如何制作电子表格

如何制作电子表格

制作电子表格是办公软件的一个基本功能，制作一个漂亮的表格其实并不复杂。以Excel 2003为例，都是由菜单栏、工具栏、工作区和状态栏组成。

工作区就是我们输入数据的区域，它又可以称为“工作表”。在一个表格文件中可以有多个工作表，将不同的数据分类，就像活页夹一样，方便我们的管理。只要在窗口下方的工作表标签上单击就可以选择不同的工作表。

一、制作电子表：制作表格先要新建文件，Excel 2003将

会以默认模板方式新建一个电子表格文件，然后在点击文件→页面设置→纸张的方向→纸张的大小（A4、16K）→页边距→居中、垂直前面的钩打上，然后点确定。

二、保存电子表：有些人喜欢在数据录入后才存盘，这样的习惯

不好。要养成建立好一个电子表格后立即保存。点击工具栏上的保存图标→保存对话框，首先选择保存位置（最好放在那个盘符里面），在打上工作表的文件名称，在这里可将当前表格存为后缀为.xls，点确定，这样一个电子表就建立好了。

三、输入数据：在实际输入文字中，如果只用鼠标来切换单元格，会觉得十分不方便。可以用“←、↓、→、↑”键来改变当前单元格的位置。另外，在结束一个单元格的输入后，“Enter”键选中当前单元格的下面一个单元格，而“Tab”键则选择右面的一个单元格。

四、编辑电子表：在电子表格中也可以进行复制、剪切、粘贴等操作。如果要改变字体、对齐方式等，也是先选择单元格，再点击字体下拉框和大小下拉框即可。如果您要批量改变字体的格式，也可以使用工具栏上的格式刷工具。如果要制作相等的行或列时就选中相等的行或列后点格式→行或列→行高或列宽直接

填数据就可以了。如果就改变一行或一列时，把鼠标放在表格的顶端，当鼠标变成十字箭头时拖动鼠标到适当的位置就可以了。

五、设置、美化单元格：尽管在工作区上分布着表格线，但

在模拟显示或打印出来后，这些线条有时候并不合我们的意。这时候，要为单元格“美美容”了。选中相应的单元格后，单击“格式”→“单元格”命令（鼠标放在选中的单元格上面点右键→设置单元格格式或者直接按下Ctrl+1快捷键）后，就可对单元格的数字、对齐、字体、边框和背景等外观元素进行自由设置。“对齐”水平方向选择居中（常规情况下，文字居左、数字居右），文本控制下面的“自动换行前面打钩”（在一个单元格内文字需要换行时就用到这个功能了）。“字体”、“边框”按表格的需要设置。学会这几招，你就可以随心所欲地制作既美观又实用的电子表格了。

六、数字的输入：我们在电子表格输入身份证数据时会出现

如图所示情况，解决方法是：选中单元格点右键/设置单元格格式→“数字”在分类里面把它选择为“文本”点确定，在重新输入数字。

七、制作多个工作表：在工作表左下角上有sheet1、sheet2、sheet3三个空白的工作表，如果我们还需要多个工作表时，就右键点击sheet3→插入→工作表，要几个就插入几个就行了，工件表也可以重新命名（对着sheet1点右键/重命名）。如果多个工作表都是一样的时候，作法是首先在sheet1作好一个完整的工作表（只填入工作表中相同的数据）然后在sheet1中用鼠标点击第1行和A1列交叉点的空白单元格同时选中了sheet1工作表，点右键－复制，打开sheet2工作表，点击第1行和A1列交叉点的空白单元格，点右键/粘贴，这样处理的sheet2、sheet3等工作表和sheet1 就是一模一样的。

