文书管理制度

文书管理制度

第一章总则

第一条为了加强公司文书处理工作的规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度的管理范围包括文书的收文、发文、保管等内容。

第三条本制度所指的文书包括但不限于：与公司经营管理活动相关的法律、法规、部门规章、国家方针政策、行业政策、通知、请示与批复，公司章程、管理制度、任免决定、诉讼与仲裁文件；经营活动分析会议相关的文件及决议；验资报告、审计报告、资产评估报告等。

第四条综合管理部是公司文书管理的责任部门。综合管理部应当指定专门人员处理文书管理的相关事宜。

第五条本制度适用于公司及各部门。

第二章收文的管理

第六条收文类型

（一）对于来自公司外部的文件称为外部收文。

（二）对于来自公司内部申请的文件称为内部收文。

第七条收文必须符合以下条件：

1、有明确的主题；

2、有明确的收文主体；

3、有明确的发文主体并盖章或由发文主体的负责人签字；

4、收文一般是原件。

第八条收文的登记

外部收文填写《外部收文处理单》，统一按年份、流水号编号，并进行登记；内部收文填写《内部收文处理单》，统一按年份、流水号编号，并进行登记。

收文处理单至少登记填写“收文日期”“收文编号”“来文单位”

“文件名称”等内容。综合管理部负责文书管理人员原则上应在当天将收文处理单呈送综合管理部负责人对收文进行审核。

第九条综合管理部负责人应当依据公司各项管理制度和审批流程在两个工作日内在收文处理单签署审核意见。

第十条收文的阅批、传阅及阅批意见的传达

（一）收文的阅批、传阅和阅批意见的传达按如下程序进行。

1、若需传阅的，按传阅人名单进行传阅。

2、若需呈送总经理阅批的，阅批后分送承办部门承办

3、若需呈送分管副总裁阅批的，阅批后分送承办部门承办。

（二）收文阅批完成后，综合管理部应当于一个工作日内将阅批意见传达告知申请部门及承办部门。

（三）传阅文件应当严格遵守传阅范围，不得将文件转借他人阅看。对尚未传达的文件不得泄露。

（四）阅批人或传阅人阅批或传阅文件原则上不得超过两个工作日，阅批或传阅后应签名以示负责。

（五）阅批人或传阅人完成阅批或传阅后，应当及时将文件退回综合管理部，以便后续阅批、传阅及承办。

第三章发文的管理

第十一条公司发文主要用于：

1、颁布公司规章制度；

2、公布关于设立或变更管理机构的事项；

3、公布主要管理干部任免事项；

4、公布公司的重大经营、管理事项的决定；

5、发布有关奖惩决定和通报；

6、其他需要发文的重大事项。

第十二条发文的申请

公司及各部门需要发文时，应当向公司综合管理部提出发文申请，并将文件底稿及电子文档交综合管理部，办理《发文会签单》。

第十三条发文的要求

（一）发文必须由综合管理部统一按年份、流水号编文号，由总裁签发。

（二）发文应当一事一文，主送一个单位，不要直接送领导者个人(除领导直接交办外)。

（三）发文应根据需要确定主、抄送部门，不得随意发文。

（四）按照分级管理的原则，公司发文原则上只发到公司及各部门。

第十四条发文程序

发文一般包括拟稿、核稿、会签、签发、缮印、校对、用印、登记、报送、分发与签收等程序。

(一)拟稿

发文的申请单位应当负责拟稿。拟稿必须符合以下要求：

1、必须符合国家的方针、政策、法律、法规和公司的有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。

2、反映情况要真实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。

3、引用的文书要写明发文机关、文书编号、标题和发文时间。

4、应当使用统一格式的稿纸，字体、字号、行距统一，超过一页的应当编页号。

5、数字的写法。除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。

6、章节序数的写法。一般应当按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。

7、不得滥用简称。单位名称、年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不得用简称。

(二)核稿

发文的文稿应当经申请单位负责人审核后送由综合管理部负责人核稿。核稿的主要内容如下：

1、是否需要行文。

2、是否符合国家的方针、政策、法律、法令。

3、提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。

4、处理程序是否完备，行文关系、文书格式是否符合规定。

5、核稿时如发现不妥之处，应当进行修改，属于重要的原则性问题，应退回申请单位修改。

（三）会签

发文如需会签的，由综合管理部负责人核稿后，交由分管负责人会签并签署意见。

（四）签发

由总经理签发。

（五）发文改稿和签发，一律用钢笔或水笔，不得使用铅笔和圆珠笔。

（六）签发后的文书不得再作任何修改。若确需修改，应当重新核稿、会签、签发。

（七）缮印、校对、用印、登记。

文书签发后，由综合管理部人员负责打印、盖章、装订。打印文件要美观大方，符合文书格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。发文必须由综合管理部统一按年份、流水号编文号登记备案，登记内容至少包括“发文日期”“发文名称”“页数”“发文申请单位”“发文编号”等内容。

（八）报送、分发与签收

发文的发送机关属公司外部的，由申请单位或综合管理部负责报送；发文的发送机关属公司内部的，由综合管理部负责报送。由综合管理部办理《发文清单》，统一发放文书并签收。

第四章文书的保管

第十五条文书处理完毕后，由综合管理部整理、分类、并移交档案，由专人负责保管在专门的地点。

第五章附则

第十六条本制度经发布之日起执行。