011年……

复式分类法

4、保管期限—年度—机构分类法

永久:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处……

2011年……

30年:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处……

2011年……

10年:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处……

2011年……

保管期限—年度—机构分类法

,不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设

置合理，各类之间界限清楚，归类准确。

二、鉴定

,确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料 ,确定留存文件的保管期限:永久、30年、10年 are some differences in level of development of the various modes of transport, leading to traffic levels have a greater imbalance. Yibin city, based on the 2008 ~2013 year of external

transport of passenger and cargo traffic volume statistics. 2008 ~2013 year, Yibin city, external table 3.1-1 railways roads water transport passenger traffic passenger traffic (million) share (%) Passenger

traffic (million) share (%) Passenger traffic (million) share (%) Passenger traffic (million) in 2008 ~2013 year, Yibin city, external transport railways roads water transport traffic statistics 3.1-2 time of air cargo

三、立卷及卷内文件排列

根据一定的主题等内部特征和外部特

征把具有密切联系的若干文件组合成一个案

卷，立卷的原则就是便于查找、利用和保

管。

,立卷方法:

按公文的主要特征组卷:

问题、时间、责任者、名称

按公文类型组卷

会议、案件、信访、简报

,避免出现以下情况:

归档的文件不齐全完整

归档过细、重复归档

杂卷

,卷内文件排列:

卷内文件要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件可按问题、文件的重要

程度、时间等方法排列。

,无论采用那种方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序为:发文稿纸(文件批办单)、正文、附件、定稿、草稿。即:

,正件在前，附件在后;正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后，原件在前，复印件在后;

,转发文在前，被转发文在后，批复在前，请示在后;

,有文件处理单的，放在最前面;

,方针政策性公文在前、业务性公文在后;

,上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后;

,案件的结论及判决性公文在前、依据性材料在后等。

四、文件修整

,修裱破损文件

,复制字迹模糊或易褪变的文件

,超大纸张折叠

,去除易锈蚀的金属物(见图示)

五、编页

,编页

(1)归档文件中有图文的页面为一页，页码用铅笔编写。 (2)页码用阿拉伯数字，每卷从“1”开始流水编制。

(3)文件正面页码编写在右下角，文件反面页码编写在左下角。见图示 (4)案卷中如有领导批示的便条，便条上端应粘贴在卷页中，并需另编页码。见图示 , (5)文书档案内与文件密切联系且不易装订的票证、照片、贺卡等特殊相关材料，应装入信封后与其他文件装订在

一起，在信封上标注内容、数量和页号。

(图示)

填写卷内文件目录

卷内文件目录放在卷首，填写时应使用墨汁、蓝黑墨水或碳素墨水。

六、编制案卷封皮和备考表

,案卷封皮:

,立档单位名称

,机构(部门)名称

,题名

,文件形成时间

,保管期限

,卷内件数、页数

,案卷顺序号

如何正确拟写案卷题名

and cargo traffic volume statistics. 2008 ~2013 year, Yibin city, external table 3.1-1 railways roads water transport passenger traffic passenger traffic (million) share (%) Passenger traffic (million) share (%) Passenger traffic (million) share (%) Passenger traffic (million) in 2008 ~2013 year, Yibin city, external transport railways roads water transport traffic statistics 3.1-2 time of air cargo

,题名

文件标题。是表达档案中心内容、形式特征的名称，一个完整的题名应由责任者、受文者、事由、文种、时间、地点组成，统称六要素。一份文件的标题可以由责任者、事由、文种组成。

,一般情况下，文件的题名只有一个，填写题名项时应照实抄录。

,有的文件还有副题名和并列题名，副题名即文件标题中破折号或冒号后面的

部分，是对正题名进行解释说明，在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。

题名案例分析(一)

,没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应根据

文件的内容重新拟写或补充标题。 ,没有题名的，如信。见图示

,虽有题名但无实质内容的如通知、函等。见图示

题名案例分析(二)

,批办单上的内容视重要程度加以反映，一般在批办单上会有领导的批示，标

题中尽量把它揭示出来。 ,对于文件的不同稿本要揭示，如:草稿、定稿等最好在题名内加以标注。

,若文件中附有照片也要在题名项中加以说明。

,两份或两份以上文件组合在一起，在拟写题目时需要将两份文件的内容分别揭示出来。见图式 ,卷内备考表

卷内备考表放在案卷最后，用以登记卷内文件的基本状况，监督和保护文件，并便于管理人员和利用者

了解案卷的有关情况。

七、案卷装订

,归档文件材料整理完毕后，需要使用符合档案保护要求的装订材料加以装订，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。

,页面过满时，则需在页面左侧贴上纸条以增加装订线。见图式

八、案卷排列

,案卷的排列

对这些整理完毕的档案实体进行系统的排列，确定在本部门内案卷的前后顺序和排放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。

一般来讲按照问题的重要程度排列，相同问题的案卷排在一起。

年度—机构分类法保管期限—

十、编制案卷目录

,编制案卷目录

是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。

,案卷目录的重要作用

第一，固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，最后完成档案整理工作;

第二，概括地介绍全宗内案卷的内容和成分，是查找和利用档案最基本的检索工具，也是编制其他检索工具的基础;

第三，它是档案登记的基本形式也是统计和检查档案的重要依据。

,案卷目录格式:卷号、题名、日期、页数、保管期限、部门、备注项目。

,案卷目录建议以Excel横版格式制表。

见图示

十一、档案装盒

1.将档案按室编卷号顺序装入档案盒。

2.档案盒盒脊设置全宗号、目录号、年度、起止卷号等项目，需用红色印章标明。

3.装盒应松紧适度

are some differences in level of development of the various modes of transport, leading to traffic levels have a greater imbalance. Yibin city, based on the 2008 ~2013 year of external transport of passenger and cargo traffic volume statistics. 2008 ~2013 year, Yibin city, external table 3.1-1 railways roads water transport passenger traffic passenger traffic (million) share (%) Passenger traffic (million) share (%) Passenger traffic (million) share (%) Passenger traffic (million) in 2008 ~2013 year, Yibin city, external transport railways roads water transport traffic statistics 3.1-2 time of air cargo