八、在Excel单元格中设置“斜线”：表格中出现斜线是经常

的事(如图)，以前遇到这种情况，就是打印好了之后再用笔加上去。经过一番摸索，终于发现了在Excel中设置斜线的方法。

1、实现在单元格中分行的效果：我们首先在单元格中输入“性别”，这时候按回车键的话，光标就会转到其他单元格

中去了，所以必须按住“Alt”键的同时按回车键，光标转到下一行，接着输入“姓名”，然后再

在“性别”前加入若干空格键，即可达到（如图）的效果。

2、在单元格中设置斜线：选择单元格，在右键菜单中选择“设置单元格格式”，在出现的对话框中选择“边框”标签，进行斜线的设置(如图)。

巧妙处理Excel工作表一、锁定表头

当我们编辑过长或过宽的Excel 工作表时，需要向下或向上滚动屏幕，而表头也相应滚动，不能在屏幕上显示，这样我们搞不清要编辑的数据对应于表头的那一个信息。按下列方法可将表头锁定，使表头始终位于屏幕可视区域。

首先选定要锁定的表头，如果我们要将图中表头（1-5行）锁定，

那么单击A6单元格，然后单击“窗口”菜单中的“冻结拆分窗口”命令，即可完成表头的冻结。假如还需锁定表格左侧第四列，那么单击第五列和第6行交叉处的右下方单元格E6（蓝色框），以下操作步骤同上。

如果要取消表头锁定，则单击“窗口”菜单中的“撤消窗口冻结”命令。

二、为表格多页输出自动加表头

如果我们要输出一个工作表，而此表需要输出多页，如何让第一页以后的每一页都自动加上与第一页相同的表头呢？可以这么做：单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框；单击“工作表”选项卡，在“打印标题”下“顶端标题行”右边文本框中单击鼠标左键，出现闪烁光标后，在Excel 表用鼠标左键选择表头所在行，最后选择“确定”即可。

三、Excel中日期与时间的快速处理

1、任意日期与时间的输入数字键与“/”或“-”配合可快速输入日期，而数字键与“：”配合可输入时间：如输入“3/25”，然后回车即可得到“3月25日”。又如输入“9:25”，回车即得到“09:25”。

2、当前日期与时间的快速输入选定要插入的单元格，按下“Ctrl”键与分号键“；”，然后回车即可插入当前日期。而要输入当前时间，同时按住“Ctrl”键、“Shift”键与分号键，然后回车即可。

3、日期与时间格式的快速设置如果对日期或时间的格式不满意，可以右击该单元格，选定“设置单元格格式→数字→日期”或“时间”，然后在类型框中选择即可。

四、在Excel中不能进行求和运算

由于在操作中更改了字段的数值后，求和字段的所有单元格中的数值没有随之变化，造成不能正常运算。可以单击“工具→选项”命令，在打开的“选项”对话框中单击“重新计算”选项卡。在“计算”选项区中选中“自动重算”单选按钮，单击“确定”按钮，就可以进行自动计算并更新单元格的值了。

五、快速填充相同数据

如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。我们可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：

1、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；

2、输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。

六、连续两次选定单元格

我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。解决此问题的一般做法是通过选择“工具”→“选项”→“编辑”，取消“按回车键后移动”选项的选定来实现在同一单元格内输入许多数值，但以后你还得将此选项选定，显得比较麻烦。其实，采用连续两次选定单元格方法就显得灵活、方便：

单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格。此时，单元格周围将出现实线框。

七、快速清除单元格的内容

首先用鼠标选定该单元格,然后按住键盘上的Delete键，此时你会发现你只是删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。那么如何才能彻底清除单元格呢,请看下面的操作步骤：

1、选定想要清除的单元格或单元格范围；

2、选择“编辑”菜单中的“清除”命令,这时显示“清除”菜单；

3、选择要清除的命令,可以选择“全部”或“内容”。

八、让姓名左右对齐

姓名用字有的是三个汉字，有的是两个汉字，打印出来很不美观，使姓名用字是两个字的与三个字的左右对齐的方法是：单击“格式→单元格”在打开的“单元格格式”对话框中→“对齐”中的水平

对齐方式中选择“分散对齐”选项，确定退出后即可使姓名用字左右对齐。

九、在电子表格中平方米、度、分数等的打法

方法是（不管你用什么输入法），先在电子表格内打上“米”或“M”，然后按住换档键（ALT）不放，再依次按178三键，最后松开换档键，（米2）就出来了。另外按179是立方（3）；176是度（°）；165是人民币（￥）。在单元格中输入“03/4”（注意：3前面的0是空格），则显示为分数（3/4），反之则会显示为日期（3月4日）。

