文书与档案管理

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1．文书的格式是-----文书的表现形式。2．公文纸介质表现形态包括---开本、规格、印刷、装订。

3．“关于评定业务支撑文件”的组卷方法是问题特征

4．公文主体一般由---标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注等要素组成。

5．公文的版记由---主题词、抄送机关、印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。

6．及时、准确、安全是文书工作的原则7．正本可分为---定型本、试行本、暂行本、修订本。

8．正本和副本的本质区别是---它们的作用和目的的不同。

9．组织机构一年度是对内部组织机构一直固定不变的立档进行分类。

10．从行文关系上划分，文书可以分为---上行文、平行文、下行文。

11．《北京市解放初期大事记》是指国家或地区大事记

12．本机关收到外机关发来的文件称为收来文件。

13．从文件的使用范围来划分，文书可分为---通用文书、专用文书、技术文书。14．发文机关留存的印刷本是指存本15．根据决定的性质，可将其分为---法规性决定、指挥性决定、知照性决定。16．通报适用于---表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。

17．简报的特点是---简、实、快。

18.签发是指领导人对文件的发出签具意见

19．行文制度指的是---机关与机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定，包括行文关系、行文方式和行文规则。

20．行文制度包括---行文关系、行文方式、和行文规则三个方面的内容。

21．鉴定档案价值的基础是分析文件的内容

22．档案复制本根据利用单位的不同需要，可以分为副本和摘录

23．发文处理有—八个工作环节，收文处理有--八—个工作环节。

24．校对要以---定稿为依据。

25．拟办的特点是—参考性、差异性、概括性。

26．上行文是指请示

27．档案常用分类方法有三种，即---年度分类法、组织机构分类法、保管期限分类法。

28拟办：公文的拟办就是指文秘部门承办人对于收文准备如何处理提出初步方案和意见，以供领导人批示、决断时参考。一

般由文秘部门的办公室负责人或业务部门

承办人提出拟办意见全宗编号的主要方法

是---流水编号法。

29．承办是同属于发文处理和收文处理程

序

30．案卷目录由--封面、序言、目次、简

称与全称对照表、案卷目录、备考表六部

分组成。其中—封面和案卷目录是主体部

分。

31．档号由四部分组成，分别是—全宗号、

案卷目录号、案卷号、页号或件号。

32．档案检索包括---对档案信息分析存储

和根据需要进行查找---两个阶段。

33．档案著录工作主要包括---著录项目、

标识符号、著录格式、著录级别---和著录

项目细则等内容。

34．文公用纸一般采用国际标准A4型

36．中华人民共和国档案分类表以一览表

的形式共设置了—19—个基本大类。其中A

代表--中国共产党党务—B代表---国家政

务总类。

37 提高办公的时效：文件办理的时间量是

个弹性很大的问题，因为很难事先制定个

收发文计划去精细地进行时间的量化预

测。但是，这并不等于此问题根本不能谈。

因为就每个具体环节进行时效分析还是可

以的。为此，除加强文书人员的责任心和

提高其业务素质外，还可从健全文书办理

的制度来加以保证《中国档案主题词表》

主要由---主表---及其---词族索引、范畴

索引、首字笔画简字表----和附表、附录

构成。

38．检索档案工具的基本职能有两点：一

是---存储档案信息----一是---查检档案

信息。

39．档案检索工具按编制方式划分，可分

为---目录、索引和指南---。

40．维护档案完整与安全是档案保管工作

的最基本任务

41．档案计算机检索的流程包括----输入、

输出两部分。

二、名词解释

1．文书-----概括地说，文书就是指行为

主体在社会活动中，为了一定的目的而形

成并使用的具有应用性的和特定格式的

文字材料。

2．公务文书----是指国家机关、社会团体、

企业事业单位的行政机关在管理过程中所

形成的具体法定效力和规范体式的书面文

字材料。

3．人名索引是揭示档案中所涉及的任务并

指明其出去的检索工具

4．文书档案----文书档案是各级机关、团

体、企事业单位及个人，在社会活动中，

为处理公务及私人事务而形成的档案。

5．专门档案----是各机关单位在进行某种

专门业务工作中形成的档案。主要有：干

部档案、会计档案、诉讼档案、教学档案

等。

6．平行文：是指同级机关过着不相隶属的

机关之间来往的文件没。这些法定的机关

与组织可以在自己的职权范围制发相应的

公文。

