业务助理工作流程

业务助理工作流程 Prepared on 22 November 2020

业务助理工作流程

每天到公司每一件事就是：打开Outlook查看邮箱上，然后按照事情轻重一件一件的处理。

文件制作

制作sampleinvoice

1.寄样品前必须制作sampleinvocie，把寄样的款式号码记录在sampleinvoice上留底。

2.先到Server\业务资料\Formsandrecords中编号（年份＋月份＋顺序号）；

文件命名为M＋排号

3.表格下面以“Sampleonly,nocommercialvalue”结束

4.样品上要挂有我们的产品编号。

5.需放一份sampleinvoice随样品寄给客人，以方便客人收到样品后知道我们都寄了些什么产品。如果样品是随货走的话，就告诉客人样品是放在第几箱里面，等收到货后就可以直接拿样品。

6.每次寄样品都要给一份报关委托书（一式三联）给国际快递随货走。报关委托书填写样版请参考Server\业务部资料\报关样版\单证填写范本

7.寄完样品后需把trackingno.以邮件的形式发给客户。

制作订单(proformainvoice)

1.根据客户要求制作订单

2.首先要到Server\业务资料\Formsandrecords中编号（年份＋月份＋订单顺序号）

3.根据客户以前的订单来制作新的订单，但相应的日期、PI号，金额等需具体以产品的变化而变化。且必须注意不能更改原订单的内容及数据。

4.完成后的PI必须放在具体客户的资料夹内；并命名为S+排号

5.订单做好后，以E-mail的形式发给客户（订单要转成PDF格式），并要求客户回签。发给客人的同时，需要CC给Sonia&财务。

6.待客户回签后，再把PI发给采购、生产等相关部门。发给他们的PI请一定要把客户资料、电话、金额等相关信息删除。然后到客户订单相对应的客户文件夹内建立相应的订单并且还需到Server\客户订单\客户交期表把出货日期填到表格里面，以方便生产人员可以查交期。注意：自己一定要保留几天的交期，以免发生意外情况的时候可以延长几天交期。比如，答应客人的交期是10号，我们给生产的交期应该是8号或是6号(根据不同客人而订)。但是给交期给客人之前一定要跟生产的确认过。

包类的产品请先跟David&Sonia确认过后是否是本公司自己生产，还是跟工厂采购再把PI 发给相对应的同事。

7.以下是一些条款术语

Ex-workShenZhen----工厂交货价

FORHK(Shenzhen)---只付货运到HK(Shenzhen)仓库的快递运费，杂费客人负责

FOBHK(Shenzhen)---快递费用+forwarder杂费费用

制作出货资料(invoice&packinglist)

&packinglist是每次出货时必须要做的文件，且需以实际数量来制作。

命名为I+编号；Packinglist命名为P加编号,做invoice首先必须到Server\业务部资料

\Formsandrecords\Inovice去编号。

3.做invoice必须找到相应的原始PI来做，对于未出齐的货则要按客户要求做creditnote

4.不管一张PI分几次出货，所有invoice的总金额合计必须与原始PI一致

5.出完货后必须把出货资料发给客户相关的负责人，并且要CC给Sonia&财务。

只要有接触到金额的文件，都要CC给Sonia&财务。

如果是以公司名义出口的，除正常的文件外还需要做一份代理报关委托书、核销单。具体填写要求请参考Server\业务部资料\报关样版\单证填写范本

联系货代(forwarder)出货

1.一般客人都有自己指定的货代。出货时就到业务部资料\bookingform找到客人指定的货代文件夹，然后把要出货的具体数据（shipper名字、consignee名字、唛头、箱数、数量、重量、体积CBM）填完整；最后把填好后的bookingform发给货代负责人，请他们放SO号给我们出货。(有些货代是不需要SO号的)

货代资料在Server\业务部资料\Bookingform\空运公司及出货资料

如果是新客人的话，就请他们把他们的货代资料给我们，以便安排出货。

如果是小客人没有自己的货代，我们可以帮他们找我们自己的快递公司，把价格报给客人，如果同意我们的价钱的话，先把快递费付给我们，我们再安排出货。如果老客人或是Sonia的朋友的话，则先问Sonia的意见。总之，视情况而定。

2.联系快递或运输公司到我们公司收货，必须复印一份带有SO号的完整bookingform给收货司机，以便送货入仓。如果是海运的话，必须提前跟快递或运输公司讲，请他们一定要把仓库回签的入仓单（尾纸）送到货代办公司，以便是日后换取正本B/L用。

3.出货前必须认真核对唛头、箱号、箱数等是否正确，是否与packinglist有出入。

4.出完货后要到业务部资料\出货统计文件夹内把此次出货的数量、箱数、金额等相关资料记录到表格内；另外也需要把出货的快递费记录到业务部资料\出货统计\快递费统计表格内，这样以方便我们月底对账。另外：如果以快递方式出货的，也必须把每次出货的快递费用写在快递单上，并注明是出给哪个客户的。到月底的时候所有的快递单都交给财务做账。另外，出完货后还需要到客户订单\客户交期排表中把已出货的订单从表格从删除，以便其他同事看到的都是最新的交期。平时如果交期有变动的话，最好以E-mail开形式通知相关部门，另外也需要到交期表格中把最新的交期填上去。

5.如果客人需要办CO或FormA的话，则要在出完货后帮客人申办。办好后快递给客人。

但是有些客人是要求提前办理的，以便文件可以随货走。这点需看情况而定。文件办完后也需要到业务部资料\出货统计\CO&FROMA统计表格内。

6.货到香港三天后应与货代联系，请他们把提单发给我们。