旅行社发团作业流程

三、

无论是出境团还是国内旅游团，组团社将团队发往国内外地接旅行社接待时，都应按一定的作业流程进行操作。

（一）团队档案的建立

旅游团的建档，首先应建立团号。命名应通俗易记、一目了然。

① 三个英文字母代表这个团的英文缩写：

CEF 代表xx家庭旅游团。

② 六位数代表该团预定出发日期为

2005年6月10日。

③ 英文字母代表前往目的地国家或地区的缩写。TSMH分别代表泰国、新加坡、马来西亚和香港。

④ 数字代表该旅游团出游的天数为15天的行程。

⑤ 英文缩写代表特别团的意思。VIP 代表贵宾团。

⑥A 或B 如果第一至第五项不变，而在第六项后出现有A 或B 时，即表示该旅行社有两个以上的旅游团。

其次，编制出公司侮月的各类团体明细出团表，也就是公司的年度订团的基海本资料。

（二）与航空公司的年度订位

上述年度出团表完成之后，向相关航空公司提出机位的预订，每年一次，故称为Annual Serier Booking ，对零售的旅行社来说，年度订位相当重要，尤其在其经营目标下的相关航空公司，年度订位更反映其经营的方向和策略。按照预订的年度出团址，首先应得到航空公司的支持。一般来说，选择航空公司主要考虑以下几个因素：

( l）机票价格是否有竟争力。

( 2）机位提供状况是否能满足需求。

( 3）工作人员的配合程度，包含付款的方式是否灵活。

( 4）航空公司的班次和各地的联络方便与否。

（三）向地接社预报旅游计划

向地接社以传真或电传形式顶报计划，紧急情况也可先用电话预报，后发传真。预报的日的，是为了使接团社将此团纳人该社的接待计划，要接团社及早订房、订票。预报应尽可能在团队到达前30天发出。预报内容有：

团一号、旅游团队人数、团员构成情况（性别、年龄、民族、有无特殊客人）、抵离时间、旅游线路、交通工具要求、食宿标准、要求等；特别应标明离开的交通工具、车次、航班及其他内容，并要求接团社在3一5天内予以问复。

附：

预报传真

xxxx 旅游公司：

我社组织的555一C 一0506 10一行33 + 2人（中宾）于2加5 . 6 . 10乘护rl90次火车于12日上午7 :

00抵达成都双流机场，请按常挽行程安排去九寨、黄龙游览，并请即预订

6．15上午T833次硬外35张去重庆。此团系重点客户，请务必保证晚上硬外离蓉。另，此团6.

12、13宿九寨山庄，6 .14晚宿成都大酒店，请代仃标准房16间，加一床和全陪房一间。抵达时间、车次另告，正式计划及旅客名单后发。谢谢合作！祝

贵公司昌盛！

xxxx 旅行社

业务部x xx

2005 . 5 . 15

（四）书面确认

团队预报发出后，接团社应在最短的时间给予书面回答，主要的是要对预报的内容逐一加以确认，最重要的仍是机（车）票落实情况。但由于预报较早，情况的变化肯定会有，因此就需要不断发出传真更改，并较早地发出游客名单。附：

确认传真件

xxxx 旅行社业务部x xx 先生：

贵社发来555一C 一050610团33+2人（中宾）预报悉，已按计划仃妥去渝T833次35张硬外票和指定饭店。诸早发名单。谢谢关照！

成都xx 旅游公司计调部x xx 2 005 . 5 . 18

（五）旅程变更

如果旅游行程或旅游人数有变化，应及时书面告知地接社，并要求对方书面确认。

附1：重要更改

xx 旅行社国内部x xx xx：

您好。我社组织的555一C 一050610团33+2人（中宾）原报2005.6.15乘作3次上午x 次2005.6 . 15下午x 时x 分发车，于6 . 16上午x 时x 分抵渝，请予回复确认

xxx x 旅行社

业务部X XX

2005 . 5 . 20

附：

紧急更改

xxxx 旅行社国内部x xx xx：

我社组织的555一C 一0506 10团一行33 + 2人（中宾）原订2005 . 6 . 10乘1 . 190次赴成都，现因出票问题，名单上

3、4、

9、10及

13、14六位游客及一全陪，改乘6 . 1l

（六）524502航班抵蓉，预计20 :

00抵成都双流机场，请派车及导游接机，并安排住宿。给贵社增加麻烦，请原谅。

谢谢合作！

xxxx 旅行社

业务部x xx 2005 . 5 . 20

（六）计划的发出

( l）团队预报计划以后，经过双方多次更改确认后，在基本内容，如人数、日程无大变化的情况下，应该在团队到达第1站前10一15天内，将正式计划邮寄或传真至接待社。正式计划以正式文件打印、盖公章，每地寄出两份以上。它既是接团计划，也是对方的结算收款依据，应力求正确。一般在正式计划发出以后，不应再有大的变更。发计划应附上回执，以便对方寄回，确认收到无误。

附：

计划回执

xx火x 旅行社：

贵社发来555一C 一050610团计划收悉。我杜将按贵社计划接待此团。

此致

xx！

xxxx 旅游公司x 年x 月x 日

(2）正式计划也应发至本社有关各部，如接待、财务、档案等部门。国内旅游团的书面计划书写形式如下：

成都xx 旅游公司、重庆xx 旅行社国内部、武汉xx 旅行社国内部及本社接待、财务各部：

现将我社组织的555一C 一050610内宾团一行33 + 2人计划发给贵社，请贵社接计划后按约以内宾标准团接待。仃妥车（船）票，按计划内容安排游览，并做好上、下站联络。如有更改请即通知我社和下站接团社。团款已按约预汇80 %，差领部分由全陪结清。此团系重点团，请各社予以关照。谢谢！祝

