原始支出凭证审核的主要方法

原始支出凭证审核的主要方法

票据，是社会经济活动中的一种重要的书面凭证。目前我国普遍使用的票据主要分为两大类。一类是商业票据，又称发票，由税务部门监制。另一类是国家行政事业单位、机关团体为履行或代行政府职能，依据国家规定，向有关单位和个人收取的各种基金、规费或行政事业单位之间发生经济往来时开具的凭证，通常把它称为非商业票据，又称财政票据。这类票据由省以上财政部门监制，同样具有法律效力。

在单位实际工作中，一般人员购买物资、办公用品或外出活动，取得原始发票后，首先是找单位领导或分管部门工作的领导签字，然后再到财会人员处报销。这种情况下有可能出现一些对原始凭证的真实性、合法性、完整性把握不准的现象。笔者拟就审核原始支出凭证谈一些看法。

一、原始支出凭证审核方法

由于原始支出凭证是反映和记录经济业务发生的书面证明，也是明确经济责任，并作为财会人员付款和编制记帐凭证的依据，为了维护财经纪律和确保会计核算的质量，财会人员必须严格审核之。那么，应从哪些方面审核呢？

（一）审核“要素”

在确认原始支出凭证是财政、税务部门允许使用的发票、收据、车船票以及内部自制凭证等反映经济业务发生书面证明有效

的基础上，根据《会计基础工作规范》规定，进行其基本要素构成的完备性检查。即审核凭证的名称；凭证填制日期和编号；接受单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额；填制凭证单位名称及经办人的签名并盖章等。

（二）审核“抬头”

主要审核凭证上的“抬头”是否与本单位名称相符，有无添加、涂改的现象。如果不符，应查清为什么在本单位报销，防止把其他单位或私人购物的发票拿来报销。

（三）审核“号码”、“开票日期”、“报销日期”

首先审核同一单位出具的凭证，其号码与日期是否矛盾。如果同一单位出具的凭证较多，可以通过摘录排序发现之。例如：某单位开出的14667号发票的日期是1997年9月，而同本中14682号发票的开具日期则为1997年7月。后经审核，该事项严重违纪。

其次，要审核凭证开具的日期与报销日期是否异常。一般情况，上述两者的日期不会间隔太长。如果较长，则要查询原因。

（四）审核“填写内容”

发票中各项内容填写不规范、不齐全、不正确、涂改现象严重，是虚假原始支出凭证的主要表现特征。如凭证字迹不清，“开票人”仅填“姓氏”，计量单位不按国家计量法定单位而随意以“桶”、“袋”、“车”来度量，违反“不得要求变更品名”的

规定；或货物名称填写不具体；或胡乱填写其它物品名称。联系实际工作，特别要防止虚开的运输费用发票和劳务费发票。

实际工作中，有的单位有关人员往往通过科协、技协等单位，取得“咨询费”、“劳务费”为名的发票，虚报支出后套取现金，用于发放部门的奖金、支付佣金、回扣、招待费等。财会人员审核原始支出凭证时，必须留神这种情况。

（五）审核“数字”

具体检查以下方面：数量乘单价是否等于金额；分项金额相加是否等于合计数；小写金额是否等于大写金额；阿拉伯数字是否涂改。

（六）审核是否“阴阳票”

采用多联式发票办理结算业务，复写是必不可少的环节。对于背面无复写笔迹的支出凭证上（通常称“阴阳票”），存在“大头小尾”的可能性，必须向持证人查询原因。

（七）审核“限额”

出于票证管理的需要，有的发票规定最高限额为“千位”，但是开票人却在发票上人为地增添一栏“万位”。对于这类支出凭证，不是违纪就是违规。

（八）审核“经济内容”

审核行业专用发票与填写的经济内容是否一致。私自改变发票的使用范围，跨行业使用或者借用发票，是虚假原始支出凭证

的重要特征。

（九）审核“白条”

在实际工作中，有些单位不同程度地存在“白条”作支出凭证的事项。这些“白条”是由单位或个人开具的没有固定格式、不具备规定内容的非正式原始凭证。例如：外单位没有加盖公章的借条等。财会人员遇到“白条”，一定要查询原因，审核手续，尽量拒收。

（十）审核“印章”

主要是检查印章是否符合规定。这里所说的印章，是指具有法律效力和特定用途的“公章”，即能够证明单位身份和性质的印鉴，包括业务公章、财务专用章、发票专用章、结算专用章等。虚假发票印章一般特征表现为：印章本身模糊，或盖印时有意用力不够以致不清晰；专用章不是采用符合规定的印章而是乱盖其他印章，张冠李戴。此外，有的甚至干脆不盖印章。

（十一）审核“字迹”