十、Excel中快速输入前面带0的数字

如果直接在单元格输入前面带0的数字如“001”，则确定后单元格内显示“1”，前面的0被丢掉了。解决的一般办法是先选中所有需要输入前面带0数字的单元格，再在任一被选中的单元格上单击右键，选“设置单元格格式”，在弹出的对话框中单击“数字”标签，再在“分类”框中选“文本”即可。但这样操作无疑是比较麻烦的，最简单的办法是：在输入数据时先打一个单引号，再输入前面带0的数字，前面的0就不会被丢掉了。如：要输入“001”则在单元格内键入“‘001”即可。

1，网页中嵌入了javascript语言，通过编程手段屏蔽了复制。

只要点击IE的“工具”→“Internet选项”菜单，进入“安全”标签页，选择“自定义级别”，将所有脚本全部禁用，然后按F5键刷

新网页，这时你就会发现那些无法选取的文字可以选取了在采集到了自己需要的内容后，一定要给脚本“解禁”，否则会影响到我们浏览网页。

2，有些网站为了防止别人使用他的内容把它禁掉了，除了上述同志们的说法，你还可以试试这一方法：单击IE窗口中“文件”菜单，选择“使用Microsoft FrontPage编辑”，在FrontPage 中复制，还不行就用“文件”“另存为”，然后在FrontPage中打开。

3，打开要复制的网页，点“查看”-“源文件”—复制你需要的文字即可

4，点击ie的文件菜单，里面有一项“用excel（word)分析”即可。

5，把这个网页从“文件”菜单里的“另存为”中把你想要的网页内容给下载下来！这个保存的路径你一定要清楚，不然你忘了，没有办法找到的啊，找到合适的路径你就下载下来。下载之后你用WORD打开就行了啊，一般的只要要在WORD可以打开看到的就可以复制，排版了！

6，现在市面有很多电子档的说明书加了锁，有时想把其中的文字复制下来供自己参考，但很多人可能会发现用鼠标选选不中文字，右击不出现菜单，按下Ctrl+C键也无效。这时，怎么办呢？帮你搞定！

首先保证你打开着不能复制文字的电子书的情况下（如图

１）

图1

打开一本电子书

然后打开一个Word文档。将你的鼠标放在此电子书文本的右下方，按住“Ｓhift”单机鼠标右键，再点击鼠标左键就会出现（如图２）

图2

用上文方法选中文字

接下来是最简单的一步了！在选中的文本上方点住鼠标左键，将其拖拽到Word文档中，ＯＫ搞定了（如图３）！

图3

将其拖拽到Word文档

我们来了解一下为什么不能被复制。

当前很多网页制做者都不想让自己网页中的内容直接就让人给复制去，有的是为了版权、有的是为了让人再回来看这段文字，提高他的访问量等等，具体原因我也说不清的啦^_^。他们一般会在网页代码中加入以下一个或多个代码：

onpaste="return false" 不准粘贴

oncopy="return false;" 不准复制

oncut="return false;" 防止剪切

onselectstart = "return false" 不准选择

例如：，这是一个典型的不让选择复制的语句。

好啦，现在我们知道为什么不能被复制了，那我们就可以针对这些代码下药了。

第一步：打开你想要复制的那个网站

第二步：将该网页另存到你的电脑上（文件|另存为）

第三步：用记事本打开你刚保存的网页，找到这段代码（不一定完全是这样的），你把里面的代码（除body）全部删除，最后就剩，保存文件。

第四步：双击你刚保存的文件，也就打开你的那张网页。

到此，所有步骤全部结束了，用鼠标选择你想要的那些文字，是不是可以选择并且复制下来了？首先你得先把这些打印稿或文件通过扫描仪扫到电脑上去，一般单位都有扫描仪，如果没有也没关系，用数码相机拍也行，拍成图片放到WORD里面去，不过在些之前，你还得装一下WORD自带的组件，03和07的都行。点开始-程序-控制面板-添加/删除程序，找到Office-修改找到Microsoft Office Document Imaging 这个组件，Microsoft Office Document Imaging Writer 点在本机上运行，安装就可以了。