7．文书工作-----通常也叫文书处理工作

主要是指公务文书的形成、处理和管理的

程序、手续等。一个机关的组织或办事机

构，围绕公文的形成、处理与保管工作，

需要有一系列的工作环节，形成一个运转

流程，在这一流程中所做的一切工作，都

是文书工作。

8．档案管理----也称档案工作或档案管理

工作，简单地说就是用科学的原则和方法

管理档案，为党和国家的各项工作服务。

9．公文的文体----是一种兼有议论文、说

明文、记叙文三种表达方式和一般特点的

应用文。

10．定稿----公文的草稿经过修改并由领

导人审阅、签发或者会议讨论正式通过的

最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成

正式文件，因此，定稿是机关制发文件的

唯一可靠标准稿。

11．正本----是根据已经签发的定稿所制

发的正式文件文本。正本具有标准规范的

格式和生效标志，具有法定效力，其证据

价值得到法律的认可和保护。

12．存本---是指发文机关印制一份文件的

正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的

印刷本。

13．副本---是指公文形成之后由于工作的

需要，往往使正本文件发生许多增值或变

态文本，这种根据公文正本复制、誊抄的

其他文本称为副本。

14．计划---对即将开展的工作所做出的系

统化条理化的安排设想的书面表达形式。

15．简报---是机关、团体、企事业单位用

来指导工作、向上级机关反映情况和文题、

交流经验以及沟通信息的一种公务文书。

16．总结-----是指对已经完成或正在进行

中的某项实践活动的效果、作用及其经验

教训进行评价，并在此基础上归纳分析而

形成的文字材料。

17．调查报告-----以书面报告的形式反映

调查研究所获得的信息与结论的一种实用

性文体。

18．司法文书----是指案件当事人或参与

人，为要求司法机关按照法律程序、运用

有关的法律条文有效的保护自身合法权益

而制定的文书。

19．人事文书---是指各级机关在干部人事

管理工作中形成的，反映个人自然情况、

社会经历和思想品德、业务工作情况等各

种材料的总称。

20．会计文书---是本机关单位在经济活动

和财务收支过程中，进行会计核算所形成

的各种材料的总称。

21．主题---又称主题思想，通常是指文章

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中所反映的中心思想，即文章所表达的全部内容中那个贯穿全篇最基本、最主要的思想。

22．结构----在这里指的是一篇文书的内部构造，及文书内容的组织和安排。 23．文书语言---文书语言即实用性文体语言，它是用于社会活动、具有实用文特点、反映社会实践活动的规范化的语言体系。 24．签发---是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文，并签注自己姓名和日期的环节。

25．用印---是指在需要用印的文件上盖上发文机关的印章的程序。用印是文件生效的标志，因此需要用印的文件只有加盖了发文机关印章之后才能生效。

26．拟办---是对需要办理和答复的收文提出的初步办理意见，以供领导批办时。 27．承办---就是遵照领导人对文件的批办意见，根据来文内容和要求，由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作程序。

28．查办----是指按照文件办理时限，秘书部门对承办工作进行检查与催眠，防止文件处理的漏办和延误。

29．档案保管期限表----就是用表册的形式列举档案来源、内容和形式 并指明保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值、确定档案保管期限的依据。

30．档案分类方案----就是标列各个类目名称，标示全宗内档案分类体系的纲要。具体而言，就是在分类之前，须先确定分类的级次，以及每一级采用什麽样的分类方法或每一级的主要内容，然后把各个类目的名称一一列举出来，形成一个大纲。 31．全宗----是指一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的全部档案。 32．档案鉴定工作指导思想是：1全面的观点2历史的观点3.发展的观点

33.档案著录——是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程，称为分类标引。

赋予其主题标识的过程，称为主题标引。 表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。

34.档案编研工作——是以馆（室）藏为主要对象，满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料，编写档案参考资料，并参加编史修志一集撰写专门著述的一项工作。