对于金额大、支出业务不正常，酷似报销人员自己填写的支出发票，必须仔细审核之。在日常工作中，由销货单位提供空白发票，由本单位经手人自行填报列支费用的事项，曾有听说。

（十二）审核“业务量”

根据本单位的规模、经济活动的规律、会计结算等特点，审核支出发票的真实性。

例如，某单位自备轿车一辆，驾驶员平常一个月报销汽油费1500元左右。但在某一个月份，该驾驶员凭发票报销汽油费3500余元。财会人员对此疑虑，经内查外调，属驾驶员与加油站有关人员串通多报汽油费2000元，并通过领导追回了损失。

（十三）审核“手续”

即重点检查原始支出凭证报销必须经过的程序。例如：采购货物的入库验收程序等等。通过上述程序的审核，认定原始支出凭证的真实、合法性，从而防止虚假和舞弊的发生。

（十四）审核“开支标准”

根据现行有关财经法规、财务制度的规定，严格审查修理费、会议费、招待费、差旅费、电话费等各项费用是否合理和符合开支标准。

（十五）审核是否“报销联”

平时审核原始支出凭证时，要留心此事项，以防混水摸鱼，重复报销。

（十六）审核“审批”

主要审核领导审批签字是否有误。支付款项的外来原始凭证，除经办人员必须签字或盖章外，还必须按本单位规定的审批程序、权限，由相应的负责人审批盖章。自制的原始凭证，也必须由经办单位的领导人或者由单位领导人指定的人员审批签章。

二、建议

（一）实行逆向审核

目前，单位的原始支出凭证，大都是先由单位领导或分管财务的领导签批，再由财会人员审核、付款、记帐。这种审核程序弊大利小。例如：当财会人员审核原始支出凭证时，如果发现原始凭证不符合规定，要想退回去，就会增加许多人与人之间的矛盾，给工作增加难度，有时甚至是财会人员自寻烦恼和麻烦。因为这时发票已经有了经手人和领导签字，退回去吧，报销人与签字领导就会对你有看法或说法，尤其是来报销的人员本身就是领导时更加难办。不退回去吧，又觉得与财务制度有悖，弄得财会人员手足无措，不知如何是好，无奈只得违心执行。为此，我们建议：所有原始支出凭证，先由财会人员根据有关规定要求审核，核准发票是否真实、合法，符合报销管理制度后，再由单位领导或分管领导签批。最后再到财会人员处付款，实行逆向审核。这种审核程序，有诸多好处：

1、有利于更好地发挥会计监督职能。先由财会人员对原始凭证进行审核，再由单位领导或分管财务的领导人签批报销，变“事后监督”为“事前监督”，调动财会人员依法理财的积极性，增强财会人员的责任感，有利于更好地发挥会计监督职能。防止违规票据入帐。

2、有利于更好地规范财务工作。对原始支出凭证的审核、签批，是规范财务工作的关键环节。由于其种类多、版式更新快、

使用政策性强，因此，推行逆向签批程序，发挥财会人员的业务特长，先行对凭证的合法性、规范性进行审核、确认，为领导签批把好第一道关口，有利于更好地规范财务工作。

3、有利于更好地打击违法会计行为。原始支出凭证不合法、不规范，滥用票据、混用票据现象时有发生，白条入账、贪污挪用等违法会计行为也屡禁不止，一个重要原因就是“自上而下”的票据审核签批程序。由于单位领导或分管财务的领导签批报销在先，财会人员审核监督在后，即使单位领导或分管财务的领导签批报销的原始支出凭证不合法，财会人员在审核时发现错弊也难以纠正。推行“自下而上”的逆向签批程序，财会人员审核在先，单位领导或分管财务的领导签批报销在后，就能够较好地解决这一实际问题，及时制止和打击违法会计行为。

4、有利于更好地贯彻执行《会计法》。《会计法》第二十八条第（2）款规定：“会计机构、会计人员对违反本法和国家统一的会计制度规定的会计事项，有权拒绝办理或者按照职权予以纠正。”对原始支出凭证实行逆向签批程序，能够使财会人员处于有利的位臵，促使其更好地履行《会计法》赋予的职责和义务，从源头上抑制、拒绝和纠正违法会计事项，把《会计法》的各项规定真正贯彻落实到实处。

（二）努力提高财会人员业务水平

1、要积极从事会计、审计实际工作。除要以只争朝夕的精

神不断学习会计审计等相关专业知识外，还要积极从事会计、审计实际工作。只有经常从事会计、审计实际工作，才能胜任原始支出凭证的审核工作。常言道：“拳不离手，诀不离口”。

2、要善于总结工作经验。原始支出凭证的审核工作，不可能一蹴而就，一步到位，势必经过一个从“不会”到“胜任”的过程。为了尽量缩短这个过程，必须养成善于总结工作经验的习惯。