首先将扫描仪安装好，接下来从开始菜单启动“Microsoft Office/ Microsoft Office 工具/Microsoft Office Document Scanning”即可开始扫描。

提示:Office 2003默认安装中并没有这个组件，如果你第一次使用这个功能可能会要求你插入Office2003的光盘进行安装。由于是文字扫描通常我们选择“黑白模式”，点击扫描，开始调用扫描仪自带的驱动进行扫描。这里也要设置为“黑白模式”，建议分辨率为300dpi。扫描完毕后回将图片自动调入Office 2003种另外一个组件“Microsoft Office Document Imaging”中。

点击工具栏中的“使用OCR识别文字”按键，就开始对刚才扫描的文件进行识别了。按下“将文本发送到Word”按键即可将识别出来的文字转换到Word中去了。如果你要获取部分文字，只需要用鼠标框选所需文字，然后点击鼠标右键选择“将文本发送到Word”就将选中区域的文字发送到Word中了。

此软件还有一小技巧：通过改变选项里的OCR语言，可以更准确的提取文字。例如图片里为全英文，把OCR语言改为“英语”可以确保其准确率，而如果是“默认”则最终出现的可能是乱码～还有：

应该说，PDF文档的规范性使得浏览者在阅读上方便了许多，但倘若要从里面提取些资料，实在是麻烦的可以。回忆起当初做毕业设计时规定的英文翻译，痛苦的要命，竟然傻到用Print Screen截取画面到画图板，再回粘到word中，够白了：（最近连做几份商务标书，从Honeywell本部获取的业绩资料全部是英文版的PDF，为了不再被折磨，花费了一个晚上的时间研究PDF

和Word文件的转换，找到下面2种方法，出于无产阶级所谓的同甘共苦之心，共享下：）

1、实现工具：Office 2003中自带的Microsoft Office Document Imaging

应用情景：目前国外很多软件的支持信息都使用PDF方式进行发布，如果没有Adobe Reader，无法查看其内容，如果没有相关的编辑软件又无法编辑PDF文件。转换为DOC格式则可以实现编辑功能。尽管有些软件也可以完成PDF转换为DOC的工作，但很多都不支持中文，我们利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging组件来实现这一要求最为方便。

使用方法：

第一步：首先使用Adobe Reader打开待转换的PDF文件，接下来选择“文件→打印”菜单，在打开的“打印”设置窗口中将“打印机”栏中的“名称”设置为“Microsoft Office Document Image Writer”，确认后将该PDF文件输出为MDI格式的虚拟打印文件。

编辑提示：如果你在“名称”设置的下拉列表中没有找到“Microsoft Office Document Image Writer”项，那证明你在安装Office 2003的时候没有安装该组件，请使用Office 2003安装光盘中的“添加/删除组件”更新安装该组件。

第二步：运行Microsoft Office Document Imaging，并利用它来打开刚才保存的MDI文件，选择“工具→将文本发送到Word”

菜单，并在弹出的窗口中勾选“在输出时保持图片版式不变”，确认后系统提示“必须在执行此操作前重新运行OCR。这可能需要一些时间”，不管它，确认即可。

编辑提示：目前，包括此工具在内的所有软件对PDF转DOC 的识别率都不是特别完美，而且转换后会丢失原来的排版格式，所以大家在转换后还需要手工对其进行后期排版和校对工作。

2、实现工具：Solid Converter PDF

应用情景：利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging组件来实现PDF转Word文档在一定程度上的确可以实现PDF文档到Word文档的转换，但是对于很多“不规则”的PDF文档来说，利用上面的方法转换出来的Word文档中常常是乱码一片。为了恢复PDF的原貌，推荐的这种软件可以很好地实现版式的完全保留，无需调整，而且可以调整成需要的样板形式。

使用方法：

1、下载安装文件Solid Converter PDF,点击安装。

编辑提示：安装前有个下载安装插件的过程，因此需要保证网络连接通畅。

2、运行软件，按工具栏要求选择需要转换的PDF文档，点击右下的“转换”（Convert）按扭，选择自己需要的版式，根据提示完成转换