35、档案鉴定工作——是指档案部门或档案人员按照一定的原则、方法、标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案并予以销毁的一项档案业务工作。

36、档案标引——是指对文件或案卷进行主题分析，把自然语文转换成规范话检索语文的过程。给予文件或案卷以主题标识的过程称为主题标引。

37、档案存贮缩微化——就是用照像设备或其他摄影方法，把以纸张为载体的档案材料按照一定的比例缩小，摄录在胶卷或者平片上，也就是将档案胶卷化，平片化。 38、特殊载体档案——主要是指声像档案和机读档案。声像档案包括影片、照片、录像等档案；机读档案指用于存储计算机数据的磁盘、磁带、光盘等。

39、档案工作标准化——是指档案工作领域内，由档案行政事业管理机关，或者会同标准化主管机关以及各有关部门共同协商，共同参与制订档案工作的管理、原则、方法、质量、规格、概念、设施等，同意的衡量准则、技术规范，并且予以贯彻执行和修订的全部活动过程。 三、简答题

1．文件有何作用？——文件的作用，概括地说就是管理政务的工具和手段。具体包括以下几方面：1、上传下达作用；2、公务联系作用；3、凭证记载作用。

2、文书工作有何重要性？——1、文书工作是机关行政管理工作不可缺少的重要工作；2、文书工作是机关工作的纽带；

3、文书工作是保守党和国家机密的重要环节；

4、文书工作是档案工作的基础。 3、编研工作的内容——1熟悉与研究档案内容，编写档案参考资料。2汇编现行机关的档案问及和编撰档案史料。3以馆藏为基础，参加历史研究和编史修志，撰写有关的文章和著作。

4．文书工作组织形式选择的依据是什么？——本机关的工作性质、任务和职能范围；本机关内部机构设置的层次与数量；本机关收发文件的数量；本机关各组织机构驻地的情况；人员的配备情况等。

5.文书立卷是整理与保存文件的一种方法，即文书部门对办理完毕的公文材料，将其中的有查考、有保存价值的，按照他们的形成过程中的联系和规律组成案卷，这就是文书立卷。

6、试析报告和请示的关系。——相同点：1、行文方向一致。2、报送要求相同。3、写作特点相同。 不同点：1、行文目的不同。报告的目的只是为了让上级机关了解、掌握情况，沟通上下联系；请示则是为解决某一问题而请求上级机关指示或审核批准。2、性质要求不同。报告属陈述性文件，一般不需要上级回复；而请示属请求性文件，需要上级机关给以及时批复。3、行文

时限不同。请示必须在事前行文；报告则在事前、事后、事情进行中行文均可。4、内容含量不同。请示必须坚持“一文一事”，即“一事一请示”的原则；而报告既可一文一事，也可一文数事。

7、文书工作的作用体现在：1助手作用2纽带作用3“门户”作用4查考作用 17.按使用范围分，公文分1通用文件2专业文件3机关常用文件

8、简述发文处理程序。——可分为文件的制作阶段和制发阶段，具体包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、封发、传递、询办、归卷等环节。

9、 案卷的含义是什么？——是文件立卷的结果。它是有关某一问题或某项工作活动的系统的、有密切联系的文件组合体，是文书档案的基本保管单位。

10、 文件立卷归档——是指文书部门将办理完毕的，具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷的行为过程。

11、 “立卷六特征”有哪些？——：作者特征、内容特征、文种特征、时间特征、地点特征和通讯者特征，简称为“六个特征”。

12．立卷类目的含义——又叫归卷类目、案卷类目，是在文件还没有形成以前，根据机关工作活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文件，按照立卷的要求和方法事先编制成的一个立卷计划。 13、什麽是文书现实执行性？什麽是档案

