项目实施阶段文档管理办法

项目实施阶段文档管理办法

一、目的

为进一步规范工程建设项目实施阶段的文档管理工作，确保文档的完整性、准确性、系统性和保密性，特制订本办法。

二、适用范围

本办法适用于公司新建、改建、扩建等固定资产投资项目实施过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、记录、声像等各种形式的文件资料的管理。

三、职责与分工

（一）项目前期主管部门职责

1、负责项目基础设计批复前文件的接收、发放、归档等工作。

2、参与有关单位组织的档案验收工作，并对工程建设项目文件管理工作进行业务监督、检查和指导。

3、负责向项目实施主管部门移交项目前期文件。

（二）项目实施主管部门职责

1、制定、修订工程建设项目文件管理制度。并对工程建设项目文件管理工作进行业务监督、检查和指导。

2、负责工程项目施工准备阶段和竣工验收阶段文件的接收、发放、组卷、归档等工作。

3、负责组织相关部门对各承包商交付文件的完整性和正确性进行审查；并参与有关单位组织的档案验收工作。

（三）项目实施管理部门职责

1、负责施工阶段文件的接收、发放、整理、保存等工作。

2、工程交工后4个月内，将分类整理的文件移交项目实施主管部门组卷。（四）设计单位负责按照设计合同约定向有关部门提交设计相关文件。

（五）施工单位职责

1、负责施工过程形成的项目施工文件的收集、整理、归档，并在项目中交后3个月内移交相关部门。

2、配合建设单位、监理单位等组织的文件检查工作。

（六）监理单位职责

1、负责监理业务范围内文件资料的收集、整理、归档，并在项目交工后4个月内移交相关部门。

2、检查施工单位文件资料收集整理的及时性和准确性。

3、负责交工资料和竣工图的审核。

（七）采购部门职责

1、负责项目物资采购供应过程中形成的各类文件的收集、整理、归档，并在项目中交后3个月内移交档案管理部门。

2、负责提供项目物资的相关技术和质量证明文件等资料，含非标设备竣工图3套。

（八）生产使用部门职责

1、负责编制、收集、整理、归档各类生产准备文件，并在生产考核或标定后1个月内移交档案管理部门。

2、负责提供试生产期间文件资料（试生产记录、设备缺陷及事故处理记录、分析和结论），总体试车方案、装置考核报告、试生产总结及运行中形成的文件资料。（九）档案管理部门职责

1、负责设备随机资料（包括设备制造单位编制的非标设备制造竣工图）收集、整理及组卷存档工作。

2、检查、指导各参建单位项目文件归档工作。

3、负责项目实施阶段归档文件的接收。

4、负责向文件归档部门提供统一的档案盒、封皮。

（十）其他相关部门职责

项目前期主管部门、公司办公室、财务部门、审计部门等相关部门负责将所形成的工程建设项目文档移交档案管理部门。

四、管理事项与工作程序

（一）文档接收、发放

1、接收单位需对文件（包含必要的电子版文件）的来源、种类、内容、数量、完整性等进行核实，合格后签收。

2、接收文件后，按项目、文件类型或专业等进行登记、分类、整理。

3、发文部门填写文件发放申请表，批准后，发放人员按照发放要求建立登记表，签字发放。

4、纸质文件以对方签收为有效传递；通过计算机网络传递的信息，以拷入目的盘对方确认后，为有效传递；通过传真传递的文件，对方确认接收到为有效传递。

5、需对方确认的信息文件，需在有效传到后双方约定的时限内予以答复，在双方约定的时限内未予答复的，将被视为对信息文件的认可。没有约定时限的，答复期限限定为三日，若三日内未予答复，则被视为对信息文件的认可。

6、需对方处理的信息文件，应在规定的时限内答复。在规定时间内未答复的，并对工程进度、质量、HSE等方面造成影响，按相关管理规定和合同条款处罚。（二）文件借阅

1、借阅人须严格履行登记手续，填写《文件借阅登记表》，必要时，需经有关领导批准。

2、借阅人要爱护文件，不得在文件上涂改、勾划，不得折叠、拆散、转借；未经同意不得复印、随意摘录文件内容。造成损失时，给予相应的处罚

3、保密文件不外借，查阅保密文件须经相关领导批准。

4、借阅文件应按规定日期归还，借阅人和管理人员要当面清查。

（三）文件更新

1、文件资料在收到修改版后，及时进行下列工作：

（一)将存档的原版抽出，在文件的首页打上“供参考”或“作废”字样，换入新版。

(二）新版文件按原版的要求重新登记，发放，同时通知原版接收单位更新并作作废处置。

（四）文件归档

1、基本要求

（一）归档文件应齐全、完整、准确并原件（正本）归档。复印件加盖确认印章的延续性文件视同原件。

（二）文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

（三）文件纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

（四）当所收外来文件资料为不耐久载体或书写字迹且无法更换的，应将原件复印后与其一并归档。

（五）非纸质文件应与其内容目录一并归档；永久、长期的电子文件必须形成一份纸质文件归档。

（六）外文资料若有汉译文的应与汉译文一并归档，且译文在前，原文在后排序。无译文的要译出标题后归档。

（七）文件资料排列应文字在前，图样在后；请示文件应将批复文件在前，请示文件附后。

（八）档案盒和封皮的案卷题名按“工程名称+项目名称+装置单元名称+专业名称”填写，内附表格的项目名称写“项目名称+装置单元名称+专业名称”，电气、仪表等无法分单元可按具体情况填写。

（九）移交文件时，移交单位要编制移交清册及案卷目录，交接双方在清点核对正确后，在移交清册上签字盖章。移交清册一式两份，交接双方各存一份。

2、建设单位负责归档文件范围详见附件1。

3、设计单位归档文件包括竣工图和设计总结。

4、施工单位交工技术文件归档

（一）工程项目由多个单位承包的，由各承包单位分别负责收集、整理、组卷归档、移交。

（二）工程项目实行总承包的，由总承包单位负责收集、汇总、整理、组卷归档、移交。

（三）交工技术文件的内容、编制应符合SH/T3503-2007《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》。

（四）第三方检测单位应依据SH/T3503-2007规定的内容、时间内向被检测工程施工单位移交检测报告。由被检测工程的施工单位汇入相关工程卷册。

（五）交工技术文件的份数为两份，其中一份为原件，并移交建设单位，同时提供电子版的交工技术文件目录。

5、监理文件归档

按照中国石化标准SH/T3903-2004《石油化工建设工程项目监理规范》的相关要求进行造册组卷，并向建设单位移交监理文件一份。

6、归档整理按GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》及《北京化工集团档案管理办法》等规定执行。

（五）文件保密

1、建设项目涉及秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要复印、借阅，应经有关领导批准后办理。并按审批的范围、内容进行复印，借阅的应及时办理文件登记手续。

2、工程建设完成后，各部门和单位领用的图纸（除生产单位外）、设计资料退回给项目实施主管部门，由项目实施主管部门统一处理，其它部门和单位无权处理，确保知识产权，严守国家秘密。

五、检查监督与考核

公司建设管理部对本办法的执行情况进行检查、监督与考核。

六、解释权归属及印发实施

（一）本规定由公司建设管理部负责解释。

（二）本办法自印发之日起实施。

附件1：

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附表2：

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附件3：

文件资料移交目录单

移交人：接收人/时间：