合作成功！

xxxx 旅行社

2005 . 6 . 7

( 3）具体行程

① 日程：

第一天6 . 10 (．五）上海一成都T190次，宿火车上。

第二天6 . 1l

（六）途中，xx火车．上。

第三天6 . 12（日）上午7 :

00抵成都，成都一九寨（BUS )，宿九寨山庄。第四天6 . 13

（一）xx一日游：

xx、xx瀑布等，xxxxxx。

第五天6 . 14

（二）游览黄龙仙境，乘BUS 返成都，宿成都大酒店。第六天6 . 15

（三）上午游览杜甫草堂，『午成都一重庆钩5次，宿火车上。第七天6 .

16

（四）上午x 时x 分抵渝，市内景点：

白公馆、xx。第八天6. l7

（五）上午10 '00乘“扬子江”游轮游．三峡，宿“扬子江”号。第九天6 . 18 （六）观光瞿塘峡、奉节白帝城，宿“扬子江”号。

第十天6 . 19（日）观光巫峡、小三峡．、西陵峡，宿“扬子江”号。

第十一天6 . 20

（一）约晚上7 , 00抵武汉，宿江汉饭店。

第十二天6 . 2l

（二）市内观光：

东湖、黄鹤楼，晚乘飞机返沪，结束愉快旅程。回到温馨的家。

② 注意事项：

请xxxx 一定订妥巧／6

（三）, 5次硬卧33 + 2xx；

请xxxx 国内部订妥

（五）“扬子江”号游轮船票33 + 2张；。请武汉xx 确保机票33 + 2张；

名单中

7、8喜素食；

请xx晚餐加标准每人30元作为欢迎；

清xx午餐加标准侮人30元作为欢迎；

各地请一律派空调车观光。

③ 联系人：

成都xx 旅游公司联系人x xx 、X xx

电话：028 ---x x x x X x xx传真：028 ---x x x x x x xx重庆xx 旅行社联系人x xx 电话：023 ---x x x x x x xx传真：023 ---x x x X x x xx武汉xx 旅行社联系人x xx 电话：027 ---x x x x X x xx传真：027 ---x x x x X x xx本社联系人欠xx

电话：021 ---x X x X X x xx传真：021 ---X X x x x x xx ( 4）附一份打印的正式名单，名单要写明姓名、性别、年龄和身份证一号码。这样的一份计划就比较明白清楚，便于接团作业。

（七）再确认

团队出发前24小时以内，作业人员还应对计划进行一次最后的再确认，以防接团社疏忽和遗漏，发现问题可及时补救。特别要强调，作业人员千万不能因怕麻烦而不确认。

有时在团队出发前还会发生特殊情况，如游客家中发生大事情而不能外出旅游。因此，要发紧急通知。

附：

紧急通知

成都xx 旅游公司、重庆xx 旅行社国内部、武汉xx 旅行社国内部及本社有关部门：

现因我社组织的555一C 一050610团名单33+2人中，

27、28两位客人家中主要亲属生病住院，不能参加此团，请取消这两位游客的一切车、船票和住房。请各社关照，尽量减少损失，如产生必须之费用请报我社，由我社承担。

xx，不便之处请谅解！

上海xx 旅行社业务部x xx 2005 . 6 . 9最后不要忘记，当旅游团队安全回沪后，作业人员还应做好质量反馈工作。

（八）全陪工作

全陪的责任十分垂大，一个旅游团外出旅游成功与否，最后要看全陪的工作。全陪从领取任务、熟悉计划开始，实际卜就参与了工作。计划内外发生的一切事情，都要靠全陪的作业来完成。全陪除全心全意为游客着想做好服务工作外，还应关心行李工作、导购工作，同时还要处理突发事件，可谓责任重大。因此，一个好的全陪应该熟悉业务，有职业道德，机智、沉着，既要站在游客立场维护旅游者的利益，又要和当地地陪人员直至饭店服务人员搞好关系。一个好的全陪，出团十几天除了打一个电话报平安外，就不会再来请示什么。但有的则不然，大小事情都处理不了、怕负责任，甚至游客加一道菜，也要电话请示一下，结果电话费反而超过了餐费。

当然，旅行社接待部门也应给予全程一导游适当的权限，诸如加菜、买饮料、交际费等，同时也要注意提高全陪人员的素质。全陪派好了，整个发团流程工作也就顺当了。

（九）账单审核

团队结束，各地接待社（除个别现付外）均会很快传来团队收款账一单。组团作业人员应根据计划认真审核，实事求是，纠正差错，并请财务按协议准时付款。

（十）出境团的其他注意事项

中国公民自费出国旅游的作业流程，与国内旅游团输送的作．业流程差不多，但出国旅游作业由于语言和通讯上的问题，所以应特别细致，而且要防止受骗上当。因此以下问题必须引起重视：

( l）要签订有法可依的合同契约，一切按合约办。

( 2）要辨别签证的真伪，防止受骗七当。

( 3）旅游者应得的待遇，特别是用餐、住房标准、购物次数等，要有协议或书面确认。

( 4）付款事宜要采取多种方式。如分为预付部分、现付部分，旅游者平安回国后结算付清等。

( 5）重视旅游者的人身安全，一定要保险。

( 6）一切业务交往均以书面为准。

( 7）团队出发前，通过“说明会”等方式，教育团员遵守国外的法律，以及团员守则等。

( 8）游客回国，作业人员要主动做好访问等善后工作。