原始记录性？-----文书现实执行性主要有两方面含义：一是说文书有执行性，在有关职责权限范围内，文件一旦制发，旧必须贯彻执行；二是说在一定的时间内有执行性，也就是现实执行性。档案的原始记录性是指档案是历史的记录，历史怎样发展，人们怎样活动，档案就怎样记录。档案无论从形式和内容特征上都表现出原始性，也只有这种原始记录性才能真正反映历史原貌，从而使档案成为最真实、最可靠，也更加宝贵的材料。原始记录性是档案最本质的属性，是区别于其他文书、信息、图书情报等材料的根本特征。 14．文书工作与档案管理的任务和工作内容是什麽？----文书工作的基本任务是：根据工作的需要和客观实际，高质量的形成机关的公文，科学的组织和准确的处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导

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工作服务，为社会主义现代化建设服务。文书工作主要内容包括：（1）公文的草拟、审核、签发、复核、登记和分送；（2）公文的缮印、用印、登记、分发等；（3）公文的签收、登记、审核、拟办；（4）批办、承办、催办、注办等；（会议、汇报的记录与整理；（6）公文的平时归卷、提供借阅与保管；（7）公文的系统整理与归档；（8）为领导人准备有关材料；（9）文书的机要保密；（10）完成领导人交办的其他文书工作事项。 档案的基本任务是：（1）坚持集中统一管理档案的原则，建立国家档案工作制度；（2）科学地管理档案，大力开发信息资源；9逐步实现档案管理现代化，使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。档案管理的基本内容包括：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等六项工作。

15．文书工作和档案管理的基本原则和要求是什麽？-----文书工作的基本原则是：坚持实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；注重实用，高效率地做好文书工作。文书工作的具体要求是：准确、及时、安全、保密。档案工作的基本原则就是：集中统一地管理国家全部档案维护档案的完整与安全，便于党和国家各项工作的利用。档案管理的具体要求是完整、安全、有效。 16．简述公文格式标准化的意义------（1）公文格式标准化是公文的性质所决定的。（2）公文格式标准化是公文处理所需要的。（3）公文格式的标准化是顺应社会发展而产生的。总之，行政机关的公文之所以要有规范化的格式，主要是为了保证公文的完整性、准确性和有效性，提高办事效率，给公文处理工作提供便利。

17．什麽是主题词？主题词的特点是什麽？----主题词是揭示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。主题词的特点第一，单一性。即一个词或词组只表达一个词义，一个词义只能用一个词或词组表述。第二，规范性。 主题词揭示文件主要内容不是随意性的，而是按照一定的规范要求，由自然语言转化而来。

18．成文日期是怎样确定的？-----成文日期确定有以下几种情况：第一，在一般情况下，公文的成文日期以领导人签发日期为准；第二，经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；第三，两个以上机关的联合发文，以最后签发机关的领导人签发的日期为准；第四，电报以发出日期为准；第五，法规性文件以批准日期为准，法规性文件的发布日期与施行日期不一致时，应在正文中同时注明施行日期。

19．文书正文写作要求有哪些？----正文的内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规。提出新的政策要注意保持连续性，提法要以公布的文件相衔接。第二正文反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的措施和办法必须切合工作实际，切实可行。第三，内容涉及的有关部门要经过协调、会商，取得一致意见。第四，在文件表达上要概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号。第五，用数字表示多层结构数字，第一层用“一”，第二层用“（二）”，第三层用“1”第四层用“（1）”。 20．简述文书种类划分的意义。-----（一）适应组织管辖范围和职能，保证机关工作有序。（二）适应机关不同行文关系，在选择文种时准确判定本机关与文件接受方的行文关系，保证文件及时迅速处理。（三）适应行文具体要求保证文书正确处理和公文的有效，使文件得到恰当处理，保证文书处理的科学、高效。（四）适应文书不同种类要求，以准确把握不同文种写作规律，实现文书写作规范化。

