业务流程-文字版

业务相关工作流程详解

外贸业务工作流程如下步骤：

一、外贸签单和合同备案–单证组

1)外贸合同由部门经理复核内容后，业务员将合同、资金调度人员（武汉佳创–

张艳）及部门经理签字的《合同预算表》提交总经理（朱凯波），总经理审核

无误后在合同上签字盖章。

2)分公司负责人签字后，业务员于一个工作日内催促客户签回合同（客户先签字

的合同除外），然后将合同袋转交单证组备案。单证组由香港佳琦分公司单证

员（周霞）和武汉佳创单证员组成，双方均需进行备案过程。

3)外贸经理协助业务员完成《初步业务分析表》，并形成业务流程。分析表连同

合同一起备案入合同袋。

4)单证组审核合同上含有客户和总经理签字齐全后予以备案。

5)确保合同审理的高效性。上午的合同，在下午3点前务必审核完毕返还到业务

员。下午的合同，务必在第二天早上审核完毕返还到业务员。

二、制定组货通知–综合组

1)综合岗位（内勤人员）于合同备案的当天制作出组货通知，复核签字后转交采

购部，审批人一栏空白。

2)严格依据客户签字后的外贸合同制定组货通知，数量、溢/短装、交货期须与外

贸合同相一致，交货期应结合船期而定。

三、单证组提醒催证或预付款–单证组

1)于合同规定预付款日或开证日，向业务人员索要客户付款凭证或信用证的复印

件。

2)同时，单证组在此后的每天查询一次预付款或信用证，直到收到为止。

3)单证人员完成《单证跟踪表》，该表为动态跟踪表，需要单证人员时时跟踪与

更新。

4)单证人员收到预付款或信用证的当天，通知总经理和业务员。

四、总经理决定是否审批组货通知，并审核是否采购货物

五、签订采购合同–采购组

1)采购部收到组货通知后，提前询价，跟踪行情变化，在总经理签字审批组货通

知后两天内进行采购。

2)制作采购合同草本，须由复核人、采购人和业务员签字，提交签字的《开票信

息确认单》（同时自留一份以便复核发票），总经理审核采购成本和开票信息确

认单后，在采购合同上签字盖章，并交由财务审核。

3)如果采购成本超出合同预算表上的预算金额，须请示总经理批准。

4)采购合同签订后，复印一份转交海运组

六、单证组审核信用证–单证组

1)单证组于收到信用证的当天，由草证初审信用证。

2)单证组于审核完信用证，并填写《审证记录表》。该步骤由武汉佳创和香港佳

琦双方单证员同时进行完成，做到双审同步，并各自审核后签字确认。并且将

以双方单证的审核结果列入单证员绩效考核内容之一。

3)如果需要改证，将审证记录表的第一部分书面通知业务员，业务员签字后复印

一份存合同袋留底。直至信用证彻底修改且审核无误后，由单证人员最终确认

签字。

4)同时将审证记录表的第二部分通知综合组，综合组签字后复印一份存合同袋留

底。

七、验货/发货–采购组

1)跟踪生产进度，确保按期交货，须于合同规定交货期前一周核实已生产数量，

并通知综合组。

2)采购部于发货前制作《工厂出库单》并签字后转交海运组，综合组审核其与组

货通知相符后签收工厂出库单。采购组必须严格按照验货流程，整理完成一份

详细的《验货报告》，并在货物出厂前须严格检验并出具《验货报告》，总经理

凭验货报告审批余款。

3)若现货采购，采购组需时时关注市场价格走势，提前做好市场询价，将其信息

资料整理收集后汇报总经理，总经理审核信息资料后决定是否采购。

4)采购人员于发货的当月催要增值税票，收到后审核发票，保证发票与开票信息

确认单相符。

八、租船审核–综合组

1)综合组于采购合同交货期前一周向采购部核实货物生产进度，并审核审证记录

表中信用证或余款是否最终签字确认，如果确认则安排租船，若未经确认则需

向总经理请示是否租船。

九、办理商检–综合组

1)如果是法检产品，综合组按照采购合同数量做适当上浮后办理商检，包装数量

也做相应上浮。

十、办理租船–单证组

1)租船审核无误或总经理批准后，单证组于交货的前一周签订租船协议。

2)租船协议中的货物数量，应有正、负10%的浮动空间。

3)货物到港后，单证组安排装船前的理货、贴唛头、拍照、检验事宜，台帐上根

据工厂出库单做入库处理。

4)若租船审核有问题且总经理未批准，须延迟租船，并请示何时再次进行租船审

核。

十一、报关装船–单证组

1)单证组再次审核审证记录表中的信用证或余款是否最终签字确认，如果确认则

安排报关装船，未经确认则向总经理请示是否报关装船。

2)报关装船审核无误或总经理批准后，单证组安排报关装船。

3)报关装船数量以工厂出库单为准，如果为我司库存产品，装船数量则由海运组

根据外销合同安排；报关名称、规格以开票信息确认单为准。

4)转船后，核实装船数量，海运组填写完整SHIPPING ADVICE（装船通知书），签

字后转交单证组和业务人员各一份，台帐上做装船出库处理。

5)装船后及时催要提单。提单模版事先交单证组审核修改和确认。船公司寄送正

本提单前，须将复印件再次转交单证组确认，确认无误后才可寄送。

6)装船后登记船代、货代和佣金台帐，并出具合同利润表。

7)报关一个月后，海运组催要核销单、报关单、场站收据或大副收据。

8)如果报关装船审核有问题且总经理未批准，须延迟报关装船，并请示何时再次

进行报关装船审核。

十二、制单议付–单证组

1)单证组于收到信用证的三个工作日内制作完单据模版。

2)于收到SHIPPING ADVICE的当天，填写单据上的数据，如果是CIF（成本加保险

费加运费）条款当天购买保险。

3)单据制完后的当天，单证组再次复核单据，并填写议付单据审核记录表，确保

单证相符。

4)无特殊原因，单据应全部押汇。如果不能押汇，请示总经理确定议付银行。

5)交单后，提交一份发票给财务，上面标注议付银行名称以及是否押汇。

6)单证组登记好交单记录，跟踪银行寄单和收汇情况，开证行收到单据7个工作

日未收汇的，当天电报索汇，并通知业务员催客户付款赎单，索要付款通知。

7)收汇后，通知业务人员已经收汇。

十三、支付佣金、海运费和港杂费–财务组

1)支付佣金，须由单证组在请款单上签字确认已经收汇后，方可支付。

2)海运费和港杂费实行月结，凭发票支付后，海运组从台帐上删除相应记录。