21．简述公告与通告的区别。----（一）发布机关级别不同。（二）发布事项范围不同。（三）发布事项的方式不同。（四）所公布事项的特点不同。

22．简述请示与报告的区别。——（一）行文的目的不同。（二）行文时间不同。（三）内容含量不同。（四）上级办理不同。 23．主题的作用、依据、要求是什麽？----第一，从主题与内容的关系看，主题具有统摄作用。第二，从主题与形式诸要素关系看，主题起着支配作用。总之主题在文书形成中具有统摄和支配的作用。正因为如此，在文书形成中必须首先确立主题，做到“意”在笔先。文书确定的依据是四个方面：第一，行文目的要求。第二，党和国家的路线、方针政策和上级指示精神。第三，处理事务和社会交往的客观要求。第四，事务的共同特征和发展规律。文书主题要求包括两方面：（1）是主题提炼过程中要达到的要求第一，要反应事物的本质。第二，要恰如其分。第三，主题力求新颖。（2）是表达过程中的要求。第一，主题要集中。第二，主题要清晰明确。第三，主题要前后一致。第四，主题要露而不藏。

24．文书结构的任务、方法作用。-----文书结构的任务有四项：第一，总文理。第二，统首位。第三，相衔接。第四，巧定夺。结构的方法有三种：基本逻辑方法是综合-——分析——综合。第二，分层分段中的分类与归类。第二，归纳层短主旨的方法。结构的作用有三方面：第一，使文书表达“言之有序”。第二，使撰写者“心中有全形。第三，使文书层次分明，富有逻辑性，方便读者阅读。

25．文书语言表达的要求是什麽？---第一，表达的明确性。第二，表达的简接性洁性。第三，语言的平易性。第四，表达的文明性。第五，表达的程式性。

26．简述文书形成的基本步骤。———有以下步骤：（一）思想准备。（二）拟订提

纲。（三）草拟初稿。（四）征求意见。（五）

反复修改。（六）誊抄文稿。（七）确定标印。

27．文书修改的主要范围。——包括：深化主题，审查内容，调整结构，修正语句和标点符号。

28．文书处理过程中有那些特点？——有以下特点：（一）确定性。文书处理的各个工作环节不可缺少而且相对独立，每个环节都有特定的功能和内容。（二）连续性。文书处理的每个工作环节是紧密衔接的，不允许随意割裂、颠倒。（三）规范性。文书处理的每个环节都必须遵循严格的工作规范。

29．撰写拟办意见时应注意哪些方面？-----撰写写拟办意见应注意要具有参考性、差异性、概括性。参考性，即拟办意见有时相当于一份建议或者请示，但并不是最后的决定，只供领导批办时参考；差异性，即拟办意见如有两个以上，应彼此有所区别和差异，以利于领导选择；概括性，既拟办意见应简明扼要而又合乎工作规律和情理。

30．简述批办文件主要内容。——包括：一是收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。二是拟办时有困难的事项，批办时要交代该文如何办理和办理到何种程度，是直接办理还是在提出办理意见报领导审批后再行办理。三是在指定文件承办部门时，凡需两个以上部门共同办文的，还要指定一个主办部门，以防承办部门出现于己有利的文件互抢，于己无利的文件互推或各自为政造成矛盾。

31．我们在审核文件时，重点审核哪些内容与方面？---审核的重点是：第一，是否应由本机关办理。第二，是否符合行文规则。第三，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定。第四，涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商会签。第五，文种使用、公文格式是否规范。

32．简述文书整理的含义。----文书整理归档是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。

33．以“件”取代卷的好处是什麽？——1.以客观标准取代主观标准。2.更加符合文书整理的基本原则。3.文书整理跟简便易行和具有确定性。4.有利于整理手段现代化。

34．以“案盒”取代“案卷”的意义是什麽？-----1.方便文书档案的借阅和查找。2.方便档案的复制与保密。3.简化了装订手续。4.使文书工作和档案工作统一起来。 35．文书整理归档的范围。——具体包括：1.上级机关来文。2.本机关文件。3.下级机关来文。4.同级或 非隶属机关的来文。5.其他文件资料。

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36．文书整理归档的基本原则是什麽？-----1.遵循文件形成的客观规律。2.保持文件之间的有机联系。3.区分文书的不同价值。4.便于保管和查找利用。

37．如何确定案盒内文书？——是指在平时归整的基础上，详细检查每个案盒内积累的文件，按照文书归类的原则和要求进行调整，并进行案盒内文件的排列、编号，最后确定案盒内归档文书。

38．归档的质量要求是什麽？----1.整理归档的文书应齐全完整。2.整理归档的文书要符合档案保护的要求。3.整理归档的文书的保管期限应界定准确。

39、档案工作的基本原则：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面的利用。 40、档案收集工作的集体内容包括以下四个方面：1政府机关、企业、事业单位的档案室对本单位需要归档的档案进行接收。 2政府机关、企业、事业单位的档案室对哪些未及时归档的档案进行补充收集。 3档案馆对现行机关、已撤销机关的集体有娼妓保存价值的档案的集中和接受。 4档案馆对中华人民共和国建立以前的各个历史时期形成的档案的接收与征集。 41．全宗内档案分类的方法有哪些？——常用1.年度分类方法，按照文件形成和处理的年度将全宗内档案分成若干类别；2.组织机构分类法，就是根据单位的内部组织机构将全宗内档案分成若干类别；3.问题分类法，按照文件内容所反映的问题将全宗内档案分成若干类别；

42、档案鉴定工作的主要内容及任务是什么？——内容：制订档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表；2.具体分析档案的价值，划分和确定不同保存价值的档案的保管期限；3.拣出无保存价值或已失去保存价值的档案予以销毁，以及围绕上述工作而进行的一系列审慎而严密的鉴定组织工作。

43、档案鉴定工作任务是什么？——1.通过划分档案的保管期限，确定本单位档案室或档案馆的馆藏成分，优化馆（室）藏档案的质量；2.挑选将永久性档案馆保存的档案，为档案馆的收集工作奠定基础。 44、什麽是档案保管期限表？起结构和类型有哪些？——档案保管期限表----就是用表册的形式列举档案来源、内容和形式 并指明保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值、确定档案保管期限的依据。一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成。类型有五种：1.通用保管期限表。2.专门保管期限表。3.同系统保管期限表。4.同类型机关档案保管期限表5.机关档案保管期限表。

45、档案保管期限的划分原则是什么？——1.凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，在本单位工作和国家经济建设、文化建设、政治斗争、科学研究中具有长远利用价值的档案，应列为永久保管；2.凡是反映本单位一般工作活动，不具有广泛社会意义和科学历史意义，而属本机关在相当长时间内进行本单位工作需要查考的文件材料应列为长期保管；3.凡是在较短时间内本单位需要查考的各种文件材料，均应列为短期保存。

46．档案主题标引的程序-----1审读文件或案卷，确定主题。2主题分析3主题概念转换。4主题及主题词的校对审核。 47．简述建立档案检索体系的理由-----档案检索体系失当案管理部门为满足不同需要而编制的各类型的在功能上相互联系,相互补充的档案检索工具的集合体.建立档案检索体系是必要的。1.建立档案检索体系.是提高检索效率的需要。2. 建立档案检索体系是扩大档案部门影响,宣传报道馆藏的需要。3. 建立档案检索体系是实现资源共享|扩大对外交流的需要。

48.档案库房的日常管理包括哪些？——1.建立健全的库房管理制度（安全制度，档案进出库房登记制度，库藏档案定期检查制度，设备管理制度，清洁卫生制度）；2.温湿度调节和清洁卫生；3.注意档案在流动中的保护；4.定期安全检查。

49、档案安全检查应包括哪几个方面？——1.检查档案有无被泄密、毁灭、遗失、盗窃，即使发现不安全因素，采取有效措施；2.检查档案有无发黄变脆、字迹褪色，潮湿发霉及鼠害等自然损毁现象，即使防治；机读档案定时倒带和上机检查；3.检查有无火灾、水灾等隐患，用电设备是否完好，消防器材是否齐全，门窗是否牢固，杜绝意外事故发生；4.检查受损害文件的数量和情况，是有档案数量与登记簿册中的数量是否符合；5.对于库房管理、提供利用等各项制度的执行情况和在系统、编目鉴定等工作中的缺点等。

50、档案检索工具作用：——档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。（1）桥梁作用（2）交流作用（3）管理作用 39、档案检索工具种类：档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可进行不同的分类。目前比较常见的分类方法有以下几种。1、按编制方式分为：目录、索引、指南。2、按载体形式分为：书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微检索工具、机读式检索工具3、按检索范围分为：全宗范围检索工具、档案馆范围检索工具、专题范围检索工具、馆际检索工具。4、按功能分：馆藏性检索工具、查检性检索工具、介绍性检索工具

51.常见档案检索工具—— 1、案卷目录：案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。 2、全引目录：案卷文件目录亦称“卷内文件目录汇

集”或“全引目录”。 3、全宗目录：全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具，它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。 4、分类目录：分类目录是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。 5、主题目录：主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺序排列的一种目录。主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。 6、专题目录：专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。 7、文号索引：文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。 8、人名索引：人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。 9、地名索引：地名索引是揭示档案中所涉及的地名并指明出处的一种检索工具。 10、档案馆指南：档案馆指南是一种全面、系统介绍馆藏档案情况的工具书，又称档案馆介绍。 11、全宗指南：全宗指南是揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书，又称全宗介绍。全宗指南的内容主要包括以下3个部分。 12、专题指南：专题指南是介绍报道档案馆中反映某一特定题目档案的工具书，又称专题介绍。13.档案馆指南14.智能化管理和信息共享

52.参考资料的种类：——一、大事记： １、大事记的种类有：Ａ、机关工作大事记 Ｂ、国家和地区大事记Ｃ、专题大事记 Ｄ、个人生平大事记 也称为年谱 二、组织沿革：１、种类有： A 、机关组织沿革 B 、地区组织沿革 C 、专业系统组织沿革；三、专题概要：专题概要是以文章叙述的形式简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其它社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料。 四、会议简介：简明我要地记叙会议基本情况的一种文字材料。五、统计数字汇集：统计数字汇集又称“基础数字汇集”。六、

企业年鉴：

的生产、经营、基本建设、科学研究等各类大事的有关文献、照片和统计数据等是一种综合性的参考资料。七、科技成果简介：是科技档案的编研成果之一，是指对获得成果的科研设计项目的档案资料，扼要摘录其内容，汇集编印成册的一种参考资料。

53.参考资料的编写一般方法：——1、制定编写计划；2、收集材料；3、综合编写 54.编研工作的意义——1、积极提供服务的有效方式；2、提高工作水平的重要途径；3、有利于档案原件的保管和流传。

55、档案工作现代化的标志——1.档案工作技术与设备的现代化；2.管理机构布局与馆（室）藏机构的合理化；3、档案信息

精品文档

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服务的社会化；4.档案工作组织管理的科学化。

56、实现档案现代化的条件。——社会条件和内部条件。社会条件包括：1.需要一个安定的、政治民主化的社会大环境；2.要有足够的资金投入，经济上的大力支持；3.科学技术条件的支持。内部条件：1.档案业务与技术的标准化；2.档案工作人员专业化。

57、计算机检索系统的优点——1.工作效率高；2.检全、检准率高；3.检索途径多；4.能够产生多种形式的目录与索引；5.通过通讯线路和终端设备，能就地向远方检索档案材料，提高了服务效果，节省了经费、人力和时间。

58、简述计算机检索系统需要的物质技术条件：——1.系统本身需要的设备条件；2.档案原件的准备工作；3.有适合档案馆管理系统的计算机软件。

59、档案馆对历史档案的接收与征集 收集历史档案的对象与途径。

1收集散存在国家机关、社会组织中的一些历史档案。

2征集收藏于和人手中的历史档案。 3征集少数名族地区的历史档案。 4收集党史、地方志办公室以及政协等文史组织及其他学术历史研究部门所征集到历史档案。

5收集散失在国外的历史档案。

60、国家全部档案：是指归国家所有的、由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和61、软盘中的档案的管理和保护中要注意的问题——1.防止软盘生霉；2.防止软盘污染；3.注意防尘；4.远离外磁场。 62、档案存贮缩微化的优点：——1.缩小档案体积，便于收藏；2.查找迅速，传递方便；3.价格低廉，保存时间长；4.容易复制，有利于档案原件保护；5.便于推广普及。

63、我国已发布的档案工作标准：——1.针对档案内容所包涵的信息为适用范围的标准；2.针对档案的载体为适用范围的标准；3.针对档案的保管的装具、库房及外部条件为适用范围的标准；4.针对档案工作中的业务技术原则、方法、措施为适用范围的标准。

64、我国档案标准化工作还需进一步提高的地方——1.档案工作专业名词术语标准；2.档案统计、提供利用标准；3.档案编纂及出版格式标准；4.档案工作现代化建设标准。

65、档案利用的方式和途径——1.开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅；2.档案外借；3.制发档案复制本；4.举办档案展览；5.出具档案证明；6.提供咨询服务；7.印发目录。 四、论述题

1．论述文书档案的性质、特点与作用--------文书现实执行性主要有两方面含义：一是说文书有执行性，在有关职责权限范围内，文件一旦制发，旧必须贯彻执行；二是说在一定的时间内有执行性，也就是现实执行性。文书除了现实执行性这一本质属性以外，还有政治性、机密性、知识性等属性。档案同样具但有政治性、机密性、知识性等属性档案主要有原始记录性、利用的价值性和科学文化性。文书的特点有三方面：法定的作者、法定的权威和效力及特定地程式性。档案的特点有三方面：系统性、选择性和保存性。文书的作用为：领导指导作用、行为规范作用、公务联系和知照作用、凭据记载作用、传递信息与宣传教育作用。档案的作用主要有三个方面的作用：现实工作及各项社会活动的查考依据作用、历史凭据作用、科学研究的基础和条件作用。

2、试析文书工作与档案工作的关系。 联系：1、工作对象上的联系。文书工作与档案工作的物质对象都是文件材料。

2、工作步骤上的联系。文书工作的终结程序（文件立卷归档工作），就是档案工作的起始环节（档案收集工作），二者从不同的角度履行同一道手续。

3、整体工作的联系。文书工作是档案工作的基础，文书工作的质量决定着档案工作的质量，影响着档案工作的进展；档案工作不断提高质量上的要求，也会影响和推动着文书工作向前发展。

区别：1、工作目的不同。文书工作是着眼于现实，是适应现实工作的需要，形成和处理文件的；档案工作是着眼于历史和未来，维护历史的真实面貌，为将来工作提供参考和凭证。2、工作任务不同。文书工作的主要任务就是制作文件、处理文件，对有保存价值的文件进行立卷归档；档案工作的主要任务是对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等。 3、试比较各种登记形式的优缺点。

目前常用的登记形式有簿册式、卡片式、联单式三种。簿册式登记，即采用事先装订成册的登记簿进行登记。这种登记易于保管，应用比较普遍。但比较死板，写错了不易修改，若按大流水号编排顺序号，不便于分类检索；卡片式登记，即使用卡片进行登记，每张卡片登记一份文件，必要时可登记一组文件。这种登记方法，可以灵活地进行分类排列，方便文件检索，但容易丢失；联单式登记，即采用一次复写多联的方式进行登记。这种登记方法，可以减少重复登记手续，提高效率。但容易磨损，不利于长期保存，也容易丢失。如果机关条件具备，可使用计算机对文件进行登记，使登记、著录、检索一体化，更可简化手续，方便利用，提高工作效率。 4． 论述“美观”是文书形成的必然要求。-——审美以及对美的追求是人们的普遍

心态，文书是社会交际的工具，离不开审美的规律文书形成的目的不是给自己看，而是为了办事目的需要，是给其他机关或者有关人员阅读的，这就要求文书能给人以美感，使人赏心悦目，愿意读下去，从而达到目的，因此，“美观”是文书形成的必然要求，也是文书形成的重要原理。文书的美，一是体现在形式的安排上要美观；二是体现在内容上要有美感；三是体现在语言以及逻辑结构等方面要有美感。文书要讲求整齐，即层次分明，无参差错乱，眉目清楚，适宜得体；问题排列有序；语句整齐一致。

文书立卷的基本原则

1保持稳健之间的内在联系和完整性 2要正确反映机关工作的历史面貌 3要便于管理、查找和利用。 拟写案卷标题的要求

案卷标题，是对卷内全部文件内容与成分的概括和揭示，是案卷封面中最主要的部分